Fast verksamhet i budgetarbetet Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 1998

Till: styrelsen
Från: sekretariatet
Datum: 28 maj 1998

Förslag om fast verksamhet
(1 bilaga)

Inledning
Vid sitt möte 13-15 juni 1997 beslutade styrelsen om en ny budgetprocess och om en ny uppbyggnad av sektionens budget. Man uppdrog samtidigt till sekretariatet att lämna förslag över fasta delar i budgeten. Anledningen var att styrelsen, om det uppstår behov av minska på verksamheten ska ha vägledning i vad som kan minskas och vad som bör finnas kvar. Verksamhet som kan komma ifråga för neddragning ska i budget ligga i disponibel del, medan den fasta verksamheten ska ligga i en fast del och inte bli föremål för neddragningsbeslut.

Ur D-utskottets beslutsunderlag till styrelsen juni 1997:
"Den fasta delen kommer att vara sig lik från år till år. Den ska ta upp kostnaderna för vår grundläggande verksamhet eller, uttryckt på ett annat sätt, för den del av verksamheten som vi inte kan vara utan om vi vill upprätthålla en svensk sektion . Vilka delar av verksamheten som är oumbärliga är en viktig fråga. Själva anser vi det vara följande områden: information och aktion, insamling, basservice till arbetsgrupper och medlemmar, register, beslutsprocessen, IS-avgift, lokal och avskrivningar. Vi föreslår att styrelsen ger sekretariatet uppdraget att utarbeta ett förslag till vad som ska ingå i den fasta delen."

Resonerade del
Diskussioner om vad som kan anses ingå i sektionens basverksamhet har förts sedan tidigt 90-tal. I de prioriteringsdiskussioner som förts har styrelsen talat i termer av att ta bort hela verksamhetsgrenar eller att "koppla av vagnar från tåget". När vi i praktiken har behövt göra prioriteringar och dra ner på verksamhet har det gjorts genom osthyvelmetoden. Vi har aldrig lyckats hitta någon gren som skulle kunna tas bort. Det finns förklaringar till detta.

Blickar man bakåt, som vi har gjort, mot tidigt 80-tal i sektionens historia och i sekretariatsfunktioner kan man se att i princip alla de funktioner, som finns idag fanns redan då. Det som främst har förändrats är nivån/omfattningen på uppgifterna. Redan då fanns på sekretariatet funktioner för medlemsservice, stöd till den demokratiska processen, kampanjsamordning, flyktingarbete, pressekreterare, administration, distribution, vaktmästeri, ekonomi, insamling och utåtriktat arbete. ADB-stödet köptes in utifrån liksom layouttjänster. Övriga funktioner sköttes på motsvarande ca 7 heltidstjänster. Antalet medlemmar var knappt 15 000 och antalet grupper var 263. Intäktsbudgeten låg på knappt 4 miljoner kronor. Vid den tidpunkten hade sektionen dessutom en arbetande styrelse.

Tio år senare 1991 hade vi fått en generalsekreterare men arbetade i övrigt med samma funktioner fördelade på ca 19 heltidstjänster. Antalet medlemmar hade då ökat till drygt 49.000 och antalet grupper till 301. Intäktsbudgeten var på ca 23 miljoner kr. År 1997 är motsvarande siffror ca 26 heltidstjänster, 265 grupper (flera samordnings - och specialgrupper har tillkommit), budgeten var på drygt 38 miljoner kronor och antalet medlemmar knappt 70 000.

Om man accepterar denna beskrivning kan man sluta sig till att det som är relevant att tala om vad gäller fast verksamhet är nivåer för de olika funktionerna. Detta är den första viktiga principfrågan för styrelsen att ta ställning till. Förslaget i detta underlag bygger på tanken att det är nivåer, som är avgörande för att lägga fast vad som ska ingå i fast verksamhet.

Flera olika faktorer både internt och externt påverkar vilken nivå/omfattning de olika förekommande funktionerna behöver ha och då bortser vi här från de ekonomiska förutsättningarna. Behovet av stöd/service till medlemmar är beroende av hur många medlemmar vi har och hur många av dessa som är aktiva och efterfrågar service. Det handlar även om vilken typ av stöd/service de vill ha och bör få t ex hur bearbetat olika aktionsmaterial ska vara. Antal och typ av förfrågningar externt från allmänhet, myndigheter, media m fl påverkar även det nivån. En annan faktor är tillgången på frivilliga på sekretariatet och ytterligare en i vad mån uppgifter läggs ut på frivilliga utanför sekretariatet. De administrativa stödfunktionernas nivå är beroende av nivån på annan verksamhet. Kostnader för lokal och kringresurser är beroende av antal personer, som finns på sekretariatet.

Naturligtvis kan man inte exakt jämföra funktionerna 1981, 1991 och 1997 med varandra annat än i stora drag. Flera förändringar har skett som påverkar innehållet i de olika funktionerna t ex genom utvecklingen inom IT-området, genom förändringar i vårt åtagande och av våra arbetsmetoder som en följd av omvärldsförändringar. Amnestys tjänster efterfrågas nu även i högre omfattning från samhälle och allmänhet. Detta ställer andra krav på vårt arbetssätt idag jämfört med tidigare.

Förhållandet mellan budgetens olika delar
Vi räknar med att den fasta delen i budgeten kommer att vara mycket liten medan disp 1 är den största delen. Det är i disp 1 delen som det egentliga manöveringsutrymmet finns att förändra verksamhet. Dess innehåll kommer att vara i stort sett detsamma år från år, men delar av den kommer att variera med hänsyn till inriktningar och prioriteringar i sektionens handlingsplan och aktuella årsmötesbeslut. Disp 2 kommer att vara en mindre del och den första som inte genomförs vid behov av nedskärningar.

Vi antar vidare att det inte kommer att bli fråga om några drastiska nedskärningar ned till fast nivå. Snarare bedömer vi att det handlar om att, om man ser en vikande trend avseende t ex intäkter och medlemsantal i sektionen, successivt anpassa sig till en lägre nivå. Man kan då genom att vi arbetar med en ekonomisk treårsplan reducera verksamheten successivt över t ex en treårsperiod genom att stryka verksamhet som finns i disp 1. Med andra ord ser vi den fasta delen som främst en teoretisk modell och de nivåer och tjänster, som nedan finns beskrivna för att upprätthålla en minimal verksamhet är ungefärliga.

Funktioner i en fast del
D-utskottet har givit en övergripande definition med skrivningen "verksamhet som vi inte kan vara utan om vi vill upprätthålla en svensk sektion". Sekretariatet har sökt identifiera kärnområden och kommit fram till följande fyra områden:

1. Medlemsservice
* förmedling av aktionsfall till grupperna
* förmedling av kampanjmaterial till grupperna
2. Stöd till den demokratiska processen
* styrelsen, sekreterarfunktion
* årsmötet, sekreterarfunktion
3. Förvaltning/administration
* ekonomi, insamling
* register, ADB
4. Extern information.
* mediekontakter
* landinformation
* information om medlemskap i Amnesty.

I förutsättningarna ingår att styrelsen själv bevakar frågor som rör den internationella rörelsen.

Nivåer i en fast del

Funktion Tjänst Nivå