Förslag till budget 2002 och 2003 Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2001

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 30 november 2001

Förslag till budget 2002 och 2003
(8 bilagor)

Budget 2002

Inledning
En generell beskrivning av förutsättningarna för arbetet med 2002 års budget gavs till AU i september. Detta dokument är att se som ett komplement till den beskrivningen, innehållande dels förtydliganden, dels förändringar efter AUs direktiv.

Fast och disponibel verksamhet
Efter beslut 1997 och 1999 ska sektionens budget utformas som en långsiktig ekonomisk plan. Dessutom görs en uppdelning i en fast del och två disponibla delar. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla sådana kostnader som är nödvändiga för att en svensk sektion ska kunna upprätthållas. Den första av de två disponibla delarna (disp 1) innehåller sådana kostnader, som tillsammans med de fasta, upprätthåller den nuvarande verksamhetsnivån. Det betyder att det i denna del kan ingå andra aktiviteter (ny verksamhet) än det gör just för dagen, men att verksamhetens omfattning inte ökar. De olika verksamheterna inom disponibelt 1 bör prioriteras tydligt, bland annat så att åtgärder snabbt kan vidtas vid minskande intäkter. Den andra av de två disponibla delarna (disp 2) omfattar all form av utökning eller extrainsatser från nuvarande nivå inom den fasta delen och disponibelt 1 och kan vara såväl ny som gammal verksamhet. De olika verksamheterna inom disponibelt 2 bör prioriteras tydligt, bland annat så att åtgärder snabbt kan vidtas vid minskande intäkter. Bägge de disponibla delarna blir disponibla först när styrelsen fattat ett sådant beslut. I budgetförslaget skall både den fasta delen och de två disponibla delarna (disp 1 och disp 2) ingå.

Styrelsen antog en definition av den fasta verksamheten i juni 1998, på vilken detta budgetförslag bygger. Det finns dock verksamhet som definitionsmässigt är disponibel, men i praktiken fungerar som fast verksamhet under verksamhetsåret och om vilken beslut måste fattas i god tid innan budgeten tas. Styrelsen fattade beslut om sådan verksamhet på junimötet enligt förteckningen nedan.

Kortkampanjen
Amnesty Press
Stöd till Rådgivningsbyrån
EU-föreningen
Almanackan
Medlemsvärvning
Personal (förslag att det fasta tjänsteutrymmet 2002 inte minskar)

Förslag till budget 2002
På sitt junimöte beslutade styrelsen om en balanserad budget med en kostnadsida om 40 000 tkr. Budgeten för 2001 hade en kostnadsram på 44 000 tkr. 2002 års budgetram innebär därför neddragningar i verksamheten. I arbetet med detta har målen i handlingsplanen beaktats.

Sekretariatet presenterade för arbetsutskottet (AU) i september ett budgetförslag innehållande kostnader om 41 000 tkr. AU gav sekretariatet i uppdrag att till styrelsemötet presentera en balanserad budget.


Intäkterna
Avgifter
Intäkter från medlemsavgifter har varit stadigt sjunkande de senaste åren. För 2002 beräknas intäkterna öka med 85 tkr jämfört med prognosen för 2001 men bli 680 tkr lägre jämfört med utfallet 2000. Detta är en försiktigare budgetering jämfört med föregående år då intäkterna från medlemsavgifterna beräknades bli oförändrade. För att bryta den negativa trenden fortsätter satsningen på autogiro. Direkt dialog (värvning på stan med profesionella värvare) gav ett bra resultat 2001 varför en ökad satsning görs 2002.

Försäljning
Försäljningen av rapporter, övriga publikationer och Almanackan förväntas ligga under 2001 års budget. Några intäkter från försäljning av en svensk årsrapport har inte budgeterats.

Prenumerationer
Kostnaden för att prenumerera på Kortkampanjen kommer att höjas 2002.

Gåvor och bidrag
Intäkter totalt från intäktsslaget Gåvor och bidrag beräknas öka med 2 500 tkr jämfört med prognosen för 2001. Jämfört med utfallet för 2000 är detta ändå en minskning med 1 200 tkr. Enskilda intäktsslag som ökar jämfört med budget 2001 är:
-Grupper och distrikt där ökningen beräknas komma på grund av fundraisingutbildning i grupperna samt genom eventuella bidrag från Amnesty Business Group.
-Företagssamarbete beräknas ge ett bättre utfall med tanke på den nya projekttjänsten inom Fundraisingteamet.
-Spontana gåvor En satsning på insamling via internet beräknas öka de spontana gåvorna något.
-Gåvor via autogiro (tidigare Amnestygiro ) autogiroprojektet innebär högre intäkter från detta intäktsslag.
Humanfonden har budgeterats till 70 % av beräknad utdelning i april 2001 i enlighet med styrelsebeslut från januari 2000.

Övrigt
Intäktsslaget inkluderar de förväntade ränteintäkterna.

Upplösning av Humanfondsreserver
Humanfondsreserven från år 2000 om 1 405 tkr samt resterande del av Humanfondsreserven från 1999 om 678 tkr löses upp.

Kostnadsbudget framlagd vid AU
I stort sett alla program har fått lägre budget 2002 jämfört med 2001. I den budget om 41 Mkr som lades fram till AU:s septembermöte ingick större besparingar i följande program:

-ADB
-Amnesty Press
-Arbetsgrupper
-Årsrapporten, ingen svensk version av årsrapporten föreslås tas fram
-Insamlingsarbete, nedskärningar har gjorts på verksamhet som inte direkt påverkar intäkterna. En satsning görs på medlems- och intäktsinsamling via direkt dialog. Projektet för insamlingsverksamhet från företag kommer att fortsätta 2002.
-Marknadsföring och infomaterial
-Samordningsgrupper
-Utveckling AI, med hänsyn till den höga IS-avgift som betalas 2002 föreslås inga ytterligare bidrag till den internationella rörelsen.

Kostnadsbudget efter AU
Efter AU:s möte har besparingar om en miljon kronor gjorts i budget, från 41 Mkr till 40 Mkr. Större besparingar har drabbat:

-Personalkostnader, neddragning motsvarande en heltidstjänst
-Amnesty Press, föreslås endast ges ut med fyra nummer (se separat underlag)
-ADB
-Frivilligprojektet i Göteborg, avslutas tidigare än bestämt
-Fundraising

Kostnaderna för sekretariatet (inkl ADB, tryckeri och avskrivningar) ligger i förslaget på sammanlagt 4 202 tkr, vilket är i stort sett oförändrat jämfört med 2000 (3 962 tkr). Ökningen avser hyreskostnaderna som beräknas öka i samband med att sekretariatet flyttar.

Personalkostnaderna budgeteras till 10 394 tkr, en minskning från 10 831 tkr. Denna summa inkluderar en uppskattad uppskrivning av lönerna samt ökade pensionskostnader. En minskning med motsvarande en heltidstjänst har budgeterats.

IS-avgiften är budgeterad till 15 230 tkr, en ökning med ca 10 % jämfört med 2001. Ökningen beror på de stora intäkterna 1999 utifrån vilka avgiften delvis beräknas.

Den totala kostnaden för sekretariat, personal och avgiften till den internationella rörelsen är 29 826 tkr.

Programkostnaderna budgeteras 2002 till 10 174 tkr mot 15 327 tkr föregående år.

Flyttkostnader
Styrelsen fattade i juni beslut om att kostnaderna för flyttning av sekretariatet får tas mot sektionens reserver. Flyttkostnaderna beräknas uppgå till 600 tkr. Dessa har inte lagts in i budget.

Eget kapital och reservens storlek (bilaga 6)
I budgetmanualen sägs:

" Svenska Amnesty har, genom årsmötet, valt att dela in det egna kapitalet i två delar; en bunden reserv och en fri reserv. Fördelningen mellan dessa två delar görs vid årets början utifrån kommande års budgeterade kostnader. Den totala reserven ska enligt styrelsebeslut maj 1998 följa den internationella normen så att den omfattar 75% av personalkostnader och 25% av övriga kostnader, vilket tolkas som sekretariatskostnader inkluderande avskrivningar. Den bundna reserven skall uppgå till 13 procent av kommande års budgeterade kostnader. Återstoden av det egna kapitalet räknas till de fria reserverna. Den bundna reserven får endast användas efter särskilt årsmötesbeslut. Om den ekonomiska utvecklingen blir sådan att sektionens reserver sjunkit till en nivå där det är nödvändigt att ta bundna reserver i anspråk skall extra medlemsmöte utlysas. "

De fria reserverna skall användas av styrelsen för att utjämna oväntade variationer i intäkter och kostnader.

Förutsatt att 2001 års resultat blir det prognosticerade kommer det egna kapitalet vid detta års utgång att uppgå till 10 166 tkr.

2002 planeras resterande del av Humanfondsreserven att tas i bruk. Till detta kommer de flyttkostnader som får tas mot sektionens reserver. Det egna kapitalet kommer därmed att uppgå till 7 483 tkr. Av detta belopp avser 5 200 tkr den bundna reserven. Enligt de regler som Amnesty har borde den fria reserven uppgå till 3 537 tkr. Den fria reserven kommer dock till en del att användas 2002 och uppgår därför till 2 283 tkr vilket är 1 254 tkr under den rekommenderade nivån.

Vid 2003 års utgång skulle den fria reserven krympa till 0 då det i budgetförslaget nedan föreslås en underbalansering med 1 Mkr.

Sammanfattningsvis kan sägas att överreserven antagligen kommer att användas 2001 och 2002 för att täcka Amnestys underskott. Dessutom kommer en del av den fria reserven att användas 2002.


Budget 2003
I bilaga 8 redovisas sekretariatets förslag till budget för 2003. Intäktsbudgeten överensstämmer helt med 2002 års budget. Kostnadsbudgeten omfattar 38 870 tkr. IS-avgiften beräknas bli omkring 1 000 tkr lägre än 2002. Kostnaderna för programverksamhet, sekretariat och personal motsvarar 2002 års budget. Någon ytterligare humanfondsreserv finns inte att lösa upp 2003.

Om vi budgeterar med samma intäkter och kostnader 2003 som 2002, förutom IS-avgiften, kommer sektionen att uppvisa ett underskott om 1 000 tkr.

En höjning av medlems- och gruppavgifterna 2003 skulle kunna minska underskottet.


Bilagor
1. Budget 2002 - sammanfattning
2. Intäktsbudget 2002
3. Ekonomisk verksamhetsplan för 2002
4. Programbudget 2002
5. Fördelade programkostnader 2002
6. Sektionens reserver
7. Amnesty Press
8. Budget 2003
9. Sekretariatets verksamhetsplan 2002