Septembermötet 2014 Protokoll från 27-28 september 2014

PROTOKOLL FÖR MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 27-28 SEPTEMBER 2014

Tid: Lördag 27 september, kl. 09.00-18.00, Söndag 28 september, kl. 09.00-15.00

Plats: Sekretariatet, Stockholm

Ordförande: Sofia Halth

Vice mötesordförande: Karin Linkhorst
Justerare: Anders Hällbom

Närvarande

Andreas Boström (personalrepresentant, § 43-54)
Maria Eklund

Maria Granefelt (§ 43-47)

Lars Gäfvert

Sofia Halth

Anders Hällbom

Amanda Jackson

Karin Linkhorst

Elisabet Stålhane

Tora Törnquist

Susanna Warhammar (personalrepresentant, § 55-72)

Frånvarande

Erik Thornberg

Sekretariatet

Johanna Azar (§ 43-47, §54)
Annica Blidegård (§ 43-52)

Katja Lefwerth (§ 43-51)

Anna Lindenfors

Elisabeth Lundgren (§ 43-54)
Viktor Rasch

Mikael Willborg (§ 43-51)

Övriga

Michael Falk (valberedningen, § 53)
Matilda Johansson (valberedningen, § 53)
Lisbeth Kohls (valberedningen, § 53)
Lisa Tisdad (valberedningen, § 53)

§ 43 MÖTET ÖPPNAS

Sofia Halth öppnar mötet. Hon informerar om den nya rutinen att välja vice mötesordförande vid sittande möte, varför hon föreslår att punkt 1.1 Fastställande av dagordningen och 1.2 Val av vice mötesordförande byter plats.

§ 44 VAL AV VICE MÖTESORDFÖRANDE

Beslut:

att välja Karin Linkhorst till vice mötesordförande.

§ 45 FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNINGEN

Beslut:

att fastställa dagordningen.

§ 46 VAL AV JUSTERARE FÖR STYRELSEÅRET 2014/2015

Några förändringar görs i det lagda förslaget. Det reviderade förslaget:

Förslag till beslut:

att anta förslaget till justerare för styrelseåret 2014/2015

§ 47 WORKSHOP MED LEDNINGSGRUPPEN

Workshopen faciliteras av Johanna Azar. Styrelsen och ledningsgruppen diskuterar kommande vägvalsfrågor för att skapa en samsyn.

§ 48 MODELL FÖR PLANERING, UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING

Anna Lindenfors inleder genom att lyfta de många stora processer som pågår just nu, bland annat nästa strategiska period, minskning av styrelsens arbetsbörda och att sekretariatet nu tar ett helhetsgrepp om alla processer. Sammantaget är det nu ett bra tillfälle att förbättra våra system. I underlaget redogör sekretariatet för de planeringsnivåer som används för att tydliggöra var beslut fattas och vikten av att våra värderingar som idéburen organisation reflekteras i planer vilket kan vara svårt om man jobbar med kortare tidsperspektiv. Sedan diskuteras även Amnestys planeringscykel, där sekretariatet i ett annat underlag till punkten lämnar sina reflektioner och förslag.

Styrelsen instämmer i behovet av långsiktighet, dels för att vissa projekt är längre än nuvarande plan och då svåra att genomföra och dels för att en tydlig plan skapar kontinuitet. Däremot är ordet “plan” olyckligt, och styrelsen föredrar att se det som en “utblick” eller positionering kring var sektionen ska befinna sig.  

Vad gäller tidshorisont för en sådan “utblick” finns olika synpunkter inom styrelsen. Några menar att en lång utblick riskeraratt bli inaktuell och oflexibel då omvärlden är stadd i ständig förändring och sektionen är beroende av internationella prioriteringar, medan andra menar att en längre utblick kan utformas för att vara mer långsiktig och proaktiv. Ur ett medlemsperspektiv lyfter styrelsen att det är viktigt att en sådan utblick, oavsett hur lång, ska beslutas av årsmötet då styrelsen menar det viktigt att den ska ägas av hela organisationen.

Anna Lindenfors menar att avstämningar givetvis behövs längs vägen. Det är viktigt att ha styrning som sektionen kan luta sig emot, många processer och mycket arbete sker under längre än fyra år, varför hon menar att det är viktigt att ha något som blickar längre fram. “Under” utblicken ska finnas mer fokuserade fyraårsplaner och än mer fokuserade och operativa ett- eller tvåårsplaner.

Styrelsen anser att den behöver få en tydligare bild över, och exempel på, det möjliga innehållet i en sådan utblick och på vilken abstraktionsnivå innehållet skulle ligga. Viktigt är dock att en tydlig koppling görs till de internationella planerna och att medlemmarnas möjlighet till uppföljning tydliggörs ytterligare. Styrelsen vill också se en enklare utvärdering av hur Svenska Amnesty 2016 fungerat som styrdokument.

Beslut:

att styrelsen bekräftar behovet av mellannivå mellan verksamhetsplan och vision som sätter upp mer långsiktig inriktning för svenska sektionen,

att uppdra åt sekretariatet att återkomma till novembermötet med fördjupat beslutsunderlag kring svenska Amnestys långsiktsplan,

att långsiktsplanen ska ha som bärande princip att den ägs av hela organisationen och inte bara är en del av den operativa styrningen,

att underlaget tydligt ska redogöra för planernas förhållande till internationella rörelsens planer och direktiv,

att underlaget ska bygga på en mindre utvärdering av hur Svenska Amnesty 2016 fungerat som styrningsdokument,

att underlaget redogör för styrelsens och medlemmarnas möjlighet till styrning och uppföljning av långsiktiga planen.

§ 49 HALVÅRSRAPPORT

- Verksamhetsplan 2014

Mikael Willborg berättar att sekretariatet är nöjda med den nya verksamhetsplanen som visar på tydligare koppling till effekt. Han gör sedan en övergripande dragning och konstaterar att rapporten visar att sektionen arbetat bra under våren, trots stora omställningar och negativ mediabevakning. Kampanjen Min kropp mina rättigheter fick inledningsvis bromsas, men har ändå lyckats få bra fart. SOS Europa fick inte den uppmärksamhet sekretariatet hoppats på även om det var bra respons i sociala medier. Vidare vill Mikael Willborg komplettera rapporten med information om att sommarens fundraising inte gått så bra som man hoppats men att nya tag redan har tagits genom projekt i Linköping och Norrköping.

Styrelsen tycker rapporten ser bra ut, de ser många gröna trafikljus. De menar dock att det är nödvändigt att fundera över hur den kan göras lättare att smälta, på ett sätt som ger en ögonblicksbild av hur sektionens arbete går. Styrelsen efterfrågar sekretariatets reflektioner kring den nya formen för verksamhetsplanen.

Mikael Willborg menar att sekretariatet var väldigt ambitiösa i målkedjorna, troligen finns behov att bli mer pragmatiska i revisionen. Han ser en styrka i den klara kopplingen till effekterna och kopplingen till COCOA. Elisabeth Lundgren tror att det behövs flexibilitet mellan de olika områdena, exempelvis att MR-arbetet kräver fler steg än fundraisingarbetet. Vidare finns behovet att vara självkritiska till användningen av trafikljusen i underlaget. Det tolkas fortfarande lite olika när de olika färgerna ska användas, men det blir bättre. På styrelsens undran över hur sekretariatets kontakt med IS ser ut de gånger utlovat material från IS inte kommit, svarar Elisabeth Lundgren att det är olika från fall till fall. Styrelsen uttrycker önskemål om större koppling mellan effektmål och resultatmål, Elisabeth Lundgren svarar att sekretariatet arbetar med att förstärka den delen.

Styrelsen lägger halvårsrapporten avseende verksamheten till handlingarna.

- Ekonomisk kvartalsrapport 2, 2014

Annica Blidegård presenterar en rapport från sekretariatet avseende hur sektionens ekonomi har sett ut

under det första halvåret 2014. Intäkterna till och med juni månad var 54 miljoner kronor, vilket är 51% av helårsbudgeten. Prognosen för helåret hamnar på 106 miljoner kronor, vilket är i nivå med budget.

Kostnaderna till och med juni månad uppgår till 42,2 miljoner kronor, 40% av budget. Helårsprognosen för

kostnaderna hamnar på 105,9 miljoner, vilket också är i nivå med budget. Fördelningen av kostnader visar att 38% går till internationella rörelsen, således nås målet i Svenska Amnesty 2016 på minst 35 %.

Svensk Insamlingskontrolls nyckeltal visar att 78% går till ändamål och 22% till administration.

Styrelsen tackar för rapporten.

- Beslut om disponibel budgetdel

Annica Blidegård redogör för underlaget. Då ekonomin följer beslutad budget och prognosen är god, föreslår sekretariatet att ge ett frivilligt extra bidrag till den internationella rörelsen på 8 miljoner kronor.

Beslut:

att den första disponibla budgetdelen avseende frivilligt bidrag till den internationella rörelsen 2014 på 8 000 tkr antas enligt sekretariatets förslag.

§ 50 INFÖR VERKSAMHETSPLAN 2015

Anna Lindenfors berättar att sekretariatet inte ser behov av större revideringar då planen är andra året i en tvåårsplan, förutom främst för att inkorporera årsmötesbeslut.

Styrelsen diskuterar kort arbetet med mångfald och HBT-frågor, där sekretariatet bedömer att målsättningarna under perioden kommer att uppnås. De lämnar inga direkta medskick till revideringar förutom de sekretariatet lyft och det som ledamöter lyft i styrelsens forum, utan ser fram emot den nya planen på novembermötet.

§ 51 DIREKTIV FÖR BUDGET 2015

Annica Blidegård redogör för underlaget, som beskriver sekretariatets prognos för intäkter 2015 samt anger en tidsplan för arbetet med budget 2015. Vidare föreslår sekretariatet att styrelsen vid detta möte fattar principbeslut om utgivningen av Amnesty Press, samt avgiften till Amnestys Europaverksamhet.

Maria Eklund poängterar att varje sektion fattar beslut om sin egen reservpolicy, varför hon föreslår ett förtydligande kring det i den andra att-satsen. Styrelsen förstår innebörden i “EU-föreningen” som nämns i bilagan till underlaget, men gör ett medskick att detta kan förtydligas till nästa år.

Beslut:

att intäkterna 2015 tillsvidare beräknas till minst 105 045 tkr,

att kostnadsbudgeten 2015 inte får överstiga intäkterna och ska rymma ett frivilligt bidrag (AVC) till den internationella rörelsen samt uppnå rekommenderad reservnivå enligt svenska sektionens reservpolicy,

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen och sektionens verksamhetsmål,

att verksamheter för år 2015 enligt bilaga 2 godkänns.

§ 52 INFÖR VERKSAMHETSMÖTET

Karin Linkhorst berättar om verksamhetsmötets syfte och styrelsens roll. Hon betonar att fokus ligger på distriktens åsikter och synpunkter.

§ 53 MÖTE MED VALBEREDNINGEN

Valberedningen presenterar sig och berättar om sin planerade process att göra en kompetensinventering av styrelsen för att se om det finns särskilda förmågor som kan förstärkas. Styrelsen hinner även med en runda för att ge sina spontana medskick till valberedningen. I denna framkommer att styrelsens arbete kräver en förmåga att tänka strategiskt och ett engagemang för den internationella rörelsen. Dessutom bör fokus läggas på personliga egenskaper och på att bredda mångfalden.

§ 54 VERKSAMHETSMÖTE MED AKTIVA PÅ DISTRIKTSNIVÅ

Verksamhetsmötet viks åt att diskutera de föreslagna internationella strategiska målen. Sofia Halth och Tora Törnquist inleder med att berätta om syftet med verksamhetsmötet och bakgrunden till de strategiska målen.

Efter detta delas deltagarna upp i smågrupper och diskuterar de strategiska målen utifrån underlaget.  

§ 55 PROTOKOLL FRÅN MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSEN DEN 12-14 JUNI 2014

Beslut

att lägga protokollet till handlingarna.

§ 56 UPPFÖLJNING AV ÖPPNA BESLUT

Styrelsen går igenom listan över öppna beslut och stryker de som är åtgärdade samt kommenterar de som av olika skäl ännu ej är åtgärdade. Styrelsen noterar att det saknas skriftliga statusuppdateringar, viktiga av transparensskäl, för en del av de öppna besluten. Sekretariatet är medvetna om detta och kommer åtgärda detta framåt.

 

§ 57 UTVÄRDERING AV TIDIGARE STYRELSEMÖTE

Tora Törnquist presenterar utvärderingen. Styrelsens junimöte fick överlag höga betyg. Det negativa som lyftes var att det var rörigt med underlag innan mötet och brist på användning av styrelseforum, vilket troligen beror på många nya ledamöter som ännu inte vant sig vid styrelsens arbetssätt.

 

§ 58 RAPPORT OM PER CAPSULAM-BESLUT

Följande beslut har fattats per capsulam sedan senaste styrelsemötet:

- Förslag på årsmötesordföranden 2015

8 september

Beslut

att föreslå Ida Burlin och Anders Hultman till ordförande för årsmötet 2015.

§ 59 RAPPORT FRÅN SEKRETARIATET

Anna Lindenfors gör några nedslag i sekretariatets rapport, bland annat den visuellt starka kampanjen gällande vapenhandel i Almedalen och Min kropp mina rättigheter, som verkar ha bidragit till en ändring i lagstiftningen i Marocko, samt berättar att styrelsemötet hålls samma helg som kampanjen mot det totala abortförbudet i El Salvador kickar igång. Med anledning av det har svenska Amnesty en debattartikel i Aftonbladet tillsammans med RFSU.

Styrelsen ser positivt på kampanjerna och att arbetet med CRM-systemet nu fått förnyad fart. Vad gäller den externa kommunikationen har det varit lugnt i medierna, konstaterar styrelsen. Kring det informerar Anna Lindenfors att mediahantering inte varit hennes högsta prioritering sedan hennes tillträde. Fokus har legat på internarbete och det internationella arbetet, vilket inte förutsågs vid tillträdet. Givetvis är intentionen att kliva ut mer i media.

Efter detta rapporterar Anna Lindenfors kring den information som kommit ur utvärderingen av sektionens samarbete med Amnesty Sierra Leone. Det fanns både lärdomar och utmaningar och diskussionerna pågår, tillsammans med både Sierra Leone och IS, om hur vi ska gå vidare.

 

§ 60 RAPPORT OM LÅNGSIKTSPROGNOSER

På uppdrag av styrelsen har Anna Lindenfors till detta möte förberett övergripande långsiktsprognoser, vilka kan ses som ett första steg till mer avancerade analyser inför nästa strategiperiod. Prognosen visar på olika scenarier beroende på tillväxt och visar hur bidrag till IS och antal anställda påverkas.

 

§ 61 RAPPORT FRÅN STYRELSEMEDLEMMAR

Ledamöterna går igenom vad de har arbetat med sedan det senaste mötet.

 

§ 62 RAPPORT FRÅN AMNESTYS INTERNATIONELLA KOMMITTÉ (AIK)

Karin Linkhorst berättar att Internationella utskottet kommer att lägga upp en matris i forum som beskriver arbetsgången mellan AIK, Internationella utskottet och sekretariatet gällande internationella frågor. Efter att styrelsen kommit överens om denna kommer även AIK:s direktiv att ses över, i samråd med AIK, så att de stämmer med praxis samt med den i matrisen föreslagna arbetsgången. Av den anledningen har styrelsen också skjutit på valet av nytt AIK och nuvarande ledamöterna sitter kvar. Sedan förra mötet har AIK även haft några mindre uppdrag av mer operativ karaktär.

§ 63 RAPPORT FRÅN AMNESTYFONDEN

Elisabet Stålhane berättar att Fonden på sitt senaste möte diskuterade det internationellt förändrade biståndsarbetet och att Fondstyrelsen undersöker nya arbetsformer. Gällande avtalet mellan sektionen och Fonden kommer ett möte hållas mellan Elisabet Stålhane, Karin Linkhorst och sekretariatet som fokuserar på hur man ska gå vidare med det arbete som Fonden och styrelsen startade förra året gällande att se över det avtal som finns.

§ 64 RAPPORT INTERNATIONELLA PROCESSER

Sofia Halth lyfter det möte med de nordiska ordförande och generalsekreterare som fungerade som en beredning inför Chairs Assembly. Där diskuterades det även om samarbetet mellan de nordiska sektionerna ska bli mer formellt, men Sofia Halth betonade att det är ett beslut som sektionsstyrelsen givetvis skulle vara involverade i.

§ 65 UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETSMÖTET

Sofia Halth summerar synpunkterna från verksamhetsmötet innan styrelsen själva diskuterar förslagen till strategiska mål. Styrelsen fick till denna punkt en analys av förslaget som sekretariatet tagit fram. Styrelsen instämmer till stora delar med denna.

Styrelsen tycker det är viktigt att betona att sektionen redan tyckt till i ett remissvar, ur vilket delar till detta remissvar säkerligen kan tas. Även sektionens ställningstagande kring exempelvis rörelsens kärnvärden är värdefullt att ta med i denna fas. Förslaget lyfter möjligheten till större regional flexibilitet vilket flera i styrelsen menar kan skada rörelsens betoning på internationell solidaritet. I stora drag är förslaget på rätt väg, men skarpare prioriteringar behövs. Styrelsen menar att genusperspektivet måste lyftas mer aktivt och det organisatoriska målet är oförklarligt tomt på frågor gällande demokrati, medlemskap och aktivism. Styrelsen diskuterar kort varför dessa bitar saknas.

Dessutom diskuterar styrelsen outcome 2.4, som rör ett projekt att bland annat undersöka skattesystem, som potentiellt kan bli starkt politiskt. Några i styrelsen menar att Amnesty inte bör vara rädda för en frågas eventuella politiska dimension, men att frågan tydligt måste kunna kopplas till mänskliga rättigheter. Exempelvis var frågan om allmän rösträtt i allra högsta grad partipolitisk men det har ändrats. Några andra i styrelsen menar att det är viktigt att vara försiktiga då förslaget är otydligt och det är oklart vad IS faktiskt vill uppnå med det. Skulle förslaget de facto innebära ett annat arbetssätt, exempelvis mer lösningsorienterat, måste det lyftas fram och diskuteras.  

Justering av förslaget till process framåt redogörs för, i vilken styrelsen delegerar ansvaret för remissvarets innehåll till det Internationella utskottet. Styrelsen fattar dock det slutgiltiga beslutet om remissvaret i forum.

Styrelsen väljer även att göra medskick inför nästa verksamhetsmöte via en tråd i forum.

Beslut:

att internationella utskottet representerar styrelsen i processen att ta fram remissvar i enlighet med planen ovan,

att uppdra åt Karin Linkhorst att starta tråd i styrelsens forum för uppföljning av verksamhetsmötet.

§ 66 INFÖR ÅRSMÖTET 2015

Viktor Rasch inleder med att kort redogöra kort för underlaget om årsmötesort och förslag till årsmötesberedning 2015. Efter att ha undersökt andra organisationers beredning föreslår sekretariatet påverkanstorg, med förslag att åtgärda de problem som hittills funnit. Ett sådant problem är lokal, där påverkanstorget är krävande för att fungera fullt ut. Därför vägde lokalval tungt, bland andra faktorer såklart, även i valet av ort där sekretariatet föreslår Umeå.

Styrelsen ger eloge för ett välskrivet och uttömande underlag. Samtidigt menar de att det är mycket att greppa och svårt att se exakt hur de åtgärder som föreslås rättar de negativa aspekter som lyftes kring påverkanstorget vid årsmötet 2014. Samtidigt ser de det som sekretariatets uppgift att lösa och har fullt förtroende för sekretariatets förmåga att göra detta och vill se en mer detaljerad återrapportering till styrelsens marsmöte 2015 kring förbättringsåtgärderna.

Susanna Warhammar lyfter de farhågor som delar av personalen lämnat som medskick, nämligen detta med att ingen debatt skall ske i plenum vilket de menar försvagar förankringen och demokratin. Även någon i styrelsen nämner detta. Viktor Rasch svarar att målsättningen är ett påverkanstorg med stärkt förankring, så att diskussion i plenum inte ska behövas i någon större utsträckning. Han betonar dock att årsmötesordförande alltid har mandat att lyfta en diskussion vid behov.

Några i styrelsen har många tankar kring påverkanstorg och Sofia Halth påpekar att den som vill starta en forumtråd, vilken kan fungera som en idébank, gärna får göra det.
 

Vad gäller valet av ort diskuterar styrelsen bland annat behovet av en bra lokal, resekostnader och huruvida deltagande kan tänkas minska vid val av ort på långt avstånd. Sofia Halth ger en kort historik vad gäller val av ort, där det för sekretariatet finns svårigheter i och med att ett tydligt direktiv saknas. Styrelsen betonar även att en eventuell kostnadsökning inte bör drabba deltagarna. Viktor Rasch informerar att lokal var en mycket viktig faktor, särskilt med tanke på förbättringsbehovet av påverkanstorget. Samtliga orter har väl fungerande aktivism och bra kommunikationer och var goda alternativ.

Beslut:
 

att föreslå årsmötet 2015 att använda påverkanstorg som beredningsform,
 

att förlägga årsmötet 2015 i Umeå,
 

att återkomma med redogörelse till styrelsens marsmöte 2015 med de förbättringar av påverkanstorget som planeras med bakgrund av utvärderingen av årsmötet 2014.

§ 67 GOVERNANCE REFORM

Tora Törnquist redogör för underlaget som sekretariatet tagit fram tillsammans med Internationella utskottet samt informerar om att processen har förlängts fram till ICM 2017, därför att Governance committee och den Internationella styrelsen vill ta ett helhetsgrepp kring frågan. Detta kommer ge styrelsen tid att lyfta demokratiöversynen fler gånger. Tora Törnquist berättar även om ett internationellt telefonmöte som hon deltog i och Anna Lindenfors berättar om ett möte som hon deltog i.

Som ett medskick från personalen lyfter Susanna Warhammar en kommentar i underlaget kring “non- paying members", där personalen önskar ett klargörande huruvida organisationen ska styras av betalande eller icke-betalande medlemmar. Tora Törnquist och Lars Gäfvert svarar att Internationella utskottet vet att detta är en kontroversiell fråga som egentligen inte hör hemma i detta remissvar utan kräver en mycket större diskussion. För att inte ta fokus från de poänger de ville göra här, valde dock Internationella utskottet att inkludera både betalande och icke-betalande i det här remissvaret. Det klargörs dock i remissvaret att definitionen gäller just det dokumentet, och är inte svenska sektionens generella ställningstagande i frågan.  

Beslut:

att uppdra till sekretariatet att skicka in det föreslagna remissvaret gällande Governance reform till IS.

§ 68 INTERNATIONELLA FUNDRAISINGLÅN

Sofia Halth informerar för nya ledamöter att styrelsen diskuterat dessa fundraisinglån tidigare men att det funnits vissa oklarheter och att styrelsen velat se de ekonomiska förutsättningarna efter den andra kvartalsrapporten innan de går till beslut. Villkoren för lånen har även blivit tydligare och den största förändringen är att det är IS som står för risken.

Beslut:

att sektionen lånar ut totalt 4,4 miljoner kronor till det internationella sekretariatet för fundraisinginvesteringar, varav en utbetalning 2014 på 2,2 miljoner och en utbetalning 2015 på 2,2 miljoner.

§ 69 INFÖR INTERNATIONELLA FINANSMÖTET

Maria Eklund ger en historik över det så kallade “assessment”-arbetet vilket pågått sedan 2009. Efter beslut på ICM 2013 pågår en översyn av systemet för beräkningsgrunder för sektionernas bidrag till den internationella rörelsen och den globala budgeten och underlaget till punkten redogör för de tre alternativa beräkningsmodeller som en internationell projektgrupp tagit fram. Efter testberäkningar, vilka inte hunnit genomföras, ska projektgruppen lämna rekommendationer till det internationella finansmötet (IFM), där bland annat Maria Eklund och sektionens ekonomiansvarig deltar. Finansmötets medskick blir sedan vägledande för vilket förslag som slutligen läggs till ICM 2015.

Vidare berättar Maria Eklund att den fjärde modellentroligen skulle drabba svenska sektionen i form av minskade resurser för MR-arbete i Sverige. Anna Lindenfors lyfter att denna fråga har strategiska implikationer för verksamheten som går utöver ekonomiska beslut och behöver beredas bättre, sektionerna har inte hunnit räkna hur modellerna skulle påverka budget och verksamhet.
 

Vad gäller medskick från styrelsen för Maria Eklund att lyfta på finansmötet är styrelsen kritisk till hur lite tid som givits åt sektionerna för att göra det nödvändiga förarbetet. Det är viktigt att kunna se hur de olika alternativen påverkar hela rörelsen. Vissa av modellerna är prioriteringsbeslut och inte rent ekonomiska frågor och borde därför tas i andra sammanhang. Några i styrelsen menar att motstånd mot en modell av anledningen att den skulle drabba vår sektion väger lätt i och med att modellen säkert gynnar andra sektioner. Bättre motargument är att vissa modeller skapar incitament för ett ineffektivt användande av rörelsens resurser.

§ 70 UPPDATERING AV ARBETSORDNINGEN

Sofia Halth berättar om rutinen att lyfta styrelsens arbetsordning två gånger per år, en på junimötet efter årsmötet och en i januari. Anledning till att den kommer upp även vid detta möte är förändringarna som diskuterades på junimötet samt två utstående frågor kopplade till arbetet med att minska styrelsens arbetsbörda respektive implementering av core standards.

Vidare föreslår Sofia Halth att anta förslaget som ligger, dock med följande ändringar: stryka det blåmarkerade under punkt 3 gällande vägval, stryka den första meningen gällande riskanalys under punkt 33 samt ersätta allt under “Följande rapporter ska vara styrelsen tillhanda till:” under punkt 33 med styrelsens vanliga kalendarium. Resten av styrelsen instämmer.

Beslut:

att anta styrelsens arbetsordning enligt förslaget ovan.

- Gällande styrelsenärvaro i styrelsens arbetsordning

Denna punkt är kopplad till implementeringen av de internationella core standards. Underlaget klargör att praxis för sektionsstyrelsen varit för ledamöter att vara fysiskt närvarande. Någon i styrelsen föreslår ett tillägg i den föreslagna beslutsatsen som tydliggör att det i protokollet bör noteras när en ledamot deltar på distans.
 

Beslut:
 

att i styrelsens arbetsordning, under punkt 17, införliva stycket: “Endast fysisk närvaro räknas som närvaro. Ledamöter kan delta på distans men då utan rösträtt. Av transparensskäl ska det i protokollet antecknas när ledamöter deltar via distans."
 

- Riktlinjer för styrelseforum

Sofia Halth gör några nedslag i underlaget och lyfter de viktigaste funktionerna med forum.

Beslut:

att anta de föreslagna riktlinjerna för styrelsens forum.

§ 71 ÖVRIGA FRÅGOR

- Inför kommunikationsstrategin

Sekretariatet är på gång att ta fram en kommunikationsstrategi för sektionen. Anna Lindenfors inleder med att berätta att fokus alltid ligger på varför någonting ska kommuniceras. Just nu ser sekretariatet tre anledningar: opinion/påverka, fundraising/finansiering och kunskapsöverföring. Baserat på det tittas det sedan på vad som kommuniceras till vem och hur. Vidare informerar Anna Lindenfors att sekretariatet nu tittar på dessa frågor och även vilka delar som kan komma att hamna på styrelsens bord.

Apropå detta återger Sofia Halth kort att det inom styrelsen länge funnits synpunkter på kommunikationen med kärnmedlemmar, grupper och distrikt, samt styrelsens roll i den kommunikationen. Därför föreslår hon ett beslut om att kommunikationsutskottet tidigt ska involveras i att fånga styrelsens inspel i framtagandet av en kommunikationsstrategi, vad gäller just kommunikationen med medlemmar.

Beslut:

att uppdra åt sekretariatet att genom diskussion med kommunikationsutskottet tillse att styrelsens medskick tillgodoses i processen att ta fram strategi för kommunikation med kärnmedlemmar och långsiktiga medlemsstrukturer.

§ 72 MÖTET AVSLUTAS

Sofia Halth avslutar mötet.

Sofia Halth

Ordförande

Karin Linkhorst

Vice mötesordförande

Viktor Rasch

Sekreterare

Anders Hällbom

Justerare

Förklaringar:

AI – Amnesty International

AIK – Amnestys Internationella Kommitté - en arbetsgrupp som bistår styrelsen i det internationella arbetet

Cocoa – Common Chart of Accounts, gemensamt redovisningssystem för hela Amnestyrörelsen

CRM-system – en mer avancerad form av medlemsdatabas

F2F – Face-to-face, Amnestys värvare

Forum - Styrelsens internetforum där de diskuterar mellan mötena  

FRII – Frivilligorganisationernas Insamlingsråd

GS – Generalsekreterare

ICM – International Council Meeting, det internationella rådsmötet

IS – Internationella Sekretariatet

MR – mänskliga rättigheter

Per Capsulam – beslut som tas av styrelsen mellan styrelsemöten i deras interna forum på internet