Ekonomisk rapport för första tertialet 1998 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 1998

Till: Styrelsen, Granskningskommittén
Från: Sekretariatet
Datum: 9 juni 1998




Ekonomisk rapport för första tertialet 1998
(2 bilagor)




Inledning
På årsmötet 1996 beslutade man om att tillsätta en Granskningskommitté (fd Finansutskottet). I deras direktiv står det att de ska rapportera till årsmötet avseende det föregående verksamhetsåret och till budgetmötet avseende det innevarande årets första och andra tertial. Sekretariatet har under flera år genomfört grundliga tertialgenomgångar med alla handläggare. Sedan hösten 1996 har dessa genomgångar sammanställts till tertialrapporter där Granskningskommittén stått som särskild mottagare av rapporten. Förutom en genomgång av intäkter och kostnader behandlar ett särskilt avsnitt i rapporten också verksamheten i stort genom kopplingar till sekretariatets verksamhetsplan och sektionens handlingsplan.

På styrelsemötet i juni 1997 beslutade styrelsen om att börja utforma budgeten på ett nytt sätt. Detta nya sätt att budgetera innebär bl a att beslut om budgetens disponibla delar tas i december, juni och i september och som underlag till dessa beslut ska tertialrapporten ligga. Av den anledningen har rapporten förändrats ytterligare. Denna rapport är dock ej något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till t ex upplupna lönekostnader och avskrivningar, utan den är en ren ekonomisk rapport.

Intäkterna redovisas i bilaga 1. Där finns utfallet för första tertialet och budget för 1998, samt motsvarande tertialutfall och årsutfall för 1997. Dessutom finns en prognos för helåret 1998. I bilaga 2 redovisas kostnaderna. Där finns de direkta samt de fördelade programkostnaderna. Jämförelse sker mellan utfallet för första tertialet och årsbudgeten.


De ekonomiska förutsättningarna
I september 1997 beslutade styrelsen om att 1998 års budget skulle vara balanserad på en nivå på 39 Mkr. I november beslutade styrelsen definitivt om en intäktsbudget på 39 Mkr och samtidigt togs ett beslut om den fasta verksamheten omfattandes 35 317 tkr och ett beslut om disp 1 och 2 delar omfattandes 2 233 tkr togs också. Detta innebär att det i dagsläget är budgeterat med ett överskott på 1 450 tkr. På junimötet ska styrelsen ta ställning till om man ska sätta igång ytterligare verksamhet för 1 034 tkr som ligger i disp 1 och 2 för beslut i juni. Denna tertialrapport ligger till grund för detta beslut och också till ett eventuellt beslut om att sätta igång ytterligare verksamhet utanför den balanserade budgetramen.

Observera att när det fortsättningsvis talas om budget när det gäller kostnaderna är det den budget på 37 550 tkr som styrelsen fattat definitivt beslut om som avses. Däremot när det gäller intäkterna är det budgeten på 39 000 tkr som avses.


Verksamhetsplan / Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserad på målen i sektionens Handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om. Förra året gjordes en förändring av sekretariatets verksamhetsplanering och vi frångick tidigare modell med målbeskrivning för olika verksamhetsområden. Detta har visat sig vara mindre bra då verksamhetsplanen inte är tillräckligt tydlig, vilket medfört att vi för 1999 återgått till en planering med målbeskrivning. Beträffande första tertialets verksamhet och utfall är inte kopplingarna till Handlingsplanen av den detaljeringsnivån att det går att säga att delar i Handlingsplanen inte uppnåtts.

Intäkterna första tertialet
Intäkterna ligger efter första tertialet 1998 på 18 573 tkr, 47,6% av budget, och ca 320 tkr (1,7%) under utfallet efter första tertialet 1997 (se bilaga 1).

Intäkterna för både hel- och delbetalande medlemmar har efter fyra månader ett högre utfall än efter fyra månader 1997. Anledningen till detta är att bägge avgifterna höjdes med 20 kr till medlemsåret 1998. Ser man däremot till antalet medlemmar har vi den sista april 1998 4 365 färre medlemmar än den sista april 1997. Utfallet för gruppavgifter ligger strax under utfallet 1997 efter samma månad.

När det gäller försäljningen ligger den försäljning som rör Almanackan o dyl högre än efter motsvarande period 1997. En av anledningarna är att försäljningen av utbildningsmaterialet Födda Fria går bra. Vidare inom kategorin prenumerationer har ännu inte någon avisering av prenumerationsavgiften på landinformation gått ut.

Inom kategorin gåvor och bidrag är det stora skillnader jämfört med 1997 vad det gäller intäktsslagen spontana gåvor. En av anledningarna är att vi under början av 1997 fick ett arv på mer än 300 tkr. På intäktsslaget insamlingsaktioner är i dag bokat intäkter som egentligen hör hemma på speciella insamlingsaktioner. Det rör sig om max 100 tkr, men det förstärker den minskning av intäkterna från våra givarbrev som vi har sett under 1998. Intäkterna från intäktsslaget speciella insamlingsaktioner ska alltså ökas med max 100 tkr, men kommer ändå inte upp till utfallet efter fyra månader 1997. Anledningen är att det under början av förra året gjordes fler aktiviteter inom detta område än vad som hittills gjorts i år. Human- och Hjälpfonden skulle om det varit utdelning per sista april tillsammans gett ca 1 700 tkr mer än vad som är budgeterat.

Kostnaderna första tertialet
Kostnaderna ligger efter fyra månader på 13 176 tkr, 35,1% av budget, 1,8% över budget om utfallet skulle vara jämnt fördelad över året. Utfallet efter fyra månader 1997 var 13 017 tkr.

Programkostnaderna
De direkta programkostnaderna ligger efter fyra månader på 4 022 tkr, 39,9% av budget. Efter fyra månader 1997 var utfallet 4 407 tkr. De totala programkostnaderna, alltså de direkta plus de fördelade, har ett utfall efter första tertialet på 8 768 tkr, 36,0% av budget. Motsvarande period förra året var utfallet 9 229 tkr, 34,9% av budget.

Nedan följer först en genomgång av de direkta programlönekostnaderna, och sedan en genomgång av de direkta programkostnaderna per programområde.

Direkta programlönekostnader
Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program.

De fördelade programlönekostnaderna ligger efter fyra månader på 32,7% av budget jämfört med de totala personalkostnaderna som har ett utfall på 34,2% av budget. En anledning till den skillnaden är att den ordinarie programchefen har varit barnledig fram till 1/2 1998 då hon började arbeta 70% istället för 100%, samtidigt gick den vikarierade programchefen till annan tjänst redan den 1/1 1998. För att kompensera den minskade tjänsten som programchef har två handläggare gått upp 25% i tjänst vardera en månad. I det ena fallet har lobbyarbetet förstärkts med 25%, i det andra fallet kampanjarbetet.

Dessutom har den tiondel av generalsekreterarassistentjänsten som fördelades i budgeten i verkligheten inte har använts till programverksamhet utan till administration. Detta innebär att antalet tjänster som ska fördelas är 14,20 istället för som i budget 14,60.

Förutom att den minskade arbetstiden för programchefen medfört lägre direkta programlönekostnader finner man inom några program rätt stora skillnader mellan den budgeterade direkta programlönekostnaden och utfallet efter fyra månader. Ett av dessa program är Årsrapporten där det aldrig varit budgeterat med någon lönekostnad eftersom arbetet sköts av en frivillig. Även om det mesta arbetet fortfarande utförs av en frivillig, görs numer en del av det arbete som tidigare sköttes av tryckeriet av en anställd. Detta kompenseras av att produktionskostnaden blir lägre. Vidare har det inte lagts ner så mycket tid som budgeterat på programmet Medlemmarna under de första månaderna. Dessutom minskar tiden som anställda lägger ner på produktionen av Almanackan. Detta trots att mer arbete med själva produktionen görs på sekretariatet.

Utredning och aktioner
Land- och temakampanjer: Vissa omfördelningar inom programmet kan komma att ske under året. Lobbyverksamhet: Avgiften till EU-föreningen är överbudgeterad med ca 30 tkr. Vidare kommer en del omfördelningar att ske inom programmet. Flyktingfrågor: Enligt budget. Avgiften till Rådgivningsbyrån på 210 tkr betalas ut under maj. Amnestyfonden: Enligt budget.

Medlemsaktiviteter
Specialgrupper: Utfallet inom detta program är mycket beroende av aktiviteten inom specialgrupperna. Det är planerat mycket fler aktiviteter andra tertialet än vad som gjorts under första. Arbetsgrupper: Fr o m 1998 bokförs tryck- och portokostnaden för månadsutskicket "Grupptrycket" på detta program. Kostnaden har tidigare tagits upp under programmet sekretariatet, och är även budgeterad där i år. Distrikt: Kostnaderna inom detta program är strävan att i så stor utsträckning som möjligt att lägga kostnader på distrikten direkt. Samordningsgrupper: I början av året genomfördes ett stort samordnarseminarium med många deltagare. Utfallet blev ändå ca 28 tkr under budget, mycket beroende på att många deltagare bodde hemma. I övrigt är utfallet inom detta program är mycket beroende av aktiviteten hos samordningsgrupperna. Ett initiativ till ett intersektionellt möte om Indien fick skjutas på framtiden pga att handläggaren på IS inte kunde medverka. Medlemsutbildning: Kostnaden för första tertialet inom detta program ska minskas med avgifter på ca 18 tkr som kommit in. I övrigt har en utbildning för flyktingombud fått ställas in pga för få anmälningar. Blixtaktioner: Sedan tidigare budgeteras och redovisas kostnaden för portot på detta program. Fr o m 1998 redovisas även tryckkostnaden här. Kortkampanjen: Enligt budget. Pådraget: Enligt budget.

Främja de mänskliga rättigheterna
MR-undervisning: Enligt budget.

Medlemmar och organisation
Regional verksamhet: Större delen, 170 tkr, är avsett direkt för Region Väst och kommer att rekvireras av dem. De redovisar sedan enligt avtal dessa pengar vid årets slut. Ungdomskampanjen: Större delen av budgeten för detta program avser en halvtids projektanställning hela 1998. Resterande är kostnaden för service till ungdomsgrupperna och för ungdomslägret. I dagsläget är det osäkert om ungdomslägret kommer att genomföras pga att det kommit för få anmälningar. Vidare är det budgeterat 25 tkr för en uppföljning av ungdomskampanjen. En uppföljning har gjorts som inte medfört några kostnader, och det är tveksamt om det kommer att genomföras någon kostnadskrävande utvärdering. Utveckling AI: Här finns medel budgeterat för finländska sektionen som hittills i år inte äskat några pengar. Vidare finns det pengar till ett dödsstraffsseminarium i Baltikum som i dagsläget inte ser ut att bli av. Dessa pengar kan istället komma att fördelas om till något annat projekt eventuellt i Polen. Intersektionella möten: Dessa möten kommer att äga rum som planerat. Personalutbildning: Överdraget inom detta program beror på att en del av personalen deltagit i en massmedieutbildning. Årsmötet: Inom detta program finns det 50 tkr budgeterat för årsmöteshandlingar. Dessa pengar är avsedda både för tryck och porto för verksamhetsberättelsen i Amnesty Press, och för utskick av handlingar från sekretariatet både före och efter årsmötet. Utfallet för detta kommer att överstiga 100 tkr. I övrigt är det för tidigt att säga vad årsmötet kommer att kosta. Överdraget innebär att de 50 tkr som finns som reserv för arrangörerna kan komma att användas för att täcka upp detta överdrag. Styrelsen: Enligt budget. ICM: Utfallet på 20 tkr avser kostnaden för en åttonde delegat som svenska sektionen inte skickade till ICM. Kostnaden kommer att krediteras av IS. Valberedningen: Många resor för valberedningen. Budgetmötet: Äger rum under hösten. Verksamhetsplanering: Äger rum under maj. Resor och oförutsedda kostnader: Det höga utfallet beror till stor del på inköp av externa tjänster.

Information och kommunikation
Massmediearbete: Enligt budget. Årsrapporten: Arbetet avslutas i maj-juni. Årsrapporten trycks i år med en ny teknik som ska minska produktionskostnaden. Därför är det svårt att uppskatta kostnaden. Landinformation: Tidigare år har både den budgeterade och redovisade kostnaden varit uppskattad. Fr o m 1998 redovisas den verkliga kostnaden, vilken visat sig vara betydligt lägre än den budgeterade. Amnesty Press: Utfallet lägre än budget på de två första numren. En anledning till det är att vi har färre medlemmar än budgeterat. Marknadsföring och Infomaterial: Avser tryckning av material som kommer att ske senare under året.

Finansiell stabilitet och tillväxt
Medlemmarna: Budgeten för medlemsvärvning är i det närmaste förbrukad. Det som återstår kommer att användas under maj. Övriga kostnader avser vårens påminnelser och höstens avisering. Dessa verksamheter går enligt planerna. Budgeten för registrering kommer inte att nås, däremot kommer den för registrering inom programmet insamlingsarbete att överskridas. Totalt sett kommer budgeten för registrering inte att överskridas. Insamlingsarbete: En stor del av denna budget avser de sex givarbreven. I ett försök att få dessa givarbrev så effektiva och lönsamma som möjligt har upplagorna på de två första breven minskats något, vidare har inte portokostnaden ökat så som budgeterat. Detta innebär att kostnaden för de två första breven ligger under budget. Vidare vet vi nu att vi, pga Radiohjälpsinsamlingen, inte kommer att kunna skicka ut vårt septemberbrev. Det finns alltså budgeterade pengar att använda till annan insamlingsverksamhet. När det gäller de aktiviteter som innebär att utöka vårt givarregister så har en del ibladningar skett under början av året, i övrigt är många av dessa aktiviteter planerade att ligga under hösten, efter Radiohjälpsinsamlingen. Försäljning: Inom detta program ökades budgeten jämfört med tidigare år för att kunna köpa in engelska årsrapporter för försäljning ifall vi inte skulle översätta några till svenska. Nu kommer vi att göra det vilket gör att vi inte till fullo kommer att utnyttja dessa budgeterade medel. Däremot har styrelsen under början av 1998 beviljat Lundagrupperna ett bidrag på 50 tkr för att kunna starta en försäljningsverksamhet. Almanackan: utfallet blev ca 91 tkr under budget. Anledningen är att det var svårt att beräkna den kostnadsminskning som blev, dels pga att vi fick papperet genom sponsring, dels pga att Citymail stod för en del av portokostnaden som kompensation för att olovandes använt Amnestys namn i reklamsammanhang.

Sekretariatskostnader (inkl avskrivningar)
Sekretariatskostnaderna ligger efter fyra månader på 1 694 tkr, 37,9% av budget, då är inte avskrivningarna medräknade vare sig i utfall eller budget.

Personalkostnader
Personalkostnaderna ligger efter fyra månader på 3 052,2 tkr, 34,3% av budget. Denna kostnad är en av de få som är rätt jämnt fördelad över året. Efter fyra månader ligger den alltså en bit över budget. Det finns flera anledningar till detta.
Det har skett rekryteringar där lönerna ligger högre än budget. Dessutom var uppräkningen för 1997 års löneökning tilltagen i underkant.

Internationella rörelsen
Under slutet av 1997 aviserade IS om att de hade dålig ekonomi och att de behövde stöd från sektionerna. Svenska sektionen erbjöd sig att bidra med 500 tkr. IS fick dock inte frivilligt fick ihop den summa de behövde. Rådsmötet beslutade att istället höja 1998 års avgift med 4% för alla sektioner. För svenska sektionens del innebar det 513 tkr, alltså lite drygt det vi erbjudit oss att bidra med. Eftersom det är svårt att budgetera IS-avgiften exakt, flera komponenter är osäkra, rymdes denna höjning av avgiften inom den budgeterade avgiften för 1998.

Prognos intäkter och kostnader 1998
Som visas i bilaga 1 ser intäkterna för 1998 ut att hamna på 40,6 Mkr, dvs 1,6 Mkr över budget. Denna prognos är väldigt mycket baserad på utfallet under perioden maj till december 1997. Undantaget är intäkterna från våra givarbrev där hänsyn är tagen till att vi förlorar intäkterna från vårt givarbrev i september. Däremot är det räknat med att vi ska använda de budgeterade pengarna till annan insamlingsverksamhet. Vidare är intäkterna från de spontana gåvorna uppräknade med 3 Mkr pga arvet vi kommer att få. Humanfondsintäkterna är mycket försiktigt prognostiserade. De är upptagna till utfallet 1997. Om det varit utdelning per den sista april hade utfallet varit ca 1,2 Mkr högre.

När det gäller kostnaderna ser även de ut att överskrida budget. Inom programkostnaderna kommer det att ske vissa överdrag, men i andra fall kommer inte de budgeterade medlen att användas. Mestadels pga att det varit för högt budgeterat. När det däremot gäller sekretariats- och personalkostnaderna ser budgeten ut att överskridas. En anledning till att sekretariatskostnaderna troligtvis kommer att överskridas är att det inom detta område finns en ospecificerad kostnadsminskningspost på 88 tkr som det ser svårt ut att realisera. Vidare budgeterades de löpande kostnaderna för ADB-området för lågt. Också kostnaden för våra investeringar, alltså avskrivningarna, kommer att överstiga budget. 1997 ändrades avskrivningstiderna för inventarierna vilket innebar att kostnaderna det året blev betydligt högre än budgeterat, och även 1998 års kostnader kommer att bli något högre än budget av samma anledning. När det gäller personalkostnaderna har det skett, och kommer det att ske, rekryteringar där lönerna ligger högre än budget. Vidare ser vi redan nu att rekryteringsbudgeten kommer att överskridas pga många, och framförallt kostsamma, rekryteringar. Även när det gäller övertidsbudgeten ser det ut att bli överdrag. Totalt sett ser kostnaderna ut att hamna på 38 375 tkr, alltså ett överdrag med 825 tkr, där 250 tkr avser sekretariatskostnader och 575 tkr personalkostnader.

Enligt en tidig prognos ser det ut som om vi skulle få ett överskott 1998 på 2 225 Mkr. Denna prognos är då baserad på en kostnadsbudget på 37 550 tkr. Om styrelsen fattar beslut om att sätta igång den verksamhet som beskrevs i budgetarbetet inför 1998 slutar kostnadsbudgeten på 39 Mkr, och en kostnadsprognos skulle då hamna på 39 725 tkr, och överskottet på 825 tkr. De områden där vi i dag kan se att vi kommer att få överdrag på jämfört med budget är områden där det inte tillkommer i stort sett några kostnader i de disponibla delarna under året. Undantaget är personalkostnaderna där det skulle tillkomma 110 tkr. Därför kommer överdragen på sekretariats- och personalkostnaderna att bli i det närmast lika stora.

Sammanfattning
Det är mycket vanskligt att göra en prognos på ett årsutfall redan efter fyra månader, så av den anledningen är prognosen mycket försiktig. Kostnaderna är räknade i överkant, och intäkterna i underkant. När det gäller intäkterna är det framförallt intäkterna från Humanfonden som är försiktigt räknade, 1,2 Mkr under den summa vi fått om det varit utfall per sista april. Även arvet är räknat i underkant eftersom en del består av aktier och fonder. Vi vet heller inte i dag exakt hur stor arvsskatt vi får betala. Vidare bör det förtydligas att överskottet enligt prognosen blir 2,2 Mkr om styrelsen inte beslutar om att sätta igång någon mer verksamhet i år. I fall styrelsen däremot beslutar att sätta igång den verksamhet som enligt budgetförslaget ligger för beslut i juni och september blir prognosen för överskottet 0,8 Mkr.

Sammanfattningsvis kan sägas att sektionens ekonomi för tillfället ser rätt stabil ut. "För tillfället" innebär att vi har det arv sektionen kommer att få att tacka för det. Förutom det ser också Humanfonden ut att ge intäkter 1998 som överstiger budget. De mer traditionella intäktskällorna, såsom medlemsavgifter och givarbrev, har visat minskade intäkter under början av 1998. När det gäller givarbreven är detta en trend som setts komma under några år, men den har blivit mycket påtaglig under 1998. Frågan om sektionens framtida finansiella tillväxt är alltså fortfarande mycket viktig. Som ett led i detta arbete föreslås styrelsen på sitt junimöte att fatta beslut om igångsättandet av ett registeranalysprojekt hösten 1998. Det projektet bör ses som ett led i arbetet med att se över sektionens intäktskällor. Detta projekt bör följas av ytterligare åtgärder för att stärka sektionens ekonomi.



Bilagor
1. Intäkterna efter första tertialet 1998, med prognos för hela året
2. Utfallet efter första tertialet fördelat på programområden/program