Bilaga 2 Tilläggsäskanden disp 2 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 1998

Bilaga 2


Anledningen till sekretariatets tilläggsäskande i disp 2 är det arv som inkommit till sektionen.

Förslagen nedan vg IMM baserar sig på planering för de närmaste två-tre åren, och berör kostnader redan under 1998 både inom och utom liggande budget. Åtgärderna utanför budget är förslag på investeringar är som vi uppmanats att göra för att öka intäkterna under kommande år, men alla (utom Betalningar över Internet) är åtgärder som det redan tidigare funnits behov av att genomföra.

1. REGISTERANALYS – NYA RESURSER TILL IMM-ARBETET

Finns i budget-98, disp 2/juni (100 tkr)

Den utökning av resurser vi föreslår innebär en projekttjänst med inriktning på analys av våra insamlings- och medlemsvärvningaktiviteter och hanteringen av data kring dessa i sektionens centrala register.

I tjänsten skulle ingå
- att svara för selektering och utsökning av data i registret i samband med utskrifter och rapporter
- att via en integrering av registret och Notes bygga upp rapporteringsrutiner för IMM-arbetet i sin helhet, dels avseende interna nyckelbegrepp, dels avseende sektionens externa nyckeltal
- att bearbeta befintlig information i registret, samt redovisa och utvärdera resultat av insamlings- och medlemsvärvningsarbetet, dels avseende externa aktiviteter som annonskampanjer, ibladningar, DR-utskick, dels avseende interna aktiviteter som givarbrev, interna värvningsutskick, aviseringar och påminnelser
- att förbättra och förfina våra arbetsmetoder inom IMM-området med regelbundna testutskick i syfte att ”spetsa” våra målgrupper
- att i samarbete med ansvariga för IMM-arbetet och registeransvarige planera, utvärdera och utveckla ovan nämnda aktiviteter, gärna i form av en utökad ”IMM-grupp” på sekretariatet

Förslag till beslut
I budgeten finns för beslut i juni (disp 2) sammanlagt 100 000 kr för registeranalys. Vi anser att det är av högsta vikt att registeranalysarbetet blir en integrerad del av för att effektivisera medlemsvärvnings-/insamlingsarbetet och att möta den hårdnande konkurrensen på insamlingsområdet. Vi föreslår därför att registeranalystjänsten inrättas enligt ovan efter styrelsebeslut i juni och att detta arbetet görs till en permanent del av IMM-arbetet från 1999 och framåt.


2. MEDLEMSKAP/UPPGRADERING VIA AUTOGIRO

25 000 kr för 1998
(därefter löp. verks.) 600 000 för 1999 (ungefärlig kostnad) 800 000 för år 2000 (ungefärlig kostnad)

Medlemskap/uppgradering via Autogiro är ett program som syftar till att göra så många som möjligt till medlemmar och givare över betalningsformen Autogiro. Som vi ser det på IMM är programmet nödvändigt och den egenligen enda intressanta investeringen för att öka intäkterna från medlemmar och givare i stor skala på sikt. Programmet betyder att medlemmen/givaren delar upp sin betalning varje månad vilket ger: möjlighet till fler gåvor utöver medlemsavgiften - det är lättare att motivera att öka 20 kr/mån (medlemsavgift idag) till 30 kr/mån än att begära 360 kr istället för 240 vid ett tillfälle. Dessutom kan vi sänka bortfallsprocenter, sänka kostnader för utskick, förbereda insamlingsarbetet för inbetalningskortets avvecklande etc.

Hela programmets idé bygger också på en ökad kunskap om våra medlemmar/givare för att kunna klassa dem i givarbeteenden i syfte att öka deras givande: det man brukar kalla uppgradering. Därför är ytterligare analyser av vårt befintliga register (se punkt 4-6) särskilt väsentliga vid starten av Medlemskap/uppgradering via Autogiro. (Utförligare beskrivning finns i IMM:s planeringsdokument för de närmaste två-tre åren)

Förslag till beslut
att styrelsen vid junimötet fattar beslut om att starta programmet och anslår medel enligt ovan för förberedelser under hösten 1998.



3. BETALNINGAR ÖVER INTERNET

50 000 kr
(därefter löp. verks 2 500 kr/mån.)

Bakgrund
Ett antal banker är för närvarande involverade i ett projekt med betalningar över Internet via det nya SET-systemet (Secure Electronic Transactions). SET-systemet har i första hand utvecklats för att bedriva handel på nätet där bankerna garanterar betalningssäkerheten. Naturligtvis kan SET-systemet även användas för Amnesty mer närliggande områden som medlemsinbetalningar och gåvor. SET-betalningar kommer att lanseras under augusti i större skala, och för Amnestys del betyder detta att betalningsformen skulle kunna lanseras under Radiohjälpens höstkampanj. Även marknadsföringsvärdet kommer att vara stort om vi lanserar internetbetalningar till Radiohjälpskampanjen: Amnesty kommer att vara först bland ideella organisationer att använda denna betalningsväg i ett så stort insamlingsprojekt. Inte minst intressant för vår egen målgrupp som ligger i yngre åldersgrupper än genomsnittet för insamlande organisationer.

Dataföretaget Know IT, som var den leverantör som utvecklade vårt registersystem Aniara 1996, är intresserade av att sponsra Amnesty med två veckors konsultarbete för att lägga upp en betalningstjänst över Internet via SET-systemet. Skälet till detta är att Know IT vill ha Amnesty som kund och referens i sitt nya SET-motell.


Finansiering

Amnesty står för investeringen totalt 200 000 kr, varav 150 000 kr tas ur befintlig budget (IMM-aktiviteter ism kampanjer).

Ev. Efterfinansiering.
Amnesty får ersättning från Know IT för exponering i samband med Radiohjälpens Höstinsamling och sektionens hemsida. Hur stor denna ersättning kan bli är inte klart. Ett första förslag har legat i storleksordningen 50 000 - 100 000 kronor. Detta alternativ måste givetvis diskuteras med Radiohjälpen och Amnestyfonden för att se om det är möjligt.

Förslag till beslut

att styrelsen vid junimötet beslutar att anslå medel enligt ovan för att investera i ovan beskrivna betalningsmöjlighet över internet.



4. PERSONNUMMERSÄTTNING AV AMNESTYS REGISTER

160 000 kr
(därefter löp. verks 53 000 kr/år (månadsvis uppdatering)

De flesta stora insamlande organisationer har personnummersatta register idag. Det uppfattas som självklart att man inte har råd att mista fördelarna av personnummer (specificerat nedan). Det finns exempel där organisationer helt slutat sända givarbrev etc till de givare/medlemmar man inte har personnummerupgift på, för att detta medför för höga postreturkostnader, låga svarsfrekvenser, badwill i form av upprörda anhöriga till avlidna adressater, etc. Det är viktigt att betona att personnumret aldrig används utåt, mot medlem/givare utan endast som effektiv identifikation inom registret/organisationen. Amnesty registrerar redan idag personnummer på sektionens ca 2 600 autogivare (obligatoriskt). Den nya personuppgiftslagen som träder i kraft den 24/10 1998 kommer inte att påverka personnummersättning enligt ovan.


Fördelarna med att ha personnummer i Amnestys register är:

-det är enklare att hålla ordning på var medlemmar/givare bor
-vi får färre returer på vår post vilket sparar pengar och arbetstid
-vi undviker att sända material till avlidna
-idag ”tappar” vi tusentals medlemmar/givare som glömmer att adressändra
till oss. Detta kan vi undvika.
-Amnesty kan göra interna analyser. Mycket viktigt då ålder är en viktig faktor vid t ex värvning av medlemmar/givare.
-vi kan göra säkrare urval i registret.
-personnumret är bra för säker identifiering
-för medlemmen/givaren är det viktigt att personen får sitt material, sin AmnestyPress etc eftersom Amnesty när
medlemmen/givaren betalat står i en form av skuld till personen


Förslag till beslut
att styrelsen vid junimötet fattar beslut om anslå pengar för att införa personnummer under hösten 1998 och att sekretariatet budgeterar för ett fortsatt underhåll av personnummersättningen som en löpande verksamhet.



5. SPAR-ANALYS AV REGISTRET

92 000 kr


SPAR=Statens person- och adressregister

1995 genomfördes en analys av Amnestys register gentemot det statliga personregistret SPAR.
Det gav oss ovärderlig kunskap om medlemmarnas och givarnas:
- kön
- ålder
- bostadsort
- inkomst
- civilstånd
- förmögenhet
- boendeform
- barn eller ej

Denna kunskap, som sammantällts i en rapport, har använts i en rad olika sammanhang:
- marknadsföringen
- medlems- och givarvärvning
- i grupper soch distrikts utåtriktade arbete
- i utbildningar
- av Amnesty Press (annonsförsäljning)

Förslag till beslut
Det är dags att göra om denna analys av sektionens register. Var tredje år är ett vedertaget intervall.Vi föreslår därför

att styrelsen vid junimötet anslår medel enligt ovan för att genomföra en SPAR-analys hösten 1998.


6. MOSAIC-SÄTTNING AV AMNESTYS REGISTER

37 000 kr


MOSAIC är ett livsstilsindex baserat på var och hur personer bor. MOSAIC är mer precist än postnummer, eftersom helt olika typer av bostadsområden/livsstilar kan rymmas inom samma postnummer. Metoden gör det möjligt att finna mindre ”svarta fläckar” i större ”vita fläckar” som vi nu inte bearbetar för att de är en ren förlustaffär. Vid de två senaste årens större värvningsutskick via inköpta adresser har vi använt MOSAIC-indexet för att analysera våra nya medlemmar/givare. Analysen har gett tydliga indikationer om vilken livsstil Amnestys värvade supportrar har. Nu vill vi applicera MOSAIC på vårt eget register för att bekräfta dessa samband. MOSAIC-sättningen kan Amnesty sedan använda för selektering ur eget register, vid inköp av adresser, oadresserade utskick etc.

Förslag till beslut
att styrelsen vid junimötet anslår medel enligt ovan för att genomföra en MOSAIC-sättning hösten 1998.


7 Rådgivningsbyrån.

40.000

Som tidigare rapporterats till styrelsen befinner sig Rådgivningsbyrån i ekonomiska svårigheter. Under 1998 bedrivs verksamheten med ett budgeterat underskott som till stora delar gör slut på organisationens reserver.Förbättras inte ekonomin under 1998 måste organisationens diskuteras. RGB:s dåliga ekonomi är bl a en följd av Amnestys beslut att RGB inte kan söka statliga medel. Amnesty har heller inte ökat sitt bidrag, tvärtom sänktes bidraget från 245 tkr 1995 till 210 tkr 1996 vilket det fortfarande är.
Sekretariatet föreslår därför att styrelsen fattar beslut om ett extra bidrag till RGB för 1998 om 40.000:-



8. Insamling för Radiohjälpen.

50.000
Vi har ett högt insamlingsmål 25.000 tkr varav hälften ska samlas in innan TV-galan. Styrelsen har tidigare uttalat att Radiohjälpen ska ha hög prioritet även för sektionen och att sektionen ska ställa resurser till förfogande. Sekretariatet bedömmer det nu som att vi behöver tillfällig förstärkning av insamlingarbetet med 100% under tre månader. Denna person skulle arbeta med insamlingen både lokalt och centralt, kontakta företagsgivare, ansvara för telemarketingprojektetoch ha kontroll över alla slags nätverk som skola, kyrkan, facket, idrottsrörelsen.
Förslaget innebär att sektionen och fonden delar på denna kostnad vilket i så fall skulle innebär ca 50.000:- för sektionens del.



9. Tilläggsäskande budget 1998 avseende datorer.

150.000

För närvande har sektionen i sin ägo 60 datorer som är fördelade på sekretariat, styrelse, utskott och enskilda specialister.
Under den senare delen av 1997 och början av 1998 kan sekretariatet konstatera att en del av sektionens datautrustning börjar bli föråldrad och/eller ur funktion till följd av oreparerbara skador. En förnyelse av ett antal enheter är nödvändig och bör ske så snart. möjligt.
I samband med bokslutet - 97 ändrades avskrivningstiderna vilket innebär att det som planerats som investeringskostnader under 1998 kom att strykas.
På förekommen anledning önskar därför skretariatet extra utrymme i årets budget för nyinvestering av 10 datorer med tillbehör : 150.000:-

Förslag till beslut
Sekretariatet föreslår styrelsen att fatta beslut enligt ovan

Sammanfattning
Förslag till beslut
Sekretariatet föreslår styrelsen fatta beslut o tillkommande verksamhet 1998 för kr. 594.000:-