Förslag till arbetsgång och åtgärder vid översyn av sekretariatets organisation, arbetssätt och samverkan med styrelsen. Underlag till styrelsemöte 1-2 juli 1998

Förslag till arbetsgång och åtgärder vid:

ÖVERSYN AV SEKRETARIATETS ORGANISATION, ARBETSSÄTT OCH SAMVERKAN MED STYRELSEN

1. Mål
Utredningens mål bör vara:
Att med utgångspunkt från antagna stadgar och fastställd arbetsordning:

1.1 Undersöka om sekretariatet med NUVARANDE organisation,
ledningsfunktioner och arbetssätt på effektivaste sätt tillgodoser beslutade åtaganden och arbetsordning.

1.2 Om utredningen finner problem i dessa avseenden med nuvarande ordning,
föreslå förändringar i arbetsordning, organisation eller ledningsfunktion, som
kan lösa dessa.

1.3 I utredningsarbetet tillvarata all den kunskap och erfarenhet som finns i
befintlig organisation, genom att bedriva arbetet öppet och i nära samarbete
med anställd personal, styrelse och andra berörda intressenter.

2. Arbetssteg

2.1 Kartläggning av sekretariatets nuvarande organisation, bemanning och
funktion:
- Olika enheters/personers funktion, arbetsområden och arbetssätt samt
deras befogenhets- och ansvarsområden.
- Kontaktvägar och samarbete inom sekretariatet och med styrelsen.
- Upplevda fördelar och problem på olika nivåer med nuvarande
ledningsfunktioner och ledningsorgan.

2.2 Problemanalys utifrån kartläggningsresultatet:
- Problem/fördelar med nuvarande organisation och arbetssätt bör
konkretiseras och struktureras i enlighet med kartläggningens tre faser.

2.3 Lösningsförslag
- Strukturerade förslag till förändringar/förbättringar i enlighet med
probleminventeringen skall framställas som diskussionsunderlag.

2.4 Test och förankring
-Utredningsgruppens förslag presenteras för berörda enheter/personer i
enskilda samtal och dialoger för att få feedback och förbättringsförslag samt
för att utnyttja kompetensen hos de som blir närmast påverkade av förslagen.

2.5 Resultatpresentation
-De efter punkt 4 reviderade förslagen till åtgärder presenteras för
styrelsen. Förslagen bör vara strukturerade inom olika åtgärdsområden beroende av utredningsresultatet och dessutom bör en tidsplan för genomförandet presenteras.

3. Metod
Mot bakgrund av utskottsmedlemmarnas kunskap och erfarenhet av arbete
inom AI, bör utredningsarbetet kunna utföras av medlemmar i C-utskottet med hjälp av
adjungerade frivilliga. Arbetet bör i stor utsträckning genomföras genom konkreta
samtal och diskussioner med närmast berörd personal. Utredningsgruppen kan t.ex.
fördela olika arbetsområden inom sig och sedan återföra sina erfarenheter i gruppmöten för sammanställning av resultaten.
Arbetet bör präglas av stor ödmjukhet för berörda personers erfarenhet och kompetens, men detta får inte hindra att nya ideer och lösningsförslag testas.
Inte heller får utredningen tveka att ifrågasätta gällande arbetsordning och andra stadfästa dokument eller etablerad praxis. Vid behov av stöd geom extern
kompetens, bör utredningen, efter prövning i styrelsen, ha möjlighet att få hjälp utifrån, men i huvudsak bör utredningen med ovan skisserad ambitionsnivå kunna genomföras med en halvtidsinsats av ett litet antal intresserade personer i C-utskottet och ev. adjungerade frivilliga.