Protokoll från styrelsemöte den 25-26 januari 2003 Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2003


      amnesty international
svenska sektionen svenska amnestyfonden

PROTOKOLL NR 6/2002/2003

Möte med sektionens styrelse den 25-26 januari 2003

Ledamöter Närvarande
Hanna Roberts X, mötesordförande § 103-117
Christian Gräslund X
Binnie Kristal-Andersson X
Maria Eklund X, mötesordförande § 118-124
David Langlet X
Tina Lundh X
Lotta Reimers X
Mats Engman X
Henrik Zetterquist X
Suppleanter
Anja Persson X
Magnus Öhman X
Sekretariatet
Dan Grundin
Carl Söderbergh 		X, sekreterare
X
Maria Ros Jernberg
Agnetha Hejll 		X, endast § 115
X
Övriga
Meriam Chatty X, § 103-117, 121-124
Sune Montán X, endast § 120
Medlemmar från distrikt Skåne-Blekinge X, endast § 117

§ 103 Mötet öppnas

Mötet öppnas av ordförande Hanna Roberts som hälsar välkommen till distriktscentret i Malmö.


§ 104 Val av justerare och rapportör till Grupptrycket

Hanna Roberts tar upp rutinerna kring protokollsjustering. Protokollen kommer hädanefter att skickas endast till mötesordförande och justeraren för granskning och justering. Övriga styrelsemedlemmar har sedan möjlighet att ge sina synpunkter vid genomgången av mötesprotokollet på följande styrelsemöte .

Beslut

att utse Christian Gräslund till rapportör till Grupptrycket samt till att, jämte ordförandena, justera protokollet.


§ 105 Val av ordförandereserv till nästa möte

Beslut

att utse Magnus Öhman till ordförandereserv för nästa möte.


§ 106 Fastställande av dagordning

Beslut

att fastställa dagordningen med de tillägg och ändringar som framgår av protokollet.


§ 107 Protokoll från möte med sektionens styrelse 7 december 2002

Ett förtydligande gjordes under § 86 Rapport från Amnestyfonden. Det omnämnda styrelsemötet ägde rum den 17 november 2002.

Beslut

att med detta förtydligande lägga protokollet till handlingarna.


§ 108 Rapport om per capsulambeslut

Hanna Roberts meddelar att inga per capsulambeslut fattats sedan styrelsens decembermöte.


§ 109 Rapport från Amnestyfonden

Hanna Roberts informerar om det senaste mötet mellan sektionen och Amnestyfonden. Mötet diskuterade bland annat en fortsatt gemensam satsning på AmnestyGuard, vilket resulterat i ett förslag till omdisponeringar i sektionens budget som styrelsen kommer att ta ställning till under detta styrelsemöte.


§ 110 Rapport från sekretariatet

Carl Söderbergh kompletterar den elektroniskt utskickade sekretariatsrapporten med följande tillägg:

- Carl Söderbergh kommer att träffa bistånds- och migrationsminister Jan O. Karlsson den 27 januari för att diskutera situationen för ensamkommande barn, men även ta upp fallet med de två egyptier som avvisades för drygt ett år sedan.
- Carl Söderbergh har också träffat utrikesminister Anna Lindh i samband med ett möte om att UDs ambassadrapporter numera läggs ut på nätet och hade då tillfälle att ta upp regeringens arbete med Guantánamo Bay och den svensk som sitter fängslad där.
- Carl Söderbergh reser den 31 mars till Afghanistan för IS räkning.
- Slutligen rapporterar Carl Söderbergh från ett möte i London med Directors Forum Task Force, den internationella referensgruppen till Amnestys generalsekreterare Irene Khan, bestående av ett antal representanter från främst de större sektionerna. Gruppens uppgift är att förbättra samordningen och relationerna mellan IS och sektionerna och mellan sektionerna. Mötet arbetade bl a med förberedelser inför ICM, förslaget till kommande internationell handlingsplan (ISP) och en ny Operational Plan för IS. Utöver detta togs ett antal projekt om arbete på eget land upp. Sådana projekt har inletts i USA, Schweiz, Irland och Spanien. Vidare diskuterade mötet arbetet med att få ett antal internationellt kända författare, konstnärer och artister att ställa upp för Amnesty, samt tidplanen för den kommande kvinnokampanjen.


§ 111 Ekonomisk rapport

Dan Grundin redogör för den preliminära intäktsrapporten t o m december 2002. Intäkterna för år 2002 beräknas uppgå till drygt 36 000 tkr. Uppskattningsvis innebär det att resultatet för 2002 efter Humanfondsreservsupplösning blir -1 800 tkr, vilket är något bättre än den prognos som gjordes i september. Detta resultat innebär att den bundna reserven inte kommer att behöva tas i anspråk.

Vad gäller intäkterna är det framför allt utdelningen från Human- och Hjälpfonden som ligger långt under budget. Övriga större intäktsslag ligger i stort i nivå med budget, gåvor från grupper och distrikt samt medlemsavgifter via autogiro klart över.

Tina Lundh undrar över de låga intäkterna från gruppavgifter. Mats Engman berättar att drygt 80 grupper inte hade betalat sin gruppavgift vid årets slut. Det kan finnas olika orsaker till detta, men generellt är betalningsviljan låg.

Christian Gräslund påpekar att Banco Fonder gått betydligt sämre än många andra fonder under det gångna året, vilket innebär en risk att fler sparare lämnar Humanfonden.

Henrik Zetterquist uppmärksammar styrelsen på att betydligt fler intäktsslag ligger under än över budget, vilket tyder på att styrelsen har överbudgeterat igen. På detta replikerar Dan Grundin att de större intäktsslagen som autogiro, spontana gåvor och insamlingsbrev gått betydligt bättre än 2001 och tillsammans når över budget.


§ 112 Rapport om översyn av styrelsens arbete

Anja Persson redogör för uppdateringarna av styrelsens arbetsdokument om de tio rekommendationerna i översynen.


§ 113 Hur kan vi stärka organisationsdialogen?

Anja Persson redogör för underlaget i frågan och inleder diskussionen. Följande synpunkter framfördes:

- Strategiska och visionära möten leder till en förbättrad organisationsdialog. Det är viktigt att samordna de strategiska diskussioner som förs på olika nivåer i sektionen. Ekonomifrågor måste integreras i den strategiska organisationsdialogen.
- Styrelsen bör identifiera en strategisk fråga per termin som kan tas upp på distriktsmöten. Ett enhetligt material för styrelsens presentationer på distriktsmötena bör tas fram.
- Styrelsen bör försöka hitta former för att få medlemmar som idag inte är aktiva att delta.
- "Styrelsens hörna" på den interna hemsidan måste förbättras så att den mer inbjuder till kommentarer och diskussion. Medlemmarna bör uppmuntras att delta i diskussioner på nätet.
- Diskussionerna med medlemmarna måste föras utifrån medlemmarnas kunskaper och förutsättningar.
- Utbildning för medlemmarna i hur organisationen fungerar och var man hittar information är viktigt.
- Programmet för frivilligledarskap kommer att bidra till att stärka organisationsdialogen.
- AmnestyDebatt har en viktig funktion och når alla grupper i sektionen.
- Kopplingarna mellan styrelsen och specialgrupperna bör förstärkas mot bakgrund av specialgruppernas växande antal och betydelse i sektionen.

Beslut

att uppdra åt Anja Persson att leda styrelsens fortsatta diskussion om organisationsdialogen och sammanställa ett underlag till styrelsens marsmöte.


§ 113 Distriktens roll och uppgifter

Mats Engman redogör för uppdragsgruppens underlag, som har till syfte att skapa en samsyn i sektionen vad gäller distriktens roll och arbetsuppgifter. Han inleder med att identifiera två övergripande mål för arbetet på aktivistnivå i sektionen: 1) att bidra till att förverkliga Amnestys "vision and mission" genom opinionsbildning och påverkansarbete, 2) att stärka organisationen genom fler medlemmar och ökade ekonomiska resurser. Distrikten ska inte ses som en länk mellan sektionen och grupperna utan har som uppgift att skapa resurser i form av aktiviteter, ökad kompetens, medlemmar och pengar. "Samordning" är ett nyckelord för distriktets roll i det arbetet och distriktet ska i första hand ses som en arbetsnivå, inte en demokratisk nivå.

Styrelsen delar uppdragsgruppens syn i frågan och kommer endast med förslag på smärre justeringar i dokumentet.

Beslut

att anta definitionen av distriktens roll och arbetsuppgifter, samt

att uppdra åt Mats Engman och Henrik Zetterquist att göra de justeringar i dokumentet som styrelsen diskuterat.


§ 114 Förslag till ny gruppavgift

Mats Engman redogör för det förslag till ny gruppavgift som är ute på remiss hos grupperna. Förslaget innebär att gruppavgiften till sektionen höjs till 2 000 kr och att en enhetlig avgift till distriktet på 2 000 kr införs.

Förutom den föreslagna gruppavgiften på 2 000 kr till sektionen har styrelseledamöterna olika syn i den här frågan. Man är överens om att distriktsavgiften på 2 000 kr bör ses som en minimiavgift, men några anser att man inte bör fastställa distriktsavgiften centralt, dessutom ifrågasätts om man ska ha en gräns för hur mycket pengar distrikt och grupper får förfoga över vid årsslutet. Argument om att förslaget kan tolkas som en "omvänd Robin Hood-skatt", d v s att man tar resurser från de fattiga distrikten för att ge till de rika, framfördes. Däremot råder enighet om att man inte vill lägga ett förslag om gruppavgiften till årsmötet som inte har stöd bland distrikt och grupper.

Styrelsen inväntar svaren från remissrundan innan man formulerar förslag till beslut i frågan.


§ 115 Sektionens medlemsutveckling

Maria Ros Jernberg inleder denna punkt med att berätta att sektionen i dagsläget har ca 58 000 medlemmar, varav ca 13 700 på autogiro. Erfarenheter från de senaste åren har visat att den mest framgångsrika värvningsmetoden har varit direktdialog där medlemmarna värvas in på autogiro. Den minst framgångsrika är värvning i form av utskick med inbetalningskort till inköpta adresser.

Maria Ros Jernberg går igenom underlagets diskussionsfrågor och betonar att styrelsens synpunkter är viktiga för sekretariatet i arbetet med att ta fram en ny långsiktig fundraisingstrategi med start 2004. Samtliga styrelseledamöter ger därefter sin syn på mål och visioner för medlemsutvecklingen.

Tina Lundh: Det finns en poäng i att vara en stor medlemsorganisation. I begreppet att vara en "rörelse" för mänskliga rättigheter ligger att man har stöd av många människor. När det gäller resursanvändning bör man undvika att satsa på värvningskampanjer där risken för avhopp är stor, mer resurser bör läggas på att vårda de befintliga medlemmarna.
Magnus Öhman: Sektionen måste satsa på de mest kostnadseffektiva metoderna för medlemsvärvning. Det är viktigt att vara många medlemmar, bl a för att kunna rekrytera aktiva medlemmar. Man bör satsa på en långsam och hållbar medlemsökning. Familjemedlemskap bör utredas.
Maria Eklund: Ju fler medlemmar desto större möjlighet att påverka. Resurserna bör satsas på de existerande medlemmarna och på att minska avhoppen. Grupper och distrikt bör vara delaktiga i medlemsvärvningsarbetet, men deras bidrag ska ses som "bonus".
Binnie Kristal-Andersson: Viktigt med många medlemmar som påtryckningsmedel. Amnesty har p g a sina medlemmar en större tyngd än t ex Human Rights Watch. Positiv till familjemedlemskap.
Henrik Zetterquist: Att öka antalet medlemmar är en självklar ambition. Det är i dagsläget viktigare att "hitta tvillingar" i värvningsarbetet i stället för att försöka värva mer svårbearbetade grupper. Medlemskapet bygger på ett individuellt ställningstagande, är därför mot familjemedlemskap.
Anja Persson: Kvalitet är viktigare än kvantitet. Resurser bör därför satsas på medlemsvård och att minska avhoppen. Sekretariatet bör utbilda grupper och distrikt i medlemsvärvning. Ett ökat antal aktiva medlemmar leder till fler stödjande medlemmar. Det är viktigt att verka för mångfald inom medlemskåren, eftersom det ökar Amnestys spridning och gynnar medlemsvärvningen. För familjemedlemskap.
David Langlet: Antalet medlemmar är i sig ganska ointressant för andra än rena intresseorganisationer. Sektionen bör satsa på att få fler aktiva medlemmar även om stödmedlemmar också är viktiga. Sekretariatets viktigaste uppgift är att få in pengar till verksamheten. Breddning av medlemsbasen är inte en viktig fråga.
Christian Gräslund: Det är viktigt att så många som möjligt delar våra värderingar, därför är det viktigt med många medlemmar, vilket ger en potential för fler aktiva medlemmar. AmnestyPress bör bara skickas ut till dem som vill ha den.
Mats Engman: Tror på sikt att det kan bli effektivt att värva medlemmar lokalt, men det kommer att ta tid.
Hanna Roberts: Viktigt att vara många medlemmar. En procent av Sveriges befolkning skulle kunna vara ett bra mål. Fördelning av medlemsvärvningen i en central och en lokal del, där nyvärvningen ligger centralt, men värvningen av aktiva medlemmar lokalt. Försiktigt positiv till familjemedlemskap.
Lotta Reimers: Många medlemmar kanske inte viktigt i sig, men det är viktigt att vara en medlemsbaserad organisation. Resurserna bör satsas på att behålla de medlemmar man har. Man bör utveckla fler sätt att bli bidragsgivare. Positiv till familjemedlemskap. Medlemmarna bör kunna välja om man vill ha AmnestyPress eller inte.

Styrelsen diskuterar därefter medlemsvärvning på central respektive lokal nivå. Det finns inom styrelsen en förhoppning om att den lokala medlemsvärvningen skulle kunna öka i betydelse, även om utfallet hittills inte varit så stort. Centrala aktiviteter och metoder som t ex direktdialog skulle på sikt kunna utföras av aktiva medlemmar. Styrelsen ser heller inget problem i att eventuellt avlöna medlemmar som ägnar sig åt denna form av medlemsvärvning.

Diskussionen sammanfattas på följande sätt:

- Medlemmarna är viktiga.
- AmnestyPress bör automatiskt ingå i medlemskapet.
- Sektionen bör på kort sikt koncentrera sig på de mest effektiva värvningsmetoderna. En breddning av medlemsbasen är inte prioriterad.
- Lokal medlemsvärvning är i dagsläget inte effektivt, men på lång sikt bör sektionen föra över så mycket som möjligt av nyvärvningen av medlemmar till det lokala planet. Sekretariatets uppgift blir att ge stöd till detta arbete och att fokusera på insamling.
- Medlemskapet är i första hand individuellt, en knapp majoritet anser t ex att man inte bör ge bort medlemskap som gåva.
- Försiktigt positiv inställning till familjemedlemskap, frågan bör utredas.
- Viss uppslutning kring målet "1% av Sveriges befolkning", d v s långsiktigt mål att ha närmare 90.000 medlemmar.


§ 116 Medlemsavgiftens storlek

Styrelsen diskuterar utifrån sekretariatets underlag för- och nackdelar med en höjning av medlemsavgiften. Som argument för framförs att det var en rekommendation från budgetmötet, att det skulle kunna få en stor ekonomisk effekt och att medlemsavgiften länge varit oförändrad. Argument mot är att Amnestys medlemsavgift redan i dag ligger relativt högt jämfört med andra frivilligorganisationer, att vi är inne i en period då vi tappar medlemmar, att det är dåliga ekonomiska tider och att en höjning skulle påverka autogirosystemet negativt, med höjda administrativa kostnader för registrering och uppgradering.

Beslut

att att uppdra åt kassören att till styrelsens marsmöte ta fram ett förslag till årsmötet om oförändrad medlemsavgift 2004.


§ 117 Möte med distrikten

Ett 15-tal medlemmar från distriktet deltog på lördagkvällen under Carl Söderberghs ledning i en diskussion om Amnestys syn på Irak-krisen. Dessutom väckte Henrik Zetterquist frågan om gruppavgiftens storlek.


§ 118 Budgetmötet i framtiden

Henrik Zetterquist redogör för de årsmötesbeslut som tagits i sektionen vad gäller budgetmötet. Han väcker frågan om det låga deltagandet från distrikten och efterfrågar styrelsens syn på medlemmarnas inflytande i budgetprocessen i framtiden.

Hanna Roberts efterlyser å sin sida ett underlag där Budgetutvecklingsgruppen ger sin syn på saken. Styrelsen är överens om att det ur demokratisk synpunkt är viktigt att kunna förankra förslaget till budget och att budgetmötet är en del av den organisationsdialog man vill stärka. Distrikten måste dock komma in i ett tidigare stadium i budgetprocessen för att ha ett reellt inflytande på den. Samtidigt bör styrelsen precisera konkreta områden i budgeten på vilka man vill ha distriktens syn.

Beslut

att uppdra åt Budgetutvecklingsgruppen att till styrelsens marsmöte inkomma med ett underlag om budgetmötets framtida utformning.


§ 119 Omfördelning av disponibel del i budget

Hanna Roberts redogör för förslaget om en gemensam telemarketing av AmnestyGuard tillsammans med Amnestyfonden. Förslaget innebär att kostnader som ligger i den disponibla delen av budget 2003 för beslut i juni omfördelas för beslut på detta styrelsemöte.

Beslut

att anta 250 000 kr i den disponibla delen av budget 2003 avsedda för uppgradering av autogiro.


§ 120 ICM 2003

Sunte Montán redogör för arbetet med förslaget till internationell handlingsplan, ISP. Sune Montán har läst flera remissvar från sektioner och grupperingar inom den internationella rörelsen och menar att synpunkterna är så många och skiftande att det är omöjligt att se något mönster. Han efterlyser därför styrelsens syn på hur det fortsatta arbetet ska bedrivas. Vilka frågor vill den svenska sektionen driva och vilka sektioner bör ses som viktiga "allierade" i den processen?

Carl Söderbergh meddelar att den slutliga versionen av förslaget till ISP, Toolkit 3, kommer inom kort. Det är denna version som kommer att tas upp av ICM.

Hanna Roberts beskriver processen kring förslaget till ISP i den svenska sektionen. Styrelsen kommer att lyfta upp särskilt viktiga områden till diskussion på årsmötet, därefter kommer ICM-delegationen ta fram ett s k position paper med den svenska sektionens synpunkter till ICM. Dessutom kommer vårens Directors Forum och Chairs Forum att vara viktiga tillfällen att diskutera förslaget till ISP med andra sektioner. ICM-delegationen, ISP-gruppen, den internationella kommittén samt ett antal tidigare ICM-delegater kommer att utgöra sektionens "förberedelsegrupp" inför ICM. Denna grupp kommer att träffas en helg i juni. Vidare är ett förberedande möte med de nordiska sektionerna planerat till 6-8 juni.

Beslut

att den internationella kommittén och ISP-gruppen utifrån Toolkit 3 tar fram ett underlag till styrelsens marsmöte om hur förslaget till ISP ska hanteras i sektionen.


§ 121 Specialgruppernas ställning och organisation

Mats Engman redogör för underlaget från uppdragsgruppen som bl a föreslår en definition av specialgruppernas huvuduppgifter. Uppdragsgruppen föreslår vidare att varje specialgrupp inom ramarna för huvuduppgifterna själva får bestämma inriktning på arbetet och organisationsform. En del specialgrupper, som t ex den fackliga gruppen, består endast av ett fåtal medlemmar, men har ett stort nätverk. Andra finns geografiskt spridda över landet, t ex jurist- och kvinnorättsgrupperna. Här kan det ibland vara svårt att dra gränsen mellan en specialgrupp och en specialiserad arbetsgrupp. En del arbetsgrupper har idag valt att enbart arbeta med kvinnorättsfrågor och skiljer sig vad gäller arbetets innehåll inte nämnvärt från kvinnorättsgrupperna, men betalar t ex gruppavgift, vilket inte specialgrupperna gör.

Styrelsen slår fast att specialgrupperna är en viktig kompetensresurs för sektionen och bör synliggöras i organisationen. Det är positivt att de växer i antal, men utvecklingen föranleder att man ser över deras organisation. Styrelsen efterfrågar tydligare riktlinjer vad gäller tillvägagångssätt för bildande av geografiskt spridda "undergrupper" till specialgrupper och bättre samordning mellan dessa grupper. En möjlighet skulle kunna vara att styrelsen utser specialgrupper inom varje nytt tematiskt område, men att dessa sedan ansvarar för den fortsatta etableringen av nya grupper inom området.

När det gäller specialgruppernas ekonomi ska de vara självförsörjande i sådan utsträckning att det täcker de löpande utgifter gruppen har. I övrigt ska de även fortsättningsvis kunna äska pengar ur sektionens budget för utbildning, speciella möten och projekt. Det är då handlingsplanen, pågående kampanjer och aktioner och sektionens övriga prioriteringar som styr resursfördelningen.

Beslut

att fastslå att specialgruppernas övergripande uppgifter är:
- att fungera som kompetensresurs för sektionen.
- att bedriva ett opinionsbildande arbete gentemot allmänheten.
- att göra det möjligt för grupper, medlemmar och allmänhet att delta aktivt i Amnestys arbete med respektive tema.

att Policygruppen och Översättargruppen inte ska betraktas som specialgrupper, utan som resursgrupper knutna till styrelsen.

att uppdra åt uppdragsgruppen att återkomma till styrelsens marsmöte med ett slutligt förslag till beslut i frågan om specialgruppernas ställning och organisation.


§ 122 Amnesty Business Group (ABG)

Styrelsen tar del av ABGs verksamhetsberättelse 2002 och förslag till verksamhetsplan 2003. Verksamhetsplanen ska antas av ABGs årsmöte och därefter godkännas av sektionsstyrelsen.

Henrik Zetterquist efterlyser en större klarhet när det gäller vad som är anställning respektive inköp av tjänster i ABGs förslag till budget, men i övrigt tycker styrelsen att verksamhetsplanen ser bra ut.

Beslut

att uppdra åt David Langlet att framföra styrelsens synpunkter på verksamhetsplanen till ABG.


§ 123 Årsmötet 2003

Hanna Roberts gör en sammanfattning av tänkbara årsmötesförslag och föreslår hur ansvaret för förslagen ska fördelas. Dan Grundin redogör för vilka stadgeändringar som kommer att föreslås i samband med att de internationella stadgarnas vision and mission ska skrivas in i den svenska sektionens stadgar. Dessutom kommer uppdragsgruppen som ser över stadgarna att föreslå ett antal smärre förändringar, bl a vad gäller utskick av kallelse och verksamhetsberättelse.

Följande årsmötesförslag diskuteras, ansvarig styrelseledamot inom parentes:

- Förslag till medlemsavgift (Henrik Zetterquist)
- Förslag till gruppavgift (Henrik Zetterquist)
- Stadgeändringar (Hanna Roberts)
- Sektionen-Amnestyfonden (Hanna Roberts, David Langlet)
- Budgetmötet (Henrik Zetterquist)
- Resolution om tidsintervall för ICM (Hanna Roberts)
- ISP (Christian Gräslund)
- MR-konferensen 2004 öppnas för beslut om ny svensk handlingsplan (Tina Lundh)
- Utvärdering av MR-konferens som årsmötesform (Tina Lundh)

Styrelsen diskuterar även den slutrapport om översynen av styrelsearbetet som, jämte den tidigare beslutade rapporten om handlingsplanen, ska ges vid årsmötet.

Beslut

att uppdra åt Anja Persson och Hanna Roberts att tillsammans med sekretariatet till årsmötet inkomma med en slutrapport om översynen av styrelsearbetet.


§ 124 Mötet avslutas

Hanna Roberts delar ut en utvärderingsblankett till styrelsens ledamöter. Styrelsen tackar Agnetha Hejll för de praktiska arrangemangen, varpå mötesordförande Maria Eklund avslutar mötet.






Hanna Roberts Maria Eklund
Mötesordförande Mötesordförande
Dan Grundin
Sekreterare 		Christian Gräslund
Justerare