Frågeställningar runt sektionens IT-stöd Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2003

Till: Styrelsen
Från: Hanna Roberts, Sekretariatet
Datum: 24 februari 2003


Frågeställningar runt sektionens IT-stöd

Inledning
I oktober 2000 beslutade sekretariatet om interna riktlinjer för arbetet med Amnestys medlemssidor på webben. Riktlinjerna knöt an till sekretariatets teamstruktur och angav bl a vilka team som ansvarade för vilken information och till vilka målgrupper i sektionen. Sedan dess har styrelsen antagit en kommunikationspolicy, där man går ett steg längre. Alla anställda på sekretariatet ansvarar nu för att information inom ens ansvarsområde läggs ut på webben. I kommunikationspolicyn sägs också att "alla anställda och aktiva medlemmar har ett ansvar att ta till sig och söka information som krävs för att kunna utföra sina respektive arbeten".

Samtidigt som ambitionsnivån när det gäller sektionens informationshantering höjts avsevärt, måste vi konstatera att resurserna är begränsade, särskilt i år då tjänsteutrymmet inom IT-området minskat. Sekretariatet kan helt enkelt inte hantera mer information än man har resurser till, och då menar vi i första hand avlönad och oavlönad personal. Prioriteringar är med andra ord nödvändiga. Ett visst stöd för sådana prioriteringar finns i sektionens handlingsplan, i verksamhetsplaner och andra styrdokument, men ofta måste vi som organisation, och utifrån våra begränsade resurser, agera "när tillfälle ges", även inom områden som inte prioriterats. Ett exempel på detta är arbetet med företag och mänskliga rättigheter som i framtagandet av den nuvarande handlingsplanen inte prioriterades, men som tack vare Amnesty Business Group ändå blivit något av en profilfråga för sektionen.

Vi efterfrågar inte operativa beslut utan vill göra styrelsen uppmärksam på de överväganden sekretariatet, och ytterst generalsekreteraren, måste göra i prioriteringarna inom IT-området. Vi har dessutom ställt ett antal frågor vi tycker styrelsen bör reflektera över.

Historia och nuläge
De senaste 15 åren har för sekretariatet präglats av en total omställning vad gäller sättet att arbeta med IT, i stort sett i linje med den allmänna minst sagt enorma omvandlingen i samhället.

Drivkrafter i denna förvandling har framförallt varit kravet på att vara en någorlunda modern arbetsplats, allmänhetens och den "passiva medlemskårens" krav på service och den internationella rörelsens krav på IT-samordning. Däremot har en mängd medlemmar (alla medlemsstrukturer är representerade) numera tagit del av och börjat använda de tjänster som finns inbyggda i de utvecklade IT-systemen.

De ovan nämnda kraven har lett till punktvisa stora investeringar, en anpassning av den årliga budgeten för underhåll och drift av dessa investeringar samt en konstant, men i jämförelse med omställningen ganska marginell, förstäkning av personalresurserna på området fram till och med år 2002 (från och med 2003 ligger sekretariatet på 1992-års nivå med en och en halv dedicerad tjänst för IT).

Sekretariatets IT-användning har gått från 1988-års slutna minidatormiljö med ca 10 uppkopplade sekretariatsanvändare ( hälften av de anställda) till ett internt pc-baserat nätverk med 100-1000 anslutna användare (därav alla anställda - på tre orter), sammankopplat internt med IS och alla de stora sektionerna samt anslutet via ett externt nätverk för "masskommunikation " med tusentals Internetanvändare av e-post och minst 500 dagliga externa webbanvändare.

Från att ha varit något sekretariatet nästan klarade sig utan har IT-användandet utvecklats till något hela sektionens verksamhet delvis står och faller med.

Arbetet med att utveckla IT-användandet har under de senaste 15 åren delvis skett i parallella spår. Dels har sekretariatet med hjälp av styrelsen kontinuerligt arbetat på att motsvara de krav som ställts från "arbetslivet", allmänhetens och den "passiva medlemskårens" ökade krav samt IS och den internationella rörelsen önskningar. Dels har styrelsen under 90-talet tillsammans med olika aktiva medlemsstrukturer arbetat med frågan hur sektionen sprider IT-användandet internt. Som i många andra frågor har de centrala (sekretariat och styrelse) delarna av sektionen tilldelats i stort sett alla de budgeterade resurserna, medan de aktiva medlemsstrukturerna har fått förlita sig på "en slags självhushållning". Inga strukturella gemensamma utvecklingsprojekt har genomförts. Däremot tenderar de aktiva medlemsstrukturerna i en ökande och allt högre grad utnyttja de tjänster som finns inbyggda i de "centrala" systemen. Detta medför att dessa medlemsstrukturer i större utsträckning än tidigare är med och delar på de "centrala" resurserna. Resurser som under 2003 kraftigt har reducerats vad gäller underhåll, drift, utbildning, inköpta konsulttjänster, personalresurser och övertidsersättningar.

Det är i detta sammanhang de framlagda "vägvalsfrågorna" skall ses.

Sekretariatets basverksamhet
I juni 1998 fattade styrelsen beslut om nivån för den fasta verksamheten. Beslutet hängde samman med uppdelningen av budgeten i fast och disponibel del och är den gällande definitionen av vad vi skulle kunna kalla basverksamheten för sekretariatet. Den fasta verksamheten omfattar 7,5 tjänster. Intressant att notera att tjänsteutrymme för själva sekretariatets infrastruktur, det vi skulle kunna kalla kontorsadministration (växel/reception, vaktmästeri, distribution) saknas, alternativt går att utläsa ur andra funktioner. IT-stödet finns endast angivet som "Register, ADB" och nivån anges vara beroende av omfånget på övrig verksamhet.

Funktion Tjänst Nivå