Novembermötet 2014 Protokoll från 28-29 november 2014

PROTOKOLL FÖR MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 28-29 NOVEMBER 2014

Tid: Fredag 28 november kl.09.00-18.15, Lördag 29 november, kl.09.00-15.15

Plats: Internationella sekretariatet, London

Ordförande: Sofia Halth

Vice mötesordförande: Tora Törnquist

Justerare: Elisabet Stålhane

Närvarande

Maria Eklund

Lars Gäfvert

Sofia Halth

Anders Hällbom

Karin Linkhorst

Elisabet Stålhane

Erik Thornberg

Tora Törnquist

Susanna Warhammar (personalrepresentant, suppleant)

Frånvarande

Andreas Boström (personalrepresentant)

Amanda Jackson

Sekretariatet

Annica Blidegård

Hannah Laustiola

Katja Lefwerth

Anna Lindenfors

Elisabeth Lundgren

Mikael Willborg

§ 73 Mötet öppnas

Mötet öppnas av Tora Törnquist.

§ 74 Beslut om suppleants inträde som ordinarie ledamot

Tora Törnquist noterar att Maria Granfelt meddelat att hon avgår från styrelsen av personliga skäl. Enligt stadgarnas § 10.4 och styrelsens arbetsordning punkt 8, träder därmed Anders Hällbom som första suppleant formellt in som ordinarie ledamot med rösträtt fram till årsmötet 2015 då fyllnadsval förrättas.

Beslut

att Anders Hällbom inträder som ordinarie ledamot istället för Maria Granefelt.

§ 75 Fastställande av dagordningen

Punkt två och tre på dagordningen byter plats.

Beslut

att fastställa dagordningen med nämnda justering.

§ 76 Protokoll från tidigare styrelsemöte

Styrelsen går igenom protokollet från föregående styrelsemöte och lägger det till handlingarna.

§ 77 Uppföljning av öppna beslut

Anna Lindenfors går igenom listan över öppna beslut och styrelsen stryker de beslut som är åtgärdade samt kommenterar de som ännu inte åtgärdats.

§ 78 Utvärdering av tidigare styrelsemöte

Tora Törnquist går igenom utvärderingen från föregående styrelsemöte. Det var inte många som svarade men däremot gavs många kommentarer vilket underlättar förbättringsarbetet och Sofia Halth uppmanar styrelsen att fortsätta med det och gärna vara än mer konkreta med förslag.

§ 79 Processplan för större årsmötesfrågor

Anna Lindenfors förklarar att det finns större, grundläggande frågor gällande årsmötet som sekretariatet ansett behöver behandlas mer genomgåendemed en ny årsmötesutredning. Därför har sekretariatet föreslagit en processplan för när och hur en sådan skulle kunna genomföras och hon går igenom de två tidsalternativen.

Sekretariatet förespråkar det alternativ (B) som innebär att processen avslutas först 2019. Anledningen är att det är många stora processer som ska ros i hamn under 2015 vilket gör det svårt att hinna med ytterligare en utan att ta in extra resurser, något som dock kan göras om styrelsen så önskar. Fördelen, utöver utmaningen med tids- och resursbrist, är att sektionen hamnar i fas med internationella processer så som Governance Reform.

Styrelsen diskuterar alternativen och hur de förhåller sig till det förslag som årsmötet diskuterade 2014 om motionskommitté. I årsmötets diskussioner kring detta förslag kom också frågan om hur årsmötets presidium föreslås och väljs upp. Förslaget röstades ned men flera ledamöter menar att det trots det fanns stöd för någon typ av förändring när det gäller hanterandet av motioner och anser att det vore synd om även det fick vänta till 2019.

Överlag ser flera ledamöter gärna en snabbare process men anser samtidigt att argumentet om tids- och resursbristen som sekretariatet framför väger tungt för den längre processen. Eftersom tidsplanen för det längre alternativet inte finns specificerad i underlaget menar dock många att det saknas underlag för att fatta beslut i frågan utan att först återkomma till detaljerna i en längre tidsplan. Styrelsen kommer däremot överens om att ramen för processen, det vill säga att implementeringen av de större förslagen ska ske senast 2019, är något de redan nu kan besluta.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att senast i februari ge förslag i styrelseforum på en processplan för en utredning av större årsmötesfrågor som ska komma med förslag som kan implementeras senast på årsmötet 2019.

§ 80 Vägvalsunderlag gällande ägandeskapet för och organiseringen av årsmötet 2015

Eftersom inte alla frågor som är lyfta i underlaget kommer att hinna behandlas under detta möte diskuterar styrelsen inledningsvis vilka av dem som det finns mest stöd för att lyfta. Nedanstående är de som väljs ut.

Huruvida styrelsen ska svara på motioner

Styrelsen har enligt stadagarna en skyldighet att yttra sig över inkomna motioner. Yttranden går dock att lämna utan att rekommendera årsmötet vare sig bifall eller avslag. Liknande system finns hos Amnestys brittiska sektion (AI UK). Styrelsen har fört diskussion om detta internt tidigare under hösten varför frågan är uppe nu.

Sekretariatet meddelar att det står fel i underlaget, de förespråkar alternativ B inte A, det vill säga att bibehålla nuvarande system där styrelsen i yttrandet tydliggör vilket beslut de önskar att årsmötet fattar.

Lars Gäfvert menar att kärnfrågan i vilken roll styrelsens antar på årsmötet hänger ihop med valet att ge en tydlig rekommendation för beslut i motionsyttrandena eller inte. Han föreslår en konsekvent hållning som innebär att om styrelsen väljer att inte rekommendera något så bör de ha en mer tillbakalutad roll i övrigt under mötet och vice versa.

Samtliga ledamöter lutar åt att testa alternativet med att inte komma med en rekommendation för beslut till årsmötet. Styrelsens diskussion kretsar istället mer kring formen för yttrandent givet att en rekommendation inte ges och det konstateras av flera ledamöter att en förutsättning för det är en ökad tydlighet i motionsyttrandena jämfört med idag. På så sätt kan styrelsens hållning i en viss fråga tydliggöras men även sådant som argument för och emot, vad som eventuellt redan görs, samt vad konsekvenserna blir. En ledamot framför dock att alla medlemmar inte är lika insatta i alla frågor och att ett motionsyttrande med rekommendation till beslut därför även kan ses som en service till medlemmarna. Vidare bör styrelsen vara beredd på att många fler motioner kan förväntas få bifall då det kan uppfattas som att styrelsen inte har någon preferens i frågan.

Styrelsen är enig om att i år pröva en modell med motionsyttranden utan rekommendation till beslut men överlämnar åt sekretariatet att utforma detaljerna i mallen för hur de nya yttrandena ska formuleras. Slutligen poängteras det att det är viktigt att kommunicera ut denna förändring till medlemmarna.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att ta fram en mall för styrelsens motionsyttranden, baserad på AI UK:s modell utan rekommendation till beslut, för implementering inför årsmötet 2015.

Ökat fokus på aktivism

Anna Lindenfors föredrar och förklarar att det finns flera operativa medel med vilka det går att hitta sätt att ge årsmötet en starkare prägling av aktivism.

Styrelsen kommer överens om att stryka årtalet ur beslutssatsen så att beslutet gäller för alla årsmöten framöver.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att prägla Amnestys årsmöten med en tydlig aktivismkänsla.

Tydligare röd tråd

Anna Lindenfors föredrar frågan som handlar om huruvida ett tema ska genomsyra hela årsmötet så som föreslagits av ett antal styrelseledamöter i styrelsen webbforum. Det skulle i så fall huvudsakligen röra sig om ett tema kring någon sakfråga men kan vara av organisatoriskt slag också.

Överlag ställer sig styrelsen positiv till att ha ett genomgående tema för årsmötet. Det råder dock viss osäkerhet kring tolkningen av begreppet. Erik Thornberg lyfter en oro för att ett fast tema kan komma att överskugga andra viktiga bitar som behöver lyftas. Karin Linkhorst påminner om att styrelsen diskuterat möjligheten att återgå till att ha årsmöte vartannat år, vilket då det tidigare testades innebar att sektionen hade en så kallad MR-konferens de år det inte var årsmöte. Då det kan hända att styrelsen vill gå tillbaka till det anser hon att det är viktigt att ha med det i årsmötesutredningen oavsett beslut nu. En del frågetecken kring temat och dess utformning kvarstår men styrelsen menar att det är lättare att diskutera dessa på januarimötet med ett färdigt förslag framför sig.

Ingen i styrelsen talar för ett återinförande av ett årsmötesuttalande.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att återkomma till januarimötet 2015 med förslag på tema för årsmötet 2015.

De frågor som inte hinner avhandlas vid detta möte gås igenom för att lämna kortare medskick inför den större årsmötesutredning där resterande frågor får tas in, samt i vissa fall inför årets årsmöte.

Styrelsens roll under påverksanstorget

Så som tidigare lyfts menar någon att det behövs en tydlig linje som är konsekvent med den hållning styrelsen fastslår för hanterandet av motionsyttranden, vilket med nuvarande beslut om att inte rekommendera årsmötet att fatta något särskilt beslut skulle kunna avspeglas i en mer tillbakadragen roll. Susanna Warhammar menar att personalen snarare anser att styrelsen ibland är för svaga i sin nuvarande roll.

Sofia Halth menar att frågan behöver lyftas med gott om tid inför varje årsmöte, dock ser hon inget behov av ett principbeslut i frågan nu.

Styrelsens roll resten av mötet
Karin Linkhorst lyfter behovet av att återkomma till en fråga som inte nämns i underlaget om styrelsens interna förhållningssätt på årsmötet till exempel avseende röstning som grupp eller individ med mera. Sofia Halth menar att det är en viktig fråga för styrelsen att återkomma till internt innan årsmötet.

Anders Hällbom lyfter frågan om hur presentationer av rapporter och annan formalia kan göras mindre formellt på årsmötet och uppmuntrar sekretariatet att komma med förbättringsidéer på det planet. Sofia Halth lägger dock in en påminnelse om att dra lärdom av hur olika varianter av detta gjorts tidigare, då vissa förändringar inte alltid varit helt lyckade.

Sekretariatets roll

Styrelsen är nöjda med nuvarande ordning och ser ingen anledning till förändring på denna punkt.

Förändring av nuvarande arbetsfördelning

Ingen diskussion förs på denna punkt.

§ 81 Rapport från European Directors Forum & International Financial Meeting

International Financial Meeting (IFM)

Tora Törnquist inleder med att konstatera att styrelsen under utbildningsdagen fick en dragning om det internationella finansmötet (IFM) och den nya modell (“Distribution Model”) för beräkning av det årliga bidraget till internationella sekretariatet (IS) och omfördelningen av resurser inom rörelsen, som kommer läggas fram för beslut vid nästa internationella rådsmöte (ICM). Hon ber kassör Maria Eklund som deltog i mötet att följa upp presentationen.

Maria Eklund förklarar att hon uppdaterat de exempel som IS gav vid mötet med nyare data om vad följderna för den svenska sektionen skulle bli. Enligt henne skulle det leda till att sektionen sannolikt gjorde ett litet negativt resultat de första åren, dock skulle det inte påverka arbetet nämnvärt. Den senare slutsatsen drar hon med hänsyn till den försiktiga budgeteringsprincip sektionen använder sig av, som vanligtvis lett till ökade resurser mot vad som budgeterats, liksom att sektionen har tillräckliga reserver om det skulle behövas.

Vidare berättar Maria Eklund att hon inför finansmötet var skeptisk till den nya modellen men efter mötet svängt då hon upplever att argumenten för varför modellen var bra för rörelsen var mycket övertygande .

Sofia Halth förtydligar att det fanns stort konsensus på IFM om förslaget, anledningen till att det är uppe nu är för att ge styrelsen en chans att komma med invändningar eller frågor redan innan en resolution till ICM läggs fram.

Styrelsen diskuterar vilka konsekvenser förslaget kan få för sektionen och det klargörs att det framför allt handlar om en förskjutning mellan den del svenska sektionen idag betalar till IS som obligatoriskt bidrag och den del sektionen betalar som frivilligt bidrag, så kallat AVC. Förskjutningen innebär att den förra delen blir större och den senare mindre jämfört med idag. Det i sin tur betyder alltså att sektionen blir mer uppbunden idag gällande hur stor andel av våra medel som måste gå till den internationella rörelsen.

Slutligen konstateras att de exakta konsekvenserna är svåra att förutse innan förslaget är klart samt att styrelsen kommer ges en chans att återkomma till frågan inför ICM.

European Directors Forum (EDF)

Tora Törnquist förklarar att det normalt ligger inom generalsekreterarens uppdrag att företräda sektionen på EDF men att mötet den här gången var utökat med ordförande eller vice ordförande. Huvudfrågan på mötet handlade om framtiden för EU-kontoret i och med Global Transition Programme, främst gällande styrning och finansiering. I den rapport hon själv och Anna Lindenfors gett inför mötet finns inget konkret förslag till beslut angående vilken inställning styrelsen borde ha men skulle styrelsen ha starka synpunkter på något går det att återkomma till.

Styrelsen är överens om att frågan om styrningen måste föregå den om finansieringen så att målet står i förgrunden. I det fall IS styr kontoret bör de också stå för finansieringen och vice versa. Flera i styrelsen anser att den modell där IS styr kontoret är att föredra framför en modell där de europeiska sektionerna fortsatt styr. De argument som framförs är att det inte ligger i linje med One Amnesty att ha en särskild modell för Europa, att det riskerar förstärka ett gammalt kolonialt mönster samt att det är en fråga om att ha tillit till att IS har förståelse för de specifika behov, framför allt gällande lobby, som finns i Europa på grund av EU.

Anna Lindenfors delar den uppfattningen men menar att en del av det motstånd som finns mot att göra EU-kontoret IS-styrt handlar om att det är Sveriges och andra EU-länders utrikespolitik som bestäms av EU. I praktiken betyder det att de europeiska sektionerna skulle avsäga sig rätten till inflytande över nationella politiska angelägenheter. I jämförelse med länder utanför EU skulle det arbetet ha skötts genom deras sektioners nationella lobbyarbete. Några i styrelsen poängterar även att EU är en unik modell för politisk samverkan på grund av dess i många fall överstatliga karaktär, också jämfört med andra regionala samarbetsorganisationer.

Tora Törnquist menar att ett alternativ vore att de många resursstarka sektionerna i norr som har en kapacitet att styra ett kontor som EU-kontoret skulle kunna se sig som föregångsländer till ett sådant initiativ som andra sektioner kanske kan ta efter när de har resurser. Styrelsen fattar inget slutgiltigt beslut utan lämnar åt generalsekretararen att ta med sig diskussionen och om det behövs återkomma längre fram när det finns mer information.

§ 82 Revidering av verksamhetsplanen 2014-2015

Elisabeth Lundgren föredrar det reviderade förslaget till verksamhetsplan. En tvåårig verksamhetsplan antogs för 2014-15 vid fjolårets decembermöte. Inför det lade sekretariatet ned mycket arbete och vid revideringen nu är det således främst mindre justeringar som är aktuella. Hon redogör även för det fåtal större revideringar sekretariatet föreslagit i underlaget.

Sofia Halth undrar hur de årsmötesbeslut som skulle föras in i planen har hanterats. Elisabeth Lundgren förklarar att inga av dem är med i den här revideringen men att information om dem finns med i underlaget om eventuella teman för ICM-resolutioner. Sekretariatet har av olika skäl inte sett någon anledning till att förändra i planen på grund av årsmötesbeslut.

Diskussion uppstår om att det vid uppföljningen av årsmötesbesluten på junimötet beslutades att arbete på Nordkorea specifikt skulle föras in i revideringen av verksamhetsplanen. Styrelsen vill även nu se att det målet förs in i planen. Sekretariatet lyfter att arbetet på Nordkorea har intensifierats redan nu, men att vi inte lyfter länder vi fokuserar på specifikt i planen varför det blir konstigt att lyfta upp Nordkorea explicit. Styrelsen förstår sekretariatets resonemang men menar att det ändå är viktigt av transparensskäl att lyfta in Nordkorea eftersom det finns årsmötesbeslut om frågan.

Beslut

att anta den reviderade verksamhetsplanen för 2015,

att uppdra till sekretariatet att återkomma i styrelseforum med formuleringar på mål i verksamhetsplanen angående Nordkorea senast vecka 51.

§ 83 Tredje kvartalsrapporten

Annica Blidegård föredrar kvartalsrapporten. Det finns både intäkter och kostnader vars prognos avviker från budget. Sammantaget visar dock prognosen för helåret på ett överskott på 2 607 tkr.

Rapporten läggs till handlingarna.

§ 84 Disponibelt efter beslut – frivilligt bidrag

Annica Blidegård föredrar underlaget om disponibla delar. Det fanns i början av året 13,4 mkr som styrelsen inte fattade beslut om inför budget 2014. Av dessa har ett så kallat AVC, ett frivilligt bidrag till den internationella rörelsen på 8 mkr redan tidigare beslutats om. Nu föreslår sekretariatet att ytterligare ca 5,4 miljoner lämnas till IS.

Ingen diskussion uppstår.

Beslut

att den disponibla del avseende frivilligt bidrag 2014 till den internationella rörelsen på totalt 5 388 tkr antas.  

§ 85 Överskottet 2014

Annica Blidegård föredrar underlaget och förklarar att sektionen under många år har skickat överskottet till IS men att sekretariatet nu ser ett behov av att förstärka sektionens reserver för att nå den lägsta nivån enligt den nya reservpolicyn som ökat i och med att sektionen växt. För att nå den lägsta nivån på reserven 2015 bör hela överskottet om 2,6 mkr i år läggas till reserverna.

Efter frågor från styrelsen förtydligas att det nyss beslutade frivilliga bidraget inte påverkas; att reservnivån för 2014 redan är uppfylld och att detta beslut avser sektonens förmåga att nå reservnivån också 2015; samt att IS inte uttryckt behov av ytterligare AVC från svenska sektionen som redan bidragit mycket generöst.

Beslut

att sektionen lägger överskottet 2014 till reserverna.

§ 86 Förslag till budget 2015

Annica Blidegård föredrar förslaget till budget som är balanserat och ligger på ca 106,5 mkr för 2015. Jämfört med prognosen för 2014 ökar intäkterna med 1,1 mkr (1%). Totalt uppgår bidraget till den internationella rörelsen till 38 mkr, vilket motsvarar 35% av kostnaderna i budgetförslaget och därmed ligger i linje med bestämmelserna i Svenska Amnesty 2016.

Sedan budgeten färdigställdes och underlaget lades fram har sektionen fått infornation om att Postkodlotteriet beviljat 10 mkr till ett nytt specialprojekt kallat “Global Plattform for Activism” som kommer ledas av IS. Den föreslagna budgeten fastligger dock och i den utsträckning bidraget påverkar sektionen kommer det istället att avspeglas i kommande prognoser under 2015. Sekretariatet återkommer längre fram med mer information om projektet.

Elisabet Stålhane noterar att sektionen i år gör ett överskott på området arbete för mänskliga rättigheter (MR) då allt som planerats inte hunnits med men att kostnaderna på området trots det ökar nästa år. Hon undrar därför om det är mer sannolikt att sekretariatet kommer hinna med det planlagda arbetet 2015. Annica Bliedgård förklarar att ökningen handlar om olika saker men till stora delar personalkostnader, till exempel omfördelning av tjänsteutrymme som hamnar där, liksom omgörningen av Amnesty Press som åtefinns där.

Budget

att anta den av sekretariatet föreslagna intäktsbudgeten 2015 på 106 545 tkr,

att tillsvidare anta den av sekretariatet föreslagna kostnadsbudgeten 2015 på 96 045 tkr,

att uppdra åt sekretariatet att i samband med den tredje ekonomiska kvartalsrapporten 2015 återkomma till styrelsen med förslag till beslut om den disponibla budgetdelen.

§ 87 Intäktsprognos 2016-2020

Annica Blidegård går igenom intäktsprognosen för femårsperioden 2016-2020. Under hela perioden väntas tillväxten hamna på ca 29%.

Rapporten läggs till handlingarna.

§ 88 Nya planeringssystem

Anna Lindenforsföredrar underlaget. De två huvudskälen att frågan är uppe är dels avsaknaden av ett heltäckande tydligt planeringssystem och dels att sekretariatet har ett behov av långsiktig vägledning som gör att vi blir tydligare som rörelse, skapar ägandeskap bland medlemmarna och kan fånga upp den typen av frågor som inte omfattas av fyraårsplanerna och som heller inte besvaras av de internationella styrdokumenten, rörande vilken rörelse vi vill vara i just Sverige. Sekretariatet föreslår därför en tolvårig långsiktig inriktning, fyraåriga verksamhetsplaner (utifrån den långsiktiga inriktningen och de strategiska målen) och ettårsplaner på den operativa nivån.

Styrelsen ställer sig positiv till idén med en övergripande långsiktig inriktning och stöder även upplägget med fyra- och ettårsplaner. Diskussion rör sig kring ett antal frågetecken och funderingar. Ett område handlar om styrelsens mandat att besluta om ett dokument av den digniteten som skulle diktera också flera kommande styrelsers arbete, styrelser vilka majoriteten av nuvarande medlemmar inte kommer att ingå i. Flera ledamöter funderar kring på vilket sätt årsmötet lämpligast kopplas in i processen samt vilka bitar de bör involveras i. Efter överläggningar kommer de överens om att årsmötet detta år inte bör ta ställning till det exakta innehållet i den långsitkiga inriktningen då detta är för tidigt och bör ske först 2016. Däremot understryker styrelsen att det är mycket viktigt med transparens och att en förankring av processen med framtagandet av ett nytt planeringssystem sker vid årsmötet 2015.

En annan fråga som lyfts handlar om vem som bör besluta om ettårsplanerna. En ledamot menar att det syns överflödigt att styrelsen beslutar om dessa då de är operativa på en väldig detaljnivå (motsvarande de aktivitetsmål i nuvarande verksamhetsplan som sekretariatet själva bestämmer över). En annan ledamot anser dock att det kan bli problematiskt om styrelsen överlämnar åt sekretariatet att besluta om dessa då det är styrelsen som årligen fattar beslut om budgeten, vilken har direkt inverkan på planen. Tillsvidare beslutar styrelsen att gå på sekretariatets förslag om att det är styrelsen som antar även ettårsplanerna men är öppna för att lyfta frågan igen om det behövs när detaljerna i förslaget klarnat.

Vidare avhandlas frågan om revideringen av de olika styrdokumenten, där frågor lyfts kring när, hur ofta och på vilka grunder revidering ska ske samt vad som menas med revidering, det vill säga hur detaljerad eller övergripande den ska vara. Ett exempel som tas upp är eventuella årsmötesbeslut som påverkar planerna och vilken nivå dessa då hamnar på, i den tolvåriga inriktningen, i fyraårsplanerna eller i de ettåriga operativa planerna. Anna Lindenfors förklarar att omvärldsanalyser kommer göras löpande och i det fall något extremt händer som exempelvis påverkar villkoren för hur vi arbetar eller på annat sätt är relevant för den långsiktiga inriktningen, kommer revidering(ar) självklart att behöva göras. Annars ser sekretariatet främst ettårsplanerna som det dokument där innehållet årligen påverkas och förändringar avspeglas, istället för i de andra dokumenten, som har en högre abstraktionsnivå. Vidare tillägger hon att en långsiktig inriktning väntas skapa större klarhet kring prioriteringar och en känsla av att rörelsen gemensamt antagit den, varför årsmötesbeslut av mer operativ karaktär förmodligen kommer minska.

En del ledamöter menar dock att revideringar kan behöva göras även i fyraårsplanerna, så ofta som årligen. Ledamöterna landar dock inte i denna fråga då många vill se mer av de detaljer som sekretariatet ska presentera i mars. Därför beslutas att återkomma till frågan i ett speciellt underlag om formen för övergång till fyraårsplaner, efter att diskussionen om tredje fasen av arbetet med strategiska målen avslutats i nästkommande dagordningspunkt.

Slutligen kommer styrelsen fram till att anta ramarna för det förslag sekretariatet lagt men lägger till en att-sats för att förtydliga vikten av att förankra också formen för det nya systemet med medlemmarna på årsmötet.

Beslut

att besluta att Amnestys planeringssystem innefattar en långsiktig inriktning om 12 år, fyraåriga verksamhesamhetsplaner och ettåriga operativa planer. Beslut om den 12-åriga inriktningen fattas av årsmötet och styrelsen fattar beslut om de fyraåriga och ettåriga planerna,

att uppdra åt sekretariatet att ta fram en plan för hur innehållet i den långsiktiga inriktningen ska tas fram med betoning på förankring, ägandeskap och utvärdering och rapportera till styrelsens marsmöte,

att uppdra åt sekretariatet att förbereda och planera förankring av formen för det nya planeringssystemet inför årsmötet 2015.

§ 89 Strategiska mål tredje fasen

Tora Törnquist leder punkten och förklarar att Planeringsutskottet (PU) diskuterat underlaget med sekretariatet då det är delvis inkonsekvent i förhållande till det underlag om planeringssytem som just avhandlats. PU vill därför föreslå att styrelsen bordlägger den del av underlaget som handlar om hur vi tar fram den svenska fyraråriga planen till januarimötet. Resten av styrelsen går med på förslaget.

Även i den andra delen av tabellen som handlar om svenska sektionens svar på de internationella strategiska målen, förklarar Tora Törnquist att det finns en del felaktigheter. Stora delar av underlaget ligger dock på en operativ nivå, så hon föreslår att styrelsen överlåter åt sekretariatet att revidera och besluta om tabellen. De delar av tabellen som handlar om diskussionsunderlag om de strategiska målen till styrelsen och till årsmötet bör styrelsen dock fatta beslut om och hon föreslår därför att styrelsen fattar separata beslut om dem.

Som nämnts i punkten ovan efterfrågar styrelsen även en förtydligad plan för hur övergången till fyraårsplaner ska ske på bästa sätt, bland annat för att säkerställa årsmötets inflytande över de kommande planerna och en att-sats kring detta läggs således till, övriga omformuleras för att förtydliga vad som finns kvar att diskutera vid kommande möten.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att ta fram ett diskussionsunderlag kring de internationella strategiska målen till styrelsens marsmöte,

att uppdra åt sekretariatet att ta fram ett diskussionsunderlag kring de internationella strategiska målen till årsmötet 2015,

att uppdra åt sekretariatet att ta fram ett beslutsunderlag till styrelsens januarimöte på formen för övergången till fyraåriga verksamhetsplaner.

§ 90 Inför ICM 2015

Eventuella resolutioner från svenska sektionen

Hannah Laustiola redogör kort för struktureringen av underlaget. Sofia Halth kompletterar med en genomgång av de olika metoder för inflytande/diskussion som styrelsen kan använda sig av på ICM - utöver resolutioner även så kallade position papers, human rights panels och diskussionsforum. Vill styrelsen lägga en eller flera resolutioner till ICM 2015 behöver dock teman för dessa beslutas vid sittande möte.

De frågor som diskuteras är:

1. På vilket sätt abortfrågan ska hanteras

2. På vilket sätt synpunkter på de strategiska målen ska hanteras

3. På vilket sätt kommande förslag på sexarbetspolicy ska hanteras

4. Förslag om en resolution om att bekräfta och stärka arbetet med individfall

5. Förslag om att på ett eller annat sätt lyfta frågan om att ta fram en långsiktig inriktning internationellt

1) Gällande abortfrågan poängteras av några ledamöter att styrelsen sedan länge haft i uppdrag av årsmötet att driva på internationellt för en utökning av nuvarande abortpolicy med målet att Amnesty ska jobba för fri abort. Tidigare har styrelsen gått på en linje där ett första delmål varit att tillse att nuvarande policy efterlevs och jobbas med i högre utsträckning. Med hänsyn till årsmötets upprepade bekräftelse av att denna fråga ska drivas bör styrelsen hantera den på något sätt. Det råder dock stor tveksamhet inom styrelsen om huruvida en resolution är den mest framkomliga vägen. Det främsta argumentet mot att lägga en sådan är att den kommande diskussionen om sexarbetspolicyn väntas bli uppslitande för rörelsen och att det därför inte är vare sig taktiskt eller lämpligt att föra upp en annan mycket kontroversiell fråga för diskussion vid samma ICM. Däremot är styrelsen överens om att frågan bör lyftas på något annat sätt än genom en resolution men då formerna för det inte har samma press av tidig deadline i januari kan styrelsen återkomma till det.

2-3) Frågan gäller huruvida sektionens synpunkter på de strategiska målen respektive den kommande nya sexarbetspolicyn ska hanteras proaktivt genom resolutioner eller reaktivt på plats på de förslag internationella styrelsen (IB) kommer att lägga. Olika argument diskuteras men av flera skäl, bland annat att förslaget om strategiska mål kommer att gå ut på remiss i rörelsen en tredje gång med möjlighet för sektionen att komma med synpunkter (och involvera medlemmarna i det) beslutar styrelsen att inte undergräva den processen genom att lägga en resolution. Gällande sexarbetspolicyn beslutas att även där invänta IB:s slutförslag och lägga krutet på att vid behov påverka det i enlighet med sektionens synpunkter.

4) Tora Törnquist lyfter en idé om att lägga en resolution för att stärka och bekräfta Amnestys arbete för individer eftersom hon menar att styrelsen har starkt stöd av årsmötet i den frågan, styrelsen instämmer.

5) I styrelsens forum har ett förslag tagits upp om att lyfta frågan internationellt om behovet av en långsiktig inriktning, eller en “mellannivå” mellan organisationens övergripande vision och de styrdokument som finns, motsvarande den som svenska styrelsen just beslutat att inrätta nationellt. Flera i styrelsen uttrycker sig försiktigt positiva till idén men det råder viss oklarhet kring dels huruvida en resolution är den lämpligaste formen att lyfta frågan och dels kring hur exakt ett sådant förslag skulle utformas. Den senare synpunkten relaterar till att vi i svenska sektionen själva inte är helt färdiga med hur vår version ska se ut vilket kan försvåra argumentation internationellt.

Slutligen går styrelsen till omröstning om vilka ämnen som bör bli föremål för resolutioner. Alternativen är att rösta för att en, båda eller ingen av ämnena “ ta fram en långsiktig inriktning för Amnesty internationellt” och “att stärka arbetet med individfall” läggs som resolution till ICM 2015.

Då en ordinarie ledamot är frånvarande träder Erik Thornberg in med rösträtt. Av åtta närvarande ledamöter röstar tre för att lägga en resolution om långsiktig inriktning och tre emot. Samtliga åtta röstar för att lägga fram en resolution om att stärka arbetet med individfall. Då det blev jämnt lopp i det första fallet beslutas att uppdra åt det internationella utskottet att arbeta vidare med om och i så fall hur frågan bäst ska lyftas.

Slutligen noteras att underlaget på flera punkter refererar till vad som uträttats kring olika årsmötesbeslut men då detta inte är fokus för styrelsemötets diskussion ombeds sekretariatet även återkomma med en separat rapport i styrelseforum med uppföljningen av årsmötesbeslut.

Beslut

att uppra åt sekretariatet att i samråd med internationella utskottet skriva en resolution om individfallens vikt för Amnesty och återkomma till styrelseforum för beslut senast 31 december,

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med internationella utskottet överväga formerna för om och i så fall hur frågan om en strategisk mellannivå för Amnestys planering kan lyftas på ICM 2015, och återkomma till styrelseforum för beslut senast 31 december,

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med internationella utskottet överväga formerna för om och i så fall hur frågan om abort kan lyftas på ICM 2015, och återkomma till styrelseforum med förslag.

Processplan inför ICM 2015

Inga synpunkter framförs på den föreslagna tids- och processplanen inför ICM 2015.

Beslut

att anta processplanen för ICM 2015.

§ 91 Processplan för översyn av relationen mellan svenska sektionen och Amnestyfonden

Elisabeth Lundgren går i korthet igenom den plan som i grunden är föreslagen av de två styrelsernas respektive ordförande. Tidsplanen behöver dock revideras gällande steg två i processen på grund av alla de andra stora processer som pågår under nästa år. En senareläggning av steg två påverkar däremot inte processen som helhet och dess slutpunkt kvarstår därmed.

Beslut

att godkänna processplanen för översyn av relationerna mellan svenska sektionen och Amnestyfonden men att behandla steg två på styrelsens marsmöte.

§ 92 Åtgärdsplan Core Standards

Anna Lindenfors berättar att den åtgärdsplan som presenteras bygger på Core Standars, det vill säga den miniminivå för alla sektioner gällande styrning som tagits fram. För första gången ska alla sektioner nu fylla i en så kallad självskattning över vilka områden som identifierats där sektionen, helt eller delvis, inte uppfyller de kriterier som fastställts. Inför kommande års självskattning bör dessa, för svenska svenska sektionen tre identifierade områdena, åtgärdas. Att det enbart är tre områden för vår sektion ska ses som ett gott betyg.

Lars Gäfvert undrar varför sekretariatet uppskattar att så lång tid som ett år behövs för att ta fram en miljöpolicy. Sekretariatet förklarar att det handlar om en vägning mot totalbilden av vad som behöver göras nästa år. Det är således mer än fråga om att skjuta något på arbetet snarare än att det tar lång tid i sig.  

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att återkomma med förslag på en lämplig skrivning gällande konsultation med medlemmar att införliva i styrelsens arbetsordning till styrelsens januarimötet 2015,

att uppdra åt sekretariatet att återkomma med tidsplan för framtagande av miljöpolicy senast novembermötet 2015,

att uppdra åt sekretariatet att så snart information om IS tidsplan blir tillgänglig, återkomma med förslag på var i styrelsekalendern en genomgång av sektionens självutvärdering och aktionsplan gällande Core Standards, bör införas.

§ 93 Rapport om per capsulambeslut

Följande beslut har fattats per capsulam sedan styrelsens möte i september:

13 oktober

Innehavare av teckningsrätt

Beslut:

att följande personer, var för sig, äger rätt att teckna sektionens firma:

Sektionsordförande, Sofia Halth

Kassör, Maria Eklund

Generalsekreterare, Anna Lindenfors

Avdelningschef, Elisabeth Lundgren

Avdelningschef, Mikael Willborg

Avdelningschef, Annica Blidegård

att följande personer var för sig vid belopp upp till 15 000 kronor, två i förening vid belopp överstigande 15 000 kronor, äger rätt att teckna sektionens bank- och postgirokonto:

Sektionsordförande, Sofia Halth

Kassör, Maria Eklund

Generalsekreterare, Anna Lindenfors

Avdelningschef, Elisabeth Lundgren

Avdelningschef, Mikael Willborg

Avdelningschef, Annica Blidegård

Sekretariatsanställd, Elisabet Dunder

att återkalla alla tidigare beslut om teckningsrätt,

att inköp av varor, tjänster och inventarier regleras separat genom attestfunktionen som innehas av generalsekreteraren och avdelningscheferna,

att förklara beslutet är omedelbart justerat

19 oktober

Internationellt vintermöte

Beslut:

att förlägga styrelsens novembermöte till Internationella sekretariatet (IS) i London.

Årsmötesdirektiv

Beslut:

att anta det föreslagnaårsmötesdirektivet.

30 oktober

Direktiv utredning kostnadsersättning

Beslut:

attgodkännadirektiven för utredningen av kostnadsersättning för sektionsstyrelsen.

Beslut på EDF i november

Beslut:

att ge fullmakt till Anna Lindenfors att på EDF-mötet 13-14 november fatta beslut för svenska sektionens räkning enligt budgetförslaget och övriga underlag. I denna fullmakt ingår ekonomiskt förhandlingsutrymme, vid avvikelser från budgetförslaget som kan få ekonomiska konsekvenser för svenska sektionen kontaktas styrelsens kassör.

2 november

Remissvar gällande de strategiska målen

Beslut:

att godkänna det remissvar gällande de strategiska målen (fas 2) som tagits fram av sekretariatet och Internationella utskottet,

att uppdra åt sekretariatet att översätta och utföra en sista språklig koll av remissvaret,

att uppdra åt sekretariatet att efter detta skickasektionens remissvartill IS innan deadline den 31 oktober.

Riktlinjer för verksamhetsmötet

Beslut:

att antariktlinjerna för verksamhetsmötet.

Styrelsen noterade efter att PC-beslutet redan startats att det på ett ställe i löptexten till riktlinjerna refereras till oktobermötet, ett möte som inte finns kvar i styrelsens kalender. Eftersom styrelsen är mitt i ett arbete med en utveckling av styrelsekalendern och planeringsprocesserna, är det ännu svårt att säga exakt vilket styrelsemöte som passar bäst att koppla verksamhetsmötet till, och eventuellt kan detta komma att variera över åren. Just denna skrivning i riktlinjerna får tillsvidare bortses ifrån.

§ 94 Rapport från sekretariatet

Anna Lindenfors föredrar. Inga frågor ställs på rapporten som läggs till handlingarna.

§ 95 Rapport från styrelsemedlemmar

Styrelseledamöterna redogör för vad de har arbetat med sedan senaste styrelsemötet.

§ 96 Rapport från Amnestys internationella kommitté (AIK)

Karin Linkhorst förklarar att styrelsen brukar välja en ny AIK i september men nu ser över hur processen mellan styrelsens nya Internationella utskott och AIK ska hanteras och därför ligger efter i den processen. I övrigt har frågan på nytt väckts om styrelsen bör gå ut bredare för nyrekrytering till AIK men då alla sittande ledamöter erbjudit sig att sitta kvar, utom en som styrelsen inväntar besked från, samt med tanke på att styrelsen har behov av ett starkt och erfaret AIK inför ICM - föreslår IU inga förändringar i sammansättningen i nuläget. Valet av AIK kommer därför styrelsen att återkomma till i forum för PC-beslut. IU föreslår dock att att styrelsen ser över processen med att utse AIK inför nästa år.

§ 97 Rapport från Amnestyfonden

Elisabet Stålhane rapporterar.För närvarande jobbar Amnestyfonden vidare med schweiziska sektionen om hur biståndet kan effektiviseras och vad det ska ha för roll i rörelsen.

§ 98 Rapport internationella processer

Anna Lindefors rapporterar att hon var på möte med den så kallade Regional Advisory Group (RAG) som styr arbetet med IS regionala Hong Kong-kontor. Mötet, som var hennes första sedan hon blev invald i RAG, var ett regionalt möte för alla berörda sektioner och deras generalsekreterare. Överlag rådde en väldigt positiv stämning på mötet och då Hong Kong-kontoret funnits där länge märktes det att regionen är en av dem som hunnit längre i sitt arbete med att etablera den nya formen.

§ 99 Avsluta mötet

Sofia Halth avslutar mötet.

Sofia Halth

Ordförande

Tora Törnquist

Vice mötesordförande

Hannah Laustiola

Sekreterare

Elisabet Stålhane

Justerare

Förklaringar:

AIK - Amnestys Internationella kommitté

AVC - Additional Voluntary Contribution, friviliigt bidrag från sektioner till den internationella rörelsen

EDF - European Directors Forum, möte för alla generalsekreterare

IB - International Board, internationella styrelsen

ICM - International Council Meeting, internationella rådsmötet

IFM - International Finance Meeting, internationella finansmötet

IS - International Secretariat, internationella sekretariatet

IU - Internationella utskottet

MR - mänskliga rättigheter

PC - per capsulam, beslut som fattas av styrelsen i deras webbforum mellan mötena

PU - Planeringsutskottet