Granskningskommitténs rapport till budgetmötet 1998 Underlag till styrelsemöte 1-2 augusti 1998

Amnesty International
Svenska sektionen
1998 11 14

Granskningskommitténs rapport till budgetmötet 1998


1. Budgetens utformning

Trots uppenbara organisatoriska problem, såsom decimerad styrelse samt avsaknad av ekonomiskt ansvarig styrelsemedlem och tjänsteman har styrelsen lyckats presentera ett budgetförslag med samma långsiktiga struktur som förra året.

Det finns en klar koppling mellan budget och handlingsplan. Man har också redovisat delprogrammen i budgeten i samma ordning som översikten över fördelade kostnader, vilket vi efterlyste till föregående budgetmöte.


2. Budgetramarna

Budgetförslaget på 38.000 kkr för 1999 innebär en minskning med c:a 2%. Prognosen för innevarande år pekar på att intäkterna kommer att hamna under budgeterat belopp med c:a 300 kkr medan kostnaderna kommer att överskridas med drygt 700 kkr Se vidare i kommentarerna under punkt 3. Ekonomisk rapport för 2:a tertialet.

I förslaget till budget för 1999 ligger 65% på fasta delen och 35% på den disponibla delen, vilket innebär en minskning av den fasta delen med 10%.

Vad vi dock ställer oss frågande till är varför viss verksamhet inom det s.k. IMM-området (insamling, medlemsvärvning, marknadsföring) har lagts utanför budgetramen på 38 mkr.
De konkreta projekt som är aktuella är

          lokalt insamlingsprojekt i Göteborg 200 kkr
          registeranalysprojekt 100-200 kkr
          registeranalys (SPAR, MOSAIC) 130 kkr
Som motivering menar styrelsen att en del av det stora arv om c:a 4 mkr vi fått under året skall användas till intäktsgenererande verksamhet utanför budgetramen.

Då budgeten är att betrakta som ett verktyg för att styra all verksamhet, anser vi inte att det finns något egentligt skäl att lägga dessa kostnader utanför budgetramen och speciellt inte om projekten skall anses generera nya intäkter. Istället bör budgetramen höjas.


3. Ekonomisk rapport för 2:a tertialet

Intäktssidan

Insamlingsresultatet för perioden är sämre än tidigare år och även sämre än budgeterat, vilket dock i viss mån kompenseras av pengar sektionen erhållit från testamenten. De pengar, som sektionen erhållit frän testamenten är dock inte något som bör budgeteras till något större belopp, varför man måste visa stor försiktighet med att räkna med den typen av tillskott kommande år.

I sekretariatets rapport förklaras det försämrade resultatet av insamlingsarbetet till viss del bero på koncentrationen till Amnestyfondens insamling men vi förmodar att det inte kan vara hela förklaringen, varför en utvärdering av skälen till att insamlingsarbetet genererar mindre inkomster än tidigare år bör ske. Gruppernas och distriktens medverkan i insamlingsarbetet liksom den påverkan den nya strukturen vad gäller avgifter från grupperna till distrikten måste ses över.

Human- och Hjälpfonderna ger mer pengar än budgeterat men den diskussion om hur dessa placerat sina pengar, som styrelsens ordförande initierat, kan påverka de medel sektionen kan erhålla från fonden. Denna fråga bör belysas under de kommande diskussionerna.


Kostnadssidan

Sekretariats- och personalkostnader synes komma att överskrida budget av huvudsakligen två skäl. Lönespridningarna för personalen och rekryteringskostnader har blivit väsentligt högre än budgeterat. Dessutom har tillkommit helt obudgeterade kostnader i form av avgångsvederlag till Generalsekreteraren och vissa konsultkostnader.
Vi har för övrigt från styrelsen sökt få svar på om nuvarande eller föregående styrelse sanktionerat dessa konsulttjänster, men hittills inte fått något klarläggande.

En analys av lönebildningen relaterad till personalomsättning och rekryteringskostnader bör göras för att få ned personalomsättningen och därmed minska rekryterings- och lönekostnader på sikt samtidigt som det skulle öka effektiviteten på sekretariatet.


4. Handlingsplanen

Handlingsplanen är sektionens övergripande planeringsinstrument och budgeten skall, även om den gäller för en kortare tid, återspegla dess prioriteringar.

Svårigheten att direkt se kopplingen mellan aktiviteter och måluppfyllelse har påpekats av tidigare Granskningskommitté. I den ekonomiska rapporten för andra tertialet 1998 sägs bl a att kopplingen mellan sekretariatets verksamhetsplan och Handlingsplanen inte är av den detaljeringsnivå att det går att säga något om huruvida man har uppnått delmål i Handlingsplanen. Vi noterar alltså att samma svaghet kvarstår vad gäller utvärderingen av Handlingsplanens måluppfyllelse. Som tidigare påpekats är det dessutom av vikt att redogöra för hur stöd till grupper och distrikt skall utformas för att målen i Handlingsplanen skall nås.

Vad gäller budgetarbetet 1999 framgår klart att Handlingsplanen spelar en viktig roll vid utarbetandet av själva budgetförslaget. Trots de svårigheter som är förknippade med det faktum att prioritering av ett område och dess budgetmässiga tilldelning inte står i en enkel relation till varandra, ges handlingsplanen en styrande roll.

Det förefaller också finnas en god bild av fördelningen i tiden för den inbördes prioriteringen mellan de olika målen.


5. Styrelsen

Granskningskommittén har följt styrelsens arbete för tiden från årsmötet och fram till skrivandet av denna rapport. Vi har tagit del av protokoll och andra skriftliga underlag. Till viss del har vårt arbete försvårats på grund av att protokoll kommit sent och dessutom länge varit ojusterade.

Vad gäller det extra styrelsemötet den 2 juni är vi medvetna om att situationer kan uppstå som kräver inkallande av ej inplanerade möten. Vi vill dock påpeka att enligt intervjuer med styrelseledamöterna, ansåg flera av dem att oklarhet rådde huruvida kallelsen avsåg ett formellt möte eller ej. Dessutom saknades beslutsunderlag. Sedan den 2 juni har fyra extra styrelsemöten hållits. Vi anser att denna typ av möten skall användas sparsamt.

På mötet den 2 juni diskuterades bl a ledningsfrågor och pressekreterartjänsten. Styrelsen frångick den etablerade arbetsordning som gäller inom svenska sektionen. Det är av största vikt att en nytillsatt styrelse får information om och blir väl införstådd med gällande regler och beslutsgång.

I protokollet från detta möte gjordes ändringar efter godkännande av justerarna och efter det att protokollet lagts till handlingarna vid mötet den l3- l4 juni. Vi vill framföra kritik mot ett sådant förfaringssätt. Vi anser att ev. tillägg och ändringar skall införas i nästkommande protokoll genom beslut.

Vad gäller frågor i samband med övriga protokoll har vi i brev till styrelseren (10 augusti och 5 oktober) ställt frågor angående vissa beslut om bl a ekonomi och upphandling.
Vi har i skrivande stund endast fått en del av frågorna besvarade.

Vi har tagit del av brev från de ledamöter som avgick i juni. Vi anser det olyckligt att stämningen inom styrelsen varit sådan att fyra ledamöter har sett sig tvungna att avgå och att man inte vidtagit åtgärder för att ena styrelsen och förbättra kommunikationen och samarbetet. Beträffande avsaknaden av kassör har vi kommit fram till att enligt stadgarna behöver inget extra medlemsmöte utlysas enbart på grund av att kassören avgår under mandatperioden. Däremot ifrågasätter vi lämpligheten i att under så lång tid driva verksamheten utan vare sig kassör eller ekonomiansvarig tjänsteman på sekretariatet.

Vi har även tagit del av handlingar angående konflikten bland personalen på sekretariatet. Vi förväntar oss att styrelsen tar sitt ansvar och vidtar åtgärder för att förbättra relationerna mellan ledning och övrig personal och inom personalen samt motverkar mobbning och utfrysning. Målet skall vara en god arbetsmiljö och en engagerad personalvård. Vi efterlyser konkreta förslag på åtgärder med anledning av årsmötesbeslutet om samarbetssvårigheterna på sekretariatet.

Amnesty International svenska sektionen - Granskningskommittén

Birgitta Grind
Magnus Breidne
Per Stadig
Tony Öhrling