Praktisk information till dig som är ny i styrelsen Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 1998

amnesty international
svenska sektionen svenska amnestyfonden





Praktisk information till dig som är ny i styrelsen

Styrelsens arbetssätt finns reglerat i dokumenten "arbetsordning inom sektionen" och "beslutsgång för styrelsen" . Det är viktigt att ni tar del av dessa dokument. Dokumenten finns i styrelsedatabasen under ORG 10/002/1996 respektive ORG

Hjälp med att beställa biljetter och boka hotell, får du via växeln. Du kan ringa eller skicka e-mail till växeln och tala Åsa Rönngårdh eller Irene Österlund så hjälper de till med detta.

Om du har frågor om traktamenten eller andra ersättningar kan du vända dig till Olle Ståhlberg. När du begär ersättningar bör du tänka på att göra detta så snart som möjligt efter resan eller mötet det gäller. För vidare information om regler för ersättningar, se bilagan "Angående bilersättning, traktamente, förlorad inkomst"

Styrelsens sekreterare har till uppgift att se till att styrelsen får den service som behövs. Styrelsesekreteraren förbereder tillsammans med generalsekreteraren och ordföranden ett förslag till dagordning för styrelse- och AU-möten. Förslag till dagordning med underlag läggs in i databasen en vecka före mötet. Underlag till ärenden bör därför vara styrelsesekreteraren eller generalsekreterarens assistent tillhanda senast 10 dagar före mötet. Underlag och annat material som skall distribueras vidare genom styrelsesekreteraren bör i största möjliga utsträckning skickas per e-mail. Styrelsesekreteraren ansvarar tillsammans med generalsekreterarens assistent för underlag och annan information i styrelsedatabasen.

För att förbättra rapporteringen från styrelsens möten, ett krav som yttrats på årsmötet, krävs att samtliga styrelsemedlemmar hjälps åt. Styrelsesekreteraren färdigställer oftast protokollet under veckan som följer ett styrelsemöte, sedan skickas ett ojusterat protokoll, per mail till ordförande, ordförandereserv och justerare. Synpunkter på det ojusterade protokollet meddelas omgående till styrelsesekreteraren som gör de nödvändiga rättelserna och därefter skickar ut protokollet för påskrift. På detta sätt bör protokollet kunna vara justerat och klart för utskick till övriga medlemmar senast tre veckor efter ett möte.

Korrespondens till styrelsen förmedlas av styrelsesekreteraren. I möjligaste mån kommer inkommande brev att scannas in och läggas i styrelsedatabasen för att på så sätt göra korrespondensen överskådlig, både för styrelsen och andra.

Styrelsen erhåller brev ställda till styrelsen som grupp eller till enskilda styrelseledamöter. Alla brev och dylika skrivelser som är adresserade till styrelsen skall registreras. Styrelsen skall få kännedom om att de inkommit genom att de återges i full text i databasen. Beslut om vem som skall besvara breven som ställs till styrelsen beslutas vid AU eller vid styrelsemöte. Om brevet är ställt till enskild styrelseledamot avgör mottagaren hur han/hon vill behandla brevet. Ifrågavarande ledamot avgör om brevet bör tas upp för behandling i styrelsen. Avstämning med ordförande bör ske om osäkerhet råder. Om brevet är av en karaktär som bedöms kunna delges icke styrelseledamöter bör så ske. Detta förfaringssätt sker inte om den som skriver brevet uttryckligen begär att det skall vara styrelseinternt Ordförande erhåller många brev och de breven besvaras i regel utanför styrelsens formella möten. Ordförande avgör själv när brevet bör lyftas upp till behandling på ett styrelsemöte.


När det gäller ärenden som rör utskottens arbete vänder ni er till respektive utskotts utsedde kontaktperson från sekretariatet. Det åligger styrelsemedlemmarna att ta del av anteckningarna från samtliga utskottsmöten. Mötesanteckningarna finns i styrelsedatabasen basen. Utskottens arbete rapporteras under punkten "rapport från utskotten" på varje styrelsemöte, då tar man endast upp ärenden där man vill stämma av med styrelsen eller ha styrelsens åsikt i någon fråga.

När det gäller stöd för datoranvändning, ska ni ringa Jan Odquist på sekretariatet som hjälper er om ni har frågor eller får problem med era datorer. Det är också viktigt att ni kontaktar Jan Odqvist innan ni på egen hand lägger in nya program i de datorer ni förfogar över genom ert styrelsearbete.