Förslag till ändrad representation/insyn mellan Fond- och Sektionsstyrelserna Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2003

Till: Styrelserna för Svenska Amnestyfonden och Svenska Sektionen
Från: Raoul Granqvist och David Langlet
Datum: 28 februari 2003

Förslag till ändrad representation/insyn mellan Fond- och Sektionsstyrelserna

Bakgrund
Amnestyfonden utgör en del av den svenska sektionen av Amnesty International. Fondens ledamöter väljs genom val på svenska sektionens årsmöte, med undantag för två ledamöter som utses av sektionsstyrelsen. För sektionsstyrelsen gäller att samtliga ledamöter väljs genom val på årsmötet. Utgångspunkten för detta förslag om ett reformerat informationsutbyte mellan de båda styrelserna , sektions- och fondstyrelsen , är att de är autonoma inom sina respektive områden och att kontakten dem emellan därmed bör bygga på ömsesidighet. Reformen är avsedd att gagna alla de verksamhetsområden som berör både fond och sektion genom att skapa ett tydligare och mer fokuserat informationsutbyte och underlätta insyn från båda hållen. Betydelsen av detta accentueras av den planerade reformen av fundraisingarbetet, där de båda parterna förväntas nå överenskommelser angående både insamlingsformer och fördelning. Även utan en gemensam insamlingsorganisation finns dock detta behov av tydlighet vad gäller informationsstruktur och informationsutbyte.

Förslag
förslaget (vilket utgörs av detta underlag samt ett underlag avseende stadgeändring) avskaffar den nuvarande ordningen med av sektionen utsedda representanter i fondstyrelsen, ersätter dessa med två nya av årsmötet valda ledamöter i fondstyrelsen samt inrättar ett system med kontaktpersoner som ansvarar för ett fortlöpande informationsutbyte mellan de två styrelserna.

Syfte
Reformen syftar till att ge en tydlig, transparent och ändamålsenlig struktur för informationsutbytet mellan sektionsstyrelsen och fondstyrelsen samt att minska arbetsbördan för sektionsstyrelsen genom att de två representanter som tidigare förväntats delta fullt ut i fondstyrelsearbetet ersätts av en kontaktperson som närvarar vid fondens möten endast vid behov. Förslaget bör också innebära en kapacitetsförstärkning för fondstyrelsen eftersom den kan kompletteras med två nya ordinarie ledamöter vilka inte samtidigt är ledamöter av sektionsstyrelsen och därmed kan fokusera tydligare på arbetet i fonden.

Kontaktpersonernas roll och åtaganden
De två styrelserna utser var och en EN kontaktperson (jämte suppleant). De två kontaktpersonerna (av arbetsbelastningsskäl INTE respektive ordförande eller sekreterare) utbyter information, sammanställer vilka frågor eller vilken information som är relevanta för de respektive styrelserna och framför dem vid mötena. Urvalet och specialiseringen åstadkommer bättre fokusering på angelägna gemensamma frågeställningar, t.ex frågor kring mandat, ICM, bistånd, insamling, kampanjer. Kontaktpersonerna har ett ansvar för att fortlöpande utbyta information, vilket delvis kan fullgöras genom deltagande i styrelsemöten. De förväntas arbeta flexibelt och självständigt; rutinerna fastställs inte på förhand utan tillåts utvecklas i arbetet. De båda styrelserna kan dock vid behov i mera detalj reglera arbetet t.ex. genom en arbetsordning.

Yttrande- och förslagsrätt
Dagordning för respektive styrelses möte ska fastställas i god tid före möte för att möjliggöra deltagande från kontaktpersonernas sida, vilka ska kunna vara med på de delar av mötet som är relevant. Båda kontaktpersonerna har rätt att närvara i den andra styrelsen och har då yttrande och förslagsrätt, men saknar rösträtt. Kontaktpersonerna är fria att delta i möten i så stor utsträckning som är motiverad av de ämnen som behandlas. I den mån kontaktpersonerna inte deltar vid respektive styrelses möten ska de garantera att ett effektivt informationsflöde upprätthålls på annat sätt.


Förslag till beslut:
att lägga förslag till årsmötet om stadgeändring (se separat underlag)
att anta de ovan angivna riktlinjerna för informationsstruktur och utbyte vad gäller kontakten mellan styrelserna
att riktlinjerna börjar gälla när årsmötet beslutat om stadgeändring enligt ovan