Förslag till budget 2015 Underlag till styrelsemöte 28-29 november 2014

FÖRSLAG TILL BUDGET 2015

(3 bilagor)

INLEDNING

På styrelsens uppdrag har sekretariatet upprättat ett förslag till budget 2015.  

Sekretariatet budgetförslag bygger på:

-  Beslut om verksamhetens inriktning.

-  Styrelsens direktiv från septembermötet.

-  Eventuella förslag från verksamhetsmötet i september.

-  Internationella riktlinjer rörande “Ett finansiellt Amnesty”, (One Financial Amnesty).

-  De begränsningar som ges av Svensk Insamlingskontroll.
-  De reservkrav som styrelsen beslutat om.

Verksamhetens inriktning

Den svenska sektionens verksamhet bygger på den internationella handlingsplanen (ISP) samt de strategier och prioriteringar som internationella sekretariatet (IS) har arbetat fram. Dessutom bygger budgetförslaget på den långsiktiga inriktning för den svenska sektionens verksamhet som antogs på årsmötet 2010. Styrdokumenten finns att läsa på medlemssidorna på medlem.amnesty.se.

Sektionens verksamhetsplan för 2015 fastställs på styrelsemötet i november 2014.

Styrelsens direktiv från septembermötet

På styrelsens septembermöte presenterades en första intäktsprognos för 2015. Styrelsen beslutade då att intäkterna 2015 tillsvidare ska beräknas till minst 105 mkr, att kostnadsbudgeten inte får överstiga intäkterna och ska rymma ett extra frivilligt bidrag (AVC) till den internationella rörelsen, att rekommenderad reservnivå enligt reservpolicyn ska uppnås samt att budgetarbetet ska bedrivas enligt den föreslagna tidsplanen och sektionens verksamhetsmål. Dessutom tog styrelsen beslut om några verksamheter för 2015; en minimiupplaga om fyra nummer per år för Amnesty Press och sektionens avgift till Amnestys europakontor.

Förslag från verksamhetsmötet

De rekommendationer som verksamhetsmötet har lämnat bedöms rymmas inom budgetförslaget.

Internationella riktlinjer om ett finansiellt Amnesty

På internationella rådsmötet (ICM) i augusti 2011 togs de första besluten om ”Ett finansiellt Amnesty”, One Financial Amnesty. Besluten innebär bland annat att de medel som samlas in globalt i Amnestys namn ska användas där de gör störst nytta i arbetet för mänskliga rättigheter, vilket innebär att en större del av sektionernas insamlade medel ska gå till den globala budgeten. Det har också fattats beslut om tillväxtmål samt gemensamma internationella riktlinjer för redovisning.

Svenska sektionens redovisning utgår ifrån de internationella riktlinjerna för att sedan vid bokslut anpassas för att överensstämma med årsredovisningslagen, Bokföringsnämndens allmänna råd för ideella föreningar och Frivilligorganisationernas Insamlingsråds mall för årsredovisning.

INTÄKTSBUDGET

(Bilaga 1 och 2)

Under oktober månad gjordes en ny intäktsprognos för 2015. Intäkterna beräknades då till 116,5 mkr, vilket blir 106,5 mkr efter Amnestyfondens andel.

Jämfört med prognosen för intäkterna 2014 ökar intäkterna med 1,1 mkr (1%). 2014 ingick ca 4 mkr som beviljats från Postkodlotteriet för ett specialprojekt. Om specialprojektet frånräknas blir intäktsökningen 5%.

Intäkternas uppställning följer den uppställning som anges i den internationella kontoplanen Cocoa. Intäkter och kostnader fördelas på samma intäkts/kostnadsställe (cost centre) vilket möjliggör en enkel form av resultatuppföljning på aktivitetsnivå. Rekryteringen av medlemmar och givare skiljer på kall och varm rekrytering. Kall rekrytering innebär värvning av medlemmar och givare som inte sedan tidigare har någon anknytning till organisationen medan varm rekrytering innebär bearbetning av personer som på något sätt har visat sitt intresse. Under rekrytering är det intäkter resp kostnader under värvningsåret som ingår. Efterföljande år räknas intäkterna som ett pågående givande.

Nedan följer en uppställning av de olika intäktsgrupperna med korta kommentarer.

Kall rekrytering

Till största delen är nyrekrytering av medlemmar och givare så kallad kall rekrytering och sker främst via face-to-face (F2F) men även via telefundraising (TF) och internet. I budgeten 2015 beräknas intäkterna från kall rekrytering till 5 254 tkr vilket är 2 113 tkr högre än prognosen för 2014. Anledningen till att intäkterna från den kalla rekryteringen beräknas bli högre är att F2F gick sämre än förväntat 2014 men förväntas öka igen 2015 efter att planering och anställningsformer har setts över samt att en utökning av rekryteringen via TF planeras.

Under 2014 testades en ny satsning: digital to conversion, som då inte slog så väl ut men som förväntas komma att gå bättre under 2015 eftersom fler så kallade “leads” samlas in genom våra vädjanden och kampanjer och att lärdomar har dragits  av hur vi ska jobba bättre med “two step aquisition”.

Varm rekrytering

Den varma rekryteringen sker främst via TF och intäkterna förväntas öka något 2015 jämfört med prognosen 2014. Varm rekrytering kommer även att ske via sms för att rekrytera medlemmar via genererade telefonnummer från varma “leads”, både offline och online.

Pågående givande

Intäkterna från det pågående givandet beräknas till 88 127 tkr, vilket är en ökning med 5 534 tkr jämfört med prognos 2014 (7%). Gåvor och medlemsavgifter via autogiro är det största intäktsslaget och beräknas till 79 954 tkr, vilket är en ökning med 4 956 tkr jämfört med prognos 2014.

Andra större intäktskällor är givarbrev och medlemsavgifter via inbetalningskort, som budgeteras i nivå med prognos 2014, och årets uppgradering av gåvor via telefundraising vilka budgeteras över prognos 2014 beroende på en satsning under 2015 på att få in högre medelgåvor.

Övrig fundraising

Övrig fundraising budgeteras till 21 974 tkr, vilket är 6 168 tkr lägre än prognos 2014. Anledningen till att intäkterna beräknas lägre 2015 är att är att specialprojektet som beviljats medel från Postkodlotteriet fanns med i budget 2014, att Humanfonden är lågt budgeterad samt att prognosen för testamenten är 1 006 tkr över budget 2014.

Under trusts and foundations återfinns de ordinarie intäkterna från Postkodlotteriet som uppgår till 13 000 tkr, vilket är senast kända utfall. Under restricted income återfinns medel som har beviljats för särskilt ändamål och en ansökan har lämnats till Postkodlotteriet om projektmedel men eftersom besked inte har lämnats ännu så återfinns det inte i budgeten.

Under investment funds finns intäkterna från Humanfonden och skänkt aktieutdelning. Utdelningen från Humanfonden budgeteras försiktigt till 70% av prognosen för utdelningen 30 april 2014, vilket ger 3 122 tkr. Den skänkta aktieutdelning beräknas till 275 tkr.

Testamenten (legacies and bequests) budgeteras till 1 994 tkr, 1 006 tkr lägre än prognos 2014. Budgeten är ett snitt av de senaste 7 årens utfall, borträknat det högsta och lägsta utfallet.

Intäkterna från grupper beräknas till 1,5 mkr, samma som prognos 2014.

Intäkterna från företagssamarbeten (corporations) minskar jämfört med prognosen eftersom att samarbetet med Nudie gällande Empowerment T-shirtar inte har någon inplanerad nyproduktion utan fortsätter sälja det som finns på lagret.

Försäljning

Intäkter från försäljning via webbshopen samt prenumerationer av Amnesty Press beräknas till sammanlagt 266 tkr, vilket är i nivå med prognos 2014

Övriga intäkter

Under övriga intäkter återfinns räntor och arvoden. Intäkterna beräknas till 210 tkr.

Amnestyfondens andel av insamlade medel

Amnestyfondens andel är den del av insamlade medel som enligt avtalet om gemensam insamling tillfaller Amnestyfonden. 2015 beräknas Amnestyfondens andel till 10 000 tkr.

KOSTNADSBUDGET

(Bilaga 3)

Kostnaderna, inklusive disponibel budget samt obligatoriska och frivilliga bidrag till internationella rörelsen, uppgår till 106,5 mkr, vilket ger en balanserad budget. Budgetramen är 3,6 mkr högre än prognosen för 2014, en ökning med 4%. Viktigt att notera är att det både 2014 och 2015 finns stora frivilliga bidrag till den internationella rörelsen.

I enlighet med den nya internationella kontoplanen delas kostnadsbudgeten upp i fyra huvudområden: arbetet för mänskliga rättigheter, fundraising, stöd till organisationen och internationella rörelsen. Varje huvudområde delas i sin tur in i olika områden och sedan än mer detaljerat i kostnadsställen (cost centres). I enlighet med de nya internationella gemensamma riktlinjerna för redovisning så är även uppskattade lönekostnader fördelade på kostnadsställen, vilket ger en mer rättvisande bild av verksamheten.

Fast och disponibel verksamhet

Budgeten delas upp i fast och disponibel del. De disponibla delarna får användas först när styrelsen fattat ett sådant beslut.

I budgeten 2015 föreslår sekretariatet att det frivilliga bidraget till den internationella rörelsen läggs som disponibel budgetdel för beslut senare under året. Det frivilliga bidraget uppgår till 10,5 mkr, 10% av budgeten, och sekretariatet föreslår att beslut om den disponibla delen läggs för beslut i november/december 2015.

Arbetet för mänskliga rättigher

Arbetet för mänskliga rättigheter delas in i prioriterat MR-arbete, ej prioriterat MR-arbete, utvecklingskostnader och stöd till arbetet för mänskliga rättigheter. Kostnaderna uppgår till 27 213 tkr inklusive lönekostnader, vilket är en ökning med 10% jämfört med prognos 2014. Jämfört med budget 2014 så ligger kostnaderna på samma nivå.

Prioriterat MR-arbete

Kostnaderna för det prioriterade MR-arbetet budgeteras till 7 577 tkr, vilket är en minskning med 1 367 tkr jämfört med prognosen för 2014. Minskningen beror på att kostnaderna för specialprojektet Kvinnors liv återfinns i prognosen. Dessutom har inte en noggrann fördelning av kostnader från stöd till MR-arbete till prioriterat MR-arbete hunnits med.

Störst resurser inom det prioriterade MR-arbetet kommer att satsas på ”Skriv för frihet” (Individuals at Risk), Flykting och migration (Defending people on the move), ”Stoppa tortyren” (Stop torture) och ”Min kropp mina rättigheter” (My body my rights).

Dessutom kommer sektionen att arbeta med ett flertal aktiviteter vars budgetposter redovisas i bilaga 3. För närmare information hänvisas till verksamhetsplanen 2015.

Ej prioriterat MR-arbete

Under rubriken återfinns främst sektionens arbete med utbildning inom mänskliga rättigheter; Angeläget, Amnesty i skolan och A-day. Total kostnad för MR-utbildningen inklusive löner beräknas till 2 371 tkr, vilket är en ökning med 386 tkr och som till stor del beror på att personalkostnaderna har ökat jämfört med 2014.

Utvecklingskostnader

Under utvecklingskostnader återfinns kostnader för att nå internationellt uppställda mål. Här ingår sektionens fortsatta satsning på digitala plattformar och kommunikation via digitala kanaler för att nå målet om One Digital Amnesty samt kostnader för planering, utvärdering och strategiarbete. I budgeten finns en tvåårig projekttjänst för en verksamhetsstrateg.

Stöd till arbetet för mänskliga rättigheter

Totalt uppgår stödet till arbetet för mänskliga rättigheter till 13 683 tkr, vilket är 1 659 tkr högre än prognosen för 2014.

Kostnaderna för Amnesty press är 3 855 tkr, vilket är 599 tkr högre än prognosen för 2014 men i nivå med budgeten 2014. Den planerade omgörningen hanns inte med 2014 utan kommer att ske under 2015.

Stöd till medlemmar, aktivister och grupper uppgår till 3 639 tkr, vilket är 490 tkr högre än prognos 2014 och anledningen är att personalkostnader på grund av tidsskäl ej har fördelats till det prioriterade MR-arbetet, vilket gjordes 2014. Dessutom ska svenska sektionen stå som värd för Nordic Youth Conference under 2015, vilket ger ökade kostnader.

Kostnaderna för ledning av arbetsområdet (Co-ordination and management) ökar främst beroende på att arbetstid har omfördelats till området.

Under Capacity Building återfinns jämställdhetsintegrering, mångfaldsarbetetet och partnerskapet med Sierra Leone. Budgeten minskar med 314 tkr jämfört med prognos 2014 och det beror på att kostnaderna för partnerskapet med Sierra Leone beräknas bli lägre under 2015.

Budgeten för kommunikation och påverkansarbete inom New Media är 1 506 tkr, vilket är en ökning med 276 tkr jämfört med prognos 2014. Anledningen till ökningen är främst ökade utvecklingskostnader inom området.

Även kostnaderna för traditionell media beräknas öka i och med att det i budgeten finns ökade personalkostnader i samband med överlämning inför pensionering.  

Övriga budgetförändringar inom området beror främst på omfördelningar av lönekostnader.

Fundraising, försäljning

Kostnaderna för fundraising uppgår till 23 714 tkr vilket är 2 590 tkr över prognosen för 2014. Främst är det det kostnaderna för rekrytering av medlemmar och givare som ökar.

Viktigt att notera är att de internationella riktlinjerna för redovisning inte medger att kostnader fördelas mellan t ex kommunikation, information och insamling vilket medför att kostnaderna för huvudgruppen fundraising kommer att bli högre i redovisningen enligt Cocoa jämfört med årsredovisningen och redovisningen till Svensk Insamlingskontroll.

Kall rekrytering

Kostnaderna för kall rekrytering beräknas till 13 104 tkr, vilket är 2 562 tkr över prognosen för 2014. Rekrytering av medlemmar och givare via F2F kommer att bedrivas i Stockholm hela året och på säsongsbasis i Göteborg, Malmö, Uppsala och Norrköping/Linköping. Dessutom kommer ett flertal mindre städer att besökas under en turné. Kostnaderna för F2F ökar med 1 050 tkr jämfört med prognos 2014 och anledningen är att det var brist på personal 2014 samt att alla projekt inte kunde genomföras som planerat.

En utökad satsning på kall rekrytering via telefundraising (TF) ökar budgeten med 1 640 ktr jämfört med prognos 2014. Ett testsamarbete kommer att inledas med en ny leverantör som erbjuder ett system som gör så kallad scoring mer automatiserat och mer frekvent. Detta för att hitta så exakt grupp av människor som just nu som är mest benägna att bli medlemmar.

Varm rekrytering

Kostnaderna för den varma rekryteringen beräknas till 3 575 tkr vilket är en minskning med 124 tkr. Resurser kommer att  omfördelas från TF till SMS och då marknadsföring i samband med en kampanj, förmodligen Tortyrkampanjen, gå ut med ett enkelt men fint paketerat budskap i form av marknadsföring och annonser via olika kanaler - ex. Tidningen Filters bilaga och digital annonsering. Budskapet ska vara så engagerande som möjligt och inspirera till omedelbart agerande. Exempelvis “Vill du stoppa tortyr? - bli månadsgivare till Amnesty - sms:a STOPPA TORTYR och namn till 72970 så ringer vi och berättar mer”.

Pågående givande

Kostnaderna för det pågående givandet är låga i förhållande till intäkterna. Budgeten 2015 är på 3 806 tkr, vilket är 94 tkr över prognosen för 2014. Till kostnaderna för det pågående givandet räknas bl a medlemsaviseringar och givarbrev men också uppgradering via telefundraising vilket är det projekt där vi ringer till befintliga medlemmar och berättar om vårt nuvarande arbete och frågar efter en ökning av gåvan på autogiro.

Övrig fundraising

Kostnaderna för övrig fundraising ligger 321 tkr över prognosen för 2014. Den tvååriga projekttjänsten inom området stora gåvor övergår till att bli en fast tjänst i januari 2015.

Stöd till fundraising

Under stöd till fundraising ligger medlemsvårdande aktiviteter i form av vår medlemsservice och utskick, marknads- och medlemsundersökningar samt benchmarking men även ledning och kompetensutveckling på fundraisingområdet. Budgeten för hela verksamhetsområdet är 3 977 tkr, vilket är i nivå med prognosen 2014.

Försäljning

I samarbete med Lundagrupperna bedrivs en webbshop för försäljning av profilmaterial. Kostnaderna avser inköp av produkter samt driftskostnader.

Stöd till organisationen

Stödet till organisationen delas in i organisationsstöd, styrning och övriga kostnader. Kostnaderna uppgår till 17 619 tkr, vilket är 617 tkr över prognosen för 2014 (4%).

Organisationsstöd

Under gemensamma kostnader ligger bl a alla kostnader för sekretariatet och även löner för  sekretariatsgemensamma tjänster. Budget 2015 ligger strax under prognos 2014 och anledningen till de lägre kostnaderna är främst att det 2014 fanns en förstärkning i form av en assistenttjänst.

Styrning

Kostnaderna för styrning beräknas till  2 558 tkr, vilket är 94 tkr över prognos 2014. Främst beror det på att det är ett internationellt rådsmöte (ICM) 2015.

Övriga kostnader

Under övriga kostnader återfinns avskrivningar som beräknas öka 2015. Anledningen är att kostnader för CRM-system och nya amnesty.se kommer att aktiveras.

Internationella rörelsen

Under internationella rörelsen återfinns alla transaktioner inom rörelsen. I budgeten för 2015 finns det obligatoriska bidraget till internationella sekretariatet, ett frivilligt bidrag till internationella rörelsen och bidraget till Amnestys EU-kontor (ERS).

Det obligatoriska IS-bidraget 2015 uppgår till 26 486 tkr, vilket är en ökning med 4 542 tkr jämfört med 2014. I budgeten finns därutöver 10 500 tkr som ett frivilligt bidrag (Additional voluntary contribution, AVC), som har lagts som disponibel budgetdel.

Det obligatoriska bidraget till ERS är 1 000 tkr.

Totalt uppgår bidraget till den internationella rörelsen till 38 000 tkr, vilket motsvarar 35% av kostnaderna i budgetförslaget. Jämfört med 2014 så är bidraget till den internationella rörelsen 2 000 tkr lägre och det beror på att medel från specialprojektet  då förmedlades till internationella sekretariatet.

SVENSK INSAMLINGSKONTROLL

Svensk Insamlingskontroll avgör vilka insamlingsorganisationer som får ha 90-konto. Enligt deras regler måste minst 75% av en 90-kontohavares insamlade medel gå till organisationens ändamål och omvänt får alltså som mest 25% av insamlade medel gå till insamlings- och administrationskostnader. Svensk Insamlingskontroll gör sin bedömning över flera år och tar hänsyn till de förklaringar en organisation kan lämna vid ett tillfälligt överskridande av gränserna.

Prognosen för nyckeltalen 2015 visar på att nyckeltalen klaras. Nyckeltalet för ändamålsuppfyllelse hamnar preliminärt på 77% och nyckeltalet för insamling och administration på 23%.

RESERVERNA

I oktober 2013 antogs en ny reservpolicy som i allt väsentligt baseras på de riktlinjer som antagits av Amnesty Internationals internationella styrelse IEC: Global Reserves Guidelines. Enligt reservpolicyn ska en beräkning av sektionens reservkrav utföras i samband med budgetarbetet och presenteras för styrelsen tillsammans med budgeten. Reservnivån ska ha både ett lägsta och ett högsta tak och en marginal på 20% är ett riktmärke. Reserverna ska motsvara 3-5 månaders verksamhetskostnader (inklusive obligatoriska bidrag till internationella rörelsen) och nivån ska anpassas till vilka framtida åtaganden som finns samt andra faktorer som kan påverka behovet. Som en del i den samlade bedömningen ska den årliga analysen av intäkter ingå.

Beräkning av reservkrav 2015:

Beräkningen av den utgående reserven 2015 är beroende av hur det prognostiserade överskottet 2014 kommer att hanteras. Om man utgår ifrån att  överskottet läggs till reserverna samt det budgeterade nollresultatet 2015 så blir den utgående reserven 32 377 tkr, vilket är strax över den nivå som reservberäkningen anger som den lägsta nivån på sektionens reserver.

SAMMANFATTNING

Sekretariatet föreslår en balanserad budget på 106 545 tkr (inklusive disp budgetdelar). Den disponibla budgetdelen uppgår till 10 500 tkr och består av frivilliga bidrag till den internationella rörelsen. I samband med den tredje ekonomiska kvartalsrapporten görs prognoser för helåret och då bedöms tillräcklig information finnas för att styrelsen ska kunna fatta beslut om de disponibla budgetdelarna.

Förslag till beslut:

att anta den av sekretariatet föreslagna intäktsbudgeten 2015 på 106 545 tkr.

att tillsvidare anta den av sekretariatet föreslagna kostnadsbudgeten 2015 på 96 045  tkr.

att uppdra åt sekretariatet att i samband med den tredje ekonomiska kvartalsrapporten 2015 återkomma till styrelsen med förslag till beslut om den disponibla budgetdelen.

Här finns bilagorna till budget:

1. Sammanfattning budget 2015

2. Intäktsbudget 2015

3. Kostnadsbudget 2015