Vägvalsunderlag gällande ägandeskapet för och organiseringen av årsmötet 2015 Underlag till styrelsemöte 28-29 november 2014

Vägvalsunderlag gällande ägandeskapet för och organiseringen av årsmötet 2015

Bakgrund

Baserat på styrelsens synpunkter gällande årsmötet 2014 valde styrelsen på junimötet:

att uppdra åt sekretariatet att ta fram ett vägvalsunderlag om ägandeskapet för och organiseringen av årsmötet till styrelsen novembermöte

Viktigt att poängtera är att styrelsens Planeringsutskott och sekretariatet diskuterat innebörden i uppdraget och landat i att flera stora frågor (såsom årscykler, årsmöteskommitté, och hur årsmöte, verksamhetsmöte och aktivistseminarium hänger ihop) inte kommer tas upp i detta underlag. I underlaget Processplan för större årsmötesfrågor föreslår sekretariatet istället hur dessa större frågor kan processas.  

Detta underlag fokuserar istället på vad som kan förbättras med utgångspunkt i de synpunkter och förslag som framkommit i samband med utvärderingar av det senaste årsmötet, diskussioner på styrelsemöten och besök på andra sektioners årsmöten. Underlaget fokuserar specifikt på vilka roller distriktet, styrelsen och sekretariatet ska ha under ett årsmöte, något som har förändrats under åren samt möjligheter att ge aktivism en mer framträdande roll under årsmötet.

Nuvarande rollfördelning

Enkelt uttryckt kan sägas att årsmötet ägs av styrelsen, arrangerande distriktet/orten står som värdar och sekretariatet sköter det praktiska genomförandet.

Styrelsen:

- Beslutar om tid och plats för ett årsmöte, samt även kallelse

- Lämnar yttranden över inkomna motioner

- Redogör för sektionens årsberättelse
- Föreslår dagordning och beredningsform

Arrangerande distriktet/orten:
- Ansvarar för “lokal prägel” till årsmötets öppnande

- Ansvar för eventuell manifestation och sociala sammankomster
- Ansvarar för funktionärer på plats (registrering, rösträknare, mickbärare)

Sekretariatet:
- Ansvarar för årsmötesutskick
- Sköter det administrativa (tar emot anmälningar, bokar lokaler etc)
- Projektleder det förberedande arbetet och föreslår styrelsen årsmötesinnehåll

Vägval att betänka

Styrelsens roll

1. Hur aktiva ska styrelsen vara under påverkanstorget?

Vid varje påverkanstorgsstation har det traditionellt alltid funnits en representant från styrelsen, dels för att kunna svara på frågor kring styrelsens egna förslag men även för att argumentera för sina yttranden över inkomna motioner. Detta kan dock se olika ut:

1. Nuvarande system bibehålls. Positivt är att detta är den använda och (någorlunda) invanda metoden. Styrelsen kan som nämns ovan även argumentera för sina förslag och engagera sig i debatt med de medlemmar som besöker stationen. De blir på så sätt mer synliga och det kan vara lättare för en medlem att närma sig en styrelseledamot jämfört med att möta styrelsen i grupp eller våga sig fram på ett mingel/måltid. Negativt kan vara att styrelsen förväntas ta stor plats, ett utförande som därmed varierar beroende på person. Om styrelsen argumenterar hårt för sin ståndpunkt i en viss fråga kan det uppfattas som att styrelsen försöker kväva debatten eller inte är tillräckligt inlyssnande.

2. En variant där styrelsen inte alls är representerad vid stationerna utan låter sina förslag och yttranden stå för sig själva. Skulle behovet ändå uppstå kan en styrelseledamot givetvis gå till stationen, eller så kan deltagarna uppmuntras att leta upp en styrelserepresentant. Det positiva är att deltagarna ges större utrymme att debattera och övertyga varandra utan att låta sig påverkas av styrelsens åsikt (som ändå finns representerad i och med motionsyttranden och egna förslag). Det kan stärka medlemmarnas känsla av att det är de som äger mötet och har reell möjlighet att påverka utgången av de frågor som diskuteras. Deltagarna “tvingas” också mingla mer, men negativt kan vara att diskussioner inte uppstår, exempelvis på stationer där ingen företräder styrelsens åsikt. Vidare negativt är att samtliga ledamöter behöver vara inlästa på samtliga motioner/yttranden (detta sker visserligen redan nu, men det har oftast skett en uppdelning där vissa är “experter” på vissa frågor). Det är vidare negativt att styrelsen inte ges möjlighet att bemöta nya argument eller förslag på ändringar som uppstår under mötet samt svårt för deltagare att debattera utan motpart. Risken finns också att beslut tas som sektionen inte har faktisk möjlighet att genomföra, t ex för att de strider mot internationella överenskommelser, går igenom. Styrelsen kan även uppfattas som osynlig.
   
   

3. Mellanting där styrelsen är representerad men håller en mycket lägre profil (besvarar frågor, “svarar på tilltal”). Positivt med detta är att deltagarna per automatik ges större utrymme samtidigt som styrelsen kan bemöta dem när de själva önskar. Negativt kan vara att diskussioner inte uppstår i och med styrelsens tillbakalutade roll, se ovan. En annan negativ aspekt är det kan vara svårt att avgränsa och svårt för styrelsen att bete sig enhetligt då “tillbakalutad” kan tolkas olika. Vad skillnaden är mellan att svara på en fråga och på att argumentera är också en tolkningsfråga. Och skulle medlemmar vilja diskutera och styrelsen “inte får” argumentera riskerar de att uppfattas som mjäkiga eller i värsta fall arroganta.

Vägval: Inta en mer tillbakadragen roll, bibehålla nuvarande system, eller ett mellanting.

Sekretariatets kommentar:

Sekretariatet menar att styrelsens deltagande vid påverkanstorget är en aspekt av styrelsens deltagande och roll under årsmötet som kan och bör diskuteras, dock inte den enda (se punkt 3). Sekretariatet anser att det är viktigt att ha en aktiv och synlig styrelse under årsmötet som argumenterar för de förslag de själva lagt och ser ingen motsättning i ett sådant agerande och ett mer tillbakalutat agerande under årsmötet i stort, där aktivisterna kan uppmuntras ta större plats. Sekretariatet anser också att det finns en risk att styrelsen annars ger sken av att medlemmarna kan påverka mer än de i vissa fall har möjlighet att göra. Beslut fattade av årsmötet riskerar därmed att inte kunna följas upp, vilket kan leda till större frustration och vanmakt hos en del av medlemmarna. Sekretariatet förespråkar därför alternativ A.

2. Styrelsens roll under resten av mötet

Utöver styrelsens roll på påverkanstorget kan styrelsen förhålla sig på olika sätt under årsmötets övriga delar. Exempelvis håller styrelsen idag en redogörelse i plenum om verksamhetsåret som gått samt svarar på frågor, blir presenterade vid valen och svarar på frågor samt argumenterar och/eller besvarar frågor under beslutssessionen i plenum. Senast åren har kandidater till omval eller nyval i styrelsen även blivit intervjuade under informella former någon kväll under årsmötet. Det är i förhållande till detta som styrelsens roll kan ändras eller bibehållas.

1. Styrelsen kan inta en mindre aktiv roll, exempelvis genom att så som tidigare har prövats, omstrukturera den del av årsmötet som i inledningen tar upp föregående verksamhetsår. Ett slags informationstorg skulle kunna finnas där deltagarna besöker olika stationer för att höra om det som skett. En fördel är att deltagarna kan välja mer efter intresse och även våga ge sig in i samtal med ledamöterna. En nackdel är att årsmötet som helhet kan missa viktig information samt att det är svårt att hinna besöka alla stationer.

2. En annan variant vore korta de årsmötespunkter som föredras av styrelsen, främst delar i årsmötets öppnande. Hänvisa mer till årsmöteshandlingarna, utgå ifrån att deltagarna läst och förstått dessa istället för att genomföra så grundliga redogörelser. På så sätt kan dessa punkter förkortas till förmån för mer aktivismorienterade aktiviteteter. En nackdel med detta vore att deltagarna kanske inte kan förväntas ha sådan koll på årsredovisning och dylikt att de har möjlighet att ställa insatta frågor på så kort tid.

3. Att fortsätta som idag. Dock kan förändringar göras i hur presentationer och annat sker, exempelvis genom filmsnuttar, bildspel, frågehörnor, presentationer online, bloggar, twitter etc. En fördel är att alla deltagare får den information som ges och har chans att ställa frågor också efter att ha hört styrelsens presentationer, medan en nackdel är att deltagarna kanske inte vågar ställa frågor inför hela årsmötet samt att mötet inleds med en vägg av formalia vilket gör det svårare att sätta en “peppande ton” för mötet.

Sekretariatets kommentar: Sekretariatet har ingen stark synpunkt i denna fråga och menar att den också måste relateras till vad styrelsen beslutar i fråga 1.

3. Huruvida styrelsen ska besvara motioner

Styrelsen har tidigare diskuterat om styrelsen ska besvara motioner, senast i samband med stadgeöversynen tidigare under 2014. Där markerade styrelsen sin skyldighet att yttra sig över inkomna motioner. Yttranden går dock att lämna utan att rekommendera årsmötet vare sig bifall eller avslag - vilket gjordes på några motioner till årsmötet 2014. Liknande system finns hos AIUK. Det är detta som styrelsen fört diskussion om och således här vägvalet finns.

1. Yttrandet ska givetvis redogöra för för- och nackdelar samt möjliga konsekvenser men genom att inte lämna en rekommendation till beslut ges årsmötet “friare händer”. Detta kan leda till att deltagarna i högre utsträckning känner att de kan påverka utgången. En stark rekommendation från styrelsen kan för många deltagare vara svår att opponera sig emot och göra att deltagare känner sig maktlösa. Det går dessutom att hävda att styrelsens inställning till en motion går att utläsa i yttrandet även utan en tydlig rekommendation till beslut.

2. Att inkludera styrelsens rekommendation till beslut kan ha nackdelarna nämnda ovan, men det positiva är att deltagarna får en tydlig fingervisning om vilka beslut som är möjliga. Redan nu finns en diskussion om vad årsmötet - på pappret suveränt - egentligen kan besluta om, med hänsyn till beslut fattade av den internationella rörelsen. Risken med att inte ha en tydlig rekommendation är att årsmötet fattar beslut som inte går att följa upp eller som går stick i stäv med internationella beslut eller processer. Detta i sin tur riskerar leda till en ökad känsla av maktlöshet hos ett årsmöte som eventuellt fattar beslut som inte kan genomföras i praktiken.

Vägval: Att lämna tydliga rekommendationer till beslut, eller inte.

Sekretariatets kommentar:Sekretariatet har ingen stark synpunkt men lutar åt A med hänsyn till ovanstående problematik. I nuläget ändras förfarandet ofta år från år, vilket blir förvirrande för årsmötesdeltagarna.

Sekretariatet och distriktet

1. Sekretariatets roll

Sekretariatet har en stark ställning inom sektionen. Deras närvaro bör inte “gömmas” undan, utan när sekretariatet uttalar sig ska det vara tydligt. En operativ lösning vore att tydligt utmärka alla sekretariatsanställda, exempelvis genom att alla bär likadana t-tröjor. Vidare finns möjligheter att förändra sekretariatets deltagande på påverkanstorget.

1. Sekretariatspersonal agerar samtalsledare vid påverkanstorget. En effekt kan vara att personalen, i och med en förändrad roll, argumenterar mindre och modererar samtalet mer, och kommer med inlägg som sakkunnig endast vid behov. Det finns dock en risk i att det framstår som att personalen driver samtalet, och deras opartiskhet kan ifrågasättas.  
   
   

2. Ingen sekretariatspersonal som sakkunnig vid varje station utan ett “ambulerande” team, vars uppgift blir att röra sig runt torget och besvara frågor när de uppkommer (samtalsledaren kan ringa upp och någon i teamet kommer till stationen). Teamet får dessutom i uppgift att vara vaksamma på konsekvenser av tilläggsförslag. Genom att ett team får denna uppgift blir detta enhetligt. Vidare behövs inte lika många sekretariatsanställda på plats och det kan bli lättare för deltagare att närma sig stationer.
   

3. Bibehålla nuvarande ordning.  
   
   

Vägval: Förändra sekretariatets roll under påverkanstorget enligt något av förslagen, eller bibehålla nuvarande ordning.

Sekretariatets kommentar: Sekretariatet har ingen åsikt i nuläget men lutar åt B alternativt C.

2. Förändring av nuvarande arbetsfördelning

I bakgrunden redogörs för nuvarande rollfördelning. En omfördelning är möjlig, enligt dessa två förslag.

1. Skulle mer ansvar delegeras åt arrangören skulle detta kunna involvera arrangerande distrikt/ort i sekretariatets arbete att ta fram förslag på seminarier och gäster. Detta skulle visserligen vara positivt för arrangörens känsla av ägande, men i praktiken svårt att genomföra då sekretariatets arbete sker löpande vilket kan vara problematiskt för aktivister som inte har åtta timmar per dag att arbeta med det. Ett tidigt möte med arrangerande distriktet där önskemål får lämnas kan vara en lösning, men dessa skulle vara svåra att garantera. Ytterligare en möjlighet vore att garantera distriktet ett visst antal programpunkter att fylla med valfritt innehåll, något de får sköta utan involvering från sekretariatet. Ett givet plus är en stärkt känsla av delaktighet, men möjliga minus kan vara att årsmötet tappar röd tråd eller (i värsta fall) att distriktet inte mäktar med vilket får stora komplikationer för dagordning. Utökat ansvar för aktivism finns i ett alternativ nedan.

2. Mindre ansvar än idag delegeras åt den lokala arrangören. Att sekretariatet tar ansvar för de delar som distriktet nu åläggs skulle garantera en enhetlighet och tydlig röd tråd för årsmötet. Dock skulle distriktet troligen känna en mycket försvagad känsla av ägandeskap och delaktighet. Deras roll skulle bli minimal och främst okvalificerad.
   
   

3. Årsmötet läggs ut på extern aktör som sköter allt praktiskt.

4. Bibehålla nuvarande ordning.

Vägval: Att öka, minska eller bibehålla arrangerande distriktet/ortens ansvar för årsmötet. Att lägga ut årsmötetsarrangemangen på extern aktör.

Sekretariatets kommentar: Föreslår ingen förändring i nuläget, utan menar att detta bör hellre tittas på i den större helhetssynen, delvis då det är såpass nära kopplat till val av ort och medlemmars och aktivisters roll på ett mer genomgripande plan. En större analys av det har inte hunnits göras, vad vi vet är att olika distrikt påverkas väldigt olika av att arrangera ett årsmöte. Väljer styrelsen en förändring är det viktigt att påpeka att Umeå valdes utifrån de nu gällande premisserna, varför en garanterad omfördelning kan ske först till 2016.

Utformning

1. Tydligare röd tråd

Ett årsmöte kan ha ett “tema”, en rödtråd som genomsyrar mötets alla delar. Temat bör vara MR-inriktat, men kan ha ett sidospår för internationella eller organisatoriska frågor. Fördelen är att årsmötet blir enhetligt och kan vara lättare att marknadsföra och locka deltagare. Nackdel kan vara att MR-frågor som inte passar in i temat tvingas bort.

Tidigare har sektionens årsmöte landat i ett uttalande, något som fortfarande sker i norska sektionen. Ett stärkt tema som landar i ett uttalande kan stärka årsmötet som en enhetlig röst vilket kan ge en “boost” för deltagarna.

Vägval: Besluta, eller inte besluta, att årsmöten generellt ska ha ett genomgående tema.

Sekretariatets kommentar:Vi föreslår att styrelsen tar ställning till huruvida ett tema är önskvärt för årsmöten generellt. Sekretariatet har ingen stark åsikt i frågan. I det fall styrelsen önskar detta föreslår vi att sekretariatet återkommer med förslag på tema för årsmötet 2015 senast januarimötet 2015 och att tema för årsmötet årligen tas upp senast vid januarimötet samt att denna rutin införs i styrelsens arbetsordning, punkt 33.

Vad gäller ett årsmötesuttalande är inte detta något sekretariatet hunnit analysera utifrån vilken arbetskraft det skulle kräva eller hur det bäst processas på årsmötet.

2. Ökat fokus på aktivism

För att öka “aktivism-närvaron“ finns en rad operativa metoder. Det kan göras ur två ickemotstridiga perspektiv. Dels kan mer fysiskt utrymme ges åt distriktet att berätta “sin” historia (vad som sker i distriktet, hur de jobbar, deras grupper, historia etc). Dels kan utrymme ges åt aktivism från resten av sektionen, med fokus på pågående/aktuell kampanj eller kopplat till eventuellt årsmötestema.

Vidare finns en mer strategisk fråga, nämligen hur aktivismpräglat innehåll prioriteras över annat innehåll och viktigt att betänka i denna fråga är vilken “miniminivå” av det distriktet idag ansvarar för som styrelsen vill se. Exempelvis, om orten inte vill ordna manifestation/fest/årsmöte överhuvudtaget. Skall då sekretariatet gå in och ta dessa bollar? Eller är det okej att fortsätta göra som nu, det vill säga att programpunkterna varierar lite från år till år utifrån distriktens lust och förmåga?

Sekretariatets kommentar: Sekretariatet ser inget uppenbart vägval i denna fråga utan att föregå den större process vi föreslår i det andra underlaget om årsmötet. Istället föreslår vi att styrelsen fattar ett beslut om att uppdra åt sekretariatet att tillse att årsmötet 2015 har en genomgående prägel av aktivism.

Förslag till beslut:

Nedan följer förslag till beslut i linje med de rekommendationer sekretariatet lämnat. Förslag som inte leder till förändring förutsätter inga beslut.

att uppdra åt sekretariatet att återkomma till januarimötet 2015 med förslag på tema för årsmötet 2015,

att uppdra åt sekretariatet att prägla årsmötet 2015 med en tydlig aktivismkänsla.