Telefonmöte med styrelsens arbetsutskott (AU) den 18 november 2001 Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2001



amnesty international
svenska sektionen svenska amnestyfonden


PROTOKOLL

TELEFONMÖTE MED STYRELSENS ARBETSUTSKOTT (AU) DEN 18 NOVEMBER 2001


Ledamöter Närvarande
Hanna Roberts X
Christian Gräslund X
Maria Eklund X
Tina Lundh
Henrik Zetterquist 		X
X
Sekretariatet
Tessi Fickendey
Dan Grundin
Carl Söderbergh 		X
X
X



1. Fastställande av dagordningen


Beslut

att fastställa dagordningen med de ändringar och tillägg som framgår av protokollet.


2. Rapporter

- Rapport från utskotten

Christian Gräslund meddelar, som sammankallande i A-utskottet, att en enkät angående riktlinjer för indirekt statligt stöd inom den svenska sektionen har utarbetats och färdigställts av Anders Mårtenson och Binnie Kristal-Andersson. Enkäten medföljer det månatliga utskicket från sekretariatet till arbetsgrupper, distrikt, samordningar och specialgrupper. A-utskottsmötet den 11 november ställdes in i avvaktan på sekretariatets nya flyktinghandläggare samt lobbyansvarige.

Maria Eklund, sammankallande i B-utskottet, informerar AU att gruppbildargruppens arbete nu börjar visa resultat. Under hösten har antalet nybildade grupper varit större än antalet grupper som lagts ner. Ett första MSP-gruppmöte (militär, säkerhetstjänst, polis) äger rum på sekretariatet 18 november och Maria Eklund uttrycker viss förhoppning om att permanentisera gruppens arbete inom ett år. I frågan om betalning för föredrag/undervisning om mänskliga rättigheter avvaktar utskottet A-utskottets utredning om statliga bidrag. Maria Eklund och Christian Gräslund meddelar att utskotten kommer att samordna sitt arbete i det ärendet.

Tina Lundh tar som styrelserepresentant för C-utskottet upp fyra frågor till AU; distriktsöversynen, specialgruppernas arbete, kriterier för att mäta aktivism samt regionala kontor.
1. Distriktsöversynen: Tina Lundh meddelar att översynen av sektionens distriktsstruktur, genom den s k CDU-gruppens arbete, har försenats p g a avhopp i gruppen. Ett utkast till rapport kommer dock att sammanställas till AU i februari 2002 för vidare presentation till styrelsen på marsmötet.
2. Specialgruppernas arbete : C-utskottets uppdrag att förbättra specialgruppernas delaktighet i sektionens arbete kommer att koordineras med gruppernas kontaktperson, David Langlet.
3. Kriterier för att mäta aktivism: Tina Lundh redogör för underlaget om mätbar aktivism, som både B- och C-utskottet behandlat. Olika variabler samt kvantitet och kvalitet har beaktats för att uppmäta en korrekt nivå på aktivismen i sektionen. Tina Lundh presenterar en sammanställning av nyckeltal som bör betraktas som fasta samt en kategori av övriga reviderbara nyckeltal, vilka tillsammans ger en rättvis bild av aktivismen inom sektionen. Utskottet har vidare gjort en klar distinktion mellan medlemmars och icke amnestymedlemmars aktivism.
AU inleder en diskussion kring den framtagna definitionen av ordet aktivist . Tina Lundh klargör att den valda definitionen som åsyftas är aktivistens insats inåt i organisationen. AU diskuterar och kommenterar nyckeltalen och föreslår en omplacering av de tre sistnämnda fasta nyckeltalen. Christian Gräslund påpekar att ett bra mått på aktivism endast kan mätas om mätetalen inte ändras under de kommande åren och ifrågasätter den tredje beslutssatsens formulering. Henrik Zetterquist lyfter frågan om aktivism på nätet. Dan Grundin förklarar att det idag inte finns några möjligheter att mäta en persons upprepade insatser på webben och att det inte går att särskilja medlemmar från icke-medlemmar utifrån statistik över antalet träffar.
4. Regionala kontor: Då Lundagruppen kommer att täcka lönekostnaden för en anställd på aktivistcentret i Malmö, väcker Tina Lundh frågan om sektionen eller distrikt Skåne/Blekinge bör ta fram en utvärdering av projektet. Kanske de ovannämnda nyckeltalen på ett enkelt och översiktligt sätt kan mäta om en projektanställd i distriktet de facto har ökat aktivism? AU diskuterar frågan men anser att sektionen som arbetsgivare har en skyldighet att utvärdera all utlokaliserad verksamhet.
Dan Grundin påpekar att en godkänd projektplan för aktivistcentret fortfarande saknas och att distriktet behöver hjälp med en slutversion. Christian Gräslund uppdras att tillsammans med Dan Grundin revidera den befintliga projektplanen och inhämta distriktets synpunkter och godkännande. Ett färdigt förslag till projektplan presenteras för styrelsen på decembermötet.
Tina Lundh påpekar slutligen att C-utskottets direktiv p. 7 "Regionala kontor" måste revideras. Det är bl a av finansiella skäl omöjligt att öppna två nya aktivistcentra under verksamhetsåret 2002. Hanna Roberts föreslår att styrelsen per capsulam beslutar och antar de nyreviderade C-utskottsdirektiven.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att revidera underlaget "Mätbar aktivism" till styrelsemötet den 15-16 december,

att uppdra åt Dan Grundin och Christian Gräslund att till styrelsens decembermöte presentera ett av distriktet godkänt förslag till projektplan för aktivistcentret i Malmö,

att uppdra åt Hanna Roberts och sekretariatet att revidera C-utskottsdirektiven samt

att styrelsen innan decembermötet per capsulam antar det nya förslaget till C-utskotts direktiv.

Hanna Roberts föreslår att utskotten ser över de områden i handlingsplanen som faller inom respektive utskotts direktiv inför styrelsemötet den 26-27 januari i Bollnäs. Christian Gräslund föreslår att även teamen på sekretariatet sammanställer en faktabetonad utvärdering av handlingsplanens olika mål till detta tillfälle. Hanna Roberts informerar AU att även ICM-delegationen ska reflektera över Dakar-beslutens inverkan och påverkan på målsättningen i den svenska handlingsplanen.

Beslut

att ICM-delegationen, utskotten samt sekretariatets team inkommer med en lägesrapport utifrån handlingsplanens mål före den 14 januari 2002.

Henrik Zetterquist presenterar det av D-utskottet framtagna underlaget om funktionsindelad eller kostnadsindelad årsredovisning. De två av FRII utarbetade modellerna för resultaträkning följer den nya årsredovisningslagen som gäller fr o m nästa årsbokslut. Henrik Zetterquist förklarar skillnaden mellan de två modellerna samt de konsekvenser valet av modell medför internt och externt. D-utskottet förespråkar tillsammans med sekretariatet FRII:s förslag av en funktionsindelad resultaträkning. AU diskuterar de två alternativen och anser att frågan bör lyftas till styrelsen med en formulerad beslutssats.

Henrik Zetterquist berättar att D-utskottet tappat en medlem under hösten men att en ny kandidat har rekryterats. Marie Andersson från Uppsala kommer enligt förslag att ersätta Gabi Björsson.

Beslut

att underlaget om Funktionsindelad eller kostnadsindelad årsredovisning kompletteras med en beslutssats till styrelsemötet den 15-16 december samt

att anta D-utskottets förslag till ny sammansättning.


3. Ekonomisk rapport

Henrik Zetterquist går igenom resultatrapporten t o m oktober 2001, vilken även budgetmötet tagit del av. Den negativa intäktstrenden fortsätter och det är främst två intäktsposter som ligger under budget; medlemsavgifter samt gåvor och bidrag. Positivt är att den beräknade Human- och Hjälpfondsutdelningen har ökat något sedan september månad och att kostnaderna alltjämt ligger under det budgeterade. Henrik Zetterquist ger en lägesrapport över sektionens olika reserver. De bundna och fria reserverna (3 000 tkr) förblir oförändrade medans en upplösning av hela humanfondsreserven (7 000 tkr) dels integreras i sektionens verksamhet 2002 och dels jämnar ut underskottet för 2001.

4. Årsmötet 2002

- Förslag till kallelse

AU tar del av det liggande förslaget till kallelse till mr-konferens och årsmöte den 3-5 maj 2002. En eventuell sänkning av årsmötesavgiften diskuteras med distriktet Norra Älvsborg/Bohuslän vilket innebär att de presenterade kostnadsalternativen 1a - 5d kan komma att revideras. Kallelsen publiceras i AP 1/2002.

- Distriktets budget för årsmötet

AU går igenom de kostnader som årsmötesarrangörerna specificerat i sin budget. De beräknade transportkostnaderna samt budgetposten för teknisk hjälp kommer eventuellt att sänkas, vilket medför en lägre årsmötesavgift.

- Förslag till årsmöteshandbok och arbetsordning

AU går igenom förslaget till arbetsordning för årsmötet och årsmöteshandboken, vilka reviderats och anpassats till 2002 års mr-konferens. Då inga förändringar föreslås går underlagen med AU:s rekommendation till beslut till styrelsen på decembermötet.

- Direktiv för distriktens, samordningsgruppernas och specialgruppernas verksamhetsberättelser

Distrikt, samordnare och specialgrupper kommer av sekretariatet att uppmanas att inkomma med verksamhetsberättelser för 2001. Hanna Roberts återger innehållet i det presenterade beslutsunderlaget. AU har inget att tillägga och underlaget tas upp till beslut på styrelsens decembermöte.

- Förslag till årsmötesdagordning

Hanna Roberts redogör för det framtagna underlaget gällande anföranden/föredrag som planeringsgruppen inför årsmötet 2002 utarbetat. AU diskuterar och kommenterar de tre förslagen Afghansk flykting, Har Amnesty en roll i den nya aktionsvågen samt Terroristbekämpning och mänskliga rättigheter . De olika seminarierna diskuteras och AU anser att de planerade föredragen bör anknyta till passen. Hanna Roberts nämner de effekter som manifestationen på Sergels Torg den 24/10 medförde, vilket föranleder AU att diskutera lämpligheten med att bjuda in organisationer som Attac och/eller politiska partier som föredragshållare. AU efterlyser en komplett dagordning med årsmötesformalia specificerat till styrelsens decembermöte. Hanna Roberts åtar sig att framföra synpunkterna till planeringsgruppen.

AU tar slutligen del av de förslag till eventuella årsmötesordföranden som sekretariatet presenterar.


5. Förslag till budget 2002

- Granskningskommitténs rapport

Henrik Zetterquist redogör för Granskningskommitténs synpunkter på det liggande budgetförslaget för 2002. Granskningskommittén ställer sig kritisk till att reserver om 2 083 tkr nyttjas i nästa års budget och föreslog budgetmötet att uppmana styrelsen och sekretariatet att fastställa en balanserad budget på 38 000 tkr. Förslaget avslogs av budgetmötet.

- Budgetmötets rekommendationer

Henrik Zetterquist redogör för budgetmötet den 10 november och sammanfattar de fyra rekommendationer som framfördes till svenska sektionens styrelse. De förslag som framkom på budgetmötet innebär dock inte några förändringar i det liggande förslaget till budget 2002. Dan Grundin förtydligar att bidraget om 900 tkr från distrikt Skåne/Blekinge för en anställd på aktivistcentrat inte i sin helhet kommer att inkorporeras i budget 2002.

- Utvärdering av budgetmötet 2001

AU tar del av den framtagna uvärderingen av budgetmötet.

- Budgetutvärderingsgruppen (BUG)

Den på septembermötet tillsatta budgetutvärderingsgruppen (BUG) har haft sitt första möte. Henrik Zetterquist berättar att gruppen specificerat sitt uppdrag och preciserat den ram inom vilken man avser arbeta. Gruppen inkommer med ett underlag till decembermötet.

- Sekretariatets lokaler

Dan Grundin redogör för de två idag aktuella lokalerna på Alsnögatan och S:t Göransgatan. Ett positivt bud på 300 tkr lägre än beräknat har inkommit från hyresvärden på Alsnögatan vid Danvikstull. Lokalen är förrutom 130 kvm större även 350 tkr/år billigare än S:t Göransgatan. Dan Grundin påpekar att en flytt till Alsnögatan kommer att minska sekretariatskostnaderna i budget 2002 med 250 tkr. Ett definitivt beslut om flytt kommer inom de närmaste veckorna.


6. Översyn av styrelsens arbete

Hanna Roberts meddelar att den tillsatta gruppen för översyn av styrelsens arbete har färdigställt en preliminär rapport. Ett antal frågor kvarstår att diskutera innan en slutrapport med överväganden och rekommendationer kan överlämnas till styrelsen. Representanter ur gruppen kommer personligen att närvara på decembermötet för att presentera och diskutera underlaget. Om gruppen mot förmodan inte hinner slutföra arbetet innan den 15-16 december kommer ingående diskussioner med gruppens representanter att prägla decembermötet och beslut i ärendet ajourneras till styrelsens januarimöte.


7. Amnesty Business Group

Carl Söderbergh rapporterar att ett möte med Ulf Karlberg den 15 oktober resulterat i ett första utkast till avtal mellan sektionen och ABG. Ett antal frågeställningar kring en konsolidering och integrering av ABGs verksamhet i sektionen behandlades. Hanna Roberts meddelar att en rekryteringsannons för projektledare för specialgruppen har publicerats i ett antal tidningar. Tjänsten finansieras av ABG men projektledaren kommer att rapportera till generalsekreteraren och m a o ingå i sekretariatets organisationsstruktur.


8. Idémöte sektionen-fonden

Tina Lundh återger innehållet i den inbjudan som gått ut till det kommande idémötet mellan sektionen och fonden. Till mötet den 1 december har, förutom sektions- och fondstyrelserna, även ett antal aktiva amnestymedlemmar inbjudits. AU går igenom de strukturella frågeställningar som diskussionsunderlaget tar upp.


9. Styrelsens visionsmöte

Styrelsens första visionsmöte äger rum i Bollnäs den 26-27 januari 2002. En lägesrapport utifrån handlingsplanens mål efterfrågas från utskotten, sekretariatet och ICM-delegationen till den 14 januari (se p.2 Rapport från utskotten) . Vidare diskussioner kring visionshelgens innehåll kommer att föras på styrelsens decembermöte.


10. Förslag till dagordning för styrelsemötet den 15-16 december 2001

AU går igenom det liggande förslaget till dagordning till styrelsemötet den 15-16 december. Hanna Roberts meddelar att Svenska freds- och skiljedomsföreningen har uttryckt intresse av att informera sektionsstyrelsen om vapenexport. AU anser att tid och utrymme i dagordningen tillåter ett utbildningspass under lördagseftermiddagen. Sekretariatet ombeds kontakta den berörda personen på Svenska freds- och skiljedomsföreningen.

Henrik Zetterquist påpekar att punkt 2. "Rapporter" även bör inbegripa Budgetutvärderingsgruppens (BUG) underlag.


11. Övrig fråga: "Styrelsens hörna"

Hanna Roberts meddelar att personlig tidsbrist omöjliggör en konsekvent uppdatering av "Hannas hörna" på webben. De i AU sittande styrelseledamöterna tillfrågas om hjälp med detta arbete. AU-medlemmarna har inga invändningar och diskuterar en eventuell rubrikändring. Sekretariatets dataansvarige kommer att utarbeta ett behjälpligt s k webb-formulär, vilket samtliga i styrelsen kan använda sig av vid rapportering.


12. Mötet avslutas

Hanna Roberts tackar de medverkande och avslutar AU-mötet.





Tessi Fickendey Hanna Roberts
Protokollförare Mötesordförande