Översyn av sekretariatet - Delrapport inför rekryteringen av en ny GS Underlag till styrelsemöte 1-2 augusti 1998

Till: Styrelsen
Från: C-utskottet
Datum: 1998-12-01



Översyn av sekretariatet - Delrapport inför rekryteringen av en ny GS: bör generalsekreterartjänsten förändras?

Inledning
1998 års årsmöte beslutade att styrelsen skulle arbeta för att förbättra relationerna mellan styrelse och sekretariat. Vidare beslutade styrelsen på sitt junimöte 1998 (beslut 38) att en översyn av sekretariatets organisation skall göras. C-utskottet gavs i uppdrag att genomföra översynen och att ge denna fråga högsta prioritet. I genomförandet av översynen har utskottet bl a undersökt frågan om generalsekreterarpostens komposition: huruvida man bör behålla befattningen med dess nuvarande uppgifter, eller om man bör förändra tjänsten, och i så fall hur.

Bakgrund
När man skapade generalsekreterartjänsten 1986 fanns 18 anställda vid sekretariatet i Stockholm. Det fanns ca 30 700 medlemmar i AI svenska sektionen. Idag har sektionen 38 anställda (varav 6 tjänst/föräldralediga), och nära 70 000 medlemmar. En utveckling av nämnda slag innebär givetvis mycket stora förändringar i GSs uppgifter och arbetsbörda.
Vid en översyn av sekretariatets organisation är GS tjänst en av de grundläggande komponenterna. Detta fastslås även RCs rapport "Tio rekommendationer för demokrati och effektivitet inom svenska sektionen av Amnesty International", där man famhåller vikten av en väl förankrad organisation och ett tydligt ledarskap.

Metod
Utskottet har antagit en arbetsgång (ORG 64/006/1998) och en intervjumall, efter vilka översynen genomförs. Utskottet har, innan översynen påbörjats, tagit del av tidigare utförd dokumentation på området (AI intern). Ett möte med personalen har hållits, för att informera om översynen. Som framgår av arbetsgången bygger översynen till stor del på intervjuer och dialog med personalen. Samtliga i personalen skall intervjuas. Fram till dags dato har i princip alla intervjuer genomförts (tre stycken saknas p g a frånvaro). Denna rapport grundar sig på nämnda intervjuer. Utskottet är nu framme vid punkt 2.3 i arbetsgången (lösningsförslag baserad på tidigare informationsupphämtning genom intervjuer med samtliga anställda (inkl tjänstlediga) och problemanalys med utgångspunkt i detta material). Då styrelsen behöver information i frågan om GS tjänsten har utskottet försökt att se på endast denna fråga i förevarande rapport. Utskottets slutliga rapport (presenteras i februari) kommer att inkludera en grundläggande analys med jämförande studier av för översynen intressanta organisationer och deras strukturer.

Intervjuer med personal
Enligt ovan har intervjuer genomförts med vid AI svenska sektionen anställd personal, samt tidigare GS. Här redovisas samtliga synpunkter i frågan om GS tjänst.

En klar majoritet (64%) är för att dela upp GS tjänst i två: en kontorschef och en GS med mer externa uppgifter, att representera AI. Många anser att man då inte kommer att behöva dagens avdelningschefer. Några få (några få = max fem personer) vill se en GS som är mer inriktad som sekretariatschef, med ett mer delat ansvar för de externa uppgifterna. Några få har inte gett uttryck för någon speciell åsikt i frågan. Endast en person vill ha kvar GS tjänst som den är idag. En person vill ha en arvoderad ordförande med rollen som AIs ansikte utåt, en annan är emot att ha en sådan ordförande.

Benämningarna kontorschef, administrativ chef och kanslichef används avsiktligen omväxlande i texten. Utskottet har inte tagit ställning till benämningen av en ev ny tjänst.

Slutsatser
Av genomförda intervjuer framgår ett klart behov av att "någon som finns i huset", d v s att ledaren finns tillhands. Sektionen har förändrats genom åren från det att GS tjänst skapades, fram till idag, men GS roll har inte följt utvecklingen. Det finns ett behov av "modernisera" GS uppgifter i takt med denna utveckling. Man kan även se en principiell skillnad mellan en administratör och en ideolog. Det synes svårt att finna båda dessa egenskaper, med kvalitet, i en person. Ännu svårarare synes det vara för GS att tidsmässigt kunna utföra alla idag förväntade uppgifter. GS nuvarande tjänst har beskrivits som "omänsklig". Det finns även ett behov av en ideologisk ledare, som kan inspirera och motivera personalen, och driva sektionen framåt. En slags "symbolfigur". Mycket MR-kunskap behövs, framförallt hos GS, men det är viktigt att även kontorschefen också har goda kunskaper inom området för att kunna "bolla" ideér med personalen. Det är viktigt att personalen kan inspireras och få feedback från den administrativa chefen. Den administrativa chefen bör givas arbetsgivaransvaret. Engagemang går som en röd tråd genom rekvisiten för båda dessa tjänster.

Vid en ev uppdelning av GS-tjänsten i en GS och en administrativ chef är det av stor vikt att deras roller och förhållande sinsemellan samt gentemot personal, övrig organisation och även "utåt", d v s utanför AI klargörs ordentligt. Huvudsyftet med en uppdelning av detta slag skulle vara att man då, förhoppningsvis, kan få ett effektivare sekretariat och en bättre organisation med en bättre arbetssituation för personalen.

Det bör dock noteras att en förändring av GS tjänst med all säkerhet kommer att innebära ytterligare förändringar i sekretariatets organisation. Det vore därför önskvärt att översynen var avslutad innan man beslutar i denna fråga. Med anledning av den snäva tidsram utskottet varit tvunget att röra sig inom, har tid inte funnits för att kunna jämföra med liknande NGOs organisationsstrukturer, samt med andra sektioner inom AI.

(Det enda vi på det här stadiet helt kort kan konstatera är att Adoptionscenter tidigare hade en organisationsstruktur liknande vår, men sedemera har omorganiserat och delat upp posten motsvarande vår GS i två, som ovan diskuterat, samt tagit bort avdelningscheferna. De är mycket nöjda med omorganisationen. Vi kan även konstatera att t ex AI Tyskland har gjort en omorganisation, där man nu har en GS som arbetar med externa uppgifter och en kontorschef som arbetar med interna frågor.)

Om GS nuvarande tjänst skall delas i två, bör dessa, som nämnts ovan, tydligt särskiljas. GS bör få uppgiften att i första hand arbeta "externt", utåtriktat, t ex med media, seminarier och kontakter andra NGOs, IGOs, och övriga för AI intressanta institutioner och personer. Den administrativa chefen bör arbeta "internt", på kontoret, med den dagliga verksamheten, men även med strategisk planering.

Det vore önskvärt med en mer djupgående analys med jämförande studier av frågan innan beslut tas. Dock är det viktigt att GS tjänst tillsätts å det snaraste. Styrelsen har följdaktligen en snäv tidsram att röra sig inom. Av denna anledning är det av stor vikt att styrelsen, innan rekryteringen påbörjas, fattar beslut i frågan om GS tjänst. Utskottet föreslår därför styrelsen följande:

Förslag till beslut
C-utskottet förelår styrelsen besluta

att tillsätta en grupp som skall föra ev förhandlingar i frågan samt skriva ev befattningsbeskrivningar. Gruppen skall kallas förhandlingsgruppen.

att ge förhandlingsgruppen fullmakt att, efter att personalen har informerats samt givits möjlighet att
komma med synpunkter, besluta om en ev uppdelning av den nuvarande general-
sekreterartjänsten i två: en generalsekreterare och en administrativ chef, samt att i så fall kalla
till MBL-förhandling i frågan med arbetstagarorganisationen.