Direktiv för budgetarbetet 2001 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2000

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 7 juni 2000

Direktiv för budgetarbetet 2001

Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbetet avseende år 2001. Riktlinjerna avser

1. Verksamhetens inriktning
2. De ekonomiska förutsättningarna
3. Budgetens struktur
4. Ekonomiska ramar
5. Tidplan för det fortsatta arbetet


1. Verksamhetens inriktning

Grunden för budgeten 2001 är sektionens handlingsplan 2000-2004, fastställd av årsmötet i Malmö 2000. Handlingsplanen pekar ut sex huvudmål prioriterade under perioden:

1. Bekämpa tortyr och dödstraffet

2. Arbeta mot övergrepp som drabbar kvinnor

3. Stärka asylrätten och flyktingars rättigheter

4. Agera för människorättsförsvarare

5. Öka aktivismen

6. Effektivare fundraising

Det åligger styrelsen att göra prioriteringar av handlingsplanens huvudmål under perioden 2001-2004. Sekretariatet har lämnat ett första förslag (se underlaget "Förslag till genomförande av Handlingsplanen 2000-2004") på prioriteringar. Detta underlag om direktiv för budgeten 2001 bygger på sekretariatets förslag till prioriteringar.

För år 2001 har följande huvudmål högsta prioritet:

1. Bekämpa tortyr och dödstraffet
3. Stärka asylrätten och flyktingars rättigheter
5. Öka aktivismen
6. Effektivare fundraising

Hög prioritet, men kräver endast begränsade resurser:

2. Arbeta mot övergrepp som drabbar kvinnor

Lägre prioritet:

4. Agera för människorättsförsvarare


2. De ekonomiska förutsättningarna

Enligt handlingsplanen är målet att sektionens intäkter ökar med 5 % årligen. Utifrån detta mål kan man, rent matematiskt, beräkna de ekonomiska ramarna för verksamheten under hela handlingsplaneperioden. Tre frågor inställer sig emellertid: Hur ska tillväxtmålet på 5 % definieras? Ska budgeten vara balanserad under handlingsplaneperioden? Vilket utgångsvärde ska vi använda när vi lägger fast budgeten för 2001? Den första frågan handlar om vi med 5 % tillväxt menar en reell tillväxt (inflation inräknad) eller inte. Den andra frågan är aktuell inte minst med tanke på den nya Humanfondsreserven som kan börja upplösas 2001 och alltså räknas som intäkt till sektionen. Den tredje frågan kan besvaras med att antingen de budgeterade intäkterna för 2000 eller det prognosticerade utfallet 2000 är utgångspunkten för handlingsplaneperiodens tillväxt.

Intäkterna med upplösning av Humanfondsreserven - ett exempel

Om vi utgår från budget 2000 med intäkter på 39,6 mkr så skulle intäkterna för 2001 uppgå till antingen 41 500 tkr (ökning 5 %) eller 42 200 tkr (reell ökning 5 %, med 1,7 % inflation). Här förordar sekretariatet det andra alternativet på 42 200 tkr. Genom att upplösa 1 300 tkr av Humanfondsreserven skulle vi kunna nå detta intäktsmål utan att öka intäkterna för andra intäktsslag undantaget Humanfonden. Humanfonden ska enligt styrelsebeslut i januari 2000 budgeteras med 70 % av utfallet i april föregående år, vilket för 2001 innebär 8 500 tkr. En översikt av intäkterna 2001 med oförändrade intäktsmål jämfört med 2000 för allt utom Humanfonden och Humanfondsreserven, samt WANTED-kampanjen skulle se ut som följer (siffrorna avser tkr).


Avgifter
14 780
Försäljning
475
Prenumerationer
450
Gåvor & Bidrag
16 695
Humanfonden
8 500
Uppl.Humanfondsreserv
1 300
Totalt
42 200
Upplösningen av Humanfondsreserven är alltså att betrakta som en intäkt, realiserad 1999, men tillgänglig först 2001. Tillväxtmålet i handlingsplanen bör i exemplet ovan uppfattas som att de ekonomiska resurserna tillgängliga för sektionens verksamhet ska öka med 5 % årligen, snarare än att våra insamlings- och medlemsvärvningsmetoder ska ge en ökad avkastning med 5 % årligen. Observera att detta endast är ett exempel för att illustrera verkningarna av Humanfondsreserven som ett nytt intäktsslag. Förslaget till intäktsbudget 2001 presenteras i bilaga 1.

Om vi rent hypotetiskt antar att det slutliga utfallet från Humanfonden i år blir detsamma som för april, d v s 12 100 tkr, innebär detta att 5 600 tkr tillförs Humanfondsreserven. Om vi dessutom antar att vi 2001 upplöser 1 300 tkr så innebär det att vi fortfarande har 3 300 tkr kvar från 1999 års Humanfondsreserv när vi kliver in i 2002. Till detta ska då läggas 5 600 tkr från år 2000, sammanlagt 8 900 00 tkr tillgängliga som intäkter för 2002! Det finns alltså anledning att tro att vi med en bra Humanfondsutdelning i år redan vid årsskiftet har förutsättningarna för att ro i land handlingsplanen ekonomiskt. Notera dock att övriga intäkter måste ligga kvar på samma nivå. En brasklapp i detta sammanhang är naturligtvis medlemsutvecklingen. Här ser vi redan nu att vi kommer att hamna en bra bit under budget 2000. I förslaget till intäktsbudget 2001 i bilaga 1 har vi i prognosen för 2000 endast tagit med minskningen av intäkterna på medlemssidan och inte den förmodade ökningen av intäkterna från Humanfonden.

Kostnaderna

Handlingsplanens huvudmål innehåller en rad aktiviteter som avser ny eller väsentligt utökad verksamhet, i budgettermer "disp 2". Förutom WANTED-kampanjen betraktar vi kostnaderna för 2000, motsvarande 38 100 tkr, som den nuvarande basnivån för den verksamhet som beskrivs i handlingsplanens sex långsiktiga mål. I budgettermer utgörs denna basnivå av det vi kallar "fast" och "disp 1". Vi har i sekretariatets planeringsarbete utgått från att budgeten ska vara balanserad, vilket innebär att även kostnadssidan 2001 ökar med 2 600 tkr utgående från årets kostnadsbudget på 39 600 tkr och landar på 42 200 tkr.


3. Budgetens struktur

Intäkterna

På intäktssidan föreslås inga förändringar beträffande indelningen i huvudgrupper. Dessa är även fortsättningsvis medlems- och gruppavgifter, försäljning, prenumerationsavgifter, gåvor och bidrag samt övriga intäkter (framförallt räntor). Däremot kommer en intäktspost att läggas till, nämligen upplösning av Humanfondsreserven, vilket framgår av förslaget till intäktsbudget för 2001 i bilaga 1.

Utvecklingen av sektionens intäkter har hittills under 2000 följt samma utveckling som de senaste åren, där medlemsavgifterna, och i viss mån intäkterna från givarbreven, står för en minskande del av de totala intäkterna. Intäktsslag som uppvisar en ökning är AmnestySupporter, Humanfonden och Hjälpfonden.

För att vända den negativa trenden för medlemmar och regelbundna bidragsgivare föreslog sekretariatet en extern medlemsvärvnings- och insamlingskampanj år 2000, WANTED-kampanjen, med start under Amnestyveckan 1999 då medlemsåret 2000 inleddes. Tyvärr har kampanjens mål inte uppnåtts, och vi ser även hur de under 90-talet framgångsrika direktreklamkampanjerna nu blivit mycket dyra och ger förhållandevis dåliga resultat. Vi är övertygade om att vi inte kan vända den här trenden om vi inte lyckas mobilisera våra egna medlemmar i medlemsvärvnings- och insamlingsarbetet. Här ser vi hur handlingsplanens huvudmål "öka aktivismen" och "effektivare fundraising" kan och bör koordineras.

I förslaget till intäktsbudget 2001 har vi valt en försiktig linje och räknat på en minskning av medlemsintäkterna i förhållande till budget 2000, väl medvetna om att vi i och med detta inte räknar med att under det första året kunna uoofylla handlingsplanens mål att öka antalet medlemmar med 5 % årligen. Vi tror alltså inte det är realistiskt att förvänta sig att vi ska kunna vända en flerårig nedåtgående trend till tillväxt under det första året. Här skulle vi vilja förespråka ett tillväxtmål som liknar det för aktiva medlemmar under huvudmålet "Öka aktivismen", nämligen hur många fler medlemmar vi ska vara i slutet av handlingsplaneperioden. Övriga intäktsslag under budget 2000 är försäljning av rapporter, spontana gåvor, Almanackan och speciella insamlingsaktioner. Ökade intäkter jämfört med budget 2000 förväntas från grupper och distrikt, AmnestyGiro, AmnestySupporter, Humanfonden (vars framtida intäkter beräknas på ett sedan tidigare fastslaget sätt) samt Hjälpfonden.

Trots den försiktiga budgeteringen när det gäller medlemsintäkter och gåvor och bidrag har vi budgeterat de totala intäkterna 5 % högre än budget 2000. Ökningen utgörs nästan uteslutande av upplösningen av Humanfondsreserven.

Nedan redogörs för några av de viktigaste inslagen i förslaget till intäktsbudget 2001.

Intäktsslag

Avgifter
Intäkterna från medlemsavgifter, d v s antalet medlemmar, bygger på "staus quo", d v s att det prognosticerade medlemsantalet för 2000, ca 60 000, bibehålls och att vi under 2001 arbetar med att utveckla både medlemsvärvningen och medlemsvården. Med ett förväntat bortfall på 13 % innebär detta att vi ändå måste värva 7 400 nya medlemmar. Avgifterna från grupper baseras på 235 arbetsgrupper och 45 ungdomsgrupper.

Försäljning
Försäljningen av rapporter, övriga publikationer och Almanackan förväntas ligga under 2000 års budget. Framför allt beror detta på att vi föreslår att Årsrapporten inte översätts och dessa försäljningsintäkter då försvinner (-75 tkr).

Prenumerationer
Oförändrat gentemot 2000.

Gåvor & bidrag
Bidragen från grupper och distrikt beräknas öka kraftigt jämfört med budget 2000, men ligger i nivå med utfallet 1999.

Diskussioner pågår för närvarande om ett fortsatt sponsorsamarbete med det företag som köpt upp SCA Fine Paper, men ingenting är klart och därför föreslår vi tillsvidare inga intäkter under intäktsslaget företagssamarbete.

Spontana gåvor har budgeterats något lägre än budget 2000.

Insamlingar, d v s breven till våra regelbundna givare, har budgeterats till samma nivå som 2000.

AmnestyGiro, d v s gåvor via autogiro, är något högre än budget 2000, vilket beror på den autogirosatsning som förväntas komma i gång under hösten 2000.

AmnestySupporter visar en positiv utveckling och här tror vi att intäkterna kommer att öka.

Intäkterna från Almanackan beräknas bli något lägre än budget 2000, beroende på det sjunkande antalet medlemmar.

Under Speciella insamlingsprojekt ryms aktiviteter som t ex ibladningar och inköp av adresser framförallt planerade för hösten 2001. Här räknar vi med lägre intäkter än budget 2000.

Humanfonden är år 2001, enligt tidigare styrelsebeslut, budgeterat till 70 % av det beräknade utfallet i april 2000.

Humanfondsreserven upplöses med 2 260 tkr.

Hjälpfonden beskriver en fortsatt positiv utveckling, trots att våra marknadsföringsinsatser varit mycket blygsamma.

Övrigt
Intäktsslaget inkluderar de förväntade ränteintäkterna.

Kostnader

När det gäller kostnaderna följer vi den sedan några år antagna budgetprocessen (budgetprocessen kan man läsa om i styrelseunderlagen "Svenska sektionens planering och budgetprocess", ORG 53/051/1997, och "Ny budgetmodell", ORG 53/249/1999, vilken innehåller kompletteringar till budgetmodellen). I stort innebär budgetprocessen att kopplingen till handlingsplanen blir tydligare, att budgeten utformas som en långsiktig ekonomisk plan där handlingsplanens delmål kopplas till siffror samt att prioriteringar tydliggörs. Vidare görs en uppdelning i en fast del och i två disponibla delar. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla kostnader som är nödvändiga för att svenska sektionen ska kunna upprätthålla en "miniminivå" på arbetet. Den första av de två disponibla delarna, disp 1, innehåller de kostnader som tillsammans med de fasta upprätthåller den nuvarande verksamhetsnivån (och kan vara såväl gammal som ny verksamhet). Den andra av de två disponibla delarna, disp 2, omfattar all form av utökning eller extrainsatser (och kan vara såväl gammal som ny verksamhet) och vars verksamhet ska vara direkt kopplad till intäkterna och inte får sättas igång innan man är säker på att finansiering finns. Vad gäller de disponibla delarna av budgeten fattar man under året beslut om dessa. I budgetförslaget för det nästkommande året ska både den fasta delen och de två disponibla delarna ingå. Prioriteringar ska underlättas genom att man presenterar budgetförslaget för de disponibla delarna i form av avgränsade bitar och genom att samtliga verksamheter inom de disponibla delarna åsätts en prioriteringsgrad.

Programmen grupperas i sex programområden som följer de långsiktiga målen i såväl den internationella som svenska handlingsplanen: stärka utrednings- och aktionsstrategierna, få människor att agera, främja mänskliga rättigheter, vidareutbilda människor och utveckla organisationen, förbättra information och kommunikation, samt garantera ekonomisk stabilitet och tillväxt. Programområdena indelas i ett antal program. Programmen delas sedan in i delprogram, och det är på den nivån det konkreta budgeteringsarbetet görs. Man kan säga att det är delprogrammen som utgör budgetens byggstenar.

De direkta kostnaderna inom ovan nämnda sex programområden benämns programkostnader. Förutom dessa finns även kostnadsslagen: IS-avgiften, sekretariats-, och personalkostnader. Denna uppdelning har funnits i många år och bör finnas kvar för att kunna göra jämförelser över åren.

Programkostnaderna för den nya handlingsplanens huvudmål är per definition att betrakta som disp 2, eftersom de ligger inom handlingsplanens "tillväxtdel". För varje kostnad i disp 2 bör finnas en hänvisning till handlingsplanens huvudmål.


4. Ekonomiska ramar

I handlingsplanen 2000-2004 sägs att vi ska öka våra intäkter med 5 % årligen. Vi måste dock bestämma on vi ska räkna tillväxten från budget 2000 eller det prognosticerade reultatet 2000, vilket är två helt skilda saker. Utgår vi från prognosen för 2000 (bilaga 1) kan vi efter första tertialet konstatera att medlemsintäkterna ser ut att landa mellan 800-900 tkr under fjolårets resultat, och ca 1 500 tkr under budget för i år, däremot kommer Humanfonden med all säkerhet att överskrida budget på 6 400 tkr, hur mycket är naturligtvis omöjligt att säga. Överskottet från Humanfonden ska i första hand användas för att uppnå ett "nollresultat", därefter görs en avsättning till Humanfondsreserven. Vi utgår från att de totala intäkterna för 2000 kommer att nå budget och föreslår därför att de budgeterade intäkterna 2000 utgör utgångspunkten för intäktsbudgeten 2001.

2001 års ekonomiska ram

Vi föreslår för år 2001 att intäkterna ska vara 42 200 tkr.

Vad gäller kostnaderna förslår vi att dessa ska vara 42 200 tkr, och att budgeten alltså är balanserad.

Verksamhet år 2001 för beslut 2000

Vi föreslår dessutom att styrelsen fattar beslut om de verksamheter år 2001, som beskrivs i bilaga 2.


5. Tidplan för det fortsatta arbetet

- På styrelsemötet den 16-18 juni fastställs de allmänna riktlinjerna för det fortsatta budgetarbetet.

- En preliminär verksamhetsplan och budget presenteras styrelsen på AU-mötet den 3 september.

- På styrelsemötet den 23-24 september fastställer styrelsen ett budgetförslag, som sedan går ut till rörelsen och som är underlag för budgetmötet.

- Den 11 november hålls budgetmötet.

- Ett förslag till definitiv budget - baserad på den preliminära budgeten, eventuella förslag från budgetmötet och förändringar föranledda av den ekonomiska utvecklingen - presenteras styrelsen inför mötet den 2-3 december. Definitiv budget fastställs.


Förslag till beslut

Med hänvisning till ovanstående föreslås styrelsen besluta

att sektionens ekonomiska tillväxtmål 2001-2004 ska definieras som 5 % reell tillväxt årligen

att tillväxten räknas utifrån de budgeterade intäkterna 2000

att intäkterna 2001 förväntas bli 42 200 tkr

att budgeten 2001 är balanserad och kostnaderna uppgår till 42 200 tkr

att verksamheter för år 2001 enligt bilaga 2 godkänns

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen.



















Bilaga 2

Verksamhet 2001 för beslut 2000

Nedanstående verksamheter är av det slaget att styrelsen redan på sitt junimöte bör fatta beslut om verksamheten ska bedrivas under 2001. Anledningen till det kan vara att vi aviserar om förnyad prenumeration, påbörjar ett omfattande planeringsarbete, material produceras eller att det tar tid att avveckla en verksamhet vid ett beslut om att verksamheten inte ska bedrivas. Notera dock att ingen budget för verksamheterna nedan ännu upprättats, det rör sig om principbeslut.

Kortkampanjen
Amnesty Press
EU-föreningen
Årsrapporten (sekretariatets förslag är att årsrapporten ej översätts 2001)
Almanackan
Medlemsvärvning (medlemsåret 2001 startar i s m Amnestyveckan i oktober 2000)
Personal (förslag att det fasta tjänsteutrymmet 2001 inte minskar)