Protokoll: Extra möte med sektionens styrelse 15 augusti 1998 Underlag till styrelsemöte 1-2 juli 1998

amnesty international
svenska sektionen svenska amnestyfonden


PROTOKOLL NR 8/97/98

Möte med sektionens styrelse den 15 augusti 1998

Ledamöter Närvarande
Jesús Alcalá X
Hanna Roberts X
Christian Gräslund §§
Robert Hårdh X
Susann Olsson X
Cecilia Kaijser X
Jenny Wessblad X

Suppleanter
Maja Åberg X

Övriga
Dan Grundin X
Katarina Bergehed §

Åhörare
Kerstin Sundman X
Ingrid Nilsson-Horvath X
Johan Dalpil X
Katarina Risberg X

Mötesordförande
Jesús Alcalá



§ Val av protokollförare

Beslut att välja Cecilia Kaijser som protokollförare.

§ Val av justerare och rapportör till grupptrycket

Beslut att välja Robert Hårdh till justerare av protokollet och rapportör till grupptrycket.

§ Fastställande av dagordning

Beslut att fastställa dagordningen med det tillägg och ändringar som framgår av protokollet.


§ Rapport från ordföranden

Jesús Alcalá rapporterar om fortskridandet av arbetet med översynsgruppen/ Review Committee (RC). Jesús Alcalá meddelar att Granskningskommittén beslutat sig för att inte medverka i RC. Anledningen är att IEC först fattat beslut om att Granskningskommittén inte skulle medverka och att de sedan, efter det att styrelsen förordat att Granskningskommittén ska ingå i RC, begärt att få uppgifter om den person som Granskningskommittén utsett till att ingå i RC. I ett brev till styrelsen ifrågasätter vidare Granskningskommittén styrelsens och IEC befogenheter till att tillsätta denna översynsgrupp. Styrelsen uttrycker att det är mycket olyckligt och beklagligt att denna situation har uppkommit.

Beslut att fortskrida arbetet med RC.

att Jesús Alcalá ska svara på Granskningskommitténs brev.

Jesús Alcalá lämnar över ordet till Jenny Wessblad för redogörelse om sin resa till Rom för att, å svenska sektionens räkning, övervaka konferensen om den internationella brottsmålsdomstolen (ICC). Jenny Wessblad berättar att hon var närvarande under den sista tiden av denna konferens. In i det sista var det nämligen oklart om, och i så fall vilken form, ICC skulle skapas. Konferensen innebar dock att en internationell brottmålsdomstol inrättades, men att det var med mycket blandande känslor hos de flesta NGOs. Det finns mycket kvar att önska men resultatet var ändå en viss positiv överraskning. Själva resultatet m.m. kommer att presenteras närmare i en rapport från Jenny Wessblad i september. Jenny Wessblad redogjorde även för det otrevliga bemötande som hon fått från Amnestys officiella delegation, något som enligt uppgift inte var första gången en nationell deltagare bemötts på detta sätt.

Jesús Alcalá meddelade att svenska sektionen blivit inbjuden av IS till en konferens om Human Rights Defenders, först ett förberedande möte i Schweiz och sedan till själva konferensen i Paris. Susann Olsson fick i uppdrag att vara sektionens kontaktperson. Det framfördes också att styrelsen inte kommer att kunna delta i alla möten som vi bjuds in till, men att det är viktigt att den svenska sektionen engagerar sig även på internationell nivå.

§ Rapport från sekretariatet

Dan Grundin inledde med att tacka för styrelsens förtroende. Dan Grundin rapporterade följande:
(1) Generellt om situationen på sekretariatet framfördes att det är en stor omsättning på personal med många vikariat som snart går ut. Under framför allt juni hade det varit ett mycket dåligt arbetsklimat på sekretariatet. Detta har dock avsevärt förbättras den senaste tiden - mycket beroende på alla utomstående entusiastiska personer som är involverade i Radiohjälpskampanjen.
(2) Dan Grundin framförde att han inte såg sitt uppdrag som att endast hålla ställningarna, utan att arbetet med att förändra arbetssättet på sekretariatet måste fortskrida och välkomnar den planerade översynen av sekretariatet. Sekretariatet har inte fungerat bra, mycket beroende på bristande kommunikation. Dan Grundin kommer att arbeta för att försöka förbättra arbetsmiljön och för att de anställda ska få tillbaka arbetsglädjen igen. Han vill också att styrelsen ska ge honom riktlinjer för arbetet med översynen av sekretariatet.
(3) Själva rapporteringen av aktiviteter inleds med en förfrågan i fall styrelsen är intresserad av att få de anställdas rapporter.

Beslut att de anställdas rapporter även skickas direkt till styrelseledamöterna.

Från personalhandläggaren meddelas att:
- Ingrid Falks vikariat som pressekreterare är förlängt till 981231.
- Mats Anderssons vikariat som kontakt för grupper är förlängt t o m den 30 november.
- Elisabeth Lundgrens vikariat på distrikt är förlängt t o m den 30 november.
- Lena Kappelin avbryter sin tjänstledighet och återgår till sin tjänst i distributionen. Lena kommer även att vikariera för Dan Grundin på 50 % fram till 981231.
- Karin Lindstrands vikariat på distributionen upphör då Lena kommer tillbaka.
- Erik Zachrisson kommer att vara tjänstledig fr.o.m. den 1 november för att arbeta på FRII.
- Andrea Bodekull kommer tillbaka den 1 september. Andrea kommer att arbeta med MR-information på 50 % istället för Anki Wetterhall, som är tjänstledig under ett år.
- Gunilla Odin kommer tillbaka till sin tjänst på fonden den 20 augusti. Gunilla har varit tjänstledig under tre år. Annika Lindgren kommer att vara ledig t o m 981130.
- Kristina arbetar åter 100% fr.o.m. sommaren.
- Rekrytering pågår för Dan Grundins resterande 50% på registret.
- Karolina Lindholm efterträdde Sofia Nordenmark som kampanjsamordnare den 20 juli.
- Mikael Monteil är projektanställd för att arbeta med insamlingen kring Radiohjälpen 980801 till 981031.
- Lisbeth Segerlund börjar vikariera den 1 september och kommer att arbeta med samo och specialgrupper.
- Miriam Lindbom efterträder Olle Torefeldt som marknadsförare den 1 september.
- Astrid Jansen börjar som ekonomiansvarig den 5 oktober.

Beslut att personalomsättningen behandlas på styrelsemötet den 26-27 september och bereds i AU den 30 augusti.

- Givarbrevet i juli går sämre än julibrevet 1997.
- En utdelning från Humanfonden den 31 juli skulle ha givit Amnesty 7,4 miljoner.
- Amnesty kommer att delta i militärövningen Nordic Peace på Gotland i oktober och Elisabeth Löfgren uppmanar de som vill delta att anmäla sig snarast till henne.
- Den 2 oktober kommer ett internationellt möte beträffande östra Medelhavsområdet att äga rum i Stockholm och flera representanter kommer från IS.
- Anki Wetterhall framför att styrelsen tänker på möjligheten att bjuda in samordnare till att delta vid styrelsemöten.
- Amnestys förekomst i massmedia rapporteras som liten. Det rör sig främst om Kosovo och Colombia.
- En bok om mänskliga rättigheter kommer att publiceras av UD under hösten med anledning av firandet av 50-års jubileet.
- Elisabeth Löfgren har sammanställt ett resolutionsförslag om dödsstraffet till de svenska parlamentariker som ska medverka vid ett internationellt parlamentarikermöte. Det slutliga förslaget från de svenska parlamentarikerna innehöll många av de punkter som Amnesty föreslagit.
- Nästa nummer av AmnestyPress kommer att tryckas den 7 september och kommer att innehålla Radiohjälpen, Amnestys biståndsarbete, Fria & Lika samt något om konflikten inom sektionen.
- I Kosovoaktionen deltar 39 grupper.
- Fria & Lika - kampanjen kommer att ha en lägre profil under Radiohjälpen, för att sedan gå in i en slutspurt med final den 10 december.
- Under Radiohjälpsinsamlingen kommer BodyShop att ha Radiohjälpsmaterialet i sina butiker.
- Multimediaspelet om mänskliga rättigheter befinner sig nu i en slutfas.

Dan Grundin meddelar att sekretariatslokalernas kontrakt går ut den 30 september och att styrelsen bör ta ställning till förnyelse av detta.

Beslut att beslut om sekretariatslokalernas kontrakt fattas senast på styrelsemötet den 26-27 september.

Dan Grundin meddelar att ett konsultföretag har erbjudit sig att helt gratis göra en utredning om hur Amnesty är organiserat, hur Amnesty profilerar sig och komma med förslag till förändringar.

Beslut att en diskussion mellan sekretariatet och konsultföretaget kan upptas utan att på något sätt vara bindande för Amnesty.

§ Ekonomisk rapport

Resultatrapporten t.o.m. juli gicks igenom. Dan Grundin belyser speciellt utvecklingen av antalet medlemmar under åren -95, -96 och -97 samt att det är fortsatt bekymmersamt på medlemsfronten och vad gäller insamling. Christian Gräslund betonar att det är viktigt att både styrelsen och sekretariatet noga följer inkomstutvecklingen och att om det befaras att de inte skulle räcka för att täcka budgeterade utgifter, måste åtgärder omedelbart vidtas för att minska dessa. Vidare föreslår Dan Grundin att styrelsen vid ett kommande möte får en redogörelse av arbetet med fundraising inom svenska sektionen.


§ Genomgång av föregående protokoll

Styrelsen betonar vikten av att den nu rådande situationen med den bristande hanteringen av protokollen snabbt måste förändras. Styrelsen går igenom läget beträffande protokollen från 7-8 maj, 2 juni, 13-14 juni, 29 juni och 6 juli. Vidare behandlades anteckningar från möten 17 respektive 23 juni gällande förhandlingar med Ann-Marie Orler.

Beslut att beslut om att lägga de ovannämnda protokollen till handlingarna kan fattas per capsulam.

att eventuella beslut från möten 17 och 23 juni görs tillgängliga.


§ Val av vice ordförande

Beslut att välja Hanna Roberts till vice ordförande.

§ Teckningsrätt för tf. generalsekreteraren och vice ordförande

Beslut att följande personer, var för sig, äger rätt att teckna sektionens firma:
sektionsordförande, Jesús Alcalá
vice ordförande, Hanna Roberts
tf. generalsekreterare, Dan Grundin

att följande personer var för sig vid belopp upp till 15 000 kronor, två i förening vid
belopp överstigande 15 000 kronor, äger rätt att teckna sektionens bank- och postgirokonto:

sektionsordförande, Jesús Alcalá
vice ordförande, Hanna Roberts
tf. generalsekreterare, Dan Grundin
chef för administrativa avdelningen , Hans Hagwall
chef för programavdelningen, Kristina Båth-Sågänger
ekonomiansvarig, Olle Stålberg

att härmed återkalla alla tidigare beslut om teckningsrätt,

att inköp av varor, tjänster och inventarier regleras separat genom attestfunktionen som innehas av generalsekreteraren,

att förklara paragrafen omedelbart justerad. .

§ Val av representant till styrgruppen för Radiohjälpsinsamalingen

Beslut att välja Christian Gräslund till styrelsens representant i styrgruppen för Radiohjälpsinsamlingen.

§ Val av representant i gruppen för flyktingfrågor

Beslut att välja Robert Hårdh till styrelsens representant i gruppen för flyktingfrågor.

§ Val av adjungerad kassör

Beslut att knyta D-utskottet närmare styrelsen och att en representant från D-utskottet, utöver Hanna Roberts, deltar vid varje styrelsemöte.


§ Distriktsansvar i styrelsen

Beslut att göra följande fördelning:

Christian Gräslund - Mälardalen, Uppsala, Stockholm.
Hanna Roberts - Halland, Södra Norrland, Skaraborg.
Susann Olsson - Kronoberg/Kalmar, Västerbotten, Norrbotten.
Robert Hårdh - Värmland, Gotland, Örebro.
Jesús Alcalá - Göteborg, Jönköping, Bohuslän/Älvsborg.
Jenny Wessblad - Skåne/Blekinge, Gästrikland, Dalarna, Östergötland.


§ Rapport från Region Väst

Katarina Bergehed redogjorde historiskt för framväxten av regionkontoret och att kontorets nuvarande lokaler tillträddes i början av 1997. Såsom regionsamordnare har Katarina Bergehed ett regionråd, med representanter från de tre distrikten, som arbetsledare. På regionkontoret anordnas t.ex. öppet hus kvällar varje måndag och medlemsutbildning. Därutöver ger kontoret bl.a. service till medlemmar och grupper samt tar emot skolbesök, och detta sköts av en anställd plus ett antal frivilliga. Kontoret finansieras av avgifter från de tre distrikten, gåvor samt ett bidrag från sektionen på 180 000 under 1998.


§ Utskotten - riktlinjer och sammansättning

Beslut att anta A-utskottets förslag med justeringen att A-utskottet även ska ansvara för EU-föreningen samt att A-utskottet ska samarbeta med B-utskottet beträffande beslut nummer 46 på årsmötet 1998.

Beslut att anta B-utskottets förslag med följande justeringar:
- Under punkt 3 ska bevakningen av SAMFI strykas.
- Under punkt 6 ska läggas till den oavslutade frågan om utvecklingen av MR-undervisning.
- Under punkt 5 ska ICM bevakas under 1999 ej 1998.
- Sammansättningen av utskottet fastställs per capsulam av styrelsen.

Beslut att C-utskottet ska återkomma med slutligt förslag och att styrelsen ska fatta beslut om C-utskottet per capsulam.

Beslut att anta D-utskottets förslag med justeringen att en representant från D-utskottet, utöver Hanna Roberts, deltar vid varje styrelsemöte.

Angående den personal som ska medverka från sekretariatet ber Dan Grundin att få återkomma med slutliga förslag. Vidare betonar han vikten av att dubbelarbete bör undvikas och att utskotten bör ta kontakt med aktuell personal i olika frågor.

Jesús Alcalá föreslog att under året göra en översyn av utskotten.


§ Översyn av mediakonsulternas kostnad för sektionen

Jesús Alcalá gick igenom diskussionsunderlaget och framförde att det är olyckligt att man väljer att disponera Amnestys insamlade pengar på detta sätt. Jesús Alcalá ansåg att styrelsen borde ta ställning till två saker; (1) de två fakturor som inte ännu är attesterade och (2) användning av konsulter framöver.

Under diskussionen framhölls att den viktigaste frågan för styrelsen, och sekretariatet, egentligen är att upphandlingen sker på ett korrekt sätt. Beträffande fakturorna för konsulterna i samband med rekryteringen av generalsekreteraren, ifrågasatte Christian Gräslund riktigheten av summan om 215.664 kronor då han endast har uppgift om totalt 155.000 kronor.

Beslut att skicka alla fakturor från mediakonsulterna till våra revisorer.

att begära anstånd för betalningen av de två fakturor som ännu inte betalats.

att inte ta generell ställning till frågan om användning av konsulter i framtiden.

att styrelsen ska ta del av fakturorna i samband med rekryteringen av generalsekreteraren.


§ Tilläggsäskanden budget 1998

På junimötet fattade styrelsen beslut om nya resurser till ett antal arbetsområden. Då personalsituationen inom IMM-området på sekretariatet kraftigt förändrats sedan dess, anser sekretariatet att en del av de beskrivna aktiviteterna inte kommer att kunna genomföras under hösten, utan tidsmässigt måste senareläggas.

Beslut att sekretariatet till AU den 30 augusti inkommer med en förteckning över vilka av de beslutade aktiviteterna som inte kommer att kunna genomföras under 1998.

§ Diskussion budget 1999

Styrelsen diskuterade handlingsplanens koppling till prioriteringsarbetet i budgeten. Det framhölls att handlingsplanen är ett trubbigt instrument i budgetarbetet, samt att det är svårt att prioritera för 3 år i taget. Maja Åberg påpekade att föregående styrelse hade givit medlemsutbildning låg prioritet men tänkt att den skulle ligga på samma nivå som tidigare. Maja Åberg såg en fara i att ett område helt skulle kunna komma att tas bort, trots att styrelsens avsikt varit en annan. Jesús Alcalá menade att en handlingsplan måste vara mer konkret samt att prioriterade mål alltid måste vara dem vi arbetar för.

Såväl revisor som granskningskommittén har kritiserat den bristande återkopplingen mellan verksamhet och handlingsplan. Christian Gräslund berättade att arbetet med den internationella handlingsplanen kommer att pågå intensivt under hösten, och att C-utskottet måste följa denna process noggrant.

Det framhölls vidare att arbetet med demokratiutredningen kommer att ha hög prioritet under 1999. Maja underströk vikten av att medlemsutbildning inte får nedprioriteras.

En diskussion kring sektionens intäkter följde. Dan Grundin bekräftade att de stora traditionella intäktskällorna medlemsavgifter, insamling och gåvor minskar. Det är viktigt att se efter nya alternativ till intäkter på lång sikt. Gruppavgifter och gruppgåvor har minskat drastiskt och att svenska sektionen har fått en uppdelning av sin ekonomi i en central och lokal del. Styrelsen undrade huruvida årsmötesbeslutet från 1996 att sänka gruppavgifterna till sektionen gjort att Amnesty totalt sett får in mindre pengar.

Beslut att ge sekretariatet i uppdrag att ta fram uppgifter om distriktens budget, ekonomi, organisation, aktiviteter och distriktsavgifter, varefter C-utskottet ska se på den organisatoriska aspekten.


§ Johanna Strandhs brev

Styrelsen gick igenom de punkter som Johanna Strandh anfört när hon meddelade sin avgång ur styrelsen.


§ IT-utredningen

Beslut att överlåta till Jesús Alcalá och Dan Grundin att följa upp det beslut som fattades på styrelsemötet den 7-8 maj 1998 om att tillsätta en grupp som ska göra utredningen mer tillgänglig.

att denna grupp ska presentera en rapport till styrelsemötet den 5-6 december 1998.


§ Brev från Joakim Jardenberg

Styrelsen diskuterade generellt om vad för slags information som ska finnas på de interna hemsidorna och hur den ska presenteras. En viktig fråga är hur all korrespondens till styrelsen ska hanteras. Flera framförde att det var viktigt med öppenheten.

Beslut att Susann Olsson svarar på Joakim Jardenbergs brev i samråd med sekretariatet.

att sekretariatet ska förbereda ett underlag till styrelsemötet i september om informationshanteringen på de interna hemsidorna, speciellt vad avser det som visas på första sidan, datum på korrespondens till styrelsen och placering av styrelsens svar på brev.


§ Övriga brev till styrelsen

Styrelsen betonade vikten av att alla brev besvaras och att hanteringen av breven förbättras.


§ Internationella kassörsmötet

Beslut att sekretariatet ska anmäla att en person kommer på det internationella kassörsmötet.

att frågan om deltagande vid detta möte tas upp i D-utskottet och att D-utskottet beslutar vem som ska skickas.


§ Internationella insamlingsmötet

Beslut att Hanna Roberts ska deltaga för styrelsens räkning på det internationella insamlingsmötet och att sekretariatet utser en deltagare.


§ Enkät från IS

Beslut att sekretariatet presenterar ett förslag till styrelsen för hur detta ska besvaras och att styrelsen ges möjlighet att komma med synpunkter på detta förslag.


§ EU-föreningen

EU-föreningen har bjudit in svenska sektionen till ett seminarium i Bryssel om "EU Human Rights Policy: From Declarations to Implementation".

Beslut att uppdra åt Robert Hårdh att ta kontakt med Elisabeth Löfgren för att undersöka om en representant från svenska sektionen bör närvara.


§ Årsmöte/MR-konferens 1999

Dan Grundin berättar att Stockholmsdistriktet har visat intresse för att anordna årsmötet/MR-konferensen 1999.

Beslut att Robert Hårdh kontaktar Stockholmsdistriktet och diskuterar frågan vidare.


§ Rekrytering av ny generalsekreterare och översyn av sekretariatet

Diskussion kring frågorna om när rekryteringen av en ny generalsekreterare ska påbörjas. Flera ledamöter framhåller att vi bör vänta med detta tills RC avgivit sina rekommendationer i denna fråga. Dock framförs att rekryteringen bör vara avslutad till årsmötet/MR-konferensen 1999 och att styrelsen bör påbörja förberedelsen av rekryteringen.

Beslut att Jesús Alcalá, Hanna Roberts och Robert Hårdh ska presentera rekommendationer om rekryteringen av en ny generalsekreterare till styrelsemötet i september.

att C-utskottet presenterar rekommendationer om översynen av sekretariatet till styrelsemötet den 26-27 september 1998.


§ Policy för uttalande i media

Beslut att avföra denna fråga från dagordningen såsom det fattats beslut om på extra styrelsemötet den 6 juli.


§ Styrelsemöteskostnader

Susann Olsson redogör för att styrelsens kostnader för styrelsemöten är mycket hög på grund av alla extra styrelsemöten. Eftersom det framhålls att styrelsen måste försöka dra ned på kostnaderna för mötena diskuteras styrelsens idé om att försöka hålla möten över hela landet. Katarina Bergehed berättar om de positiva reaktioner som hon hört med anledning av styrelsens möte i Göteborg. Hon framhåller att det fortfarande är semester och tycker att det är viktigt att styrelsen reser ut och träffa medlemmarna runt om i landet.

Beslut att sekretariatet ska ta fram uppgifter på hur mycket respektive styrelsemöte kostat sedan årsmötet.


§ Brev från Granskningskommittén den 10 augusti

Beslut att Jesus Alcalá och Dan Grundin svarar på brevet från Granskningskommittén den 10 augusti.


§ Inbjudan från Jönköpingsdistriktet

Jönköpingsdistriktet har bjudit in styrelsen att medverka vid ett diskussionsmöte den 6 september i Jönköping om den rådande situationen i sektionen och om händelserna i juni.

Beslut att Susann Olsson ska se om hon kan närvara på detta möte. I annat fall utser styrelsen en annan representant.


§ Arbetsgivarfrågor

Händelser i juni och arbetssituationen på sekretariatet


Mötet avslutades med en policydiskussion om "Vart är vi på väg - internationellt?" - Amnesty och de ekonomiska, sociala och kulturella rättigheterna, och ett tiotal personer utöver styrelsen deltog i diskussionen.





Cecilia Kaijser Jesús Alcalá
Protokollförare Mötesordförande




Robert Hårdh
Justerare