Arbetsfördelning mellan styrelsens utskott och sekretariatet - diskussionsunderlag Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 1998

Till: styrelsen
Från: sekretariatet
Datum: 28 maj 1998

Arbetsfördelning mellan styrelsens utskott och sekretariatet - diskussionsunderlag

Styrelsen arbetar sedan 1992 med utskott. Utskotten fungerar som beredande organ till styrelsen. För varje nytillträdd styrelse fastställs direktiv för utskottens arbete. I utskotten ingår styrelsemedlemmar, några aktiva amnestymedlemmar samt en kontaktperson från sekretariatet.

Någon samlad utvärdering av arbetssättet med utskott har inte gjorts. Däremot har varje utskott efter fullgjort verksamhetsår utvärderat sin egen verksamhet. Varje ny styrelse sedan 1993 har funnit arbetssättet med utskott som bra och valt att fortsätta att arbeta med utskott. Årsmötet i Växjö beslutade om den "demokratiutredning" i vars uppdrag även ingår en översyn av utskotten.

När nu en ny styrelse tillträtt och direktiv för utskotten ska fastställas för 1998/99 vill sekretariatet framföra några allmänna synpunkter, som handlar om arbetsfördelning med styrelse och sekretariat i utskottsarbetet.

Utskottens uppdrag
De fyra utskotten A, B, C och D bevakar och följer vad som händer i deras internationella motsvarigheter. Utöver detta brukar de få i uppdrag som avser:

* utredning (ex Aktivistutredningen, IT-utredningen)
* förslag om hantering och genomförande av årsmötesbeslut (ex beslut 44 om att föra ut en diskussion om vart AI är på väg) samt som en fortsättning på det även att genomföra uppdrag
* att följa ett visst arbetsområde (ex EU-föreningens arbete)
* komma med förslag om riktlinjer (ex för sektionens utvecklingssamarbete).

Utöver detta brukar utskotten få fungera som remissinstans för styrelsen i frågor som dyker upp under verksamhetsåret t ex avge synpunkter på motioner till årsmötet eller till rådsmötet.

Under åren har det visat sig att utskottens uppdrag ofta berör funktioner som finns på sekretariatet. I en del fall skulle uppgifter med fördel ha kunnat utföras av sekretariatet istället för av ett utskott. Exempel på det är "Riktlinjer för rapportering från internationella möten" och "Riktlinjer för rapportering för verksamhetsberättelse" och det finns fler. I praktiken var det också sekretariatet som arbetade fram de exemplifierade underlagen. I en del fall har dubbelarbete utförts.

Fördelning av uppdrag
Eftersom sekretariatet är till bland annat för att ge stöd och service till medlemmar och eftersom sekretariatet besitter stor kunskap inom många områden och även står för kontinuiteten menar vi att styrelsen bör ta tillvara detta då uppdrag ska fördelas. På sekretariatet finns begränsade resurser för större utredningar, men vi kan bistå med t ex bakgrundsinformation. Det ska utskotten inte behöva söka efter själva. En del mindre resurskrävande utredningar kan också läggas på sekretariatet och framförallt bör genomförandet av olika beslut kunna läggas på sekretariatet i den mån de inte ska läggas på medlemmar och grupper. Ett färskt exempel kan vara arbetet med uppföljning av blixtaktioner.

Beträffande sekretariatets medverkan i utskottsarbetet
För information vill vi här nämna att varje utskott har en kontaktperson på sekretariatet. Kontaktpersonerna utses av generalsekreteraren och är utskottens ingång till sekretariatet och de deltar i utskottens möten och bistår med sakupplysningar samt för anteckningar i en del utskott. Till utskottens möten har handläggare inbjudits då deras speciella kunskap behövts i utskottet. Till exempel deltar alltid ekonomihandläggaren i D-utskottets möten och till C-utskottet har vid några tillfällen ADB-ansvarig handläggare inbjudits. I övriga fall har kontaktpersonen vid behov samlat in nödvändig information för utskottets arbete. Några utskott har etablerat kontakter med enskilda handläggare exempel på det är A-utskottet, som följt arbetet i EU-föreningen. D-utskottet har regelbunden kontakt med ekonomihandläggaren. När utskotten behövt en större arbetsinsats från sekretariatet har de kontaktat generalsekreteraren först i enlighet med arbetsordningen för sektionen.

Utskottens storlek
Det har funnits en tendens att antalet utskottsmedlemmar ökat under senare år. Till exempel hade två av utskotten nio medlemmar vardera förra året. Det blir mycket kostsamt för sektionen med resor och logi. Det kan även diskuteras om det är det mest effektiva att ha så många personer i ett utskott.

Slutsats
Med detta underlag vill vi göra styrelsen uppmärksam på arbetsfördelningen mellan särskilt utskott och sekretariat och att i samband med varje uppdrag som ska utföras ställa sig frågan var den bäst, med hänsyn till resurser och kompetens, kan utföras.