Styrelsens möteskalender 2014-2015 Underlag till styrelsemöte 12-14 juni 2014

Styrelsens möteskalender 2014-2015

Bakgrund

På februarimötet antog styrelsen en rad beslut baserade på rapporten om styrelsens arbetsbörda, vilken presenterades på styrelsens decembermöte 2013. Detta underlag gäller beslutet:

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med ordförande ta fram ett underlag på hur styrelseåret ska se ut där hänsyn tas tills uppdragsgruppens tredje, sjätte, åttonde, nionde, sextonde, nittonde, tjugonde och tjugoförsta rekommendation senast till styrelsens junimöte.

De uttalade rekommendationerna gällde:

- Att styrelsen förtydligar hur målstyrning, verksamhetsplanering samt kontinuerlig uppföljning av dessa frågor lyfts upp i styrelsens dagordningar samt i arbetsordningen.

- Att styrelsen minskar antalet timmar som avsätts för feedback, utvärderingar, gruppdynamikövningar med mera.

- Att styrelsen avsätter tid för förtroendeskapande aktiviteter mellan styrelsen och sekretariatet.

- Att styrelsen skapar fler tillfällen under styrelseåret att diskutera strategiska frågor.

- Att styrelsen deltar i andra sektioners styrelsemöten/årsmöten och gör regelbundna studiebesök på internationella sekretariatet.

- Att styrelsen planlägger styrelsemöten utifrån ett tvåårsperspektiv där åtskillnad görs av ICM- och icke ICM-år.

- Att styrelsen skär ner mötestiden till ca 10-12 dagar/år med flexibilitet att fördela olika antal dagar mellan ett ICM- och ett icke ICM-år.

- Att styrelsen testar att förlägga några av mötesdagarna till vardagar, t.ex. fredag-lördag istället för lördag-söndag.

Dessa rekommendationer har tagits hänsyn till i det förslag till möteskalender som presenteras nedan. Målet har varit att minska styrelsens arbetsbörda samt öka styrelsens strategiska fokus. En rekommendationen som inte tagits med gäller att planera styrelsemöten utifrån ett tvåårsperspektiv, vilket istället kommer att utredas senare. Således är nedanstående förslag aktuellt endast för det styrelseår som precis inletts.

Skillnader mot tidigare år

Det förslag som ligger föreslår att februarimötet stryks, för att minska antalet mötestimmar. Vidare föreslås att det gamla decembermötet istället hålls i slutet av januari, detta för att mötena ska bli jämnare fördelade över året och undvika ett annars långt uppehåll mellan december och mars. Viktiga delar av det gamla decembermötet, såsom budget och verksamhetsplan, tas istället på mötet i november. Det mötet i sin tur är lagt i slutet av november för att förslag till budget ska hinna blir klart.  

Genom att vissa möten inleds på en fredag ges även möjlighet till planerade pauser tillsammans med anställda.

Möteskalender 2014-2015

Nedanstående är alltså förslag på datum för styrelsemöten och årsmöte under kommande verksamhetsår. Det beskrivna innehållet under varje styrelsemöte är inte heltäckande utan lyfter bara stående punkterna vilka återkommer varje år.

12-14 juni 2014

- Styrelseutbildning på sekretariatet (halvdag)

- Uppföljning årsmötesbeslut

- Styrelsens interna ansvars- och arbetsfördelning

- Ekonomisk rapport första kvartalet

- Riskanalys av sektionens verksamhet och intäkter

- Planering inför verksamhetsmötet

- Anmälan av styrelseledamöter till Svenska Insamlingskontroll

- Jäv

- Genomgång av styrelsens arbetsordning

20-21 september 2014

- Halvårsrapport verksamhet

- Kvartalsrapport ekonomi

- Måldiskussion

- Workshop med ledningsgruppen

28-29 november 2014 (fredag-lördag)

- Kvartalsrapport ekonomi

- Förslag till budget samt i förekommande fall förslag på verksamhetsplan

- Utbildning (cirka en halvdag)

30-31 januari 2015 (fredag-lördag)

- Inför årsmötet

- Inför ICM

14-15 mars 2015

- Sektionens verksamhetsberättelse, årsredovisning

- Måluppfyllelserapport

- Kvartalsrapport ekonomi

7-8 maj 2015 (två halvdagar)

- Rapport om gruppernas redovisning

- Rapport om vilande distrikt

- Inför årsmötet

- Utvärdering styrelseåret

8-10 maj 2015

Årsmöte

Förslag till beslut

att anta den föreslagna möteskalendern för styrelseåret 2014-15.