Rapportering från internationella möten Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2000

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 8 juni 2000

Rapportering från internationella möten - riktlinjer antagna 1997

Förtroendevalda, medlemmar med t. ex. särskilda uppgifter i sektionen och anställda deltar i möten av olika slag. Vem som deltar i ett möte beror på vad det är för möte och vilken kompetens som krävs för deltagande. Det kan vara internationella amnestymöten eller möten arrangerade av andra. Typer av möten kan vara beslutande, samordnande, arbetsmöten, utbildningar, seminarier eller andra sektioners årsmöten. Man deltar som observatör, beslutsfattare, för arbete eller utbildning. Ett försök till indelning kan vara följande:

Beslutande möten
ICM
EU-föreningens årsmöte

Samordnande eller rådgivande möten
Grouping-möte
Nordiskt möte
Finansmöte
Director´s meeting
Nordiskt GS-möte

Utbildning
Internationella seminarier för landsamordnare

Arbetsmöten
Handläggarmöten internationellt
Handläggarmöten Norden
Intersektionella möten för landsamordnare
Internationella möten för specialgrupper
Kampanjmöten på tema eller land

Övriga möten
Andra sektioners årsmöten
Andra möten eller uppdrag

Internationella möten arrangerade av andra
Huridoc

Riktlinjer för deltagande i internationella möten

Uppdraget
Den som åker på ett möte ska vara klar över följande:
a) I vilken roll man deltar
b) På vilket sätt man förbereder sig
c) Hur man agerar under själva mötet
d) Att följa upp frågor som kommit fram under mötet
e) Att rapportera skriftligen och ibland även muntligen.

Det åligger deltagaren i mötet att skaffa sig information om vad mötet ska ta upp och att a-e ovan är tydliga. Det åligger även uppdragsgivaren att vara tydlig i dessa krav.

Rapporten
Det går förmodligen inte att strömlinjeforma rapportering etc för alla de olika möten, utan de måste behandlas var för sig beroende på typ av möte och på vem som åker. Skriftliga rapporter bör vara ett krav för de flesta möten, möjligtvis med undantag för rena arbetsmöten. Rapporten ska vara saklig och spegla vad mötet kommit fram till samt innehålla information om vilka som var representerade på mötet samt eventuell annan information viktig att förmedla. Har man hållit ett anförande bör det bifogas rapporten.
För merparten av ovanstående möten gäller att protokoll eller minnesanteckningar förs. De kommer dock ofta långt efter det att mötet ägt rum, varför en rapport från deltagaren är önskvärd. Rapportering skall ske inom två månader efter hemkomst.

Förberedelser och rapportering
Vad som gäller för deltagande i ICM är väl reglerat och formaliserat med både förberedelser och rapportering.

Deltagande i EU-föreningens årsmöte görs som beslutsfattare. Inför detta möte bör styrelsen ha diskuterat vilken ståndpunkt sektionen har i de olika ärenden, som står på dagordningen, så att det är bekant för den som deltar i mötet. Rapport bör skrivas, som speglar viktigare beslut, även om formellt protokoll kommer senare.

Inför Grouping-mötet bör styrelsen gå igenom dagordningen och göra klart vilka frågor sektionen ska driva, bevaka särskilt och göra klart vilken ståndpunkt styrelsen har. Rapport bör skrivas, som speglar viktigare beslut, även om formellt protokoll kommer senare.

Inför Nordiskt möte i vilket styrelsemedlem och/eller anställd deltar, bör beroende på ärenden, styrelsen gå igenom viktiga frågor att driva. Rapport bör skrivas om viktigare beslut och förslag även om protokoll kommer senare.

Inför det internationella finansmötet bör styrelsen alternativt ordförande/kassör/generalsekreterare utifrån dagordningen gå igenom hur man ser på olika frågor och vad representanterna särskilt ska bevaka eller framföra. Rapport bör skrivas till styrelsen om viktigare beslut och förslag.

För andra uppdrag är det svårt att ange hur rutinen bör vara. Emellertid måste den som far alltid få ett tydligt uppdrag och information om hur och vad som ska rapporteras tillbaka. Ansvaret för att så sker bör åvilar ordförande.

Sektionen får kontinuerligt inbjudan till andra sektioners årsmöten . Man har då närmast en observatörsroll. Policyn är att vi alltid deltar i de nordiska sektionernas årsmöten och att en från styrelsen deltar tillsammans med en anställd. I övrigt har vi prioriterat deltagande i vår sektionsgrupperings årsmöten och då med en deltagare. Praxis är att rapport skrivs till styrelsen. Rapporterna läggs numera in i styrelsedatabasen. Inför deltagande i årsmöten bör styrelsen alternativt ordförande komma överens med den som reser om det finns några särskilda frågor som bör bevakas eller några särskilda kontakter som bör tas. Några punkter om vad som bör tas upp i rapporten bör kanske också finnas.

Det är mest våra landsamordnare som deltar i olika intersektionella seminarie r inom sina respektive intresseområden. Rutinen för landsamordnare är att de skriftligen rapporterar från mötet. Rapporten skickas till sekretariatet, som informerar andra samordnare om att rapporten finns att beställa. Samo informerar även ibland själva sina grupper om vad som kommit fram på mötet.
Samo deltar även i utbildning arrangerad av IS. För den gäller samma rutin som för intersektionella möten.

Även specialgrupperna deltar i en del internationella möten . Här fungerar inte rapportering lika bra som för samo. Samma rutin bör gälla som för intersektionella seminarier.

För andra uppdrag gäller att det är svårt att lägga upp en rutin. Ordförande och/eller generalsekreterare bör ha ansvaret för att så sker.

Kanaler för spridning av information
De kanaler vi har för spridning av information fn är:
Amnesty Press
Grupputskicket
Databaser
Samoutskick
Distriktsombudsutskick
FLO-utskick
Amnesty Debatt.

Vilken kanal som väljs är beroende av vilken typ av möte man rapporterar ifrån.
Amnesty Press skriver primärt om det internationella rådsmötet, men ber ibland personer som ska besöka andra sektioner att skriva något för AP.

Amnesty Debatt har bett om att få rapporter från internationella möten, skrivna direkt för AD.