Protokoll från sektionens budgetmöte den 13 november 1999 Underlag till styrelsemöte 1-2 december 1999

Protokoll från sektionens budgetmöte den 13 november 1999

1. Välkomsthälsning
Mötet öppnas av sektionens generalsekreterare Carl Söderbergh som hälsar mötesdeltagarna välkomna och redogör för praktiska detaljer.

2. Val av mötesordförande, -sekreterare och -justerare
Till mötesordförande väljs Gabi Björsson, till sekreterare Dan Grundin och till justerare Bo Lindblom.

Gabi Björsson inleder med att poängtera bugetmötets vikt och status i en decentraliserad organisation, och distriktens roll. Budgetmötets huvuduppgift är att se hur styrelsens förslag till budget hänger ihop med sektionens handlingsplan. Budgetmötet är rådgivande.

3. Fastställande av dagordning
Bo Lindbloms framför synpunkten att mer tid på framtida budgetmöten bör läggas på diskussion och framläggande av förslag. Därefter godkänns dagordningen enligt liggande förslag.

4. Presentation av mötesdeltagarna
Enligt bifogad deltagarförteckning.

5. Den svenska sektionens utveckling och status
Sektionens kassör Henrik Zetterquist redogör för sektionens ekonomiska utveckling under senare år. Vi har haft en tillväxt under flera år, där kostnader och intäkter i stort följt varandra. Under flera år har sektionens reserver byggts upp, men de två senaste åren har intäkterna planat ut. Kostnadskontrollen har däremot varit god under denna tid.

Henrik Zetterquist presenterar vidare statistik över utvecklingen av intäkter och kostnader i svenska sektionen under perioden 1986-1998.

Vid genomgång av sektionens nyckeltal påpekar Jan Nygren att antalet sparare i Humanfonden bör redovisas i nyckeltalen. David Langlet efterlyser en redogörelse för förhållandet mellan sparare i Humanfonden och andra former av bidragsgivare.

Sekretariatets ekonomisansvarige Astrid Jansen redogör för tertialrapporten avseende andra kvartalet 1999. Vad gäller intäkterna är prognosen att Human- och Hjälpfonden kommer att svara för närmare 25 % av sektionens intäkter 1999. Kostnaderna gås igenom utifrån de sex långsiktiga målen i den internationella handlingsplanen, vilka också utgör huvudindelningen i den svenska sektionens kostnadsbudget.

6. Granskningskommitténs rapport
Jan Nygren redogör för Granskningskommitténs (GK) rapport i följande punkter där GK
- efterlyser bättre prognostisering
- efterlyser ännu bättre kopplingar mellan budget och handlingsplan
- konstaterar att budgetramarna hålls
- Humanfonden får en allt viktigare roll för sektionen
- poängterar att man bör se intäkterna från Humanfonden som intäkter från många sparare snarare än som en enda intäktskälla
- påpekar att det finns en policy för hur Humanfonden ska budgeteras som GK anser vara bra
- påpekar att fjolårets börsnedgång hade i stort sett obefintlig effekt på antalet sparare i Humanfonden
- konstaterar att annonsintäkterna från Amnesty Press är låga
- konstaterar att beslutet från årsmötet 1996 att sänka gruppavgifterna haft en kraftigt negativ effekt vad gäller intäkter från grupper
- anser att arbetet med Översynskommitténs rekommendationer inte getts tillräckliga resurser i förslaget till budget 2000
- påpekar att översättning av årsrapporten till svenska är en viktig fråga för många i sektionen
- ger sektionen beröm för budgetarbetet

Efter Jan Nygrens redogörelse frågar Joakim Jardenberg hur GK ser på att Humanfonden står för en allt större del av sektionens intäkter. Jan Nygren svarar att man bör se till antalet sparare som också ökat i samma takt, och att bidragen är att betrakta som stöd från många människor.

Gabi Björsson sammanfattar GKs synpunkter och tackar Jan Nygren för genomgången och GK för deras arbete.

7. Per Stenbeck, generalsekreterare i Greenpeace Norden
Per Stenbeck talar som inbjuden gäst om insamlingens betydelse i en ideell organisation utifrån "ten principles for fundraising" och framtida trender inom insamlingsarbetet.

8. Presentation av årets budgetförslag (2000)
Henrik Zetterquist inleder och påminner mötet om de mål i sektionens handlingsplan som är prioriterade nästa år, nämligen mål 2 "Vi ska värva och aktivera fler medlemmar och bidragsgivare i Amnesty", mål 4 "Vi ska utveckla och effektivisera vårt kampanjarbete" och mål 8 "Vi ska utveckla vårt samarbete med Amnesty i andra länder" . Härpå följer en rad frågor från mötet angående sektionens framtida flyktingarbete.

Rafael Luna frågar om förstärkning av sektionens flyktingarbete i och med utträdet ur Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar (RGB). Christian Gräslund redogör för styrelsens beslut att tillsvidare, och i avvaktan på översynen av sekretariatets organisation, inte öronmärka ytterligare medel för flyktingarbetet. Joakim Jardenberg frågar vad som fick tre styrelseledamöter att reservera sig mot detta beslut. Christian Gräslund väljer att "passa" på denna fråga, eftersom ingen av dessa ledamöter är närvarande och kan redogöra närmare för reservationerna. Gabi Björsson ser det som en signal från budgetmötet till styrelsen att tydligare redogöra för synen på flyktingarbetet i sektionen.

9.1 Budget för år 2000
Astrid Jansen redogör översiktligt för förslaget till intäktsbudget 2000. Joakim Jardenberg frågar om annonsförsäljning och betalningar via Internet och Maria Ros, insamlingsansvarig på sekretariatet, redogör för situationen på detta område.

9.1.1 Presentation av intäkterna
Maria Ros redogör sedan mer i detalj för förslaget till intäktsbudget med betoning på WANTED-kampanjen (medlemsvärvning och insamling), givarbreven, autogiro, AmnestySupporter och Humanfonden, varvid en diskussion tar vid.

9.1.2 Diskussion kring intäkterna
Frågan om autogiro diskuteras. Mötet konstaterar att sektionens arbete med autogiro är outvecklat. Niklas Liss-Larsson föreslår att styrelsen "öronmärker" pengar från reserven för att utveckla autogiro, och påpekar att autogiro är ett bra komplement till Humanfonden som intäktskälla.

Christian Gräslund ser fördelar i att Humanfonden som insamlingsform tillfredsställer dels spararnas egna behov, dels Amnestys behov av stöd. Jan Nygren påminner om den obetydliga nedgång som antalet sparare uppvisade vid börsnedgången hösten 1998.

Joakim Jardenberg betonar att marknadsföring är ett viktigt komplement till insamling och att nätet erbjuder nya möjligheter. Maria Ros informerar om arbetet med att starta en ny marknadsförings- och insamlingssajt för företagsstöd (i stil med www.thehungersite.com) där eventuellt Amnesty kommer att delta.

9.2.1 Presentation av verksamheten/kostnaderna
Kristina Båth Sågänger presenterar sekretariatets nya teamorganisation och redogör för aktivistteamets del av budgetförslaget utifrån tre prioriterade områden: 1) handlingsplanens mål 2 (värvning av aktiva medlemmar) där arbetet går ut på att öka rekryteringen av aktiva till ungdoms-och arbetsgrupper, samt enskilda aktivister, 2) mål 4 (kampanjarbetet) som kommer att präglas av den kommande kampanjen mot tortyr, men också av utveckling av arbetet med Crisis Response och Rapid Response, och 3) utvecklandet av samo/RAN- och specialgrupper, där bl a flera nya samordningar och en MEK/MSP-grupp behöver startas i sektionen.

Under denna presentation bryter en livlig diskussion ut om dels det aktionsmaterial som är tänkt att ersätta Pådraget, dels översättningen av årsrapporten. Bo Lindblom menar att det finns ett behov av ett aktuellt och kortfattat material på nätet, men att trycka ett material för traditionell distribution är föråldrat. Han lägger fram ett konkret förslag som innebär att årsrapporten översätts och att detta finansieras genom att flytta kostnaderna för ett nytt aktionsmaterial till årsrapporten. Bo Lindblom menar att medlemmarna och grupperna måste engageras ytterligare för att marknadsföra årsrapporten, och att det inte i första hand är en fråga om hur många som köper den, utan hur många som behöver den. Joakim Jardenberg påpekar att "Aktivisten" som redan ligger ute på nätet är ett kostnadsfritt aktionsmaterial tillgängligt för sektionen. Niklas Liss-Larsson berättar att C-utskottet är av den uppfattningen att årsrapporten bör översättas främst för att finnas tillgänglig på nätet, men att den bör kunna tryckas billigt, t ex genom trycktekniken print-on-demand. Elisabeth Löfgren och Kristina Båth Sågänger redogör för sekretariatets syn på översättning och den dåliga försäljningen av årsrapporten och andra Amnestyrapporter (t ex USA-rapporten) i tryckt form under senare år. En rundfrågning vid sittande bord bland distriktsrepresentanterna visar att budgetmötet är för en översättning och tryckning av årsrapporten.

Maria Eklund informerar om att B-utskottet kommer att föreslå styrelsen att en central "gruppbildargrupp" bildas med en budget på 40 tkr. Denna kostnad finns inte med i nuvarande budgetförslag.

Elisabeth Löfgren presenterar de delar av budgeten som sekretariatets informationsteam svarar för och framför allt EU-föreningens arbete, mediaarbetet, årsrapporten, MR-information, Amnesty Press och flyktingarbetet.

Härpå följer en ny diskussion om sektionens flyktingarbete. Rafael Luna föreslår att 300 tkr (tidigare bidrag till RGB) i budget 2000 ska öronmärkas för flyktingarbetet. Savita Upadhyaya tycker att resurserna för flytingarbetet i det nuvarande förslaget är för små. Maj-Britt Vianden är emot öronmärkning och ansluter sig till styrelsens linje. Carl Söderbergh redogör för hur sekretariatet resonerat kring flyktingarbetet på sekretariatet och hur frågan kommer att behandlas i översynen av sekretariatets organisation.

Maria Ros redogör för kostnader för sektionens arbete med insamling, medlemsvärvning och marknadsföring och poängterar att sektionen som kund med s k ideellt konto hos reklambyrå, mediaförmedlare och dm-byrå (för adresserade utskick) får en mängd arbete och annonsutrymme gratis, vilket inte syns i budget, men är en förutsättning för att nå upp till intäktsmålen. WANTED-kampanjen skulle inte kunnat genomföras utan dessa ideella insatser.

Carl Söderbergh redogör för de föreslagna ökade satsningarna 2000 på personalutbildning, besök andra sektioner och utveckling och stöd till mindre sektioner (mål 8 i handlingsplanen).

Astrid Jansen redogör för personal- och sekretariatskostnader. Personalkostnaderna avser 24,5 tjänster och för sekretariatskostnaderna kan konstateras att avskrivningskostnaderna minskar och att en del tryck- och portokostnader omfördelats och i budgetförslaget redovisas under respektive delprogram.

9.2.2 Sektionens ekonomiska reserver
Astrid Jansen redogör för sektionens reserver och reservpolicy.

10. Sammanställning av budgetmötets förslag till styrelsen
Gabi Björsson sammanfattar utifrån dagens diskussioner följande fem rekommendationer från budgetmötet till styrelsen:
1. Årsrapporten ska översättas till svenska och tryckas.
2. Kostnaden för detta tas från den budgeterade kostnaden för ett nytt aktionsmaterial (f d Pådraget), som inte produceras.
3. Styrelsen bör avvakta översynen av sekretariatets organisation avseende de 475 tkr som utgörs av tidigare stöd till RGB och förslag till samoprojekt.
4. Sektionen bör inleda en långsiktig satsning på medlemskap och bidrag via autogiro. Resurser för detta bör kunna tas från reserven.
5. Budgeten ska vara balanserad.

11. Övriga frågor
Bo Lindblom föreslår att Amnestyfonden i framtiden bör involveras i sektionens budgetprocess och delta på budgetmötet.

12. Utvärdering
Joakim Jardenberg tycker det var bra att Per Stenbeck bjöds in, men undrar om det inte tog viktig tid från budgetmötet. Årsmötet skulle kunna vara ett bra forum för Per Stenbeck.
Niklas Liss-Larsson frågar hur arbetet med en långsiktig ekonomisk plan i anslutning till kommande handlingsplan ska bedrivas. På detta svarar Henrik Zetterquist att styrelsen först måste avvakta handlingsplanens remisstid och att det ytterst är årsmötet som beslutar om handlingsplanens innehåll.
Joakim Jardenberg framför synpunkter på hur budgeten diskuterats och undrar över mötets ordning med intäkter och kostnader efter varandra. Kanske skulle man utifrån verksamheten kunna diskutera intäkter och kostnader samtidigt.

13. Mötets avslutning
Gabi Björsson tackar mötet för bra synpunkter, underlag och presentationer och avslutar budgetmötet 1999.





Dan Grundin Bo Lindblom
Sekreterare Justerare

Deltagare på budgetmötet 1999

Namn Representerar
1 Astrid Jansen Sekretariatet
2 Barbro Gabrielsson Uppsala
3 Bo Lindblom Halland
4 Carl Söderbergh Sekretariatet
5 Christian Gräslund Styrelsen/A-utskottet
6 Dan Grundin Sekretariatet
7 David Langlet Stockholm
8 Elisabeth Löfgren Sekretariatet
9 Eric Ericsson Stockholm
10 Gabi Björsson Stockholm
11 Gullan Olsson Kalmar, Kronoberg
12 Gull-Britt Johnsson Skaraborg
13 Gunnar Jansson Bohuslän/Norra Älvsborg
14 Hanna Roberts Styrelsen, vice ordförande
15 Henrik Zetterquist Styrelsen, kassör
16 Jan Nygren Granskningskommittén
17 Joakim Jardenberg Halland
18 Kristina Båth-Sågänger Sekretariatet
19 Lars Bärjstätt Örebro
20 Maj-Britt Vianden Sö Norrland
21 Malena Karlsson Östergötland/S. Sörmland
22 Maria Eklund Styrelsen/B-utskottet
23 Maria Ros Sekretariatet
24 Marie Björck Gotland
25 Niklas Liss-Larsson C-utskottet
26 Olle Stålberg Sekretariatet
27 Rafael Luna Mälardalen
28 Savita Upadhyaya Skåne/Blekinge