Styrelsens roller Underlag till styrelsemöte 1-2 november 1996

Till
Styrelsen för svenska sektionen av Amnesty International.


Relationer inom sektionens styrelse,
och mellan styrelsen och sekretariatet.


I samband med sektionens årsmöte i maj 1996 beslöt styrelsen att vissa relationsfrågor skulle utredas. Vid styrelsens möte i juni preciserades vad som skulle undersökas och uppdraget lämnades till oss.

Åtskilliga relevanta dokument låg redan färdiga, och med dessa som grund för arbetet har vi haft ett antal sammanträden under sommaren och förhösten. I vissa frågor har vi intervjuat berörda personer, men de åsikter som presenteras i utredningen är våra egna.

Ewa har fungerat som sammankallande och sekreterare.

Uppdraget innefattade inte befattningsbeskrivningar. Vi har inte heller kunnat finna att det fastställts några för styrelsens ledamöter och suppleanter. Vi vill rekommendera styrelsen att låta utarbeta sådana beskrivningar.

Vår utredning är nu färdig och vi överlämnar den härmed till styrelsen. Med detta är vårt uppdrag slutfört.


Skellefteå, Lidingö och Hovmantorp den 2 oktober 1996.

Ewa Fredenberg Nilsson Jan-Erik Lundeberg Jan Nygren















Roller och relationer inom sektionens styrelse, och mellan styrelsen och sekretariatet


C-utskottet fick i december 1995 i uppdrag av styrelsen att se över personalrepresentantens roll i styrelsen. I januari 1996 utökades uppdraget till att omfatta frågan om olika roller inom organisationen samt att utarbeta ett förslag till riktlinjer. I mars 96 tillkom uppgiften att klargöra styrelseledamöters roller gentemot sekretariatet.

Uppdraget har formulerats något olika vid olika tillfällen. Vid styrelsemötet i juni fastslogs att uppdraget skulle innebära

att utreda problemet med styrelseledamöters dubbla roller,
att klargöra styrelseledamöters roll gentemot sekretariatet, personalrepresentantens roll,
samt ge förslag till riktlinjer.

Uppdraget gavs åt tre tidigare ledamöter av C-utskottet, nämligen Ewa Fredenberg Nilsson, Jan-Erik Lundeberg och Jan Nygren.


Bakgrund

Amnestys styrelse består av ideellt arbetande personer som på sin fritid tar itu med de uppgifter som styrelsearbetet innebär. Styrelseledamöterna är inga proffs utan vanliga människor med dessas fel och brister. Arbetet innebär för många helt nya situationer som kan vara svåra att handskas med. Att organisationen har vuxit till idag uppemot 80 000 medlemmar och 30 anställda och en årlig omsättning runt 40 000 000 kronor har sin del i problemen - och gör det nödvändigt att komma tillrätta med dem.

Trots, som man kan tycka, klara och tydliga direktiv i svenska sektionens stadgar och arbetsordning och beslutsgång för styrelsen har problem uppstått i samarbetet mellan styrelsen och sekretariatet.

Utgångspunkten för vårt arbete har varit svenska sektionens stadgar samt arbetsordningen (SE-ORG 76/039/1995) och beslutsgång för styrelsen (SE-ORG 76/038/1995), samt även Board-Staff Relations - a Guide (ORG 41/02/95).

I stadgarna står:
9.1 Styrelsen består av: ordförande, kassör, personalrepresentant och ytterligare sex ordinarie ledamöter samt tre suppleanter, varav en är personlig ersättare för personalrepresentanten.
9.2 Ordförande och kassör väljs särskilt av årsmötet för en tid av två år med val av ordförande ena året och kassör andra året. Sex ledamöter väljs av årsmötet för en tid av två år med val av halva antalet ena året och halva antalet andra året. Två suppleanter välja av årsmötet för en tid av ett år.
Ledamöter och suppleanter kan återväljas. Vid vakans kan årsmötet eller extra medlemsmöte förrätta fyllnadsval.
9.3 Personalrepresentanten och dess suppleant väljs av personalen för en tid av ett år bland den personal, avlönad eller icke avlönad, som arbetar inom sektionens sekretariat sedan minst ett år och som är medlem av Amnesty International.
Personalrepresentanten deltar i beslut om alla frågor, utom sådana som är föremål för förhandlingar. Personalrepresentanten och dess suppleant kan återväljas. Personalrepresentant skall inte samtidigt vara styrelsens sekreterare.
9.4 Styrelsen sammanträder på tid och plats den själv beslutar eller på kallelse av ordföranden.
9.5 Styrelsens suppleanter kallas till varje sammanträde och har där yttrande- och förslagsrätt. De inträder i ordinarie ledamöters ställe i den ordning de blivit valda och har då också rösträtt.
9.6 För styrelsebeslut fordras att minst fem närvarande ordinarie ledamöter är ense. Deltar inte personalrepresentant i beslutet, räcker det med att fyra ledamöter är ense. Vid lika röstetal gäller den mening som sektionens ordförande eller - vid dennes frånvaro - mötesordförande biträder.
9.7 Styrelsen utser inom sig vice ordförande och fördelar andra arbetsuppgifter.
9.8 Styrelsen äger att till sig adjungera en eller flera personer utan rösträtt.
9.9 Styrelsen äger att inom sig utse arbetsutskott.
9.10 Styrelsen bestämmer vilka som har rätt att teckna sektionens firma.

Arbetsordningen bifogas.

Beslutsgång för styrelsen bifogas.


Personalrepresentation i styrelsen

När sektionens verksamhet på åttiotalet hotade att spränga de dåvarande ramarna gjordes sekretariatets organisation om helt och hållet, och en generalsekreterare tillsattes. Vi anser att man borde ha dragit konsekvenserna av omorganisationen. Personalen representeras nu på styrelsemötena av generalsekreteraren och avdelningschefer; det finns inga hållbara argument för att dessutom ha en personalrepresentant. Allt som berör sekretariatet och som personalrepresentanten idag tar upp i styrelsen kan istället tas upp med närmaste chef eller generalsekreteraren. Punkten Arbetsgivarfrågor som stående punkt på styrelsens dagordning kan strykas. Generalsekreteraren har arbetsgivaransvar, och styrelsen ska inte lägga sig i den löpande verksamheten på sekretariatet - om inte generalsektreteraren särskilt ber om det. Styrelsen kan kalla vem man vill till styrelsemöten och är också oförhindrad att fråga efter synpunkter från personalen.

Personalrepresentation i styrelsen infördes efter ett årsmötesbeslut 1981. Därefter har årsmöten vid två tillfällen 1985 och 1987 avslagit förslag/motion om att avskaffa personalrepresentationen.

Årsmötet 1981 beslutade om införande av personalrepresentation i sektionens styrelse. I förslaget från styrelsen stod:
"Svenska sektionens sekretariat omfattar nu sju fast anställda personer och ett antal frivilliga. Därtill kommer två personer anställda av Svenska Amnestyfonden. Styrelsen finner tiden mogen att bereda plats för personalen i sektionens styrelse med beslutanderätt i alla frågor, utom sådana som är föremål för förhandling. Sådan personalrepresentation förekommer och fungerar bra i ett stort antal svenska organisationer. Sektionens representanter medverkade i den internationella rådsmötet 1974 till att de internationella stadgarna ändrades så, att det internationella sekretariatets (IS) personal fick representation i Amnestys internationella styrelse (IEC)..."

Till årsmötet 1985 lade styrelsen förslag om avskaffande av personalrepresentationen enligt följande:
"Personalrepresentationen i sektionens styrelse är ett undantag från en viktig demokratisk princip, nämligen att de anställda inte bör ha något företräde framför andra medlemmar vad gäller beslut och diskussion.
Personalrepresentationen i styrelsen utgör en avvikelse från den grundläggande arbetsdelning som varje demokratisk organisation måste upprätthålla. Styrelsen ska besluta och tjänstemännen ska förbereda och verkställa styrelsens beslut. Med personalrepresentant i styrelsen är risken stor för en sammanblandning av roller och för uppkomsten av jävsituationer.
Systemet med en röstberättigad personalrepresentant i styrelsen leder slutligen till en sammansmältning av arbetsgivar- och arbetstagaransvar.
Dessa principiella skäl föranleder styrelsen att föreslå ... att personalrepresentationen i styrerlsen avskaffas."
Förslaget avslogs av årsmötet.

Till årsmötet 1987 motionerade Jesús Alcalá i samma fråga. Han skrev:
"... mycket starka principiella skäl talar för att personalen inte ska ha rätt att ha representanter i styrelsen ...".
Motionen avslogs av årsmötet.

Till årsmötet 1992 återkom styrelsen med förslag om avskaffande med en lång beskrivning av ändrade förutsättningar mm. Man pekade på att personalrepresentanten inte har någon skyldighet att representera personalens ståndpunkter, att valkretsen är liten och att personal genom deltagande i årsmötet kan rösta två gånger i val av styrelseledamöter, att många bland personalendeltar i styrelsemöten såsom personalrepresentanter, sekreteraren, generalsekreteraren, avdelningscheferna och ibland handläggare. Man pekade även på att fackliga frågor sköts via fackliga företrädare och MBL.
Årsmötet avslog även denna gång förslaget.



Ekonomiskt ansvar i styrelsen

Vi anser dessutom att styrelsen inte behöver en kassör. Kassörens plats i styrelsen är liksom personalrepresentantens en kvarleva från tidigare organisationer inom sektionen.
Inom styrelsen krävs även fortsättningsvis ekonomiskt kunniga ledamöter och en ansvarig för ekonomiska frågor, men denna person fungerar faktiskt inte som kassör.

Årsmötet 1995 minskade antalet ordinarie styrelseledamöter med två, från - förutom personalrepresentant och kassör - åtta till sex. Det var på styrelsens förslag, och motiveringen var att styrelsemötena med denna ändring skulle bli mindra otympliga. Denna neddragning i antal medförde emellertid att arbetsbördan ökade för dem som var kvar. Om personalrepresentationen i styrelsen avskaffas, vilket skulle innebära att en ordinarie ledamot och en suppleant försvinner, anser vi att antalet ledamöter bör ökas. Om dessutom kassörsfunktionen utgår skulle styrelsen bestå av ordföranden och ytterligare nio ordinarie ledamöter samt två suppleanter.


Styrelsearbete och sekretariat

För att kommunikationen mellan styrelse och sekretariat ska fungera bra är det viktigt med
utbildning av styrelseledamöter. I Board-Staff Relations - a Guide står under 3.4 Board/Director relationship:

+ The presence of the director at Board meetings should be part of his/her job description. The only exceptions should be preparatory board discussions about the director's contract or performance issues.
+ A job description for the board as a whole and of the individual Board members (particularly for the Chair and the Treasurer) should be available. This would assist in the training of new Board members while maintaining a clear distinction between the responsibilities of directors and Boards. Board job descriptions should be made available to candidates before they stand for election.
+ Board/staff relations should be part of the training for new Board members. Board/staff relations should be explicitly evaluated by both Board and staff on a periodic basis.
+ Poor performance by staff is a major concern for both director and Board. There should be mechanisms to ensure that expectations from the board are communicated through the director, thereby confirming his/her exclusive responsibility.

Styrelseledamöterna måste vara helt klara över vad som gäller och tydligt se sin roll och uppgift i organisationen. Vi anser att det är bra att ordföranden håller personlig kontakt med alla, genom utvecklingssamtal, som tar upp
+ Amnestys mål och verksamhet med särskild tonvikt på styrelsens roll, uppgifter och arbete
+ den enskilda ledamotens bidrag till utvecklingen
+ utbildnings- och utvecklingsbehov
+ överenskommelse om utvecklingsåtgärder
Den tid som ägnas detta kommer att tas igen genom att styrelsearbetet blir smidigare och effektivare.

AU fyller en viktig uppgift. I Beslutsgång för styrelsen står följande:

5. Arbetsutskottet förbereder styrelsemöten. AUs uppgift är att:
- bereda vissa ärenden inför styrelsebehandling
- följa upp styrelsens beslut
- fatta beslut i frågor av ringa principiell betydelse
- i brådskande fall fatta beslut i frågor av principiell betydelse

Det är viktigt att framhålla AUs stora ansvar när det gäller att bereda ärenden inför styrelsemöten. Styrelsen sparar mycket tid och arbete när beslutsunderlagen motsvarar de krav och förväntningar som ställs. Däremot är det inte , enligt vår uppfattning, AUs uppgift att följa upp styrelsens beslut, som det står i Beslutsgång för styrelsen, punkt 5, andra pinnsatsen. Det är sekretariatet som följer upp besluten.

Utbildningen av styrelseledamöter är viktig. Praktisk information (ORG 10/003/1996) är bra, men självklart behöver styrelseledamöter även regelrätt utbildning.

Det är viktigt att styrelseledamöter får lära sig
+ att alla beslut måste vara klara, entydiga och möjliga att verkställa,
+ att beslut om vidare beredning av ett ärende åtföljs av tydliga anvisningar om exakt vilka aspekter som ska utredas vidare och vilka som ska avföras och
+ att alla i styrelsen känner ett gemensamt ansvar för hela Amnestys åtagande.

Många av dem som väljs in i styrelsen för svenska Amnesty har haft något annat uppdrag inom organisationen:samordnare, distriktsombud, gruppsekreterare, frivilligarbete på sekretariatet eller annat. Dessa olika erfarenheter berikar naturligtvis styrelsen; det är en fördel att kunna se frågor från mer än ett håll. Men det är ett stort ansvar att sitta i Amnestys styrelse, och det är tidskrävande. Vi anser att man under sin period i styrelsen bör avstå från alla andra Amnestyuppdrag utom samo eller gruppsekreterare. Anställd på sekretariatet får man inte vara under sin styrelseperiod, anser vi.

Det är självklart att vid en rollkonflikt rollen som styrelseledamot står över varje annan roll man har inom Amnesty.

Ordföranden behöver också särskild utbildning i att få styrelsen att fungera, i att skapa ett team, ett kollektiv. Vi tror att det kunde vara bra att ta kontakt med ordförande i andra ideella organisationer som förmodligen har samma problerm och erfarenheter, t ex Rädda Barnen, Röda Korset och Lutherhjälpen . Kanske man kunde ordna en kurs tillsammans?


Förslag till riktlinjer för styrelsearbete

Arbetet i styrelsen för svenska Amnesty är både ansvarsfullt och tidskrävande. Du bör under Din period i styrelsen avstå från andra uppdrag inom Amnesty, utom samo- och gruppsekreterararbete, och inte heller vara anställd eller frivilligarbetare på sekretariatet eller regionkontoren.

Som ledamot eller suppleant i styrelsen förväntas Du

+ hålla isär Din roll som styrelseledamot från andra roller Du kan ha i Ditt Amnestyarbete.
+ låta alla i styrelsen ta del av Dina synpunkter
+ säga Din mening innan beslut tas
+ ge och ta kritik direkt
+ ställa frågor så snart Du inte förstår
+ respektera anställda och styrelseledamöter genom att vara vederhäftig, tydlig och konstruktiv även då Du framför kritik
+ vara generös, uppmuntra samt visa tolerans och accepterande
+ koncentrera arbetet till de viktigaste frågorna och undvika att hamna i detaljer
+ alltid prioritera sakfrågor framför formfrågor
+ ta Din del i ansvaret för att alla beslut är klara, entydiga och möjliga att verkställa
+ ta Din del i ansvaret för att beslut om vidare beredning av ett ärende åtföljs av tydliga anvisningar om exakt vilka aspekter som ska utredas vidare och vilka som ska avföras
+ ta ansvar för styrelsens gemensamt fattade beslut, även då de inte stämmer med Din personliga åsikt
+ låta styrelsens interna diskussioner stanna inom styrelsen

Vid en rollkonflikt står rollen som styrelseledamot över varje annan roll Du kan ha i Ditt Amnestyarbete.

Som ledamot i arbetsutskottet är Du medansvarig i arbetet med underlagen till styrelsemöten. Ju bättre underlag, desto smidigare styrelsemöten!

Som ordförande i svenska Amnesty förväntas Du
+ hålla regelbunden kontakt med alla ledamöter och därvid ta upp
- Amnestys mål och verksamhet med särskilt avseende på styrelsens roll, uppgifter och arbete
- den enskilda ledamotens bidrag till utvecklingen
- utbildnings- och utvecklingsbehov
- överenskommelse om utvecklingsåtgärder
- ta kontakt med ordförande i andra ideella organisationer för utbyte av erfarenheter och för eventuell utbildning.



Vi föreslår

att ovanstående riktlinjer antas

att styrelsen föreslår årsmötet avskaffa personalrepresentanten i styrelsen

att punkten arbetsgivarfrågor stryks som stående punkt på styrelsens dagordning.

att styrelsen föreslår årsmötet att kassörsfunktionen utgår

att styrelsen föreslår årsmötet ändra svenska sektionens stadgar enligt följande:

9.1 ...ordförande och ytterligare nio ordinarie ledamöter samt två suppleanter.
9.2 Ordförande väljs ... två år. Nio ledamöter ... med val av fyra samma år som ordföranden och fem andra året.
9.3 stryks
9.6 ...fordras att minst fem närvarande ordinarie ledamöter är ense. Vid lika ... biträder.

att Beslutsgång för styrelsen ändras enligt följande:

5. andra pinnsatsen (beträffande uppföljning av styrelsebeslut) stryks



att Arbetsordning inom svenska sektionen av Amnesty International ändras enligt följande:

7. ...samråd ske med ordföranden (kassörsfunktionen utgår).




Hovmantorp, Lidingö och Skellefteå den 2 oktober 1996

Jan Nygren Jan-Erik Lundeberg Ewa Fredenberg Nilsson

Bilaga 1
ARBETSORDNING INOM SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY
INTERNATIONAL

(Fastställd av styrelsen i september 1996)

1. Stadgarna, årsmötet
Verksamheten inom svenska sektionen av Amnesty International regleras i stadgarna. Enligt stadgarna är årsmötet sektionens högsta beslutande organ.
Beslut fattade av årsmötet kan avföras endast genom årsmötesbeslut.

2. Styrelsen
Mellan årsmötena ansvarar styrelsen för verksamheten inom svenska sektionen av Amnesty International och ansvarar för att årsmötets beslut verkställs. Beslut fattade av styrelsen kan avföras endast genom styrelsebeslut eller årsmötesbeslut.

Viktigare ärenden rörande verksamhetens inriktning och organisation samt ärenden av principiell art avgörs under verksamhetsåret av styrelsen. Styrelsen fastställer budget enligt de riktlinjer som årsmötet angivit. Styrelsen eller den styrelsen utser, fastställer slutligt årsrapporten i svensk version, och skrivelser till svenska regeringen.

Styrelsen utser inom sig arbetsutskott och de andra utskott och arbetsgrupper som behövs för arbetet.

3. Sekretariatet
Ett sekretariat underställt styrelsen och under ledning av en generalsekreterare sköter den löpande verksamheten.

4. Generalsekreteraren
Generalsekreteraren utses av styrelsen och leder sekretariatets verksamhet och svarar för den inför styrelsen.

Generalsekreteraren leder och fördelar arbetet inom sekretariatet. Generalsekreteraren har arbetsgivaransvar och fullgör samtliga arbetsgivarfunktioner. Styrelsen fastställer årligen löneutrymmet.

Enskilda styrelseledamöter/utskott/arbetsgrupper som behöver utredningar eller större arbetsinsatser från sekretariatet vänder sig till generalsekreteraren.

5. Handlingsplan och budget
Styrelsen ansvarar för att förslag till handlingsplan utarbetas. Generalsekreteraren ansvarar för att budget för sektionen utarbetas, därvid skall kontakt hållas med ordförande och kassör.


6. Utåtriktad verksamhet
Generalsekreteraren ansvarar för sektionens utåtriktade verksamhet. Samråd kan därvid ske med sektionens ordförande.

Utgående officiellt material såsom skrivelser, pressmeddelanden, annonser och foldrar skall godkännas av generalsekreteraren.

Offentliga uttalanden å sektionens vägnar görs av styrelsens ledamöter, generalsekreteraren och pressekreteraren eller av dem utsedd person.

7. Ekonomiska frågor
Generalsekreteraren ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med av styrelsen angiven budget. Styrelsen skall löpande hållas informerad om den ekonomiska situationen.

Generalsekreteraren beslutar i frågor som rör omfördelning av budgeterade medel. Vid större förändringar skall samråd ske med ordföranden och kassören.
SE-ORG 76/038/1995
Bilaga 2
BESLUTSGÅNG FÖR STYRELSEN
Antagna av styrelsen den 2 december 1995

Styrelsens uppgifter framgår av Arbetsordning inom svenska sektionen av Amnesty International
( SE-ORG 76/039/1995 ) fastställd av sektionens styrelse i december 1995.

Denna PM behandlar formerna för beslutsfattande.

Styrelsen i sin helhet, arbetsutskottet, styrelsens ordförande och generalsekreteraren fattar beslut i olika ärenden.

1.
Sektionens ordförande och generalsekreteraren avgör hur en fråga ska hanteras samt fastställer dagordning för styrelsens och arbetsutskottets möten.

2.
Styrelsens möten ägnas åt ett begränsat antal frågor. Styrelsens beslut avser principer eller anger målsättningar.

3.
Diskussioner inom och beslut av styrelsen ska föregås av att ärendet beredes.

4.
Sektionens ordförande och generalsekreterare avgör hur ett ärende ska beredas. Normalt sker beredningen inom sekretariatet eller inom styrelsens A-, B-, C- eller D-utskott och ett underlag föreläggs styrelsen. Underlaget består av bakgrundsinformation, problembeskrivning, en resonerande del och i förekommande fall förslag till beslut.

5.
Arbetsutskottet förbereder styrelsemöten . AUs uppgift är att:

-bereda vissa ärenden inför styrelsebehandling
-följa upp styrelsens beslut
-fatta beslut i frågor av ringa principiell betydelse
-i brådskande fall fatta beslut i frågor av principiell betydelse.

6.
Styrelsen kan delegera ansvar för ett område eller beslutanderätt i viss typ av frågor till inom styrelsen utsett utskott/arbetsgrupp, till enskild styrelsemedlem eller till generalsekreteraren. Vid sådan delegering ska avrapportering ske till styrelsen.

7.
Styrelsens vice ordförande ersätter ordföranden i hans eller hennes frånvaro. Generalsekreteraren adjungeras till styrelsens möten (utan rösträtt)