Möte med styrelsens arbetsutskott (AU) den 30 augusti 1998 Underlag till styrelsemöte 1-2 juli 1998

PROTOKOLL


MÖTE MED STYRELSENS ARBETSUTSKOTT (AU) DEN 30 AUGUSTI 1998


Ledamöter Närvarande

Jesús Alcalá anmält förhinder
Christian Gräslund mötesordförande
Susann Olsson X
Hanna Roberts X, under punkterna 5, 10 och 12
Jenny Wessblad X

Sekretariatet

Dan Grundin X
Anette Holmquist sekreterare


Övriga

Gabi Björsson X, under punkterna 13 och14




1. Fastställande av dagordningen

Beslut att fastställa dagordningen med de ändringar och tillägg som framgår av protokollet.


2. Mötet inleds

Mötet inleds med att Dan Gundin aktualiserar frågan om löneutrymmet på sekretariatet. Christian Gräslund poängterar att styrelsen fastställer löneutrymmet. Det är generalsekreterarens uppgift att förhandla med personalorganisationerna. AU beslutar

att styrelsen ska diskutera lönesättningen på sekretariatet vid det kommande styrelsemötet.


3. Rapporter från utskotten

Christian Gräslund, sammankallande i A-utskottet, presenterar en modifierad version av utskottets direktiv. Den enda reella skillnaden mot den tidigare versionen från den 21 augusti är att A-utskottet också ska bevaka EU-föreningens verksamhet. AU beslutar

att fastställa direktiven för A-utskottet.


Susann Olsson, sammankallande i B-utskottet, berättar att ytterligare en person ska ingå i B-utskottet. Sara Gustavsson från Lund, jurist och specialistutbildad inom folkrätten, önskar vara kontaktperson mellan A- och B-utskotten. B-utskottets första möte är planerat till söndagen den 6 september.


Jenny Wessblad, sammankallande i C-utskottet, meddelar att flera av de som är tilltänkta för utskottet ännu befinner sig utomlands, varför det inte är klart vilka som kommer att ingå. C-utskottet kommer dock att behöva träffas innan styrelsemötet i september.


4. Ekonomisk rapport

Dan Grundin berättar att en resultatrapport t o m augusti kommer att finnas till styrelsemötet i september, då styrelsen ska fatta beslut om 416 tkr i disponibel 2-delen, samt att verksamhet för 41 tkr som finns i den disponibla delen av budgeten inte kommer att användas under hösten, varför det är sekretariatets förslag att medel omfördelas från äskanden till en investering i datorer.

AU anser att sekretariatet ska omformulera sin skrivelse "Disponibla medel efter beslut (disp 2) styrelsemötet september 1998", daterad den 26 augusti 1998, för att förtydliga vilken verksamhet som blir av och som inte kommer bli av.

Beslut att i enlighet med förslaget omformulera och precisera ovan nämnda skrivelse.


Charlotte Dunges förslag att en del av arvet skulle investeras i inkomstgenererande aktiviteter diskuteras. Vid junimötet var styrelsen positiv till förslagspaketet för aktiviteter inom IMM, bortsett från SPAR och MOSAIC. Susann Olsson påpekar att hon känner sig fortsatt osäker vad gäller dessa två förändringar av registret.
Sedan påtalas att septembergivarbrevet helt och hållet går till Radiohjälpskampanjen, inte till Amnesty; Radiohjälpen tar samtidigt också över kostnaden på 150 tkr för givarbrevet, vilket är en besparing för AI.
Beträffande sekretariatets skrivelse "Budget 1998 - tilläggsäskanden" (980824) beslutar AU, efter kort presentation av Dan Grundin,

att ge sekretariatet i uppdrag att förtydliga och omformulera skrivelsen samt förslagen till beslut till nästa styrelsemöte.


5. Förslag till budget 1999

Hanna Roberts berättar att D-utskottet inte träffats ännu.

Sekretariatets "Förslag till budget 1999" diskuteras. Dan Grundin berättar att det föreliggande förslaget är kraftigt omarbetat sedan styrelsemötet i juni, samt att intäktsbudgeten nu ligger på 38 mkr, vilket är en minskning med en miljon. Det är sekretariatets önskan att styrelsen under sitt septembermöte tar ställning till vad som ska inkluderas i de 38 miljonerna. Han berättar också att det kommer att finnas mellan fyra och fem tusen färre medlemmar än vad som var budgeterat för 1998.

Kostnadsbudgeten ligger på 37,4 mkr. Christian Gräslund påpekar att siffrorna kommer att granskas mer noggrant vid nästa möte, samt att styrelsen har fattat beslut om hur Humanfonden ska budgeteras. Intäkten för 1998 är baserat på 95% av Humanfondens utfall för 1997. Målet är att denna intäkt successivt ska minskas till 70% av fjolårets utfall. Dan Grundin meddelar att antalet sparare i Humanfonden har ökat. Utfallet fram till augusti kommer att vara tillgängligt vid nästa styrelsemöte; de medel som sedan verkligen kommer Amnesty till del från Humanfonden bestäms per den 31 december.

Det diskuteras beträffande kostnadssidan att styrelsen ska fatta beslut om kortkampanjen, etc, vid decembermötet, men egentligen finns ett behov av ett beslut redan tidigare. Dessutom påpekas att de med asterisker markerade aktiviteterna i bilaga nr. 2 är nya. AU efterlyser en mer noggrann förklaring av vad som de facto är fast respektive disponibel del av budgeten och hur denna uppdelning görs. Dan Grundin betonar att disponibel 2 per definition innebär ny verksamhet, och att det står i D-utskotetts direktiv att det ska utvärdera denna modell.

Slutligen nämns att det finns skäl att tro att Amnestyfonden, som hör till sektionens basverksamhet, genom Radiohjälpskampanjen kommer att få mer pengar än budgeterat under 1999, vilket innebär att sektionen inte kommer att behöva bidra till dess administrativa kostnader som hittills. Det förs på tal att ett nytt avtal, enbart gällande 1999, kanske kan vara aktuellt, men också att det i ett avtal kan fast ställas att ett administrativt bidrag ska lämnas till fonden, utan att sektionens bidrag därmed fastställs i exakt antal kronor. Oavsett vilket man väljer, måste den formella bindningen sektionen och fonden emellan alltid beaktas, påpekar mötesordföranden.

Beslut att föra en diskussion med Amnestyfonden i detta ärende.


AU är enigt om att man vill ha ett fortsatt projekt vad gäller ungdomssatsningen, och att ett centralt stöd till ungdomsgrupperna i form av en tjänst på sekretariatet är av vikt. Man efterlyser ett underlag till denna diskussion från sekretariatet till septembermötet.

Susann Olsson framför att hon i dagens underlag saknar medel avsatta för en undersökning/utvärdering kring hur man bäst motverkar att a fler grupper försvinner, varför det i 1999 års budget för år 2000 bör finnas med.
Hanna Roberts talar om att D-utskottet har för avsikt att träffas under vecka 36, samt att det kommer att föras en diskussion kring uppdelningen av kostnaderna i fasta respektive disponibla delar, och var gränsen dras för vilket som betraktas som vad.

En diskussion kring arvet följer; Dan Grundin påpekar att styrelsen under sitt nästa möte måste ta ställning till att en del av pengarna eventuellt måste användas till att täcka underskott i 1998 års budget - det blir således inte ett rent tillskott. AU anser, i enlighet med Charlotte Dunges förslag, att arvspengarna kan användas i inkomstgenererande verksamhet, redan innevarande år förutsatt att styrelsen vid sitt nästa möte fattar beslut om det. Det finns således möjlighet att för 1999 lägga IMM-aktiviteter utanför budgeten.

Beslut att sekretariatet att undersöker möjligheterna för investering av arvspengarna i inkomstgenererande verksamhet, samt att dessa medel behandlas utanför de 38 mkr i intäktsbudgeten.


Mötesordföranden förklarar att ungdområdet och den halva tjänst som ska tas bort enligt förslaget i budgeten kommer att diskuteras under mötet i september.

Beträffande det planerade lokala insamlingsprojektet i Göteborg slås det fast att om styrelsen vill fatta beslut i december för verkställande efter nyåret, så måste det diskuteras vid septembermötet.

Beslut att styrelsen enligt liggande förslag till septembermötet ger sekretariatet besked om vilka områden som kommer att omfattas av budgetförslaget om 38 mkr.


6. Intäktsbudgeten (1999)

AU har inga synpunkter på förslaget till intäktsbudget för 1999.

Beslut att anta intäktsbudgeten så som den är lagd.


7. Kostnadsbudgeten (1999)

AU efterlyser en bättre sortering av fasta och disponibla punkter, ett mer utförligt förklarande resonemang till mötet i september, samt att asteriskerna tas bort i underlaget.

Beslut att D-utskottet ser över uppdelningen mellan fasta och disponibla kostnader och förtydligar den.


8. Ekonomisk plan för år 2000

Beslut att denna diskuteras under styrelsemötet i september.


9. Förberedelser inför budgetmötet

Hanna Roberts meddelar att D-utskottet avser att träffas ca en vecka före septembermötet för en övergripande diskussion om budgeten, samt att de ekonomiskt kunniga bland distriktsombuden kommer inkomma med synpunkter.


10. Statligt stöd

Christian Gräslund presenterar sekretariatets /Kerstin Höijers och A-utskottets underlag "Statliga medel - diskussionsunderlag", daterat 980824. En kort diskussion förs kring frågan om huruvida AI kan vara delaktig i Rådgivningsbyråns verksamhet om RGB ansöker om statliga medel. Den svenska sektionen är till stor del emot att AI på något sätt har med statliga medel att göra. Två f d styrelser har därför svarat nekande på denna fråga, varför RGB har haft ekonomiska svårigheter. Den tidigare styrelsen rådfrågade IEC, som svarade att det var i sin ordning att stödja RGB även om byrån ansökte om statliga bidrag. Detta diskuterades även vid mötet i Kapstaden i december 1997. Rådsmötet i Boston 1993 beslutade att undervisning i MR-frågor bekostat med statliga bidrag var acceptabelt. Om AI:s oberoende, som är högsta prioriteten, inte kränks ska det således inte innebära någon konflikt att acceptera ett statligt bidrag.
Jenny Wessblad påpekar att det vore intressant att titta på AI:s roll definierat i relation till MR-fondens, som tar emot statliga medel, vad gäller RGB. Hanna Roberts menar dock att styrelsen måste ta ställning till om den vill gå på den svenska sektionens linje emot mottagandet av statliga medel, eller på IEC:s linje som skulle tillåta RGB att ta emot mer pengar.

Beslut att vidarebefordra rapporten till styrelsemötet i september, med tillägget:

att diskutera Rådgivningsbyråns ställning och finansiering, samt

att bjuda in Rose-Marie Asker till denna punkt på dagordningen.


11. Nyinsatt punkt: Ungdomsrådet

AU tar del av den preliminära redogörelsen för ärendet ,"Ungdomsrådets roll", skriven av Mats Andersson, ungdomsansvarig på sekretariatet. Hanna Roberts, som är ungdomsansvarig i styrelsen, berättar att ungdomsrådet valdes på ungdomslägret 1997, men att det hittills inte fungerat särskilt smidigt. Kontakten med sekretariatet och ungdomsansvarige har varit dålig. Ett nytt råd, eventuellt med färre medlemmar än de nio som ingår i dagens råd, skulle ha valts på ungdomslägret i Norge denna sommar, men detta blev inställt p g a att för få hade anmält sig. Mats Andersson föreslår att styrelsen hädanefter utser rådet, samt fastställer deras direktiv, vilket han förmodar skulle höja ungdomsrådets status. Samtidigt har sekretariatet lyft ut ungdomsfrågan ur 1999 års budget. Hanna Roberts efterlyser därför en diskussion kring en halv tjänst på sekretariatet för dessa frågor, eftersom det behövs en person som håller igång ungdomssatsningen.

Beslut att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsemötet i september undersöka vad ungdomsrådet ska ha till uppgift att göra, d v s göra ett utkast till direktiv, ge en motivering till rådets existens, ge förslag på namn på personer som skulle kunna sitta i rådet, samt ge en uppfattning om rådets ekonomiska konsekvens för budgeten.


12. "Gruppdöden"

Susann Olsson redogör för underlaget. Det står klart att distrikten och samordnarna inte lyckats ta över sekretariatets uppgifter. B-utskottet arbetar nu med att undersöka vilken kompetens distrikt och samordnare ska ha för att leva upp till minimikraven, vilka deras uppgifter ska vara, samt att det finns medel till deras verksamhet.
Hanna Roberts påpekar att det inte finns några medel avsatta för utredning i 1999 års budget, annat än det som ska täcka möteskostnader, men att det är möjligt att extra/mer pengar avsätts i budgeten för år 2000.

Hittills har undersökningarna visat att grupper sällan läggs ner när stödet från distrikt och samordnare fungerar bra. Vidare påtalas att det i vissa distrikt dröjt för länge med distriktsmöten och utbildning efter ombudsval, vilket är resursslöseri och som gruppen därför också bör ha i uppdrag att undersöka, för att söka åtgärder till.

Christian Gräslund påtalar att vissa distrikt uppgett att de har svårigheter med att hitta rätt personer till vissa tjänster/funktioner. Samordnarnas roll är att motivera, varför fler borde åka till samordnarmötena i London, som kan öka initiativ och intresse.

Den ekonomiska aspekten av decentralisering och distriktsansvar gentemot grupperna ska diskuteras, säger sammankallande i D-utskottet Hanna Roberts.

Beslut att anta förslagen till beslut från Arbetsgruppen mot gruppnedläggningar, samt

att uppdra åt D-utskottet att utreda de ekonomiska konsekvenserna av att ökat ansvar läggs på distrikten.


13.1. Årsmöte och MR-konferens
Gabi Björsson förklarar att Stockholmsdistriktet åtar sig att anordna årsmötet 1999 med MR-konferens. Hon menar att styrelsen och sekretariatet ska svara för innehållet i MR-konferensen och de formella förhandlingarna. Gabi Björsson framför distriktets oro för att nästa årsmöte riskerar att bli mycket omfattande om inget extra medlemsmöte hålls.

Budgeten framhålls likaså som en viktig punkt. Ett förslag är att mötet hålls i Sigtuna, den 7-9 maj - det betonas att det inte ska vara ett innerstadsmöte. Dan Grundin föreslår att höstens USA-kampanj ska vara en del av MR-konferensen. Kostnader för internationella gäster i detta sammanhang kan kanske samordnas med kampanjbudgeten. Konferensen ska inte vara för Amnesty-specifik, utan av intresse även för andra frivilligorganisationer. Gabi Björsson föreslår att det kan finnas en "sluten", AI-specifik konferensdel, samt en öppen, allmän del, "giltig" för alla frivilligorganisationer.

Vidare diskuteras lämplig längd på årsmötet/konferensen. Vid nästa årsmöte kommer inga motioner att tas upp. Mötesordföranden påpekar vikten av att specialgrupper och aktiva hinner träffas och diskutera. Han påpekar även att ICM kommer att äga rum i augusti 1999 (i Marocko) och att svenska sektionen inte hinner skicka in resolutioner till november i år. Årsmötet kommer däremot att kunna diskutera delegationens riktlinjer.

Beslut att Stockholmdistriktet tillfrågas och ombeds börja förberedelserna inför kommande årsmöte, och

att i samband med styrelsemötet i september tillsätta en grupp för att lämna förslag på MR-konferensens innehåll.


13.2. Riktlinjer för valberedningens arbete

Beträffande riktlinjer för valberedningens arbete så ska styrelsen i samband sitt septembermöte, som sammanfaller med valberedningens första ordinarie möte, ge synpunkter på vilken kompetens man kommer att behöva kompletteras med under nästa år. Valberedningen kommer att vilja tala med varje enskild styrelseledamot för att utröna huruvida de kommer anse sig vara omvalbara, i fall ett extra medlemsmöte skulle bli aktuellt. Valberedningens budget och arbete/tillvägagångssätt, i fall ett extra medlemsmöte blir av, kommer diskuteras vidare. De håller högre beredskap nu.

Beslut att Jenny Wessblad, sammankallande i C-utskottet, efter förfrågningar med styrelsen tar fram ett underlag till septembermötet för valberedningens arbete.


14. Förberedelser inför möte med distriktsombuden

Hotell Ariadne i Värtahamnen är bokat för styrelsens septembermöte. Mats Andersson på sekretariatet har meddelat att distrikten inte är färdiga med önskemål för dagordningen ännu. Distrikten 8 och 18, under Jesús Alcalás respektive Susann Olssons ansvar, är ansvariga för arrangemanget av innehållet i diskussionerna mellan distrikten och styrelsen.

Beslut att diskutera rapporten beträffande det sjunkande antalet grupper under septembermötet,

att Översynsgruppens (Review Committee) resultat/rekommendation diskuteras med distriktsombuden,

att sekretariatets organisation diskuteras, bl a för att få klarhet i vad aktivisterna förväntar sig av sekretariatet, samt

att se över konsekvenserna, för distrikten, av den sänkta gruppavgiften.


15. Samordningsgruppernas arbete

Det meddelas av Dan Grundin att sekretariatet just nu inte har den personalstyrka som krävs för att utföra junimötets beslut. Sekretariatet efterlyser också en precisering av underlagsinnehållet.

Beslut att sekretariatets förslag till beslut vidarebefordras till nästa styrelsemöte.


16. Hyreskontraktet

Underlaget diskuteras kort och Susann Olsson påpekar att formuleringen "överhettad" känns för vag att bygga beslut på, när andra fakta saknas att ta ställning till.

Beslut att vidarebefordra underlaget, med mindre justeringar, till styrelsen.


17. Interna hemsidorna

Underlaget diskuteras och det nämns att detta beslut borde ha tagits redan vid mötet den 15 augusti. Christian Gräslund vill att sekretariatet sammanställer ett skrivet dokument som styrelsen kan ta ställning till i fall tidsnöd skulle uppstå vid nästa möte. Sekretariatet önskar att detta underlag diskuteras under en egen punkt vid septembermötet.

Beslut att anta sekretariatets förslag till beslut, med tillägget att beskrivningen av arbetet med hemsidorna ska vara skriftlig.


18. Personalomsättningen på sekretariatet

Dan Grundin redogör för underlaget från sekretariatet. Christian Gräslund tycker det vore intressant att i sammanhanget få veta ålder på de intervjuade, deras yrkeserfarenhet, anställningstid, samt hur AI står sig i jämförelse med andra frivilligorganisationer.

Beslut att anta förslaget till beslut, med tillägget "som ett första underlag".


19. Övriga frågor


19.1. Henry Berglund - utrymme på nästa styrelsemötes dagordning

Christian Gtäslund påpekar att det enda styrelsen formellt kan göra i detta ärende, är att se till att årsmötet år 2000 tar tillbaka det gamla årsmötesbeslutet.

Beslut att Henry Berglund bjuds in till styrelsens septembermöte och att en halvtimme anslås till en diskussion med styrelsen,

att Christian Gräslund diskuterar ärendet med Kristina Båth-Sågänger, och

att Christian Gräslund sammanställer underlagen (från gamla styrelsemöten och förra årsmötet) för denna punkt på dagordningen.


19.2. Rose-Marie Askers brev daterat den 5 juni 1998

Beslut att Kerstin Höijer på sekretariatet svarar på punkterna ett och två i brevet, medan Kristina Båth-Sågänger tar sig att besvara punkt fyra, och

att Rose-Marie Asker själv redogör, mer detaljerat, för punkt tre i brevet under kommande styrelsemöte.


19.3. Bo Lindblom - tortyrkonferensen; brev daterat den 14 oktober 1997

Bo Lindblom skrev till IEC hösten 1997 angående en extra satsning på tortyrfrågor, och tycker att svenska sektionen borde ta på sig den tortyrkampanjen som IEC varit tvungen att senarelägga. Detta måste alltså diskuteras av styrelsen. Dan Grundin påpekar att det ovanligt att en sektion tar på sig ansvaret för en kampanj, men om detta ska ske under 1999, måste arbetet börja omedelbart. Det bör dock undersökas närmare varför IEC sköt på kampanjen. Dokumentation finns, men man bör se efter vad som planeras internationellt, samt kontrollera att förslagen är praktiskt genomförbara och håller en rimlig budget.

Beslut att i enlighet med mötesordförandens förslag uppdra åt sekretariatet att skriva till IEC och be om (kompletterande) information i detta ärende.


19.4. Justering av protokollet 13-14 juni

Mötesordföranden ber om en ändring i protokollet, i §23, som behandlar protokollet från den 2 juni 1998.
Till protokollet bifogas Christian Gräslunds minnesanteckningar från mötet.


19.5. Personalrepresentantens deltagande i utskotten

I protokollet från det konstituerande styrelsemötet den 10 maj står att personalrepresentanterna ska kunna deltaga i A-, B-, C- och D-utskotten, samt i arbetsutskottet. Det sista torde vara ett misstag.


20. Mötet avslutas



Vid protokollet Justeras



Anette Holmquist Christian Gräslund