Principer för resebeställningar, traktamenten etc. Underlag till styrelsemöte 1-2 november 1996

Till: Styrelsen
Från: Charlotta Nordenberg och Anita Klum
Datum: 29 november 1996



Bakgrund
Med hänvisning till styrelsebeslut den 21-22 september gällande prioriteringar i budget inför 1997 skulle vi även se över kostnaderna gällande styrelsen inklusive dess utskott . Förslaget gäller dock alla som har uppdrag inom sektionen om inte annat anges.

Då styrelseledamöterna har många resor i sitt uppdrag i styrelsen samt lägger ner mycket av sin ideella tid för detta arbete har vi lagt fram en del förslag som skall godkännas av styrelsen.

Underlaget innehåller dels förslag till principer för resebeställningar och hotellbokningar, dels ett förslag på revidering av de befintliga reglerna för bilersättning, traktamente samt förlorad inkomst.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Förslag till principer för resebeställningar och hotellbokningar

* Resor till och från möten bör ske med billigaste färdsätt.

* Taxi bör användas restriktivt. Resa med lokaltrafiken bör användas i största möjligaste mån .

* Övernattning på hotell bör bokas i dubbelrum.

* Beställning av resor och hotell ska göras i god tid, då det ökar möjligheten till prisvärda inköp.

Undantag från dessa generella regler ska godkännas av
- för styrelseledamöter - ordförande
- för utskotten - styrelsesekreteraren
- för övriga respektive delprogramansvarig på sekretariatet.

För att det skall vara möjligt att ha en överblick över kostnaderna i samband med resor och hotellövernattningar skall alla, i möjligaste mån, använda sig av den reseservice som sekretariatet tillhandahåller genom receptionen.






ANGÅENDE BILERSÄTTNING, TRAKTAMENTE, FÖRLORAD INKOMST (tillägg kursiverade)

A. Bilersättning

Utgår med max 24 kr per mil varav 13 kr är skattefritt.


B. Traktamente och förrättningstillägg

Inom Sverige

utges endast i samband med resa utanför den vanliga verksamhetsorten d v s mer än 5 mil från arbetsplats/bostad. Vid endags resa utgår ett skattefritt förrättningstillägg motsvarande traktamentsbeloppet. Måltidsavdrag sker enligt nedan skattefria avdrag.


Traktamentsbelopp
Heldag:
Avresa hemifrån före kl 12, heldag eller hemkomst efter kl 19.

Heldagstraktamente 180 kr
Förrättningstillägg 125 kr räknas som lön och beskattas

Halvdag:
Avresa hemifrån efter kl 12 eller hemkomst före kl 19.

Halvdagstraktamente 90 kr
Förrättningstillägg 63 kr räknas som lön och beskattas

Måltidsavdrag
Måltidsavdrag görs för både traktamentsdelen och förrättningsdelen med belopp enligt nedan.

Bjuden på Avdrag på traktamentet Avdrag på förrättningstillägg (skattefritt) (beskattningsbart)

Heldag Halvdag Heldag Halvdag
180 kr 90 kr 125 kr 63 kr

Frukost 36 kr 18 kr 25 kr 13 kr
Lunch el middag 63 kr 31 kr 50 kr 25 kr
Lunch och middag 126 kr 62 kr 100 kr 50 kr
Frukost, lunch och
middag 162 kr 80 kr 125 kr 63 kr

Obs! Om fri kost och logi erhålls t ex i samband med möten, kurser eller konferenser utgår ingen ersättning.






Utom Sverige

Vid tjänste resa utom Sverige tillämpas statligt reglemente.

Obs! Om fri kost och logi erhålls t ex i samband med möten, kurser eller konferenser utgår ingen ersättning. Notera: Då styrelsens medlemmar deltar i de internationella rådsmötena utgår 30% av fulla traktamentsbeloppen även om hel pension utgår.


C. Tjänsteutgifter

Ersättning betalas endast för tjänsteutgifter som vederbörande kan ha under en resa. Med tjänsteutgifter
menas t ex de utgifter som för flygplatsavgifter, taxi, buss, telefon, telegram, tullavgifter och vaccination
inför resa. Växling av valuta i Sverige ska i första hand ske på avgiftsfria växlingskontor t ex Forex.
Alla utlägg ska verifieras med kvitton.


D. Ersättning för förlorad inkomst

Inkomstbortfall
Personer som medverkar i möten på styrelsens eller sekretariatets begäran, erhåller skattepliktig ersättning motsvarande förlorad arbetsinkomst. Ersättningsbeloppet är individuellt och utgår tillsammans med traktamente. Beloppet ska verifieras med specifikation från arbetsgivaren om gjort löneavdrag. Ersättning utgår för uppdrag som utförs på arbetstid, normalt vardagar mellan 08.00 och 17.00 , för ersättning för annan tid, t ex om vederbörande normalt arbetar helger, skall överenskommelse göras i förväg med ordförande eller generalsekreterare.

För personer med F-skattsedel, utgår ersättning med max 1000 kronor per dag. För personer som ej är förtroendevalda utgår ingen ersättning om inget annat överenskommits i förväg med ordförande eller generalsekreterare.




Rese- och måltidsersättning
För styrelse- och utskottsmedlemmar boende mindre än 5 mil från orten för möten kan få ersättning för rese- och måltidskostnader i samband med styrelse- arbetsutskotts- och utskottsmöten. Reseersättningen utgår antingen med den skattefria delen av bilersättningen eller, för allmänna transportmedel, för faktisk kostnad. Vid ersättning för faktisk kostnad ska kvitton bifogas. Måltidsersättningen utgår med schablonbelopp motsvarande det måltidsavdrag som görs på traktamente för heldag.


Förslag till beslut
Styrelsen godkänner de föreslagna principerna för resebeställningar och hotellbokningar, samt de föreslagna tilläggen avseende traktamenten och ersättning för förlorad inkomst.