Ekonomisk rapport till och med andra tertialet 1999 Underlag till styrelsemöte 1-2 december 1999

Till: Styrelsen, Granskningskommittén Bilaga 1
Från: Sekretariatet
Datum: 16 september 1999




Ekonomisk rapport till och med andra tertialet 1999
(6 bilagor)


Inledning
På årsmötet 1996 beslutade man att tillsätta en Granskningskommitté (f.d. Finansutskottet). I deras direktiv står det att de ska rapportera till årsmötet avseende det föregående verksamhetsåret och till budgetmötet avseende det innevarande årets första och andra tertial. Sekretariatet har under flera år genomfört grundliga tertialgenomgångar med alla handläggare. Sedan hösten 1996 har dessa genomgångar sammanställts till tertialrapporter där Granskningskommittén stått som särskild mottagare av rapporten. Förutom en genomgång av intäkter och kostnader behandlas i rapporten också verksamheten i stort genom kopplingar till sekretariatets verksamhetsplan och sektionens handlingsplan.

På styrelsemötet i juni 1997 beslutade styrelsen att börja utforma budgeten på ett nytt sätt. Detta nya sätt att budgetera innebär bl a att beslut om budgetens disponibla delar tas i december, juni och i september och som underlag till dessa beslut ska tertialrapporten ligga. Denna rapport är dock ej något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till t ex upplupna lönekostnader.

De befogade bilagorna innehåller följande information:

    1. Sammanfattning av utfallet; en sammanfattande tabell med de sex intäktsslagen och 4 kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året, årets budget (hitintills beslutad fast och disponibel del), årets prognos, utfall i % av prognos; ackumulerat utfall föregående år; helårsutfall föregående år, förändring av ackumulerat i %; Intäkter och kostnader för aktuell period under de senaste åren
    2. Intäktsuppföljning; inkluderande en helårsprognos för 1999
    3. Kostnadsuppföljning; en tabell där kostnaderna kopplas till handlingsplanen och inkluderande en helårsprognos för 1999
    4. Diagram över rullande 12-månadersutfall; enligt nuvarande modell
    5. Nyckeltal
    6. Direkta samt fördelade programkostnader; ackumulerat utfall för året samt årets budget


De ekonomiska förutsättningarna
I juni 1998 beslutade styrelsen att 1999 års budget skulle vara balanserad på en nivå på 38 Mkr. I december beslutade styrelsen definitivt om en balanserad budget på 38,2 Mkr och samtidigt togs ett beslut om den fasta verksamheten omfattandes 24 273 tkr och ett beslut om disp 1 omfattandes 11 531 tkr. Styrelsen beslutade på sitt junimöte att sätta igång ytterligare verksamhet för 1974 tkr i disp 1 och 136 tkr i disp 2. Detta innebär att det i dagsläget är budgeterat med ett överskott på 286 tkr. På septembermötet ska styrelsen ta ställning till om man ska sätta igång ytterligare verksamhet för 208 tkr i disp 1 och 27 tkr i disp 2. Denna tertialrapport ligger till grund för detta beslut.

Observera att när det fortsättningsvis talas om budget när det gäller kostnaderna är det den budget på 37 914 tkr som styrelsen fattat definitivt beslut om som avses. Däremot när det gäller intäkterna är det budgeten på 38 200 tkr som avses.

Verksamhetsplan / Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserade på målen i sektionens Handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om.
Beträffande verksamhet och utfall till och med andra tertialet är detta en ekonomisk rapport och beskriver framförallt hur budgeten följs och har därför inte en fullständig återkoppling till hur de olika målen i Handlingsplanen uppnåtts (vilket däremot kommer att beskrivas utförligt i verksamhetsberättelsen för året.)

Intäkter och kostnader för perioden och en prognos för 1999

Periodens intäkter (januari-augusti)

Augusti
Intäkterna för augusti månad är 2094 tkr lägre än i augusti 1998. De största skillnaderna ligger på spontana gåvor över 10 tkr (-2308 tkr), givarbreven (+87 tkr) och bidrag Humanfonden (+63 tkr).
Sammantaget är intäkterna 62% lägre jämfört med augusti 1998.
Den stora skillnaden vad gäller spontana gåvor beror på det stora arv på 3,9 mkr som vi fick under förra året och där 2,2 mkr kom in under augusti 1998. Utfallet på Humanfonden avser en extra ideell utdelning från Banco Fonder beroende på att antalet sparare i Humanfonden ökade betydligt under 1998.

Ackumulerat januari-augusti
Intäkterna ligger efter andra tertialet 1999 på 23510 tkr, 61,5% av budget och ca 3702 tkr (13,6%) lägre än efter åtta månader 1998.

Intäkterna för både hel- och delbetalande medlemmar är efter åtta månader ca 652 tkr lägre än efter åtta månader 1998. Per den sista augusti i år var antalet medlemmar 63299, vilket är 2776 färre än i augusti 1998.

När det gäller försäljningen ligger den försäljning som rör Rapporter och Almanackan o dyl 81 tkr lägre än efter motsvarande period 1998. Anledningarna till detta är att Årsrapporten hitills i år har sålt för 44 tkr, vilket är 64 tkr mindre än per augusti 1998. Dessutom har även utbildningsmaterialet Födda Fria sålt sämre än i fjol (-32 tkr). Vad gäller Årsrapporten så tros minskningen bero på att allt fler tar ut information via internet och att den inte marknadsförts som tidigare år.
Annonsförsäljningen i Amnesty Press har ännu inte kommit igång pga att annonsförsäljningsföretaget blivit försenad i sitt arbete. Intäkterna från annonsförsäljningen uppgår till 52 tkr, vilket är 17,5% av budget.

Beträffande intäktsslaget prenumerationer ligger intäkterna från Kortkampanjen ca 92 tkr högre än efter augusti 1998, vilket bl.a. beror på ett ökat antal prenumeranter (418) men också på förändrade redovisningsprinciper. 1998 gjordes en noggrannare beräkning av prenumerationer gällande kommande medlemsår än vad som gjorts tidigare.

Vad gäller kategorin gåvor & bidrag ligger följande intäktsslag högre efter augusti 1999 än augusti 1998; Gåvor från grupper & distrikt ligger ca 451 tkr högre, insamlingar ca 50 tkr högre och speciella insamlingsprojekt ca 45 tkr högre. Det högre utfallet på gåvor från grupper & distrikt beror bl.a. på att Halmstadsgrupperna totalt sett i år har bidragit med 500 tkr.
Human- och Hjälpfonden skulle om det varit utdelning per sista augusti tillsammans gett ca 9047 tkr, vilket är 3247 tkr över budget.

Intäktsslag som ligger lägre efter augusti 1999 än efter samma period 1998 är: Spontana gåvor (-3544 tkr) , Almanackan (-22 tkr), AmnestySupporter (-24 tkr) och AmnestyGiro (-10 tkr).
Det lägre utfallet på spontana gåvor beror framförallt på det stora arvet ifrån Johannes Andersson som uppgick till 3,6 mkr per augusti 1998.

Intäktsprognos för 1999
Enligt prognosen kommer intäkterna totalt sett att följa budgeten dock med en hel del förändringar mellan de olika intäktsslagen.
I det följande kommenteras endast de större avvikelserna mot budget.
Intäkterna för helbetalande medlemmar beräknas bli ca 120 tkr lägre, delbetalande medlemmar ca 320 tkr lägre, annonser c a 235 tkr lägre beroende på att annonsförsäljningsföretaget ännu inte har kommit igång , insamlingar (dvs givarbreven) ca 700 tkr lägre och spontana gåvor ca 700 tkr lägre.
Kampanj2000 som startar i samband med Amnestyveckan förväntas ge en del positiva effekter på intäkterna i år, vilket det har tagits hänsyn till i prognosen.

Det som gör att vi trots ovanstående minskningar förhoppningsvis kommer att kunna hålla intäktsbudgeten i år beror på Humanfonden. I prognosen har utgångspunkten varit 90% av beloppet på om utdelningen varit i juli 1999, vilket är ca 2083 tkr mer än budgeterat.


Kostnader för perioden (januari - augusti) samt en prognos för 1999

Augusti
Kostnaderna för augusti månad är ca 131 tkr högre än för samma period 1998.

Ackumulerat januari-augusti

Kostnaderna ligger efter åtta månader på 24648 tkr, 65% av budget. Utfallet efter åtta månader 1998 var 25546 tkr, vilket är ca 898 tkr högre, vilket kommenteras mer utförligt längre fram i rapporten.

Vad gäller de totala kostnaderna för året kommer de, enligt en i samband med tertialgenomgången framtagen prognos, att hamna på 38 066 tkr, vilket är 134 tkr lägre än den totalt beslutade budgeten inklusive alla disponibla delar. I prognosen ingår även kostnader för det extra medlemsmötet (28 tkr), de av styrelsen beslutade bidragen till Paraguay och Sierra Leone (42 tkr) och Kosovoprojektet (40 tkr), som innebär intervjuer med Kosovoflyktingar.

Programkostnaderna (se bilaga 3 och 6)
De direkta programkostnaderna ligger efter åtta månader på 6 675 tkr, 65,2% av budget. Efter åtta månader 1998 var utfallet 6910 tkr, dvs 235 tkr högre. I årets utfall är ca 313 tkr avseende medlemsavisering och återvärvning av äldre medlemmar inkluderade, en kostnad som tidigare legat i slutet på året.

De totala programkostnaderna, alltså de direkta plus de fördelade, har ett utfall efter första tertialet på 15 712 tkr, 64,0% av budget.

Direkta programlönekostnader (se bilaga 6)
Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program.

De fördelade programlönekostnaderna ligger efter åtta månader på 62% av budget, vilket är något lägre än utfallet för de totala personalkostnaderna (ca 63%).

I jämförelse med budget har det inom de olika delprogrammen hänt en hel del på personalsidan bl.a. som en följd av att programavdelningen i början på året bröts ner i 3 team (aktivist-, info- och IMM-teamet) samt även pga tjänstledigheter.
I stort sett är det totala tjänsteutrymmet som gått åt till direkt programtid i enlighet med budget.

Nedan kommenteras kortfattat de största förändringarna i utfallet per augusti samt prognosen i relation till budgeten (inkluderande alla disponibla delar).

Utredning och aktioner
Land- och temakampanjer: Vad gäller USA-kampanjen så producerades briefingen, som var budgeterad 1998, först i år, vilket innebär icke budgeterade kostnader i år på 26 tkr. Country Linking beräknas bli 5 tkr lägre, eftersom det var budgeterat för både Indonesien och Ryssland och den sistnämnda aktiviteten är inställd.
Lobbyverksamhet : Beräknas få ett utfall på ca 22 tkr under budget beroende på att IS inte har kommit med någon förfrågan om svenskt deltagande på OSSE´s översynskonferens och att utvecklingen av lobbyarbetet framförallt har involverat samordnings- och specialgrupper, vilket inte har inneburit några kostnader eftersom de framförallt bor i Stockholmsregionen.
Flyktingfrågor: Programmet beräknas få ett överskott på ca 55 tkr till en följd av att Rådgivningsbyrån har gjort en återbetalning på ca 92 tkr avseende 1998. Flyktingarbetet kommer att förstärkas med en utökning av tjänsteutrymmet på 25% till 100% under hösten, vilket innebär en kostnad på ca 32 tkr.

Medlemsaktiviteter
Specialgrupper: Utfallet inom detta program är mycket beroende av aktiviteten inom specialgrupperna. Under första tertialet genomförde juristgrupperna ett stort internationellt seminarium. I oktober är det planerat ett stort seminarium om dödsstraff. Budgeten beräknas att få ett överskott på ca 11 tkr till följd av att arbetet inom MEC/MSP inte kommit igång.
Arbetsgrupper: Fr o m 1998 bokförs tryck- och portokostnaden för månadsutskicket "Grupptrycket" på detta program. Kostnaderna för Grupptrycket beräknas bli ca 27 tkr lägre än budgeterat.
Distrikt: Vad gäller kostnaderna inom detta program är strävan att i så stor utsträckning som möjligt lägga kostnaderna direkt på distrikten. Med anledning av detta beräknas kostnaderna bli 5 tkr lägre än budgeterat.
Samordningsgrupper: Utfallet inom detta program är mycket beroende av aktiviteten hos samordningsgrupperna. Ett intersektionellt möte om Indien genomförs i höst. En stor aktivitet vad gäller land- och temaseminarier (bl.a. ett Sri Lanka seminarium i oktober och ett Kinsasemiarium i september) leder till att kostnaden för delprogrammet kommer att bli ca 13 tkr mer än budgeterat. IS har aviserat att Country Review Process inte kommer att bli av i år och budgeten på 22 tkr kommer ej att förbrukas. Sammanlagt beräknas ett överskott på ca 16 tkr för programmet.
Medlemsutbildning: Följer i stort sett budget.
Blixtaktioner: Kostnaderna beräknas bli ca 25 tkr lägre än budgeterat.
Kortkampanjen: Kostnaderna beräknas bli ca 15 tkr lägre än budget pga att budgeterade kostnadsökningar uteblivit.
Aktionsmaterial: Framtagande av ett nytt aktionsmaterial beräknas ske under hösten till en kostnad av 50 tkr.

Främja de mänskliga rättigheterna
MR-undervisning: I stort sett enligt budget,

Medlemmar och organisation
Regional verksamhet: 140 tkr i budgeten är avsett direkt för Region Väst. De redovisar sedan enligt avtal dessa pengar vid årets slut. Regionen har en god ekonomi och har enbart rekvirerat 90 tkr, varför kostnaderna i prognosen har minskats med 50 tkr.
Ungdomskampanjen: Större delen av budgeten för detta program avser en halvtids projektanställning hela 1999. Resterande är kostnaden för service till ungdomsgrupperna och för ungdomslägret. Ungdomsrådet har lyckats få ett stipendium på 30 tkr beviljat från Olof Palmes Minnesfond för att finansiera ungdomslägret, vilket bidrar till ett förväntat budgetöverskott på ca 18 tkr.
Utveckling AI: I utfallet för augusti finns 42 tkr i icke budgeterade kostnader för bidrag till Sierra Leone och Paraguay samt 31 tkr i kostnader för intervjuer av Kosovoflyktingar . Styrelsen har särskilt beslutat om dessa aktiviteter och att de tillåts öka årets kostnader utöver beslutad ram (totalt 82 tkr). Vidare ingår i utfallet ett datastöd till den finländska sektionen på 23 tkr och ytterligare 7 kr beräknas gå åt i stöd. I samband med Kosovokrisen ställdes sekretariatspersonal till IS förfogande genom att man skickade en anställd till London i ca 4 veckor och en till Albanien i ca 3 veckor, vilket är förklaringen till utfallet av fördelade direkta lönekostnader på ca 56 tkr.
Intersektionella möten: Beräknas bli ca 11 tkr lägre än budgeterat eftersom det budgeterade groupingmötet redan har varit och att det ytterligare planerade mötet kommer att äga rum i samband med ICM och inte generera några fler kostnader.
Personalutbildning: Enligt budget.
Årsmötet: Beräknas att få ett överskott på ca 30 tkr. I prognosen ingår kostnader för det extra medlemsmötet på 28 tkr.
Styrelsen: En viss omfördelning mellan olika delprogram har skett. Kostnadsersättningar till styrelsemedlemmar beräknas bli ca 15 tkr mer än budget och omkostnader för utskott och arbetsgrupper beräknas bli ca 20 tkr lägre än budget. Totalt sett förväntas ett överskott på ca 5 tkr.
ICM: Enligt budget.
Valberedningen: Enligt budget.
Budgetmötet: Enligt budget. Mötet äger rum under hösten.
Verksamhetsplanering: Enligt budget. Planeringsdagarna äger rum under maj. Ett utvärderingsmöte är planerat till hösten.
Resor och oförutsedda kostnader: Prognosen visar ett underskott på ca 148 tkr till följd av att 150 tkr har reserverats för oförutsedda och ännu ej beslutade kostnader.

Information och kommunikation
Massmediearbete: Smärre omfördelningar mellan delprogrammen, ex. blir pressekretarmötet ej av däremot istället en resa till IS i höst. I stort sett beräknas budgeten hållas för programmet.
Årsrapporten: Beräknas att bli ca 59 tkr dyrare än budgeterat huvudsakligen till följd av att översättarna nu fakturerar per ord istället för som tidigare per sida.
Landinformation: Eftersom allt fler tar ut information via hemsidan beräknas kostnaden bli ca 15 tkr lägre än budgeterat.
Amnesty Press: Prognosen ligger ca 50 tkr högre än budget. Prognosen inkluderar icke budgeterade kostnader för layout (budgeterad under personalkostnader) uppgående till ca 70 tkr (för samtliga 6 nr), kostnader på 7 tkr för nr 6 avseende 1998 och ej budgeterade kostnader på 15 tkr för att ta fram ett marknadsföringsmaterial för annonsförsäljningsföretaget. Det har inom budgeten funnits utrymme att göra ytterligare ett 32-sidigt nummer, pga av att de första 3 numren av Amnesty Press blivit billigare än budgeterat (se separat skrivelse om Amnesty Press till styrelsens junimöte). Ett lägre medlemsantal än budgeterat gör att även kostnaden för nr 4 blivit lägre än tidigare prognostiserat.
Marknadsföring och Infomaterial: Avser framförallt tryckning av material som kommer att ske senare under året. Beräknas följa budget.

Finansiell stabilitet och tillväxt
Medlemmarna: Budgeten för medlemsvärvning är i det närmaste förbrukad. Det som återstår är extraresurser för registrering samt en första insats avseende medlemskap via autogiro. Kostnaderna beräknas bli ca 111 tkr lägre än budgeterat bl.a. beroende på att den ordinarie aviseringen var budgeterad till 325 tkr och utfallet endast blev 245 kr (till följd av ett färre antal medlemmar och lägre portokostnader än budgeterat) samt att den sista påminnelsen ställdes in.
Insamlingsarbete: Totalt sett beräknas kostnaderna bli ca 187 tkr under budget. De budgeterade kostnaderna på 37 tkr för MOSAIC-sättning samt 93 tkr för en SPAR-analys kommer ej att förbrukas, eftersom ett företag (Claritas) har erbjudit sig att göra en analys av Amnestys register kostnadsfritt. De 100 tkr som finns budgeterade för att göra en analys av registret kommer att användas till att göra ett testutskick utifrån Claritas analys. Den budgeterade extra resursen för registrering av gåvor kommer ej att förbrukas i sin helhet (ett överskott på ca 45 tkr beräknas). I övrigt har det skett några mindre omfördelningar mellan de olika delprogrammen.
Försäljning: I stort sett enligt budget, dock med en viss omfördelning mellan delprogrammen. Inköp av rapporter från IS beräknas bli lägre än budgeterat och inköp av material till distributionen (exempelvis knappar) i motsvarande grad högre.
Almanackan 1999: Kostnaden blev ca 6 tkr under budget.

Sekretariatskostnader (inkl avskrivningar)
Sekretariatskostnaderna ligger efter åtta månader på 3060 tkr, 63,5% av hitintills beslutad budget. Kostnaderna inklusive avskrivningar är ca 98 tkr högre än samma period föregående år. Föregående års utfall för augusti inkluderar ej kostnader för avskrivningar, vilka i årets ackumulerade utfall uppgår till ca 511 tkr. Kostnader som hitintills är lägre än föregående år är bl.a. hyran (ca 142 tkr) till följd av minskade lokalytor och portokostnader (ca 80 tkr).

ADB-kostnaderna beräknas få ett utfall på ca 50 tkr under budget. Kostnaderna för tryckeriet beräknas bli ca 5 tkr mer än budgeterat till följd av att nya effektivare kopiatorer har införskaffats.
Övriga sekretariatskostnader beräknas bli ca 22 tkr lägre än budgeterat. Inom sekretariatskostnaderna har det skett en del omfördelningar mellan de olika kostnadsslagen. Värt att nämna här är att hyran till följd av framgångsrika hyresförhandlingar med den nya hyresvärden i år blir ca 115 tkr lägre än budgeterat. Detta gör att kostnadsminskningsposten i budgeten på 79 tkr beräknas kunna realiseras.

Personalkostnader
Personalkostnaderna ligger efter åtta månader på 5976 tkr, 63,0% av hitintills beslutad budget. Denna kostnad är en av de få som är rätt jämnt fördelad över året. Kostnaderna är ca 882 tkr lägre än i augusti 1998, vilket framförallt beror på en kostnad på ca 700 tkr avseende ett avgångsvederlag till den i juli 1998 avgående generalsekreteraren samt att kostnaden för fasta tjänster och vikarier är lägre bl.a. till följd av man dragit ned med en tjänst samt även p.g.a vakanshållande av tjänsteutrymme.

Kostnaderna för fasta tjänster beräknas bli ca 240 tkr lägre än budgeterat. Av dessa är 70 tkr "flyttade" till Amnesty Press och avser kostnader för layouttjänsten och 170 tkr till övertidskostnader. Kostnaderna för övertid beräknas bli ca 480 tkr att jämföra med 300 tkr i budgeten.
Icke budgeterade kostnader för personalvård beräknas uppgå till ca 58 tkr.
I prognosen finns en kostnadspost på 150 tkr reserverad för bl.a. en eventuell ökning av semesterlöneskuld och övertidsskuld.
Totalt sett beräknas personalkostnaderna bli ca 123 tkr mer än budgeterat

Internationella rörelsen

Enligt en uppdaterad beräkning av IS-avgiften beräknas den bli 46 tkr mer än budgeterat.

Sammanfattning

Det återstår fortfarande en del osäkerhetsfaktorer i prognosen framförallt vad gäller intäktssidan.
Kostnadsprognosen är en helårsprognos där samtliga planerade aktiviteter under året inkluderande disponibelt 1&2 för beslut i juni och september har tagits med. En del förändringar inom de olika programmen har skett och har redovisats ovan i detalj.
Totalt sett beräknas intäktsbudgeten att kunna hållas och kostnaderna att hamna ca 134 tkr under budgetramen på 38 200 tkr.
I kostnadsprognosen är extraordinära icke budgeterade kostnader på ca 110 tkr för det extra medlemsmötet, bidrag till Sierra Leone och Paraguay samt Kosovoprojektet inkluderade.

Sammanfattningsvis kan återigen konstateras att den för tillfället negativa tillväxten vad gäller sektionens ekonomi oroar. Enligt prognosen kommer de flesta intäktsslagen att få ett lägre utfall än budgeterat där de största avvikelserna avser medlemsavgifter (-440 tkr), givarbreven (-700 tkr) och spontana gåvor (-700 tkr). Det är pga av den positiva utvecklingen av Humanfonden som intäktsmålet på 38,2 mkr troligtvis kommer att kunna hållas. Frågan om sektionens framtida finansiella tillväxt är mycket viktig och har bl.a. diskuterats i D-utskottets utredning om "breddning av den finansiella basen" som presenterades för styrelsen på dess majmöte i år. Styrelsen uppdrog åt sekretariatet att med stöd av ett nätverk ta fram ett förslag till IMM-strategi (se underlagen "Strategiska frågor inför framtagandet av en IMM-strategi" och "Förslag till syfte, tidsplan och budget för extern referensgrupp kopplad till IMM-arbetet" till styrelsemötet 25-26/9).
Vad gäller kostnadssidan så bidrar tertialgenomgångarna till att kontrollen på kostnaderna är god.

6 Bilagor [Ekonomisk rapport: bilagor 1 till 6]