Förslag till budget 1998 Underlag till styrelsemöte 1-2 augusti 1997

Till: styrelsen och distriktsombuden
Från: sekretariatet/Anna Karin Wesslenius
Datum: 19 september 1997





Förslag till budget 1998
(12 bilagor)


1. Inledning
Det är den av årsmötet 1996 fastställda handlingsplanen för åren 1996-2000 som utgör grunden för planeringen av sektionens verksamhet. Med utgångspunkt från målsättningarna i handlingsplanen, och från andra aktuella årsmötes- och styrelsebeslut lägger sekretariatet fram ett budgetförslag. Budgetunderlaget utgörs av två delar: en som beskriver den föreslagna verksamheten, och en som beskriver process och struktur. Denna sammanställning utgör den förra. Beskrivningen av struktur och process distribueras senare som ett separat dokument.

1.1 Ny planerings- och budgetprocess
Styrelsen beslutade vid junimötet 1997 att anta D-utskottets förslag till ny planerings- och budgetprocess, samt att budgetarbetet 1998 ska bedrivas enligt denna nya modell. I stort innebär den nya modellen, som beskrivs utförligare i dokumentet om budgetens process och struktur, att kopplingen till handlingsplanen blir tydligare, och att budgeten utformas som en långsiktig ekonomisk plan, där handlingsplanens delmål kopplas till siffror. Vidare frångås den gamla indelningen i bas och rörlig budget, och istället görs en uppdelning i en fast del och i två disponibla delar. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla sådana kostnader som är nödvändiga för att svenska sektionen ska kunna upprätthållas. Den första av de två disponibla delarna innehåller sådana kostnader, som tillsammans med de fasta, upprätthåller den nuvarande verksamhetsnivån. Den andra av de två disponibla delarna omfattar all form av utökning eller extrainsatser och den verksamheten ska vara direkt kopplad till intäkterna, och får inte sättas igång innan man är säker på att finansiering finns. Bägge de disponibla delarna blir disponibla först när styrelsen fattat ett sådant beslut. I budgetförslaget för det nästkommande året skall både den fasta delen och de två disponibla delarna (disp 1 och disp 2) ingå. Planerade kostnader för ytterligare minst ett år ska också finnas med.

I arbetet med 1998 års budget kommer inte full effekt av den nya planerings- och budgetprocessen att nås. 1998 blir ett inkörningsår, och full effekt uppnås först 1999. Därför kommer 1998 års budget och budgetprocess att på många sätt likna tidigare års, med den skillnaden att beslut om de disponibla delarna föreslås fattas på styrelsemötena i december, juni och september. Tidigare låg beslut om rörliga delar i mars, juni och september. Lägger man beslutstillfällen i juni och i september hinner tertialrapporter sammanställas som underlag till besluten. Skulle man istället välja alternativet med halvårsbokslut är första beslutstillfälle september. Det skulle vara svårt att bedriva en kontinuerlig verksamhet med beslut enbart i december och september. I december måste också beslut fattas om verksamheten i den fasta delen och viss verksamhet i disp delen för ytterligare ett år framåt. I december 1997 blir det alltså aktuellt att fatta beslut om den fasta verksamheten 1999.

1.2 Handlingsplanens huvudmål
Den nu gällande handlingsplanen sammanfattas i åtta huvudmål:

1. Vi ska arbeta för att göra varje människa i Sverige medveten om vad mänskliga rättigheter innebär.
2. Vi ska värva och aktivera fler medlemmar och bidragsgivare i Amnesty.
3. Vi ska utveckla kontakterna med massmedia och andra opinionsbildare.
4. Vi ska utveckla och effektivisera kampanjarbetet.
5. Vi ska utbilda oss så att vi gör ett ännu bättre Amnestyarbete.
6. Vi ska utveckla vår planering och uppföljning i Amnestyarbetet.
7. Vi ska engagera oss i organisationen och i Amnestys arbetssätt.
8. Vi ska utveckla vårt samarbete med Amnesty i andra länder.

Styrelsen har prioriterat bland handlingsplanens mål och delmål. För 1998 har huvudmålen 1-4 och 6 givits hög prioritet medan målen 5, 7 och 8 givits låg prioritet. Sekretariatet har i budgetarbetet sökt beakta styrelsens beslut om prioriteringar. Det lägre budgetalternativet ger små möjligheter att föra in ny verksamhet, vilket innebär att några områden, som faller in under prioriterade mål för 1998 inte ryms i det alternativet. Det handlar främst om inrättandet av ett aktivistcentrum och att förbättra kunskapen om medlemskårens sammansättning. I det högre budgetalternativet finns dock resurser avsatta för dessa aktiviteter.

1.3 Särskilda årsmötes- och styrelsebeslut
Förutom att avspegla handlingsplanens intentioner skall verksamhetsplaneringen också omfatta övriga årsmötes- och styrelsebeslut. Ett exempel är den av årsmötet 1996 beslutade Ungdomssatsningen som förutom kampanjen 1997 även kommer att medföra kostnader 1998. I den aktivistutredning som lades fram 1996 talades det om fyra aktivistcentrum i Sverige, därför har styrelsen prioriterat den verksamheten.

1.4 Sekretariatets verksamhetsplan
Den stora kampanjen 1998 är den som genomförs med anledning av att FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna blir femtio år 1998. Temat mänskliga rättigheter kommer därför att löpa som en röd tråd genom flera programområden under året inte minst i vårt utåtriktade arbete och bland annat kommer skolmaterialet att spridas till lärare. Radiohjälpens höstinsamling, som tilldelats Amnestyfonden, kommer troligtvis att medföra stor uppmärksamhet för Amnesty och för mänskliga rättigheter. Insatser för medlemsvärvning och insamling kommer att genomföras. Grundläggande utbildning av medlemmar såsom olika funktionärsutbildningar planeras. En sammanfattning av verksamhetsplanen finns i bilaga 1.

1.5 De ekonomiska ramarna
Sekretariatet lade fram två förslag till intäktsramar till styrelsens junimöte, ett förslag på 39 mkr och ett på 41 mkr. Styrelsen valde att inte sätta någon intäktsram, eftersom man var osäker på den ekonomiska utvecklingen, utan uppdrog åt sekretariatet att till AU- mötet i augusti lämna två förslag till kostnadsbudgetar. AU beslöt att sekretariatet skulle fortsätta att arbeta med två budgetförslag fram till styrelsemötet i september.

Svenska Amnestyfonden har tilldelats Radiohjälpens höstinsamling 1998 (bilaga 2). Inga av de insamlade medlen kommer att tillfalla svenska sektionen, men uppmärksamheten kring insamlingen och framförallt kring den TV-gala som insamlingen avslutas med kommer givetvis att gynna även sektionen. Eftersom så mycket fortfarande är oklart kring samarbetet mellan fonden och sektionen har i det här budgetförslaget ingen hänsyn tagits till Radiohjälpsinsamlingen. Med all sannolikhet kan dock sägas att insamlingsverksamheten kommer att gynnas under 1998, och medlemsvärvningen under 1999. Vilka kostnader det kan medföra för sektionen är svårt att säga innan ett avtal skrivits med fonden.

Intäkterna
Det är bedömningar av sektionens intäkter, samt möjligheten att använda reserver som byggts upp under tidigare år, som bestämmer kostnadsramarna för verksamheten. Den aktuella prognosen för 1997, baserad på utfallet tom augusti, pekar mot ett årsutfall på ca 38 200 tkr, (bilaga 3.1, 3.2 och 4). Intäktsbudgetförslaget på 39 mkr innebär en ökning av intäkterna på 800 tkr (2,1%) jämfört med 1997 års budget och prognos, medan 41 mkr förlaget innebär en ökning med 2 800 tkr (7,3%) (bilaga 12).

Kostnaderna
Prognosen för kostnaderna 1997 ligger på 38 200 tkr, och det skulle alltså innebära ett nollresultat i år och inget tillskott till reserverna. Bägge budgetförslagen för 1998 är balanserade. Eftersom 1996 medförde en minskning av de fria reserverna med 2,3 mkr finns det inget utrymme för att använda sektionens reserver 1998. Med en ram på 39 mkr och en IS-avgift på 13 225 tkr blir utrymmet för sektionsverksamhet 25 775 tkr, vilket är 648 tkr (2,5%) lägre än 1997. I 41 mkr budgeten är IS-avgiften 13 530 tkr, och sektionskostnaden alltså 27 470 tkr, 1 047 tkr (4,0%) högre än 1997.

1.6 Sammanfattning av budgetförslaget
Uttryckt i siffror kan budgetförslagen sammanfattas enligt följande (tkr):

Intäkter 39 mkr 41 mkr
Medlemsavgifter 14 860 15 410
Gruppavgifter 445 445
Försäljning 290 290
Prenumerationer 710 710
Gåvor o bidrag 22 045 23 495
Övrigt (räntor) 650 650
Summa intäkter 39 000 41 000

Kostnader
Programverksamhet 11 479 13 174
Personalkostnader 8 860 8 860
Sekretariatskostnader 5 436 5 436
Sektionskostnader 25 775 27 470
IS-avgift 13 225 13 530
Summa kostnader 39 000 41 000


2. Intäkterna
Som framgår av sammanställningen ovan indelas intäkterna i sex klasser: medlemsavgifter, gruppavgifter, försäljning, prenumerationer, gåvor o bidrag samt övriga. En sammanställning av intäktsbudgeten finns i bilaga 5.1 och 5.2.

Sammanfattning av intäktsbudgetens innehåll
Den ursprungliga intäktsbudgeten för 1997 på 39 000 har förändrats under året. På styrelsens januarimöte beslöt man lägga ner försäljningsverksamheten i Malmö i sin nuvarande form. Detta innebar att både intäkts- och kostnadsbudgeten sänktes med 800 tkr. Intäktsbudgeten för 1997 är alltså i dagsläget 38 200 tkr, och i alla fortsatta jämförelser kommer denna reviderade budget att användas.

De två förslagen till intäktsbudgetar är identiska på många områden. Skillnaderna ligger där det krävs extra ekonomiska resurser för att få högre intäkter, samt på områden där vi tror att en allmän ökad aktivitetsnivå ger ökade intäkter. Stora skillnader jämfört med intäktsbudgeten för 1997 utgör den höjning av medlemsavgiften som beslutades på årsmötet 1997. Både de hel- och delbetalande medlemsavgifterna ökas med 20 kr, vilket innebär en intäktsökning på 1 400 tkr med en medlemskår på 70 000 medlemmar. Vidare är Humanfonden upptagen till 5 200 tkr, vilket är 1 400 tkr (36,8%) högre än i budgeten för 1997, men bara 1 079 tkr (26,2%) högre än utfallet 1996. Humanfondens genomsnittliga ökning de tre senaste åren är 20%. Med den utgångspunkten skulle utdelningen 1997 bli 4 945 tkr, och utdelningen 1998 5 934 tkr. Osäkerheten kring Humanfondens utveckling gör den svårbudgeterad, dessutom har den börjat utgöra en allt större del av den totala budgeten. Dessa två aspekter kommer D-utskottet att studera i sitt arbete med sektionens reserver.

2.1 Intäkterna

Medlemsavgifter
Intäkterna i 39 mkr-förslaget är beräknade på 42 850 helbetalande och 28 600 delbetalande , totalt 71 450 medlemmar. Intäkterna i 41 mkr-förslaget är beräknade på 44 375 helbetalande och 29 750 delbetalande, totalt 74 125 medlemmar. 39 mkr-förslaget innebär i stort sett en oförändrad nivå jämfört med prognosticerat utfall för 1997, 41 mkr-förslaget en ökning med 3%. Den oförändrade nivån (39 mkr) inkluderar främst basverksamheter som avisering, påminnelser och bearbetning av eget register, som alla syftar till att kompensera för det "naturliga" bortfall av medlemmar vi har. En höjning av medlemsavgiften har tidigare år inte relutlterat i en högre borfallsprocent. En ökning av intäkterna (41 mkr) däremot kräver ytterligare medlemsvärvning via externa, mer kostnadskrävande utskick, som t ex ibladningar och dr-brev. I kronor innebär ökningen i 41 mkr-förslaget 415 tkr.

Gruppavgifter
Båda intäktsförslagen bygger, liksom 1997, på 280 gruppavgifter à 1 500 kr. Ökningen med 25 tkr motiveras av intäkterna från 50 nybildade ungdomsgrupper.

Försäljning
Eftersom försäljningsverksamheten i Malmö lagts ner i sin nuvarande form minskar intäktsbudgeten för denna intäktsklass. Återstår gör intäkter för försäljning av rapporter o dyl, vilket är minskat med 180 tkr jämfört med budget 1997, och med 92 tkr jämfört med utfall 1996. Sänkningen av budgeten är bla föranledd av att vi inte har budgeterat för någon tryckning av hela årsrapporten på svenska. Försäljningen av den engelska årsrapporten kommer istället att öka men det är svårt att säga i vilken utsträckning. Noteras bör också att den både är billigare i inköp, och försäljningspriset är lägre, än den svenska översättningen.

Budgeten för försäljning av kalender o dyl är också minskad i förhållande till 1997. Anledningen till det är att det inte kommer att tryckas några kalendrar direkt för försäljning. Vidare är det inte heller budgeterat för någon julgåva 1998. Återstår gör försäljning av grupp- och medlemsmaterial, samt en del övrig försäljning.

Prenumerationer
Oförändrade intäkter jämfört med budget 1997, men en ökning i förhållande till prognosticerat utfall. Marknadsföring av Kortkampanjen och Pådraget via Amnesty Press, samt bättre rutiner kring avisering och påminnelser förväntas ge ett bättre resultat. Dessutom föreslås prenumerationsavgiften på Kortkampanjen och Pådraget att öka från 80 till 95 kr.

Gåvor och bidrag
I intäktsbudgeten för 1997 utgör denna kategori 57% av de totala intäkterna. Denna procentsats är oförändrad i de två förslagen för 1998. Den största förändringen avser Humanfonden , där intäkterna skrivs upp från 3 800 tkr till 5 200 tkr. Vad gäller spontana gåvor innebär 41mkr-förslaget en ökning jämfört med budget 1997, men är i nivå med prognosticerat utfall för 1997. Intäkterna från spontana gåvor är, av förklarliga skäl, svåra att förutse. Skillnaden mellan de två alternativen (100 tkr) bygger på antagandet att en ökad utåtriktad aktivitet på medlemsvärvnings- och insamlingsområdet ger en viss ökning av de spontana gåvorna. Basen i insamlingsaktioner är de sex givarbreven. Ett av breven går i en större upplaga även till de medlemmar som inte är givare. Projektet "Gräv där du står" innebär framförallt en utökad bearbetning av namn i vårt eget register. Den interna nyrekryteringen, via eget register, är den basverksamhet som behövs för att täcka det "naturliga" bortfallet på givarsidan. Övrig nyrekrytering av givare sker genom mer kostnadskrävande externa ibladningar och dr-brev. Det bör påpekas att den budgeterade kostnaden för insamlingar i båda förslagen innebär en klar minskning jämfört med 1997. Trots det har vi satt ett högre intäktsmål för insamlingsaktioner . Det ska dock ses i relation till intäktsposten Spec. insamlingsaktion där intäktsmålet sänkts. För AmnestyGiro innebär båda alternativen en ökning som motsvarar de senaste årens ökning av intäkterna via autogiro. Ett utökat arbete med vårt register skulle ytterligare kunna förbättra och förfina insamlingsarbetet. Det billigaste och effektivaste sättet att hitta både nya givare och medlemmar är dels att bearbeta vårt eget register, dels att försöka hitta motsvarande grupper utanför vårt register. Vidare skulle ännu bättre uppföljning och utvärdering av de mer kostsamma aktiviteterna kunna ske. Allt för att få högre intäkter till lägre kostnad. Det föreslagna registeranalysprojektet i 41 mkr förslaget är en förutsättning för detta arbete.

Övriga intäkter
Denna intäktsklass består framförallt av ränteintäkter. En oförändrad likviditet och oförändrat lågt ränteläge föranleder ett förslag om en oförändrad budget jämfört med 1997.


3. Kostnaderna
I kostnadsbudgeten sammanfattas den verksamhet, och kostnaden för den, som planeras för det aktuella året. Den är ett konkret, beloppssatt uttryck för hur det aktuella året skall bli ett led i genomförandet av målsättningarna i den fyraåriga handlingsplanen. En sammanställning av verksamhetsbudgeten med fördelade kostnader finns i bilaga 6.1 och 6.2. En programbudget med uppdelning i fast och dispdelar fördelade på beslutstillfällen finns i bilaga 7.1 och 7.2.

Sammanfattning av kostnadsbudgetens innehåll
Som tidigare nämnts har 1997 års ursprungliga budget på 39 000 tkr förändrats. Förutom att kostnadsbudget sänkts med 800 tkr med anledning av nedläggningen av försäljningsverksamheten i Malmö, valde man på mars månads styrelsemöte att inte ta in i budgeten hela den rörliga del som föreslogs då. Av de 1 686 tkr som styrelsen skulle besluta om, höll man inne med verksamhet för 413 tkr. Detta gör att den nuvarande kostnadsbudgeten är 37 787 tkr, vilket innebär att det är budgeterat ett tillskott till reserverna på 413 tkr, och precis som när det gäller intäkterna görs alla fortsatta jämförelser mot denna reviderade budget. 1998 års budgetförslag innebär båda att kostnaderna ökar. I den lägre budgeten ökar kostnaderna med 1 213 tkr (3,2%), och i den högre med 3 231 tkr (8,5%).

Sekretariats- och personalkostnaderna är identiska i de bägge förslagen. Sekretariatskostnaderna (inklusive avskrivningar) beräknas öka med 156 tkr (3,0%), och personalkostnaderna med 180 tkr (2,1%). Den stora kostnadsökningen står IS-avgiften för. I det lägre budgetförslaget ökar avgiften med 1 861 tkr (16,4%), och i det högre med 2 166 tkr (19,1%). IS-avgiften, sekretariats- och personalkostnaderna ökar alltså med sammanlagt 2 197 tkr i 39 mkr budgeten och med 2 502 tkr i 41 mkr budgeten. Detta innebär att i det lägre förslaget minskar utrymmet för programkostnader med 984 tkr (7,9%), medan de i det högre förslaget kan öka med 711 tkr (7,5%).

3.1 IS-avgiften
Den avgift som ska betalas 1998 baserar sig på genomsnittet av 1995 och 1996 års intäkter. 1998 är det år då ICM-beslutet från 1995 om ändrade beräkningsregler för IS-avgiften träder i kraft. Tidigare har enbart intäkterna från år -2 legat till grund för avgiften. Ökningen av kostnaden för IS-avgiften är rätt markant i bägge budgetförslagen 16,4% i 39 mkr förslaget och 19,1 % i 41 mkr förslaget. Det som skall betalas under 1998 uppgår till 13 446 tkr, och upplösningen med avseende på 1996 är 818 tkr. Skillnaden ligger i vad vi är tvunga att avsätta med avseende på 1998. I 39 mkr förslaget blir det 597 tkr, och i 41 mkr förslaget blir det 902 tkr.

Vid stagnerande intäkter minskar behovet av reserveringar till IS-reserven. Om prognosen för 1997 håller och intäkterna blir ca 38 200 tkr, och styrelsen tror på intäkter för 1998 som inte överstiger 39 000 tkr, kan man öka kostnadsutrymmet genom att inte avsätta så mycket till IS-reserven 1997. Exakt vad det här skulle kunna innebära för summor, och hur det skulle påverka åren efter ska sekretariatet undersöka och redovisa till styrelsemötet i september.

3.2 Sektionskostnaderna
Sektionskostnaderna (programkostnader + sekretariatskostnader + personalkostnader) beräknas till 25 775 tkr i 39 mkr förslaget, vilket är en minskning jämfört med 1997 med 648 tkr (2,5%). I 41 mkr förslaget är det däremot en ökning med 1 047 tkr (4,0%).

Personalkostnaderna
Antalet fasta tjänster uppgår till 26,75, varav 1,5 är förlagda till Göteborg. Personalkostnaderna beräknas öka med 180 tkr (2,1%) jämfört med 1997. Anledningen till att ökningen av personalkostnaderna är så låg är att det föreslås att de vikariat på sammanlagt 1,5 tjänst som går ut vid årsskiftet inte återbesätts.

Sekretariatskostnaderna
Sekretariatskostnaderna beräknas öka från 4 317 tkr till 4 473 tkr, alltså med 156 tkr (3,6%).

Investeringar 1998
Under de senaste åren har omfattande investeringar i datorer och programvaror skett. Det har t ex investerats i ett dokumenthanterings- och kommunikationssystem, i ett nytt medlemsregister och i ett nytt ekonomisystem. Under 1997 har bl a dokumenthanterings- och kommunikationssystemet uppgraderats vilket har inneburit ytterligare investeringar på budgeterade 250 tkr. Avskrivningarna är 1997 budgeterade till 963 tkr, och de är oförändrade i 1998 års budgetförslag. Den budgeten lämnar ett utrymme för datorinvesteringar på lite drygt 200 tkr och till investeringar i inventarier på ca 35 tkr. Den investeringsbudgeten lämnar inget utrymme för fortsatt utökad datorisering, utan är enbart ett försöka att bibehålla nuvarande nivå.

Programverksamheten
Budgetens allmänna inriktning och gjorda prioriteringar återspeglas framförallt genom vilka projekt som planeras under året. Som nämndes ovan minskar utrymmet för programverksamheten med 984 tkr (7,9%) i det lägre förslaget, medan de i det högre förslaget kan öka med 711 tkr (7,5%). Det är naturligtvis inte möjligt att genomföra en neddragning i programverksamheten med 984 tkr utan att det märks. Redan i årets budget har programkostnaderna minskat med 2 174 tkr jämfört med 1996. På två år skulle det innebära en minskning av programkostnaderna med 3 158 tkr. Prioriteringsarbetet har därför inte så mycket handlat om vilka nya aktiviteter som skall tas in i verksamheten utan vilka aktiviteter som skall lyftas ut, skäras ned eller förändras. I det högre budgetförslaget förekommer däremot en del ny verksamhet. Sekretariatets budgetförslag på 39 mkr innebär följande större förändringar i förhållande till 1997 års verksamhet:

- Den extra tjänsteresurs, som funnits i samband med flyktingkampanjen, försvinner.
- Distriktombudsmötet ska helt finansieras av distrikten.
- Det årliga samordnarseminariet, som fått utgå ur 1997 års verksamhet, genomförs 1998.
- Medlemsutbildningen i samband med flyktingkampanjen 1997 medförde höga kostnader som vi inte kommer att ha under 1998. Kostnaden för utbildningen av flyktingombuden minskar.
- Region Väst förutsätts kunna ta ett större ekonomiskt ansvar för sin verksamhet.
- Ungdomskampanjen avslutas och ersätts av en fortsatt satsning som enbart består av löpande kostnader.
- Kostnaden för budgetmötet halveras eftersom distrikten väntas kunna bidra i högre utsträckning.
- Årsrapporten översätts inte i sin helhet, utan enbart sammanfattningen översätts och trycks.
- Kostnaderna för medlemsvärvning ökar, eftersom det var för lågt budgeterat för nyrekrytering 1997.
- Kostnaderna för insamlingsarbetet minskar eftersom intäktsmålen är lägre satta.
- Försäljningsverksamheten i Malmö läggs ner i sin nuvarande form. De kostnader som återstår är för sekretariatets försäljning av rapporter och gruppmaterial.

I 41 mkr budgeten har vi utgått från det lägre förslaget och sedan lagt till de kostnader som varit nödvändiga för att öka intäkterna samt programverksamhet främst i enlighet med styrelsens proiriteringar i handlingsplanen. Ökningarna är som följer:

- 150 tkr för en halvtidsprojekttjänst för ungdomssatsningen.
- 157 tkr för start av ett Aktivistcentrum 1/8 1998.
- 120 tkr för planeringen för start av förnyad försäljningsverksamhet.
- 200 tkr för en projekttjänst för registeranalys.
- 415 tkr för medlemsvärvning.
- 515 tkr för insamlingsarbete.
- 138 tkr för översättning av årsrapporten, som Internetpubliceras men inte trycks.
- Resteranden 305 tkr är ökningen av IS-avgiften.

Fast / disponibelt efter beslut
Sekretariatet har vid bestämningen av vad som är basverksamhet, och alltså ska in i den fasta delen, och vad som är disponibelt utgått från D-utskottets försök till definition, eftersom sekretariatet ännu inte tagit fram en egen. En hel del verksamhet, som enligt definitionen borde vara disponibel, har lagts i fast eftersom det nu är för sent att utan problem stoppa den inför 1998. Mycket av det som ligger i disp 1998 är sådant som tidigare också låg i de rörliga delarna. Nedan följer en sammanfattning av större förändringar mellan vad som nu ligger i disp jämfört med vad som tidigare legat i rörliga delar. Skillnaderna beror antingen på att det faller inom D-utskottets definition, eller på att sekretariatet gjort bedömningen att det kan ligga i disp.

- I sin helhet i disp, för att de faller utanför definitionen, ligger: lobbyverksamheten, flyktingverksamheten (utom bidraget till Rådgivningsbyrån), specialgrupper, arbetsgrupper, distrikt, samordningsgrupper, medlemsutbildning, fortsatta kostnader för ungdomskampanjen, utveckling AI, årsrapporten.
- Styrelsens AU-möten och utbildningshelg ligger i disp.
- Hälften av utskicken av landinformation ligger i disp.

Styrelsen efterfrågade på AU-mötet alternativa förslag till nedskärningar. Sekretariatet hänvisar till de disponibla delarna som underlag för eventuellt beslut om nedskärningar.


4. Kostnadernas och intäkternas utveckling

4.1 Intäkterna
Om intäktsprognosen för 1997 på 38 200 tkr håller, kommer intäkterna sjunka med 580 tkr (1,5%) mellan 1996 och 1997 (bilaga 8). I 1997 års budget är det planerat med intäktsbortfall inom två områden, dels gruppavgifter där avgiften sänktes 1997 från 7 000 kr till 1 500 kr, dels försäljningsverksamheten i Malmö som lagts ner i sin nuvarande form. Även om försäljningsverksamheten medför kostnader som överstiger intäkterna, är det ändå en minskad intäkt när man enbart ser till intäkterna. Tillsammans innebär dessa två områden ett budgeterat intäktsbortfall på 2 280 tkr.

En intäktsbudget för 1998 på 39 mkr innebär en ökning med 2,1% jämfört med budget och prognos för 1997, och en ökning med 0,6% jämfört med utfallet 1996. En budget på 41 mkr innebär en ökning med 7,3% respektive 5,7%. Det lägre budgetförslaget skulle innebära en mycket låg tillväxt, medan tillväxten i det högre alternativet skulle ligga i paritet med 1994 och 1996. Sektionens framtida finansiella tillväxt är fortfarande en viktig fråga, och det är också en anledning till att det i det högre kostnadsbudgetförslaget föreslås ett registeranalysprojekt.

4.2 Kostnaderna
Kostnaderna har under perioden 1986 till 1996 legat i genomsnitt ca 300 tkr under intäkterna. Utvecklingen under den senaste tioårsperioden har inneburit att sekretariatskostnaderna utgör en minskande del av kostnaderna (bilaga 9), personalkostnaderna är minskande/stagnerande, medan programkostnaderna och avgiften till den internationella rörelsen ökar, men de varierar mycket över åren. Tittar man däremot enbart på åren 1996 till 1998 medför åren 1997 och 1998 ett litet avsteg från den trenden. Sekretariats- och personalkostnaderna utgör en ungefär lika stor del av kostnaderna som 1996, detta gäller bägge förslagen 1998. Avgiften till den internationella rörelsen ökar medan programkostnaderna minskar.


5. Sektionens reserver
Sektionens egna kapital består av två delar, bundna och fria reserver. Den bundna reserven ska vara 13% av de budgeterade kostnaderna. Den ingående reserven 1997 uppgick till 9 692 tkr, 5 070 tkr bundet och 4 622 tkr fritt, (bilaga 10.1 och 10.2). Eftersom prognosen pekar mot ett nollresultat 1997 kommer 1998 års ingående reserv vara lika stor som 1997. Fördelningen mellan bundna och fria blir dock olika i de bägge förslagen. I en 39 mkr budget skulle fördelningen vara lika som vid ingången av 1997. I en 41 mkr budget skulle den bundna reserven däremot behöva vara 5 330 tkr, och det skulle lämna en fri reserv på 4 362 tkr. Eftersom bägge budgetförslagen är balanserade är det inte budgeterat något ianspråktagande av den fria reserven, därför bör reserverna vid årets slut även 1998 motsvara de ingående. Inför budgetarbetet avseende 1999 måste man beakta att den bundna reserven måste skrivas upp med 13% av en eventuell budgeterad kostnadsökning, vilket vid en balanserad budget innebär en motsvarande minskning av den fria reserven. Sker inget oväntat tillskott till den fria reserven 1997 eller 1998 kommer även 1999 års budget behöva vara balanserad. Frågan om storleken på sektionens reserver är viktig och under behandling i styrelsens D-utskott.


6. Ekonomisk verksamhetsplan 1999
Bilaga 11 är en ekonomisk verksamhetsplan för år 1999. Styrelsen önskade även få en för år 2000, men för att gå vidare behöver sekretariatet bättre definiera den fasta delen i budgeten, och det är ett komplext arbete som ännu inte är klart.

Den grundläggande principen bakom den ekonomiska verksamhetsplanen för 1999 är fördelningen mellan fast verksamhet, d v s det som behövs för att upprätthålla en tänkt basverksamhet i sektionen, och en disponibel del 1, som representerar upprätthållandet av 1998 års budgeterade nivå. I en disponibel del 2, finns inga aktiviteter inlagda, eftersom vi valt att endast redovisa de aktiviteter som ryms inom förslaget till budget 1998 och dessa aktiviteters förlängning in i 1999. Kort sagt innebär allt under rubriken 'fast' det sektionen ska göra 1999, medan disponibel 1 avser det sektionen bör göra, men först efter beslut.

I den ekonomiska planen är de enskilda programkostnaderna för 1999 i de flesta fall uppräknade med 5% i förhållade till 41 mkr förslaget 1998. I enstaka fall gäller inte denna princip, vilket kommenteras nedan. Uppräkningen ska uppfattas som ett försök att i någon mån bestämma nivån för de olika programkostnaderna. Siffrorna gör inga anspråk på att vara exakta, framför allt inte avseende varje enskild aktivitet. Inte heller här har någon hänsyn tagits till kostnader föranledda av medlemsvärvning med anledning av Radiohjälpsinsamlingen 1998.

Budgetförslaget för 1998 kan ses som starten på ett nytt sätt att se på sektionens ekonomiska planering. En hel del verksamhet har därför lagts i fast del för 1998, eftersom den antingen redan är intecknad eller är en fortsättning av aktiviteter som planerats tidigare. Det är först 1999 som dessa de facto kommer att vara disponibla efter beslut.

Mot bakgrund av detta kommenteras de programkostnader som lagts in i den fasta delen under 1999, samt de som flyttats från fast 1998 till disponibel (disp) 1 1999.

1. Utredning och aktioner
I fast ligger deltagandet i en större land-/temakampanj, deltagande i hälften av planerade aktioner, samt kostnader för detta. All övrig verksamhet har lagts i disp 1.

2. Medlemsaktiviteter
Blixtaktioner är den enda verksamheten i fast. BA är ett material, som i sin ursprungsform och med ett minimum av administration, kan distribueras som extern information för aktion. Kortkampanjen och Pådraget, som exempel på översatt och kraftigt bearbetat material, har flyttats till disp 1.

4. Medlemmar och organistation
Både Aktivistcentrum och ungdomssatsningen som avser nya aktiviteter 1998 (disp 2) har flyttats till disp 1. För AC och för verksamheten i Region Väst räknar vi med att sektionens kostnader på sikt bör minska i takt med att distriktet/regionen tar ett ökat ekonomiskt ansvar för verksamheten. Anledningen till att kostnaden för AC 1999 är högre än för 1998 är att den föreslås pågå i fem månader 1998, men under hela året 1999.
Avseende intersektionella möten har endast sådana möten som ingår i vårt internationella åtagande lagts i fast, dvs Director's Forum och groupingmöte. Övriga möten finns i disp 1. All verksamhet som syftar till att upprätthålla svenska Amnesty som en demokratisk organisation ligger i fast.

5. Information och kommunikation
I massmediearbetet har endast pressbevakning, via pressklipp, lagts i fast. Landinformation är ett område som inte skrivits upp med 5%. Skälet är utvecklingen av vår information på Internet, vilken lett till minskad efterfrågan av landinformation i pappersform. För AmnestyPress har kostnader för fyra nummer lagts i fast, vilket bör ses som en miniminivån vad gäller antalet nummer för en periodisk medlemsskrift. Ytterligare två nummer ligger i disp 1. Med Marknadsföring & Info-mtrl avses sådant material som beskriver organisationens syfte och arbetssätt och som sprids till allmänheten. Sådant material är inlagt i fast.

6. Finansiell stabilitet och tillväxt
Vad gäller Medlemmarna och Insamlingsarbete har i fast lagts de kostnader för nyrekrytering och återvärvning, som krävs för att hålla medlemsantal och insamlade medel på en oförändrad nivå. Försäljningen i fast avser den löpande försäljningen av rapporter och dylikt. Almanackan är ett exempel på aktivitet som flyttats från fast 1998 till disp 1 1999. En anledning till detta är att kostnaderna för 1998 redan är intecknade, men också att det bör finnas utrymme att diskutera almanackans framtid, dels som medlemsförmån, dels som intäktsgenererande produkt.

7. Gemensamma kostnader
I fast ligger 95% av sekretariatskostnaden 1998, resterande 5% ligger i disp 1. Av personalkostnaderna ligger de fasta tjänsterna, övertiden, frivilligersättningen, företagshälsovården och rekryteringen i fast. Medan kostnaden för sommarvikarier och informationsdagen för frivilliga ligger i disp 1. Dessutom har kostnaden för två tjänster flyttats från fast till disp 1. På så sätt behålls samma relation mellan sektionskostnader och personal i den fasta delen som 1997. Detta är ett led i försöket att definiera hur mycket personal som behövs för att upprätthålla en basverksamhet. Vi har fortsatt att utgå från att de vakanshållna tjänsterna inte återbesätts. Hela avskrivningskostnaden ligger i fast.

8. Internationella rörelsen
Det är för tidigt att göra en beräkning av kostnaden för IS-avgiften, men den bör i sin helhet ligga i fast.

I den ekonomiska planen för 1999 finns, som nämnts ovan, inga kostnadsberäkningar gjorda för eventuell ny eller utökad verksamhet.
Med hänsyn till bland annat styrelsens prioriteringar av handlingsplanens mål och delmål kan följande områden eventuellt komma att kräva ekonomiskt utrymme 1999: fortsatt stöd till datorisering och utveckling av Internetanvändning i sektionen; arbete med ökad specialisering inom sektionen; ökat deltagande i snabba aktioner; intensifiering av MEK/MSP-arbetet genom till exempel tillkomsten av fler specialgrupper; utveckling och utvidgning av arbetet med blixtaktioner; eventuell förnyad försäljningsverksamhet; arrangerandet av eventuellt ICM 1999 eller 2000; arbete med MR-undervisning och MR-information enligt nyligen antagen strategi.


Förslag till beslut
att arbeta med modellen att använda tertialrapporter som underlag för beslutstillfällena under året.


Bilagor
1. Sekretariatets verksamhetsplan
2. Radiohjälpsinsamlingen 1998
3.1 Ackumulerat resultat för 1997
3.2 Jämförelser intäkter t o m augusti, 1997-1996
4. Intäkter och kostnader, rullande tolvmånadersresultat
5.1 Intäktsbudget 1998 - 39 mkr
5.2 Intäktsbudget 1998 - 41 mkr
6.1 Budget 1998 med fördelade programkostnader - 39 mkr
6.2 Budget 1998 med fördelade programkostnader - 41 mkr
7.1 Programbudget 1998 - 39 mkr
7.2 Programbudget 1998 - 41 mkr - ökningar jämfört med 39 mkr
8. Intäkter 1985-1997
9. Sammanställning kostnadsslag, 1986-1991-1996
10.1 Översikt perioden 1997/1998 - 39 mkr
10.2 Översikt perioden 1997/1998 - 41 mkr
11. Ekonomisk verksamhetsplan 1999
12. Budget 1998 - sammanfattning