Om Budgetmötet och eventuell förändring av form och innehåll Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2003

Till: Styrelsen
Från: BUG
Datum: 5 mars 2003

Om Budgetmötet och eventuell förändring av form och innehåll

Styrelsen uppdrog vid decembermötet 2002 budgetgruppen att till januarimötet ta fram ett underlag om budgetmötets framtida roll.

Budgetmötets bakgrund
Årsmötet 1985 beslutade om att ett separat budgetmöte skulle hållas årligen.
Beslutet lyder:
Beslut 1. Ett separat budgetmöte skall anordnas i november eller december varje år.

2. Mötets uppgift är att ge styrelsen råd beträffande verksamhet och budget för kommande år med den verksamhetsinriktning som årsmötet fastställt.

3. Styrelsen upprättar dagordning för mötet.

4. Till budgetmötet skall följande personer utses och kallas

- från distrikten: varje distrikt utser en deltagare (totalt 18)
- samordningar och specialgrupper: högst fyra deltagare
- styrelsen: kassören och högst fyra ytterligare medlemmar
- sekretariatet: ekonomiansvariga revisorerna: medlemsrevisorn

5. Utgifterna i samband med budgetmötet betalas av sektionen.

6. Styrelsen skall utvärdera budgetmötet 1985 och lämna rapport till årsmötet 1986.

Vid årsmötet 1991 togs frågan upp igen och beslutet som fattades var:

att distrikten representeras av sina distriktsombud plus ev. en medlem med ekonomiska kunskaper eller intressen, vald av distriktsmötet, och att de sålunda har ett klart mandat att i dessa frågor föra distriktets talan;

att distriktsombuden fortlöpande för information om aktuella problem i det pågående budgetarbetet och därigenom ges möjlighet att ta upp dessa frågor vid höstens distriktsmöten;

att distriktsombuden också för tillgång till uppgifter om gruppernas ekonomiska insatser inom det egna distriktet och ges möjlighet att vid distriktsmötet planera ekonomiska insatser under det kommande året, eventuellt också distriktsgemensamma verksamheter då det gäller olika former av penninginsamling.

Som en följd av detta beslut har sedan 1991 enbart distriktsrepresentanter bjudits in till budgetmötet.

Diskussion
Distriktens närvaro på budgetmötet är låg. Senaste budgetmöte 2002 fanns representanter från sju distrikt. Utöver dessa fanns Granskningskommittén, styrelsen och sekretariatet samt ytterligare någon eller några intresserade närvarande. Diskussionerna kom ofta att involvera Granskningskommitten på ena sidan och styrelsen på den andra. Deltagande från de få distriktsrepresentanterna vad avvaktande.


Styrelsens diskussioner (decembermöte 2002 och januarimöte 2003) rörde framför allt följande områden:

Riktlinjer – detaljer
- att en inriktning på mötet där riktlinjer och prioriteringar sätt i fokus på bekostnad av detaljplanering och små ekonomiska poster är önskvärd.

Handlingsplan och verksamhet
- att tydligare koppla budgetförslaget och prioriteringarna till handlingsplanen och verksamheten

Tidsaspekt – reellt inflytande
- för att få ett reellt inflytande måste man komma in i tid i processen. Styrelsen har nyligen beslutat om ett något förändrat verksamhetsår. Budgetförslaget är klart i slutet av oktober varför budgetmöte i  november är rimligt. De finns en möjlighet att diskutera större principiella frågor med distriktsombuden på DO-mötet i september. Dock är det viktigt att dels inte göra DO-mötet till ett budgetmöte, dels inte lägga för stor börda på distriktsombuden.

Inbjudna parter (diskussion inom BUG)
- de årsmötesbeslut som behandlar budgetmötet, tar också upp vilka som ska bjudas in. Även om det är oklart hur inbjudan ska ske (t ex samordning mellan samordnings- och specialgrupper), är det rimligt att nuvarande (sedan 1991) inbjudningslista kompletteras med att inbjudan även skickas till samordningar och specialgrupper. Hur ett begränsat deltagande (4) från dessa ska samordnas, får lösas efterhand.


Förslag till beslu t

BUG anser inte att de rådande förhållandena och styrelsens diskussioner ger anledning att styrelsen ställer ett nytt förslag inför årsmötet. I stället förelår BUG följande beslut:

att styrelsen uppdrar åt sekretariatet och kassören att ta styrelsens diskussioner (4 punkter ovan under diskussion) i beaktande inför arbetet med budgetmötet 2003.