En genomgång av den elektroniska informationshanteringen i Amnesty Underlag till styrelsemöte 1-2 juli 1998

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet/Sven Bodin
Datum: 1998-09-22


En genomgång av den elektroniska informationshanteringen i Amnesty


Internationella Sekretariatets (IS)/sektionernas utvecklingsarbete

1989 startade IS en försöksverksamhet med elektronisk post (e-post).

Våren 1992 anslöts det svenska sekretariatet till IS e-post, men först i augusti samma år började sektionen regelbundet använda e-post, då i första hand för daglig överföring av blixtaktioner och News Service från IS till sekretariatet. Under 1993 tillkom Weekly Mailing, dvs interna och externa rapporter.

Computer Communication Working Group (CCWG)

För att fånga sektionernas behov sammankallade IS redan under senare delen av 1980-talet en arbetsgrupp, Computer Communication Working Group (CCWG), som är rådgivande till SCHIFM och IEC. Gruppen har, med något undantag, sammanträtt en gång om året. IS har ambition att, utöver intresse och kunskap, låta gruppens sammansättning spegla amnestyfamiljens olika förutsättningar för informationsteknik.

Beslut om dekoncentration, decentralisering och grupprogramvara

Vid CCWGs mötet i april 1997 behandlades en utredning om ett nytt informationssystem för IS och sektionerna
( DOC 23/01/97 Summary report of the 1997 meeting of the CCWG, DOC 23/003/1996 A Groupware proposal).
Huvudskälet till utredningen var beslutet om dekoncentration/decentalisering i utvecklingsarbetet, som pågått sedan ICM-beslutet i Boston 1993 och som fastställdes vid ICM i Sydafrika 1997. En viktig förutsättning för att stödja denna organisationsutveckling är informationsteknik
(POL 50/003/1996 Operational Plan: International Decentralisation and Deconcentration, ORG 52/002/1998 Part III. Decisions and resolutions Decision 39 - Decentralization and Deconcentration - 23rd ICM - Report and decisions).

De IT-ansvariga vid IS riktade tidigt blicken mot grupprogram som Lotus Notes - i någon mån torde intresset ha stärkts av att den svenska sektionen använde Notes och rapporterade till IS om de goda erfarenheterna. I februari 1996 besöktes det svenska sekretariatet av Patti Whaley, då Director of IT - Program, numera Deputy Secretary General Resources och utredare av dekoncentration och decentralisering , Graham Lane, då Telecommunications Analyst, numera Director of IT, och Julian Glaser, Senior Database Analyst, för att på plats ta del av erfarenheterna av Notes. Under våren och sommaren 1996 installerades och testades bland annat Lotus Notes på IS.

Efter en omfattande utredning, som publicerades i medio av augusti 1996, föreslogs att

- Amnesty International skulle införa grupprogramvara och det rekommenderades att organisationen skulle standardisera med gruppprogamvaran Lotus Notes.
- uppgradera infrastrukturen för telekommunikation med datorer.

Datorstöd och projektstöd till dekoncentrerade kontor

Sedan 1997 samarbetar Kinateamet på IS med Hongkongkontoret ("the Hong Kong bridge"), Kampalakontoren i Västafrika med Västafrika-teamet på IS och Pariskontoret (Paris Research Office, the "PRO Channel") med Notes som verktyg. I detta sammanhang kan nämnas den uppskattning som det svenska sekretariatet rönt från de dekoncentrerade kontoren för Notesdatabaserna med IS-dokument. Ett annat exempel på praktiskt stöd till den internationella rörelsen är det planerade projektet att utveckla arbetet med Lotus Notes vid Hong Kong- och Pariskontoren (den holländska sektionen stödjer projektet med 12 000 pund).

I projektbeskrivningen drar Graham Lane (IS, Director of IT) några slutsatser om Amnesty, organisationsutveckling och informationsteknik väl värda att citera och begrunda.

"The 1997 ICM confirmed two important trends within the Amnesty
movement. The importance of global information systems linking the IS,
decentralized units and sections was highlighted through the priority given
to the Information Management Strategy. Secondly, there was strong
support for a moderate, on-going movement towards deconcentration of
the IS. In reality, the operation of a global deconcentrated and
decentralized movement can only work with the support of a very strong
technological infrastructure enabling staff located on different sides of the
world to remain in good communication and to work on joint project.
There are, of course, also risks associated with deconcentration and
decentralization, particularly that a fragmentation of the information
infrastructure of the movement may, in the longer term, undermine the
coherence of our work. As far as the internal workings of Amnesty
International are concerned, "one message, many voices" is dependent on
good computerized information systems.
During the past 2 year period some excellent work has been carried out
on the creation of groupworking applications in Lotus Notes linking the
China Team in London with staff in the Hong Kong office (the "Hong
Kong Bridge") and the West Africa Team in London with staff in the Paris
Research Office (the "PRO Channel"). The project is due to end with a
sign off of stable applications and limited further development plans in
March, 98.
This work was evaluated in the autumn of 1997 along with other Notes
projects. In technical terms, the work on the Bridge and the Channel is of
a very high quality. The applications were developed jointly by the
Information Technology and Information Resource Programs in the IS. In
other words, there was a collaboration between information technology
and information management specialists.
The initial reaction of the staff involved was, however, rather lukewarm.
However, there seems to be a tendency that staff don't really understand
the groupworking capabilities of Notes and then suddenly they "get it" and
become very enthusiastic about the new possibilities. In essense, it takes a
while to understand the new technology. This is a documented trend that
exists outside of Amnesty and is also clearly visible in the IS.
In line with this tendency, staff involved in the Bridge and Channel projects
are now very enthusiastic about groupworking in Notes just at a time when
the project is about to end.
Project Aims:
To support deconcentration with the Amnesty movement through the use
of Lotus Notes groupworking technology whilst, at the same time, ensuring
that corporate information is properly managed on a global scale and does
not become "fragmented"."

IS World Wide Web de närmaste åren

IS dataavdelning följer det svenska sekretariatets utvecklingsarbete med sammankoppling av Notes och World Wide Web med Dominotekniken. De erfarenheter det svenska sekretariatet gör och förmedlar beträffande webbpublicering och kommunikation är exempel på bidrag till den internationella rörelsens utvecklingsarbete på det informationstekniska området.

Den svenska sektionens informationstekniska utveckling

Den svenska sektionen har sedan 1993 investerat i ett dokumenthanterings- och kommunikationssystem baserat på programvaran Lotus Notes, numera Lotus Notes/Domino. Styrelsebeslutet om investering grundade sig på en utredning, som genomfördes under 1993, om sekretariatets informationshantering och behov av rationalisering (DOK 23/001/19930916 Dokumenthanterings- och kommunikations system för Amnesty International svenska sekretariatet - Slutrapport)

Rapporten föreslog införande i två steg:

1. Ett system för elektronisk informationsinhämtning, arkivering, återsökning och spridning av det Internationella Sekretariatets (IS) interna/externa dokument, samt elektronisk post, vilket då endast omfattade kommunikation med de till IS anslutna sektionerna (e-postsystemet MHS-DaVinci). Systemstart skedde i december 1993. I mars 1994 var ett elektroniskt arkiv för IS-dokument 1990-1994 (mars) i drift med 5 användare på sekretariatet.

2. Ett system för styrelsens/styrelsesekreterarens dokumenthantering och kommunikation.

Under 1994 scannades/filkonverterades äldre beslutsdokument, som kom att ingå i en styrelsedatabas. En rutin för systematisk inskrivning och inscanning av beslutsunderlag och protokoll infördes för styrelsesekreteraren.

Under åren 1995-1996 försågs styrelseledamöter med bärbara datorer. För styrelsesekreterare och styrelseledamöter torde datorstödet inneburit en rationalisering av dokumenthantering (1992 skickades ca 800 dokument/år till styrelseledamöter med post) och kvalitetshöjning vad avser kommunikation och information.

I oktober 1995 var samtliga sekretariatsanställda anslutna till det gemensamma Notessystemet. Några utskott, flera distrikt och samordningar anslöts på försök under året.

Notes-nätverk mellan IS och sektioner

Sedan hösten 1997 har den svenska sektionens IS-databaser (1997 och 1998 års databaser) replikerats till IS Notesserver och därifrån vidare till anslutna sektioner och dekoncentrade IS-enheter.

I den införandeplan som IS presenterade i "A groupware proposal" skulle cross-certifiering (=hopkoppling av system) mellan IS och sektioner som använder Notes, ha skett under våren 1997. Den har blivit försenad - bland annat av resursbrist och p g a att man har lagt ner stor möda på säkerhet och struktur på adressböcker. Först i februari-mars 1998 skedde denna hopkoppling. Det svenska sektionen kopplades upp den 5 mars 1998.

Notesdatabaser

Nu sker utbyte direkt mellan svenska sektionens Notesserver och IS Notesserver och därefter vidare till anslutna sektioner och IS regionala kontor. På grund av andra prioriteringar har IS för närvarande inga resurser att överta underhåll och utveckling av Notesdatabaserna med interna och externa dokument.

Nu skickas dokumenten som bilagda WP-filer med e-mail till det svenska sekretariatet där dokumenten importeras och redigeras i Notes, varpå det via Notes-utbyte åter hamnar på IS Notesserver.

Vid Computer Communication Working Groups möte i London i juli 1998 deklarerade IS att man planerade för att överta uppdateringen av Notes dokumentdatabaser från och med januari 1999. Det var en opitimistisk deklaration. Det troliga är att det blir ett successivt övertagande. Det innebär att det svenska sekretariatet och det internationella sekretariatet under 1999 kommer att dela på uppdateringen av databaserna.

Elektronisk post

Den omedelbara effekten för den svenska sektionens Notesanvändare efter sammankopplingen är beträffande elektronisk post

- tillgång till ständigt uppdaterade e-postadessböcker för IS, IS-dekoncentrerade enheter som bland andra Kampala, Hongkong, samt norska, amerikanska och holländska sektionen
- kvitto på att mottagaren öppnat sänd e-post (till skillnad från internetmail som generellt saknar denna facilitet)
- möjlighet att skicka Notes-formaterad e-post (till skillnad från ett internetmail som oftast endast tillåter oformaterad, såvida inte texten skickas som bilaga eller html-kod)
- möjlighet att kryptera e-post

Den svenska sektionen och Internet/World Wide Web

Under 1994 kopplades Notes till Internet. Internetmail blev tillgänglig för Notesanslutna via ett abonnemang hos Tele2 och Notesanvändare kunde nås av Internetanvändare. Sekretariatet fick erbjudande från EveryDay Communications om gratis hemsidor på World Wide Web. Generalsekreteraren beslöt att sekretariatet utöver allmän information om Amnesty skulle publicera hela årsrapporten på hemsidorna. De primära motiven var

- att kunna hänvisa den intresserade allmänheten - och då i synnerhet grundskole- och gymnasieelever - till www-sidorna för att avlasta sekretariatet från förfrågningar om allmän landinformation, som i huvudsak handlade om att sekretariatet skickade utdrag ur årsrapporter (ett stärkande argument var att Skolverkets avtalat med Telia om att ansluta Sveriges skolor till World Wide Web)
- att pröva det då nya verktyget för informationsspridning och kommunikation.

Under 1996-1997 började sekretariatet använda Lotus-verktyg för webb-publicering (Webb-publisher) vilket innebär att Notes Web-publishern automatiskt konverterar dokumenten till standardformatet på World Wide Web. Detta i sin tur innebar att sekretariatet kunde började publicera IS externa dokument. Motiven för detta var

- att World Wide Webb fått en sådan spridning att det nu var förnuftigt att lägga ut dessa informationsmängder och kunna hänvisa en större krets av informationssökande till de WWW-publicerade dokumenten
-att hela amnestyrörelsen fick dagligen uppdaterad information på webben

Under första kvartalet 1998 har en Dominoserver installerats på sekretariatet. Den ursprungliga planen var att installera den i januari 1997, men det ekonomiska utrymmet tillät inte detta. Huvudsyften med installation av Dominoservern är

- att ytterligare rationalisera sekretariatets webbpublicering (i princip kommer all information som lagras på den interna Notesservern att utan extra arbetsinsats vara tillgänglig på interna (lösenordsskyddade) respektive externa webb-sidor)
- att tillgängliggöra medlemsinformation för användare som har tillgång till dator och internetanslutning
- att möjliggöra för de medlemsstrukturer som så önskar upprätta och kommunicera med egna hemsidor, egna mailboxar, egna planeringskalendrar, egna diskussionsdatabaser etc
- att förbereda för det andra steget, som bl a kommer att innebära en ytterligare integration mellan Notes och webben
Förutsättningen för det andra steget är Notes/Domino version 5 som sannolikt blir tillgänglig årsskiftet 1998/99