Sektionens verksamhetsberättelse Underlag till styrelsemöte 1-2 augusti 1998

Till: styrelsen
Från: sekretariatet
Datum: 27 november 1998

Sektionens verksamhetsberättelse


Nuvarande verksamhetsberättelse
Enligt sektionens stadga ska alla medlemmar i sektionen delges sektionens verksamhetsberättelse och ekonomiska redovisning. Verksamhetsberättelsen innehåller således två delar dels en ekonomisk redovisning och revisorernas utlåtande dels en beskrivning i löpande text över genomförda aktiviteter. Efter årsmötesbeslut 199x ska den beskrivande delen även spegla vad de olika amnestystrukturerna såsom grupper och distrikt, specialgrupper samt samordningsgrupper gjort. Verksamhetsberättelsen utgör även beslutsunderlag för årsmötet avseende frågan om styrelsens ansvarsfrihet.

Verksamhetsberättelsen har vartefter sektionen vuxit blivit alltmer omfångsrik. Beslutet att utvidga den med en beskrivning av vad de olika amnestystrukturerna gjort bidrog till att den blev ännu längre. Sedan ett par år tillbaks har vi därför gjort två beskrivande verksamhetsberättelser. En lång och mycket detaljerad version över sekretariatets aktiviteter och en kortare version i vilken även aktiviteter inom distrikt, samordningsgrupper och specialgrupper tagits upp. Det är den kortare versionen som distribuerats till alla medlemmar via AmnestyPress. Anledningen till att den trycks och sprids via AmnestyPress är dels att visa medlemmarna vad som gjorts och leva upptill stadgan dels ekonomisk, då ett separat utskick till alla medlemmar är mycket kostsamt. Det är också denna kortare version som utgjort underlag för årsmötets beslut om ansvarsfrihet för styrelsen.

Problem
Verksamhetsberättelsen i dess nuvarande form har av en del personer upplevts som ganska tråkig läsning. Den har radat upp vad som gjorts och det har aldrig avsatts resurser för att göra en genomgripande redaktionell bearbetning för att göra den mer lättläst. Den har också varit omfångsrik och kostat mycket att trycka i AmnestyPress. Hittillsvarande metod att använda AmnestyPress som kanal för att nå ut till alla medlemmar med verksamhetsberättelsen påverkar tidningens utgivningsplan och medför att nr 1 och 2 av tidningen kommer med ett tätt intervall dvs januari och mars medan nummer tre kommer först i juni. Det vore av flera skäl önskvärt att få en över tiden jämnare utgivning av AmnestyPress.

Det finns därför behov av att förändra verksamhetsberättelsen. Det vi vill komma åt genom en förändring är:
1. Minskad kostnad för tryckning och distribution av verksamhetsberättelsen
2. En mer lättillgänglig och inspirerande verksamhetsberättelse
3. En jämnare utgivningsplan för AmnestyPress.

I sektionens stadga står:

6.4a Följande handlingar skall utsändas till alla medlemmar senast sex veckor före årsmötet:
- styrelsens verksamhetsberättelse med ekonomisk redovisning
- svenska Amnestyfondens styrelses verksamhetsberättelse med ekonomisk redovisning
- revisorernas berättelser avseende sektionen resp fonden


Funktion
Syftet med att ställa samman en verksamhetsberättelse är dels att dokumentera vad sektionen gjort inom olika områden dels att ge årsmötet ett underlag för att kunna besluta om ansvarsfrihet för styrelsen. Utöver den ekonomiska redovisning som ges i verksamhetsberättelsen visar den utvecklingen av medlemsantal, antal grupper, deltagande i kampanjer och aktioner, medlemsvärvning- och insamlingsaktiviteter mm. Via den utförliga dokumentation som genom åren gjorts i verksamhetsberättelserna kan man följa utvecklingen av sektionen.

Tänkbar förändring
Frågan är om tiden är mogen för en revidering av verksamhetsberättelsen och på vilket sätt den i så fall skulle kunna göras. Det finns för närvarande inga lagliga krav för en förening som Amnesty om verksamhetsberättelse, men det finns förslag om att det ska komma. Det som finns är vår egen stadga och den praxis som utvecklats. Frågor man då kan ställa sig är vilken information som årsmötet behöver ha i en verksamhetsberättelse och vilken information som medlemmarna vill ha om vad sektionen gjort.

Beträffande årsmötets behov torde det främst avse hur sektionens styrelse använt de ekonomiska resurserna dvs till vad influtna medel använts och möjlighet att granska att de använts i enlighet med fattade beslut t ex avseende inriktningen på verksamheten såsom den tar sig uttryck i sektionens Handlingsplan. När det gäller medlemmarna i allmänhet är det förmodligen av intresse även för dem på vilket sätt Amnesty spenderat pengar och vilka aktiviteter som genomförts. Det är tveksamt om de verkligen vill ha den utförliga redovisning som hittills givits. Gissningsvis är de intresserade av vilka större satsningar som gjorts till exempel genom olika kampanjer som bedrivits eller andra företeelser såsom till exempel att sektionen arbetat med viss lobbyverksamhet och deltagit i utbildning av militärer, medan uppgifter om att sektionen köpt ett nytt registersystem eller deltagit i andra sektioners årsmöten inte är av samma intresse.

Stadgeändringsförslag
Stadgans formulering om att verksamhetsberättelsen ska tillsändas alla medlemmar tillkom i en tid då vi hade färre medlemmar och mindre omfång på verksamheten. Frågan är om man inte skulle kunna komma med ett förslag till årsmötet om att ändra formuleringen så att verksamhetsberättelsen istället skulle tillsändas endast årsmötesdeltagarna och kunna beställas av medlemmarna genom information om detta i AmnestyPress. Med ett sådant förfaringssätt skulle vi uppnå en jämnare utgivningsplan för AP. Men eftersom nästa årsmöte inte ska behandla motioner och förslag måste detta anstå till årsmötet år 2000.

Förändring för 1999
Frågan är om vi redan nu kan förändra verksamhetsberättelsen som tillställs medlemmar och årsmöte avseende innehåll och omfång för att göra den mer lättläst och för att minska kostnaden för tryckning och distribution. Det skulle kunna göras till exempel genom att minska på illustrationerna för den ekonomiska redovisningen och genom att kraftigt reducera textavsnittet. Texten skulle samtidigt ges en journalistiks bearbetning. Den mer utförliga verksamhetsberättelsen skulle behållas för dokumentation.

Förslag till beslut
Styrelsen beslutar att uppdra till sekretariatet att utarbeta en mer kortfattad verksamhetsberättelse till styrelsens marsmöte 1999 för tryckning i AmnestyPress.