Plan för utvärdering av rekommendationer från utredning om styrelsens arbetsbörda Underlag till styrelsemöte 14-15 mars 2015

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 27 februari 2015

BESLUTSUNDERLAG

Plan för utvärdering av implementeringen av rekommendationerna frånutredningen om Styrelsens arbetsbörda

Bakgrund

Till decembermötet 2013 presenterades en rapport från utredningsgruppen om styrelsens arbetsbörda och uppgifter. Den diskuterades både vid styrelsemötet och senare i styrelsens forum. Vid februarimötet 2014 fattades beslut om att anta ett antal av de rekommendationer utredningen kommit med. Utredningen föreslog även i en rekommendation att en implementerings- och en utvärderingsplan skulle tas fram. Implementeringsplanen fattades beslut om separat medan sekretariatet uppdrogs att återkomma med en utvärderingsplan ett år senare.

Flera av de rekommendationer som antogs började inte implementeras förrän under våren 2014 eller först efter sommaren samma år och i vissa fall ledde besluten till vidare uppdrag, vilka en del i sin tur inte har genomförts än. Sekretariatet menar att det är önskvärt att de förändringar som implementerats har hunnit gälla ett tag för att det ska bli meningsfullt att utvärdera dess effekter.

Därför föreslår sekretariatet att en utvärdering av samtliga rekommendationer, med ett undantag, genomförs till årsskiftet 2015/16 och att sekretariatet får i uppdrag att återkomma med utvärderingen via mail, styrelseforum eller om det bedöms som nödvändigt, på ett styrelsemöte, senast i december 2015. Utvärderingen kan pågå under december och januari och resultatet diskuteras på styrelsens januarimöte 2016. Även personer på sekretariatet som berörts av det förändrade arbetssättet kan involveras i utvärderingen.

Det undantag som nämndes ovan gäller de beslut som fattades i juni 2014 som rör styrelsens möteskalender. En del av av dem har att göra med sådant som också bör vänta till ett senare tillfällle med att utvärderas. Däremot var en del av beslutet att styrelsen framöver ska anta en tvåårig möteskalender, där åtskillnad görs mellan “vanligt år” och “ICM-år”. Denna nya kalender ska således beslutas om i maj detta år och gälla för två år framåt. De delar av belsutet från juni som konkret rör utformningen av möteskalendern bör således utvärders innan den nya kalendern antas. Dessa är:

1. Beslutet att förlägga vissa styrelsemöten delvis på en vardag, dvs fredag-lördag (och andra lördag-söndag som tidigare)

2. Beslutet att ta bort styrelsens februarimöte och förskjuta decembermötet till slutet av januari, samt ta viktiga delar av det gamla decembermötet, såsom budget och verksamhetsplan, på mötet i november som i sin tur lades senare i månaden.

Dessa två åtgärder menar sekretariatet att styrelsen bör utvärdera i april för att ge tid att dra slutsatser inför det att den nya tvååriga möteskalendern tas fram.

Förslag till beslut

att uppdra åt sekretariatet att i april genomföra en utvärdering av styrelsens möteskalender 2014-15 med avseende på beslutet att förlägga vissa möten på en vardag samt beslutet att stryka februarimötet och de justeringar i kalendern som följde därav,

att uppdra åt sekretariatet att genomföra en utvärdering av implementeringen av rekommendationerna i utredningen om styrelsens arbetsbörda och uppgifter i december 2015, samt

att ta upp resultatet av utvärderingen av implementeringen av rekommendationerna i utredningen om styrelsens arbetsbörda och uppgifter på styrelsens januarimöte 2016.