Alt. 1. Bilaga 1 Underlag till styrelsemöte 1-2 augusti 1998

Bilaga 1

Ekonomisk rapport tom oktober 1998 med helårsprognos
(5 bilagor)


Inledning
På årsmötet 1996 beslutade man om att tillsätta en Granskningskommitté (fd Finansutskottet). I deras direktiv står det att de ska rapportera till årsmötet avseende det föregående verksamhetsåret och till budgetmötet avseende det innevarande årets första och andra tertial. Sekretariatet har under flera år genomfört grundliga tertialgenomgångar med alla handläggare. Sedan hösten 1996 har dessa genomgångar sammanställts till tertialrapporter där Granskningskommittén stått som särskild mottagare av rapporten. Förutom en genomgång av intäkter och kostnader behandlar ett särskilt avsnitt i rapporten också verksamheten i stort genom kopplingar till sekretariatets verksamhetsplan och sektionens handlingsplan.

På styrelsemötet i juni 1997 beslutade styrelsen om att börja utforma budgeten på ett nytt sätt. Detta nya sätt att budgetera innebär bl a att beslut om budgetens disponibla delar tas i december, juni och i september och som underlag till dessa beslut ska tertialrapporten ligga. Av den anledningen har rapporten förändrats ytterligare. Rapporten är dock ej något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till t ex upplupna lönekostnader och avskrivningar, utan den är en ren ekonomisk rapport.

Intäkterna redovisas i bilaga 1 och 3. Där finns utfallet tom oktober månad och budget för 1998, samt motsvarande oktoberutfall och årsutfall för 1997. Dessutom finns en prognos för helåret 1998. I bilagorna 1,2,3 och 4 redovisas kostnaderna. Där finns de direkta samt de fördelade programkostnaderna. Jämförelse sker mellan utfallet tom oktober och årsbudgeten.


De ekonomiska förutsättningarna
I september 1997 beslutade styrelsen om att 1998 års budget skulle vara balanserade på en nivå på 39 Mkr. I november beslutade styrelsen definitivt om en intäktsbudget på 39 Mkr. Samtidigt togs ett beslut om den fasta verksamheten omfattandes 35 317 tkr samt ett beslut om disp 1 och 2 delar omfattandes 2 233 tkr . I juni fattade styrelsen ett beslut om 841 tkr i disp 1 och 100 tkr i disp 2 och i september månad ett beslut om 416 tkr i disp 2. Detta innebär att det i dagsläget är budgeterat med ett överskott på 91 tkr, vilket beror på att delar i disp 1 som låg för beslut i juni inte kommer att genomföras.
Dessa 91 tkr samt ett förmodat överskott pga ett stort arv till sektionen var tänkta att täcka de tilläggsäskanden utöver disp 2 som det fattades beslut om på styrelsens junimöte, nämligen ett projekt avseende personnummersättning av Amnestys register, 160 tkr, samt datorinvesteringar för 100 tkr (vilket ger en avskrivningskostnad för 1998 på 25 tkr).


Verksamhetsplan / Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserad på målen i sektionens Handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om. Förra året gjordes en förändring av sekretariatets verksamhetsplanering och vi frångick tidigare modell med målbeskrivning för olika verksamhetsområden. Detta har visat sig vara mindre bra då verksamhetsplanen inte är tillräckligt tydlig, vilket medfört att vi för 1999 återgått till en planering med målbeskrivning. Beträffande andra tertialets verksamhet och utfall är inte kopplingarna till Handlingsplanen av den detaljeringsnivån att det går att säga att delar i Handlingsplanen inte uppnåtts.


Kommentarer till det ekonomiska utfallet till och med oktober 1998

Periodens (oktober) intäkter & kostnader

Intäkterna för perioden oktober är 633 tkr och betydligt lägre än för motsvarande period 1997 (1 376 tkr). Detta bl.a. beroende på att givarbrevet för september utgått pga Radiohjälpskampanjen samt att det inte kommit några bidrag från grupperna i oktober (1997 35 tkr). Kostnaderna är något lägre (328 tkr) än för samma period 1997, ett uttryck för att en stor del av sektionens verksamhet i oktober var inriktad på Radiohjälpskampanjen. Periodens resultat är ett underskott på ca 2 041 tkr (1 625 tkr 1997).
Andra betydande händelser är att Human- och Hjälpfonden nu börjat öka i värde igen och har ett sammantaget värde på 6 320 tkr.

Årets (jan-okt) intäkter & kostnader

Intäkter

Intäkterna ligger tom oktober 1998 på 29 049 tkr, 74,5% av budget, vilket innebär ett utfall på ca 1 640 tkr (5% ) mer än oktober 1997.

Intäkterna för hel- och delbetalande medlemmar har efter tio månader ett högre utfall (+597 tkr) än efter tio månader 1997. Anledningen till detta är att bägge avgifterna höjdes med 20 kr till medlemsåret 1998. Ser man däremot till antalet medlemmar har vi den sista oktober 1998 4653 färre medlemmar än den sista oktober 1997. Utfallet för gruppavgifter ligger strax under utfallet 1997 efter samma månad.

När det gäller försäljningen ligger den försäljning som rör Almanackan o dyl högre än efter motsvarande period 1997. En av anledningarna är att försäljningen av utbildningsmaterialet "Födda Fria" går bra.

Beträffande kategorin gåvor & bidrag ligger följande intäktsslag högre efter oktober 1998 än oktober 1997; spontana gåvor som är ca 3 298 tkr högre (testamentet), AmnestyGiro som ligger ca 120 tkr högre samt intäktsslaget AmnestySupporter som ligger ca 70 tkr högre.
Arvet efter Johannes Andersson är nu klart och uppgår totalt till 3 864 tkr.
Intäktsslag under gåvor & bidrag som går sämre 1998 än 1997 är bl a insamlingar och speciella insamlingsprojekt.
På intäktsslaget insamlingar , främst innehållande intäkter från våra sex givarbrev samt intäkter från inköp av adresser är utfallet efter oktober 1998 ca 1 577 tkr under motsvarande period förra året, bl.a beroende på att givarbrevet för septemberbrevet utgått pga Radiohjälpskampanjen och tyvärr även att givarbreven i år gått betydligt sämre än 1997. Speciella insamlingsprojekt innehåller intäkterna från andra projekt som t.ex. bearbetning av eget register och ibladningar. Intäktsslaget har ett utfall som är 497 tkr lägre än oktober 1997. Under första delen av 1997 användes en del av de budgeterade kostnaderna för speciella insamlingsprojekt till utskick, något som hittills inte gjorts under 1998, dock är planerat för november/december månad.
Intäktsslaget almanackan ligger ca 124 tkr under motsvarande period förra året.
Human- och Hjälpfonden skulle om det varit utdelning per sista oktober tillsammans gett ca 925 tkr mer än vad som är budgeterat.

Kostnader

Kostnaderna ligger efter 10 månader på 30 686 tkr, 78,9%, av budget att jämföra med 29195 tkr efter 10 månader 1997.

På kostnadssidan redovisas kostnaden för det månatliga utskicket till våra grupper i år under programmet arbetsgrupper. Tidigare har kostnaden redovisats under programmet sekretariatet där den också är budgeterad. Därav kostnaderna under programmet arbetsgrupper. IS-avgiften nettoredovisas även i år för att på så sätt ge en jämnare fördelning över året. De avsättningar och upplösningar som görs ger normalt inte resultat förrän i bokslutet, och eftersom de ibland är väldigt resultatpåverkande är det bättre att ta hänsyn till dem även under året.

Kostnaderna tom oktober 1998 är ca 1 490 tkr högre än efter tio månader 1997. Obudgeterade kostnader som t ex avgångsvederlaget på ca 640 tkr och konsultkostnader på ca 327 tkr har bidragit till kostnadsökningen för 1998.


Programkostnaderna
De direkta programkostnaderna ligger efter tio månader på 7 587 tkr, 67,3% av budget. Efter tio månader 1997 var utfallet 8 216 tkr. De totala programkostnaderna, alltså de direkta plus de fördelade, har ett utfall efter första tertialet på 19 664 tkr, 76,6% av budget. Motsvarande period förra året var utfallet 19 725 tkr, 73,3% av årsutfallet.

Direkta programlönekostnader
Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program.

De fördelade programlönekostnaderna ligger efter tio månader på 91,4 av budget jämfört med de totala personalkostnaderna som har ett utfall på 93,8% av budget (74,7% av prognosen) .

Inom några program finner man rätt stora skillnader mellan den budgeterade direkta programlönekostnaden och utfallet efter tio månader, varav den största förklaringen är att en del personalresurser har kanaliserats till Radiohjälpskampanjen framförallt under månaderna augusti till och med oktober. Ackumulerat till och med oktober har det använts 0,9 tjänst till Radiohjälpskampanjen, vilket ger en direkt programlönekostnad på 294 tkr.
En annan skillnad beror på Årsrapporten där det aldrig varit budgeterat med någon lönekostnad eftersom arbetet sköts av en frivillig. Även om det mesta arbetet fortfarande utförs av en frivillig, görs numer en del av det arbete som tidigare sköttes av tryckeriet av en anställd. Detta kompenseras av att produktionskostnaden blir lägre.

Sekretariatskostnader (inkl avskrivningar)
Sekretariatskostnaderna ligger efter 10 månader på 3 700 tkr, 82,7% av budget, då är inte avskrivningarna medräknade vare sig i utfall eller budget.

Personalkostnader
Personalkostnaderna ligger efter tio månader på 8 377 tkr, 93,8% av budget. Denna kostnad är en av de få som är rätt jämnt fördelad över året. Efter tio månader ligger den alltså betydligt över budget. Det finns flera anledningar till detta.
Det har skett rekryteringar där lönerna ligger högre än budget. Obudgeterade kostnader för avgångsvederlag på ca 640 tkr finns med i utfallet. Kostnaderna för övertid blir betydlligt mer än budgeterat.

Internationella rörelsen
Under slutet av 1997 aviserade IS om att de hade dålig ekonomi och att de behövde stöd från sektionerna. Svenska sektionen erbjöd sig att bidra med 500 tkr. IS fick dock inte frivilligt ihop den summa de behövde. Rådsmötet beslutade att istället höja 1998 års avgift med 4% för alla sektioner. För svenska sektionens del innebar det 513 tkr, alltså lite drygt det vi erbjudit oss att bidra med. Eftersom det är svårt att budgetera IS-avgiften exakt, flera komponenter är osäkra, rymdes denna höjning av avgiften inom den budgeterade avgiften för 1998.


Prognos intäkter och kostnader 1998
Som visas i bilaga 1 ser intäkterna för 1998 ut att hamna på 38,7 mkr, dvs 0,3 mkr under budget. Denna prognos är baserad på att utfallet för Human- och Hjälpfonden blir enligt budget. Om det varit utdelning per den sista oktober hade dess utfall varit ca 0,9 mkr högre än budget.
Det stora arvet på 3,9 mkr har helt "ätits upp" av intäktsminskningar på annat håll. Avgifter från medlemmar och grupper är prognosticerade till ett utfall på 0,7 mkr under budget, beroende på det minskade antalet medlemmar. Insamlingar beräknas ge ca 2,2 mkr mindre än budgeterat, beroende på att september månads givarbrev utgått på grund av Radiohjälpskampanjen samt att givarbreven inte ger lika stor utdelning som tidigare. Andra intäktsslag som skrivits ner i förhållande till budget är: gåvor från grupper 0,24 mkr, almanackan 0,38 mkr, speciella insamlingsprojekt 0,15 mkr, prenumerationer 0,2 mkr.

När det gäller kostnaderna ser de ut att överskrida budget. Inom programkostnaderna kommer det att ske vissa överdrag, men i andra fall kommer inte de budgeterade medlen att användas. Poster som blir lägre än budgeterat är bla. kostnaden för medlemsavisering, påminnelser och Amnesty Press på grund av ett minskat antal medlemmar och en budgeterad portoökning som uteblivit. En ej budgeterad kostnad för personnummersättning på ca 190 tkr ingår i prognosen. Totalt sett beräknas programkostnaderna att bli ca 531 tkr lägre än budgeterat.
När det däremot gäller sekretariats- och personalkostnaderna ser budgeten ut att överskridas. En anledning till att sekretariatskostnaderna troligtvis kommer att överskridas är att de löpande kostnaderna för ADB-området budgeterats för lågt. Också kostnaden för våra investeringar, alltså avskrivningarna, kommer att överstiga budget. 1997 ändrades avskrivningstiderna för inventarierna, vilket innebar att kostnaderna det året blev betydligt högre än budgeterat och inte gav något utrymme för investeringar för 1998.
När det gäller personalkostnaderna har det skett rekryteringar där lönerna ligger högre än budget. Vidare kommer rekryteringsbudgeten att överskridas pga många, och framförallt kostsamma, rekryteringar. Löneökningen för året var budgeterat till 3,5%, men kommer totalt sett att bli 5,9% efter styrelsebeslut om en löneökning utöver avtal. Dessutom har sektionen belastats med icke budgeterade kostnader på ett avgångsvederlag på ca 640 tkr. När det gäller övertidsbudgeten kommer det att bli överdrag på ca 330 tkr.

Totalt sett ser kostnaderna ut att hamna på 39 637 tkr, vilket innebär ett överdrag med 727 tkr, och består av:
71 tkr i ökade sekretariatskostnader, 1 187 tkr i ökade personalkostnader och 531 tkr i minskade programkostnader.

Enligt prognosen ser det ut som om vi skulle få ett underskott på 965 tkr, detta förutsatt att Humanfondens utfall blir enligt budget. Med en utdelning för Humanfonden enligt siffrorna per den sista oktober kommer årsresultatet i stort sett att bli balanserat.
De större kostnadsposterna som återstår för november och december kommer att granskas noggrannt för att se om man inte på något sätt kan minska dessa kostnader utan konsekvenser för intäkterna eller programverksamheten.


Sammanfattning

Sammanfattningsvis kan sägas att utvecklingen av sektionens ekonomi manar till eftertanke och åtgärder. En del av de mer traditionella intäktskällorna, såsom medlemsavgifter och givarbrev, har visat minskade intäkter under 1998. När det gäller givarbreven är detta en trend som setts komma under några år, men den har blivit mycket påtaglig under 1998. Trots att vi har fått ett icke väntat stort arv på 3,9 mkr är det osäkert om vi 1998 ens kommer att nå intäktsbudgeten. Vi är väldigt beroende av Humanfonden som utgör 13% av sektionens budgeterade intäkter och som är en mycket svår post att budgetera, vilket har föranlett ett styrelsebeslut i år att fortsättningsvis budgetera Humanfonden på ett "säkrare" sätt.
Frågan om sektionens framtida finansiella tillväxt är mycket viktig. Som ett led i detta arbete bör man se över sektionens intäktskällor och vidta åtgärder för nya inkomstgenererande aktiviteter, men det är även av största vikt att man se över kostnadsmassan och även dess fördelning mellan olika kostnadsslag.



Bilagor
1. Resultatrapport 1998 (jan - okt), med prognos för hela året
2. Utfallet tom oktober fördelat på programområden/program
3. Jämförelse intäkter och kostnader 1997 - 1998
4. Budgetuppföljning med prognos per program
5. Nyckeltal