Granskningskommitténs rapport Underlag till styrelsemöte 1-2 december 1999

Amnesty International
Svenska sektionen


1999-10-18







GRANSKNINGKOMMITTÉNS RAPPORT TILL BUDGETMÖTET 1999
















Budgetens utformning

Den nya budgetmodellen ska visa en tydlig koppling till handlingsplanen och utformas som en långsiktig ekonomisk planering där handlingsplanens delmål kopplas till siffror. Vidare ska den visa en översikt över det gångna året, innevarande år och de två kommande åren, för att underlätta uppföljning, utvärdering och tydliggöra gjorda prioriteringar. (Styrelsens beslut i juni 1997)

Det tar tid att arbeta om budgeten och få den till att fungera som ett verkligt planeringsdokument. Budgeten har under senare år haft en koppling till både den internationella och nationella handlingsplanen.

Granskningskommittén ser det som önskvärt att förtydliga kopplingen till enbart den svenska handlingsplanen och då även ner på del- och strategimål. Den nya handlingsplanen som nu arbetas fram inom sektionen innebär en sådan möjlighet.

I nuvarande budgetförslag för 2000 saknas en översikt för de kommande två åren.
Granskningskommittén anser att det är av stor vikt att arbetet med att presentera en långsiktig planering inleds med kraft inför nästa års budget och i samklang med den nya handlingsplanen.


Budgetramarna

Till budgetmötet presenteras en balanserad budget med en ram på 39,6 Mkr. Detta innebär en ökning med knappt 4% jämfört med 1999. Prognosen för året pekar på att budgeterat mål på 38,2 Mkr. uppnås, vilket beror på att Humanfonden beräknas ge ett bidrag på 7,6 Mkr. 2 Mkr. mer än budgeterat.

Vi tror det är rimligt att nå detta intäktsmål men vill uppmärksamma budgetmötet på ett antal punkter vi anser nödvändiga att diskutera.

Rapport andra tertialet 1999. (t.o.m. augusti1999)

Tertialrapporten visar att den negativa intäktstrenden fortsätter för sektionen. De flesta intäktsslagen förväntas ligga lägre än budget. Noteras bör att det är bidraget från Humanfondens sparare som räddar situationen, genom att ge 2Mkr. högre intäkt än beräknat. Kostnaderna förväntas följa budget, det kan även bli något lägre kostnader än budget.
Vi kan härför förvänta oss ett nollresultat.

Humanfondens sparare är idag sektionens tredje största bidragsgivare. Det är enbart medlemsavgifter och insamlingsaktioner som ger mer pengar. Med nuvarande utveckling så kommer antalet sparare att fortsätta öka, då denna form av ideellt sparande är mycket populärt. Vi kan förvänta oss att spararnas bidrag kommer att vara sektionens andra största intäktskälla inom ett par år.
Vi anser vidare att det är viktigt med definitionen vad gäller Humanfonden. Det bör poängteras att intäkterna är beroende av enskilda sparare som valt att en del av sparandet skall tillfalla Amnesty istället för en annan organisation.

Synpunkter på budgetens förslag avseende intäkter och kostnader

Intäkter

Förslaget till medlemsvärningskampanj för 2000 ser kommittén som mycket viktig, ja det är en ofrånkomlig del av en levande organisation och ett viktigt avstamp för en ny IMM-strategi och arbetet med en breddning av den finansiella basen.

Den stora medlemsvärvningskampanjen förväntas ge 1,5 Mkr. i intäkter.
Granskningskommittén anser dock att det finns risk för att målet är för optimistiskt. Det kommer att krävas en stor insats från lokala krafter och att annonsering och pressarbete är lyckosamt för att nå målen.
Vi anser att budgetmötet noga bör diskutera vilka krav en sådan kampanj ställer på organisationen, då det är kampanjen som motiverar den ökade intäktsramen. Kampanjen i sig förväntas inte ge någon vinst.

I maj 1998 tog styrelsen beslut om hur intäkterna från Humanfondens sparare skulle behandlas. Tanken med det beslut som styrelsen tog var att en del av medlen skall läggas i reserven för att senare kunna användas till den disponibla delen i budgeten.
Varje år budgeteras en lägre intäkt baserat på det senast kända utfallet. 1999 budgeterades 95% av utfallet 1997. Nu budgeteras 90% av 7,1 Mkr. vilket ger 6,4 Mkr, för att år 2002 nå en 30% avsättning till reserven och därefter stanna på den nivån.

Det är lätt att redan nu ”slira” lite och låta intäkterna från Humanfondens sparare vara det som täcker en övertro, vilket är fallet i år.
Granskningskommittén anser att styrelsen bör budgetera intäkterna efter det som kan förväntas, den positiva sidoeffekt förutom den ökning på 1,5 Mkr. som redan finns i förslaget till medlemsvärvningskampanj (insamlingsaktioner) ter sig mycket optimistisk.

Granskningskommittén har också noterat att intäktsökningen för annonsförsäljningen ter sig något optimistisk, med tanke på den utveckling vi sett. Underlaget som presenteras styrelsen andas också försiktighet i det att en justering av intäktsnivån på 0,3 Mkr eventuellt kan bli aktuell.

Kommittén vill också uppmärksamma budgetmötet på att grupperna och distriktens bidragsnivå i princip förväntas ligga kvar på samma låga nivå som tidigare. År 2000 förväntas en intäkt ca. 3% av budget. Målsättningen har tidigare varit betydligt högre, även efter förändringen av avgiftsstrukturen.
Det är av stor vikt att sektionens målsättning också är synlig i budgeten.

Kostnader

Programkostnader ökar med ca. 1,3 Mkr. efter avdrag för porto mm., vilket nu är fördelat på programmen. De besparingar som sker på administrativa sidan förs med andra ord till programverksamheten.

Granskningskommittén vill lyfta fram främst en punkt avseende kostnaderna.

Översynskommittén överlämnade sin rapport i februari 1999. Rapporten innehåller en mängd rekommendationer.
Granskningskommittén vill poängtera det viktiga i att de förslag som kräver särskilda resurser tilldelas dessa så att de kan genomföras.
Vidare saknar vi särskilt utrymme för demokratiutredningens arbete.

I budgetförslaget föreslås en ändring i översättningen av årsrapporten. Endast en sammanfattning framställs.
Granskningskommittén vill påminna om den kritik som sådana förslag tidigare fått.
Budgetmötet bör noga diskutera för resp. nackdelar med en utebliven översättning.

Avslutande ord

Budgetarbetet fungerar bättre och bättre, fortfarande finns dock svårigheter i behandlingen av budgeten som ett instrument för långsiktig planering, likaså återstår det arbete i att finna vägen med de olika disp delarnas uppdelning över månaderna. Vissa gränsdragningar är heller
inte alltid helt tydliga.



Amnesty International
Svenska sektionen
Granskningskommittén

Birgitta Grind
Jan Nygren
Magnus Brattgård
Magnus Breidne