Direktiv för budgetarbetet 1999 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 1998



Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet/Hans Hagwall och Kristina Båth
Datum: Juni 1998





Riktlinjer för budgetarbetet avseende 1999



Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbetet avseende 1999. Riktlinjerna avser
  1. verksamhetens inriktning
  2. budgetens struktur
  3. ekonomiska ramar
  4. tidplan för det fortsatta arbetet

Redovisning av disponibla delarna för 1998 finns i styrelsedatabasen


Sammanfattning
  • Det är handlingsplanen som är grunden för planeringen av verksamheten.
  • Flera aktivitetsområden måste prioriteras.
  • Beträffande intäktsbudgeten föreslås samma indelning som tidigare år.
  • Sekretariatets fortsatta arbete med kostnadsbudgeten följer D-utskottets förlslag till ny budgetprocess.
  • Budgetens programområden är desamma som i den internationella handlingplanen.
  • Intäkterna beräknas tillsvidare till 40 000 tkr.
  • Ramen för de totala kostnaderna föreslås till 40 000 tkr.







1. Verksamhetens inriktning

Grunden för budgeten 1999 är sektionens handlingsplan 1996-2000, fastställd av årsmötet 1996. De åtta målen i handlingsplanen är:

1. Vi ska arbeta för att göra varje människa i Sverige medveten om vad mänskliga
rättigheter innebär

2. Vi ska värva och aktivera fler medlemmar och bidragsgivare i Amnesty

3. Vi ska utveckla kontakterna med massmedia och andra opinionsbildare

4. Vi ska utveckla och effektivisera vårt kampanjarbete

5. Vi ska utbilda oss så att vi gör ett ännu bättre Amnestyarbete

6. Vi ska utveckla vår planering och uppföljning i Amnestyarbetet

7. Vi ska engagera oss i organisationen och i Amnestys arbetssätt

8. Vi ska utveckla vårt samarbete med Amnesty i andra länder.


Styrelsens beslut om prioriteringar i handlingsplanen måste vägas in i budgetförslaget.



2. Budgetens struktur

Intäkterna
På intäktssidan föreslås inga förändringar beträffande indelningen i huvudgrupper. Dessa är även fortsättnigsvis medlems- och gruppavgifter, försäljning, prenumerationsavgifter, gåvor och bidrag samt övriga intäkter (framförallt räntor). Förslag till intäktsbudget för 1999 finns i bilaga 1.


Kostnaderna
När det gäller kostnaderna föler vi nu den nya budgetprocessen . Den nya processen kan man läsa om i styrelseunderlaget till punkten "Svenska sektionens planering och budgetprocess". I stort innebär den att kopplingen till handlingsplanen blir tydligare, och att budgeten utformas som en långsiktig ekonomisk plan där handlingsplanens delmål kopplas till siffror. Vidare görs en uppdelning i en fast del och i två rörliga delar. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år, och ska innehålla sådana kostnader som är nödvändiga för att Svenska sektionen ska kunna upprätthålla ett sekretariat. Den första av de två rörliga delarna innehåller sådana kostnader som tillsammans med de fasta upprätthåller den nuvarande verksamhetsnivån. Den andra av de två rörliga delarna omfattar all form av utökning eller extrainsatser, och den verksamheten ska vara direkt kopplad till intäkterna, och får inte sättas igång innan man är säker på att finansiering finns. Om denna del av budgeten fattar man beslut under året. I budgetförslaget för det nästkommande året skall både den fasta delen och de två rörliga delarna ingå. Prioriteringar skall underlättas genom att man presenterar budgetförslaget för de rörliga delarna i form av avgränsade bitar.


Programmen grupperas i sex programområden (som följer den internationella handlingsplanen, Ljubljana Action Plan): utredning och aktioner, aktionsaktiviteter, MR-kunskap, organisation, information och kommunikation samt finansiell tillväxt. Programområdena indelas i ett antal program. Programmen delas sedan in i delprogram, och det är på den nivån det konkreta budgeteringsarbetet görs. Man kan säga att det är delprogrammen som utgör budgetens byggstenar.

Den ovan nämnda beskrivning av budgeten i fyra delar, IS-avgift, sekretariats-, personal- och programkostnader, grundar sig på uppdelningen i bas- och rörlig budget, och kan till vissa delar komma att ändras i och med övergången till den långsiktiga ekonomiska planeringen. För att kunna göra jämförelser över åren, och för att sekretariatet ska kunna ha ett fungerande arbetsredskap bör denna uppdelning finnas kvar i någon form.

4. Ekonomiska ramar

1998 års budget var balanserad på en nivå av 39 000 tkr.
De senaste åren har intäktsökningarna sjunkit. Ökningen mellan 94-95 var 12,4 %, medan ökningen mellan 95-96 var 7,6 %. Utfallet 1996 var ca 1 100 tkr under budget. Intäktsbudgeten för 1997 innebär alltså en ökning med endast 0,6 % jämfört med utfallet 1996, och den reviderade budgeten innebär en minskning med 1,5 % vilket också gällde för 1997.
Intäktsbudgeten 1999 beräknas bli 40.000tkr vilket skulle innebära en ökning med 2,6%.
1998 års utfall
Beträffande intäkterna pekar aprilsiffrorna på att utfallet för hela året kommer att hamna kring 40. 600 tkr, alltså 1.600 tkr över budgeten (majsiffrorna kommer att färdigställas veckan före styrelsemötet). Kostnaderna ser efter första tertialgenomgången ut att hamna ca 500 tkr över budget. Detta beror främst på att budgeten för den fasta personalen redan från början var för låg eftersom förhandlingarna om 1996 års löner inte vara klara då budgeten lades, samt på att rekryteringskostnader och nyanställningar kostnadsmässigt ökat.. Orsaken till det beräknade överskottet är ett erhållet arv som motsvarande 3 milj.

1999 års ekonomiska ram
Vi föreslår i för 1999 att budgetramen ska vara 40.000 tkr och att därmed budgeten balanseras. Anledningen till detta är förslaget till en ökad satsning, hösten 1998, på inkomstgenererande verksamhet.





5. Tidplan för det fortsatta arbetet
  • På styrelsemötet 13-14 juni fastställs de allmänna riktlinjerna för det fortsatta budgetarbetet.
  • En preliminär verksamhetsplan och budget presenteras styrelsen inför AU-mötet 30 augusti.
  • På styrelsemötet 26-27 september fastställer styrelsen det budgetförslag som distribueras till grupperna, och som är underlag för budgetmötet.
  • Den 21 november hålls budgetmötet.
  • Ett förslag till definitiv budget - baserad på den preliminära budgeten, eventuella förslag från budgetmötet och förändringar föranledda av den ekonomiska utvecklingen - presenteras styrelsen inför mötet 5-6 december. Definitiv budget fastställs.




Förslag till beslut

Med hänvisning till ovanstående föreslås styrelsen besluta


att de ekonomiska ramarna utgår från att intäkterna blir 40.000 tkr, och att de sammanlagda kostnaderna blir 40. 000 tkr,

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen.



Bilagor

1 Intäktsbudget 1998, förslag