Decentralisering och utlokalisering Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 1998

Till: Styrelsen
Från: C-utskottet
Datum: 19 april 1998


DECENTRALISERING - UTLOKALISERING
- en rapport -


Uppdraget
1. C-utskottet tog i november 1996 initiativ till att utarbeta ett diskussionsunderlag med:
- definition av begreppen decentralisering, utlokalisering och dekoncentrering,
- en sammanställning av vad som tidigare beslutats samt
- förslag till riktlinjer för decentraliserad verksamhet och hur frågan framöver skall hanteras.
2. I styrelsens direktiv för C-utskottet 1997 - 98 fick vi i uppdrag att utarbeta riktlinjer för
decentralisering och utlokalisering i sektionen.


Definitioner
Begreppen "decentralisering" och "utlokalisering (dekoncentrering)" handlar om att flytta ut verksamhet från centrum.
Enligt "Förkortningar och akronymer* i Al-texter" kan termen "Decentralization" ges två tydningar: 1) Vissa uppdrag och visst ansvar förläggs utanför IEC/IS, 2) En särskild underavdelning skapas där beslut och ansvar ligger utanför IEC/IS. En annan underavdelning benämns "Deconcentration", som enligt samma källa innebär att vissa uppdrag förläggs utanför IEC/IS, men står under direkt uppsikt av den centrala ledningen

Enligt IS-dokumentet "Decentralisation and Deconcentration" (ORG 31/04/97) innebär decentralisering att en verksamhet eller funktion flyttas ut och att de som tar hand om verksamheten, har fullt ansvar för denna. Deconcentration (utlokalisering) innebär att ansvaret för verksamheten ligger kvar centralt.

Ordet dekoncentrering (deconcentration) används synonymt med ordet utlokalisering Vi anser att svenska sektionen skall använda ordet "utlokalisering".

I en decentraliserad verksamhet ingår eget ansvar och beslutsfattande. Decentralisering inom svenska Amnesty finns t. ex. i distriktens arbete vad gäller utbildning av nya medlemmar, kampanjarbete, information, opinionsbildning etc. Det innefattar den verksamhets om bedrivs lokalt.




* förkortning som består av initialer och som uppfattas som ett namn eller ord

Utlokalisering är en central verksamhet som geografiskt är belägen på annan ort, men ansvaret och besluten ligger i centrum. Exempel på en delvis utlokaliserad verksamhet: Affärsverksamheten i Malmö (numera nedlagd), Pådraget/Kortkampanjen och regiontjänsten i Göteborg.


Vi föreslår följande definitioner:
Decentralisering : Verksamhet i grupper och distrikt och som dessa fattar beslut om och har ansvar för.
Utlokalisering : Central verksamhet som är förlagd utanför sekretariatet. Beslut, ansvar och arbetsledning ligger på sektionens styrelse och sekretariat.


Historik
Mycket har föreslagits, diskuterats och beslutats om decentralisering/utlokalisering:

I Verksamhetsplan för svenska sektionen 1985 - 86 talas om att arbetsuppgifter måste läggas ut från IS på sektionerna utan att uppgifterna definieras. Styrelsen ville ha årsmötets synpunkter på om sektionen kunde ta över uppgifter från IS och om distrikten kunde ta på sig fler uppgifter. Årsmötet 1985 hann inte behandla planen, beredningsgruppernas synpunkter sammanställdes i en bilaga, som sändes till grupper och distrikt. Ingenting i den bilagan ger svar på styrelsens frågor. Däremot tog årsmötet ett beslut om en från 1984 bordlagd motion (beslut 48) att bl. a. finna arbetsuppgifter som är lämpliga att delegera till distrikten. I den kommande Långtidsplanen (som den då hette) nämns inget som tar upp det beslutet, däremot om utökad lokal medlemsutbildning och lokalt flyktingarbete.

Årsmötet 1987 i Västerås behandlade en motion (C 7) om decentralisering och kostnadsutveckling för sekretariaten. Beslutet blev att årsmötet uppdrar åt styrelsen att se över vilka funktioner som kan och bör decentraliseras. (Vad hände sen?)

Handlingsplanen för 1990-1992 nämner under rubriken "Regionalisering och decentralisering" att det under 1990 genomförs ett försök med en regionalt anställd i Göteborg. Utvärderingen skall bli en av utgångspunkterna för en analys av i vilken mån regionala anställningar kan främja sektionens utveckling. Exempel på frågor som en sådan utvärdering skall besvara är om regionala tjänster bidrar till att höja aktivitetsnivån vare sig den från början är hög eller låg. Beslut om att eventuellt permanenta tjänsten i Göteborg skulle fattas av styrelsen i samband med beslut om budget för 1991. I planen nämns också att frågan huruvida någon eller några av sekretariatets verksamheter skulle kunna utlokaliseras till annan ort, skall hållas levande. Årsmötet 1989 i Karlstad beslutar att godkänna planens allmänna inriktning.

I Handlingsplanen för 1992 - 1996 finns tankar om decentralisering underförstått i stora delar av texten. Där nämns bl.a. lokal medlemsutbildning och medlemsvärvning som viktiga uppgifter för grupper och distrikt. Samordningsgrupperna måste tilldelas viktiga uppgifter för att uppnå en ökad decentralisering. Samverkan med SIDA:s regionansvariga i skolans undervisning om mänskliga rättigheter nämns som en decentraliserad verksamhet. Under rubriken "Decentralisering och utbildning" står att fortsatt decentralisering är ett viktigt sätt att utveckla Amnesty som aktiviströrelse och att arbetet med dessa strävanden måste fortsätta. I förordet står bl.a. "Föreliggande handlingsplan handlar om att återföra initiativet till medlemmar, grupper och distrikt samt sekretariatets roll som rådgivare och stöd i arbetet."

I oktober 1993 beslutade styrelsen att "decentralisera" sektionens försäljningsverksamhet till Malmögrupperna inöm distrikt 1, Södra Skåne samt att uppdra åt styrelsens D-utskott att utse
en representant till referensgruppen för projektet "Decentraliserad försäljningsorganisation".
Rubriken till beslutet var "Utlokaliseringen av försäljningsverksamheten".

Lägesrapporten 1994 redovisar vad som gjorts och vad som återstår att göra av den då pågående handlingsplanen. Enligt rapporten återstod bl. a. att öka utbildningsinsatserna på det lokala planet och specialiseringen, att ge ytterligare resurser för att stärka och utveckla distrikten samt att aktivt verka för en ökad decentralisering av arbetsuppgifter från IS. Under rubriken "Decentralisering och utbildning" redovisas att distrikt och grupper enligt en enkät visar en klar ökning vad gäller att framställa egna handlingsplaner. Under perioden hade sektionen inte tagit på sig någon internationell arbetsuppgift av löpande karaktär, däremot anordnat ett par internationella möten. Årsmötet 1994 i Stockholm godkände Lägesrapporten och beslöt att lägga den till handlingarna.

Sektionens styrelse beslutade i september 1995 att uppdra åt sekretariatet i samarbete med C-utskottet, att till styrelsens decembermöte göra en översyn av vilken verksamhet som lämpar sig för utlokalisering och var denna verksamhet i sådana fall bäst skall bedrivas.

Rapport om Utlokalisering , daterad 1995 11 22, beskriver vissa kriterier som bör vara upp-fyllda för att en utlokalisering skall vara lämplig:
1. Skapa mervärde
2. Ett visst mått av oberoende bör finnas
3. Ej skapa dubbelarbete
4. Vara ekonomiskt möjligt/lönsamt
5. Vara organisatoriskt möjligt

Verksamheter som är möjliga att utlokalisera enligt rapporten:
- Amnestyfonden
- Amnesty Press
- Försäljning
- Pådraget
- Kortkampanjen
- Regionsamordning

Rapporten rekommenderar bl. a. att i samband med organisationsöversyn diskutera nyanställningar på regionalnivå. Vad gäller lämpliga platser att utlokalisera verksamhet till, säger rapporten att det beror på vilken typ av verksamhet och vilka förutsättningar som finns. Vid val av placering hänvisas till ovan nämnda kriterier. Vid beslut om utlokalisering skall klara direktiv för verksamheten tas fram. Syfte och mål för verksamheten skall klart framgå.

I december 1995 fick D-utskottet i uppdrag att sammanställa (och delvis omarbeta) underlag som rör personalförstärkningar, bl. a. Rapporten om utlokalisering. Styrelsen diskuterade rapporten men beslöt att bordlägga ärendet till januarimötet (1996). D-utskottet fick i uppdrag att behandla rapporten enligt diskussionen som förts i styrelsen.
Styrelsen beslutade i januari 1996 under rubriken "Arbetsgivarfrågor" bl. a. att utlokalisera Pådraget och Kortkampanjen till region Väst och därmed utöka antalet tjänster i regionen med 1,0 och att avslå ansökan om tjänst från Stockholmsdistriktet.

I nuvarande Handlingsplan för 1996 - 2000 finns decentraliseringstanken i de ökade kraven på grupper, distrikt och samordnings/specialgrupper, som genomsyrar planen.
... "I takt med organisationens strävan efter medlemsinflytande och decentralisering ökar behovet av aktiva medlemmar." ...

Handlingsplanerna för 1992-1996 och för 1996-2000 framhåller att grupper, distrikt, samordningsgrupper och specialgrupper skall få eller ta på sig ett större ansvar för verksamheten.


Övriga utredningar och rapporter
SYSTEC-rapporten (ACT 11/01/93) har ett antal rekommendationer som kan sammanfattas i att Amnesty skall stärka medlemmars, gruppers och sektioners inflytande och möjlighet att påverka AI's arbete och utveckling, samt att vi i det förebyggande MR-arbetet skall gå från elit och experter till informerade, utbildade aktivister.

År 1994 gjorde ett antal elever vid IHR (Institutet för högre reklamutbildning) på eget initiativ utredningen " Hur fler gör mer i Amnesty " . Denna utredning sammanfattar att Al bör:
- förbli en aktiviströrelse
- synas och höras mer
- satsa på medlemsvård
- öka aktivitetsgraden bland medlemmarna
- molekylmodell - ad hoc-grupper
- det skall bli lättare att engagera sig i Amnesty
- öka självbestämmandet och motivationen för medlemmarna

Enligt utredningen är risken med fler anställda på sekretariatet att organisationen allt mer institutionaliseras. Människan i gemen vill själv ta ansvar snarare än att ta emot direktiv uppifrån. Medlemmen behöver i större grad få vara med och påverka på vilket sätt och i vilken omfattning hon eller han vill delta. Utredningen menar att sekretariatet styr över grupper och distrikt. I stället borde man agera utifrån medlemmens perspektiv och fungera mer som den serviceenhet det faktiskt är.

Aktivistutredningen från 1996 vidareutvecklar tankarna från SYSTEC och IHR-utredningen:
Arbetet med att genomföra SYSTEC-besluten förutsätter att alla nivåer inom organisationen kan delta. Vi skall tydligare profilera våra kampanjer och aktioner samt arbeta för att nya aktiva integreras i kampanjarbetet. Vi skall förtydliga aktivistens roll och betydelse. Utredningen föreslår att minst fyra aktivistcentra etableras under handlingsplaneperioden, varav det första under 1997.

Internationellt har beslut om "Decentralization" och "Deconcentration" tagits. I Ljubljana Action Plan 1995 står bl.a. "To agree a policy on international decentralization and deconcentration and to start implementing it." (Mid-Term Objective 4.3) Purpose: "To improve AI's further development effectiveness through greater and more strategic use of movement resources." "To motivate and empower membership by placing decisionmaking and responsibility for development and program action at the lowest level consistent with goals of the international movement, respecting internationally agreed priorities."

I en enkät 1996 från IS till svenska sektionen om decentralisering svarade sektionen övervägande positivt om decentralisering och utlokalisering från IS till olika sektioner. På samma sätt borde man se liknande möjligheter i svenska sektionen och ha en öppenhet inför decentralisering och utlokalisering


Intervjuer
Vi intervjuade två utlokaliserade personer i svenska sektionen (Pådraget och affären i Malmö) och ställde följande frågor:

- Hur tycker du att utlokaliseringen har fungerat?
- Vad hade du för förväntningar?
- Vad har utlokaliseringen betytt för svenska sektionen?
- Har du haft något samarbete med andra sektioner?
- Har du några råd inför framtida projekt?

Sammanfattningen av svaren visar att de utlokaliserade personerna till stor del har saknat stöd, hjälp och riktlinjer från sekretariatet och i viss mån från styrelsen. I den mån de har haft kontakt och samarbete med aktiva medlemmar, har det varit positivt. Bagge har varit i kontakt med andra sektioner. Ett samarbete har utvecklats och deras arbete har uppskattats utomlands. Bägge anser sig ha aktiverat såväl gamla som nya medlemmar. Affären i Malmö anser sig ha gett Amnesty ett ansikte utåt i södra Sverige. Ingen av de utlokaliserade projekten har gått med ekonomisk vinst.


Vad vill vi?
- Vill vi - medlemmar, styrelse, sekretariat - ha en decentralisering/utlokalisering?
- Kan vi genomföra det och i så fall hur?
- Vilka uppgifter skall decentraliseras/utlokaliseras?
- Vad skall den leda till:
- Fler medlemmar?
- Fler aktiva medlemmar?
- Fler grupper?
- Förbättra sektionens ekonomi?
- Något annat?
- Vad får det kosta?
- Hur lång tid får det ta?

I dag är uppgifter som t. ex. information, medlemsvärvning och utbildning decentraliserade, men större och tyngre uppgifter ligger på sekretariatet och styrelsen. Hur vill vi ha det i framtiden? Anser vi att medlemmarna har kompetens, ansvarskänsla och tillräckligt med strategiskt tänkande för att ta på sig fler uppgifter och därmed avlasta sekretariatet och styrelsen? Skall vi ge våra medlemmar nya utmaningar och möjligheter att använda sina resurser?

Decentralisering/utlokalisering innebär en omfördelning av pengar och resurser från sekretariatet till distrikten. En början till denna omfördelning är att större delen av gruppavgiften numera kan tas ut av distrikten, vilket ger dem ett större ansvar för att planera mer strategiskt och i större sammanhang med hela sektionens utveckling som riktlinjer för sitt arbete. En förutsättning för decentraliseringen är att distrikten får ökade ekonomiska resurser, vilket nu har skett. Det gäller för distrikten att ta tillvara denna möjlighet.

Aktivistutredningen nämner som en möjlighet att distrikten framöver tar det ekonomiska ansvaret och betala lön till anställda med decentraliserade eller utlokaliserade uppgifter.


Fortsatt arbete
Diskussioner, utredningar och beslut bör i fortsättningen noga skilja på vad som är decentralisering och vad som är utlokalisering Det råder i dag en viss sammanblandning av begreppen.

Decentralisering är verksamhet i distrikten och som dessa tar initiativ till, fattar beslut om och tar ansvar för, även ekonomiskt. Avsikten är bl.a. att stärka medlemmarnas och gruppernas inflytande, att öka självbestämmandet och att fördela ansvaret och flytta ut beslutsfattandet för att kunna utveckla och stärka det lokala arbetet. Möjligheten för grupper och medlemmar att bli mer delaktiga och ta större ansvar, ökar. Fler distrikt kan samarbeta, "starkare" distrikt kan hjälpa " svagare", t. ex. ekonomiskt.

Satsningen på medlemsutbildningen, genom att utbilda utbildare och bygga upp nätverk, är ett bra exempel på sekretariatets vika att stärka och stödja decentraliserad verksamhet. Kopplingen till sekretariatet är en viktig förutsättning för arbetet ute i distrikten.

Styrelsen och sekretariatet skall aktivt uppmuntra och stödja initiativ till decentraliseringsprojekt och verksamhet i enlighet med beslut 60 på årsmötet 1996. Distrikten skall sätta upp mål och handlingsplan för arbetet samt årligen avge rapport till sektionens verksamhetsberättelse



Decentraliserad verksamhet kan vara:
- Medlemsvärvning
- Medlemsutbildning
- Medlemsvård
- Undervisning om mänskliga rättigheter
- Kampanjarbete och samordning av kampanjer
- Kontakt med massmedia
- Övrig utåtriktad verksamhet
- Information
- Opinionsbildning
- Insamling
- Lokalt målgruppsarbete

Amnestys stadgar, anvisningar och allmänna riktlinjer utgör ramen för arbetet med decentraliseringen.

Utlokalisering är central verksamhet som geografiskt är förlagd utanför sekretariatet. Beslut, ansvar och arbetsledning ligger på sektionens styrelse och sekretariat. Självklart skall samarbete etableras med distrikt dit verksamheten är förlagd.

Möjliga verksamheter som kan utlokaliseras är, enligt rapporten om utlokalisering och svaren från IS-enkäten, som vi tillämpat på svenska förhållanden:

- Amnestyfonden
- Amnesty Press
- Försäljning (kan också vara en decentraliserad verksamhet)
- Pådraget (redan genomfört)
- Kortkampanjen (redan genomfört)
- Regionsamordning (genomfört i en region)
- Aktivistcentra (kan på sikt tas över av distrikt/regioner)
- Utvecklingssamarbete
- Samarbete med andra organisationer
- Informationskontor, MR-centra

Självklart kan fler distrikt samarbeta i utlokaliserade projekt.

Efter beslut av styrelsen får distrikten information om projekt som kan utlokaliseras. Intresserade distrikt får möjlighet att starta pilotprojekt, t. ex. aktivistutredningens förslag om aktivistcentra. Vid beslut skall de kriterier, som framgår av "Rapport om utlokalisering", gälla.
För utlokalisering skall pengar avsättas i sektionens budget. Klara riktlinjer skall ges och en plan utarbetas vad gäller syfte, målsättning, arbetets inriktning och omfattning, tidsramar, anställnings- och ekonomiska villkor samt tidpunkt för utvärdering. Samarbetet med mottagande distrikt och ansvarsfrågan skall klargöras. En, anställd på sekretariatet skall vara kontaktperson för den/de utlokaliserade.


Sammanfattning
Syftet med decentralisering och utlokalisering är att stärka medlemmars och gruppers inflytande och därmed öka demokratin, att fördela ansvaret och flytta ut beslutsfattandet, att utveckla det lokala arbetet och att öka antalet aktiva medlemmar. Grupper och medlemmar blir mer delaktiga och får ökade möjligheter att ta större ansvar.

Decentralisering är verksamhet i grupper och distrikt och som dessa tar initiativ till, fattar beslut om och har ansvar för. Styrelsen skall informera om verksamhet som lämpar sig för decentralisering samt uppmuntra och stödja initiativ från grupper och distrikt. Distrikten skall sätta upp mål och handlingsplan för arbetet samt årligen rapportera till sektionens verksamhetsberättelse.

Utlokalisering är central verksamhet som är förlagd utanför sekretariatet och där beslut, ansvar och arbetsledning ligger på sektionens styrelse och sekretariat.

Vid beslut om utlokalisering skall man utgå från de kriterier som beskrivs i "Rapport om utlokalisering".

För varje utlokaliserat projekt skall finnas en plan med syfte, målsättning, riktlinjer för arbetsledning, ekonomi och ansvarsfrågor samt tidpunkt för utvärdering. I sektionens budget skall pengar avsättas för utlokalisering


Vi föreslår styrelsen:
att med utgångspunkt i denna rapport ta initiativ till en diskussion i sektionen om decentralisering och utlokalisering, vars resultat kan ligga till grund för arbetet med nästa handlingsplan.


Styrelsens C-utskott