Möte med sektionens styrelse den 4-5 december 1999 Protokoll från 1-2 december 1999

amnesty international
svenska sektionen svenska amnestyfonden


PROTOKOLL NR 4/1999/2000

Möte med sektionens styrelse den 4-5 december 1999

Ledamöter Närvarande

Jesús Alcalá anmält förhinder, §76 & §77 per telefon
Mats Andersson X
Christian Gräslund X
Robert Hårdh X
Binnie Kristal- Andersson anmält förhinder
Susann Olsson X
Hanna Roberts X Ordförande
Jenny Wessblad X
Henrik Zetterquist X

Suppleanter

Maria Eklund X
Lisbeth Segerlund X
Torbjörn Söderberg X

Sekretariatet

Tessi Fickendey X Sekreterare §62 - §76
Dan Grundin X
Miriam Lindbom X §75
Annika Sabel X Sekreterare §77 - §87
Carl Söderbergh X

Övriga

Amelie Bendz X §75 - §76
Carlos Figueredo X §75 - §76
Rafael Luna X §74 - §75




§ 62 Mötet öppnas

Ordförande Hanna Roberts hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat.


§ 63 Val av justerare och rapportör till Grupptrycket

Beslut att välja Maria Eklund till justerare av protokollet och rapportör till Grupptrycket.


§ 64 Val av ordförandereserv till nästa möte

Beslut att välja Henrik Zetterquist till ordförandereserv för nästa möte.


§ 65 Fastställande av dagordning

Beslut att fastställa dagordningen med de tillägg och ändringar som framgår av protokollet.


§ 66 Protokoll från styrelsens möte den 25-26 september 1999

Beslut att lägga protokollet till handlingarna, med följande ändringar:

§ 47: ersätta ordet "distriktet" med Malmögrupperna,
§ 48: länka underlaget som presenterades vid sittande bord till dagordningen,
§ 58: att de inledande raderna lyder: Inom styrelsen har fem regionansvariga samt en kontaktperson för specialgrupperna utsetts, enligt följande uppdelning, samt att Centralamerika ersätter Latinamerika, som Susann Olssons region.


§ 67 Protokoll från arbetsutskottets möte den 21 november 1999

Beslut att lägga protokollet till handlingarna, med följande ändringar:

P.2/ sidan 2: i fjärde stycket, lägga till orden "...generalsekreteraren bör vara med i framtiden ".
P.4/ sidan 4: komplettera det tredje beslutet med ordet "...som belyser principiella ekonomiska frågor när det gäller autogiro".
P.11+12/ sidan 8: korrigera numreringen av de sista två punkterna.


§ 68 Rapport från sekretariatet

Carl Söderbergh berättar kort om arbetet på sekretariatet och styrelsen kommenterar den rapport de erhållit i elektronisk form. Vidare redogör Carl Söderbergh för resultatet av arbetsmiljöenkäten samt den grupprofil som sammanställts över sekretariatets personal.


§ 69 Ekonomisk rapport

Henrik Zetterquist redogör i stora drag för det ekonomiska utfallet till och med oktober 1999. Intäktsprognosen för året ger ett förväntat överskott, då antalet sparare i Humanfonden ökat med 7,3%. Styrelsen reflekterar över frågan om sektionens beroende av Humanfonden. Medlemsutvecklingen visar annars på ett lägre bortfall i år jämfört med förra året. Kostnadsprognosen beräknas totalt sett att kunna hållas, då posten för "oförutsedda kostnader" delvis kommer att täcka tryckningen av Årsrapporten.


§ 70 Rapport från utskotten

Christian Gräslund, sammankallande i A- utskottet, berättar kort om ett utskottsmöte där flyktingfrågan, EU- föreningens arbete samt olika ekonomiska bidrag och indirekta förmåner diskuterats. Eva Magnusson har tillkommit som ny medlem i A- utskottet. De reviderade och kompletterande direktiven för A- utskottet har ej kommenterats i databasen. Christian Gräslund nämner att Peter Pack från den brittiska sektionen ska skriva om delar av SCM:s "Inside the Mandate" .

Beslut att anta förslaget till reviderade direktiv för A- utskottet.

Maria Eklund, sammankallande i B- utskottet, redogör för det förslag som utskottet tagit fram vad gäller riktlinjer för prioriteringar av kampanjer och aktioner. Då svenska sektionen inte har tillräckliga resurser att arbeta med samtliga av IS föreskrivna kampanjer och aktioner, anser B- utskottet att en mer aktiv prioritering är önskvärd. Styrelsen påpekar att beslut om prioriteringar av kampanjarbetet togs redan 1995. Christian Gräslund anser detta vara en styrelsefråga och ifrågasätter B- utskottets direktiv. Styrelsen diskuterar ändock förslaget, kriterier och potentiella konsekvenser. Carl Söderbergh menar att en framtida "Crisis Response Officer" på sekretariatet skulle kunna hantera just krissituationer, som i dagsläge gärna kommer i skymundan.

Beslut att återremittera B- utskottets förslag till "Arbetsgång för att ta fram riktlinjer för prioriteringar av kampanjer och aktioner" och

att styrelsen för en vidare diskussion om hur frågan ska hanteras.

Torbjörn Söderberg, avgav en rapport från C- utskottsmötet på AU den 21/11 och hänvisar till de mötesanteckningar som inom kort kommer att ligga i styrelsedatabasen.

Henrik Zetterquist, sammankallande i D- utskottet, rapporterar kort från de två utskottsmötena i november, där man bl.a. tittat närmare på framtagandet av en testamentspolicy. En intern styrelsediskussion bör föras snarast, då målsättningen är att fatta beslut i frågan på styrelsens marsmöte.

Beslut att Henrik Zetterquist leder en fortsatt diskussion med styrelsen om testamentsgåvor.


§ 71 Rapport från Director's Meeting

Carl Söderbergh avger en rapport från Director´s Meeting i London (3-7/11), där ca. 100 personer från olika Amnestysektioner var representerade. Varje sektion blev av IS uppmanad att planera och utforma egna handlingsplaner utifrån den internationella TAP:n (Tróia Action Plan). Inom ramen för den diskussionen, presenterades IS nya databas, där man på ett lättillgängligt sätt kommer att ha tillgång till samtliga aktiviteter knutna till handlingsplanen. Ett antal tekniska moment måste dock åtgärdas och förbättras innan den formellt sätts i bruk. En gemensam form av "Section Development" diskuterades och man poängterade att personliga kontakter sektioner emellan var av stor vikt i detta arbete.


§ 72 Rapport från Ungdomsrådet

Mats Andersson redogör för de växande ungdomsgruppernas arbetssätt och arbetsmetoder. Ungdomshemsidan på nätet kommer att förnyas och ungdomsrådet arbetar aktivt för att förbättra kontakten med distriktsombuden. Mats Andersson framför rådets önskan om en gemensam träff med styrelsen. Styrelsen välkomnar ett möte med ungdomsrådet under arbetshelgen den 14-16 januari 2000, och ser fram emot rådets synpunkter inför planerandet av årsmötet.

Beslut att uppdra åt Hanna Roberts att bjuda in ungdomsrådets representant till styrelsens arbetshelg, den 14-16 januari 2000.


§73 Granskningskommitténs rapport

Styrelsen tar del av Granskningskommitténs rapport, som presenterades på budgetmötet.

Beslut att uppdra åt Henrik Zetterquist att per brev tacka Granskningskommittén för deras arbete.


§ 74 Inför årsmötet 2000

Godkännande av budget för årsmötet 2000
Malmögrupperna har inkommit med en reviderad budget för årsmötet 2000, som Torbjörn Söderberg redogör för. Årsmötesavgiften förblir oförändrad men måltidskostnaderna sänks med SEK 50:- per person. Styrelsen anser dock att taket för måltidskostnaderna bör ligga runt SEK 450:- per person, varvid Torbjörn Söderberg förklarar arrangörernas resonemang och Europaportens villkor.

Beslut att uppdra till sekretariatet att framföra styrelsens önskemål om ytterligare sänkta matkostnader till Malmögrupperna,

Förslag till arbetsordning och årsmöteshandbok

Beslut att anta det av AU föreslagna förslaget till årmöteshandbok och arbetsordning för årsmötet 2000,

Förslag till kallelse till årsmötet 2000
Styrelsen diskuterar förslaget till kallelse och framför önskemål om vissa justeringar i texten.

Beslut att med dessa justeringar anta förslaget till kallelse till årsmötet i Amnesty Press nr 1/2000.

Grovplanering inför årsmötet
Dan Grundin redogör för förslaget till en ny årsmötesstruktur, som i stora drag skulle följa den som tillämpades vid ICM i Tróia. Då samtliga beslut som fattas i sektionen ska vara inkluderade i handlingsplanen, vore det önskvärt att den övergripande inriktningen av handlingsplanen först diskuterades. Inkomna motioner samt styrelsens övriga förslag till årsmötet skulle behandlas i beredningsgrupper, vars indelning måste bygga på handlingsplanens struktur. Dan Grundin nämner även att motioner alltid kostnadsuppskattas och att den totala summan av dessa "prislappar" ska anknyta till punkt 6 under strategier som stöder huvudmålen i förslaget till handlingsplan.

Beslut att förslaget till handlingsplan för svenska sektionen 2000-2004 utgör ramverket för årsmötets hantering av förslag och motioner,

att indelningen i beredningsgrupper på årsmötet följer indelningen i huvudmål och stödjande strategier i förslaget till handlingsplan,

att sekretariatet till styrelsens arbetsmöte i januari tar fram ett första utkast till dagordning för årsmötet enligt ovan,

att sekretariatet tar fram "prislappar" till handlingsplanen till styrelsens marsmöte,

att samtliga motioner integreras i handlingsplanen.

Gäster
Styrelsen inleder en diskussion kring de förslag som inkommit på gäster till årsmötet 2000. De inbjudna gästernas föredrag bör anknyta eller ligga i linje med ett av de fem huvudmålen i handlingsplanen. Viktigt att beakta, är att gästerna måste beredas talartid, dock behöver plats i plenum inte garanteras. Susann Olsson menar att någon från IS bör närvara för att informera om rörelsens fortsatta riktning. Robert Hårdh har goda kontakter i Vitryssland och föreslår en person, som även kan belysa situationen i närliggande landområden. Styrelsen uttrycker skilda meningar om huruvida debatten om rasism och nazism bör tas upp på årsmötets dagordning. Man enas om en vidare diskussion av punkten "Gäster" under Övriga frågor.


§ 75 Förslag till IMM- strategi

Dan Grundin inleder med en kort historik kring frågan om en breddning av den finansiella basen. Ett första utkast har nu tagits fram till en IMM- strategi, som ska ligga till grund för en handlingsplan för sektionens IMM- arbete 2000-2004. Då Amnestyfonden nyligen inkom med ett förslag gällande medlemsavgifter och bidrag via autogiro, bereddes denna fråga ej på AU- mötet.
Miriam Lindbom, marknadsföringsansvarig, redogör för sammanställningen av de frågor styrelsen besvarat om IMM- arbetet. Resultatet visar sig vara väldigt komplex, till viss del beroende på en tidvis vansklig frågeställning, där "ja- och nej"- svaren ofta hamnade i mitten. Dock framgår tydligt, att styrelsen vill fortsätta satsa på vissa områden, såsom givarbrev, sponsring, medlemsavgifter samt intäkter från grupper. Man är ense om att en viss försiktighet bör beaktas vid utvecklandet av Human- och Hjälpfonden, breddning av medlemskåren och testamenten. Miriam Lindbom beskriver den komplicerade uppgiften att bredda medlemskåren ur ett socio- ekonomiskt perspektiv. En kvantitativ medlemsvärvningsaktion i underrepresenterade samhällsgrupper har visat sig vara upp till tio gånger dyrare att bedriva. Vikten av att prioritera de olika IMM- aktiveterna betonades.
Styrelsen diskuterar därefter framtagandet av ett eventuellt långsiktigt program för medlemsavgifter och bidrag via autogiro. Christian Gräslund uttrycker sin starka motvilja till ett medlemskap via autogiro, som står i kontrast till ett personligt och emotionellt givande. Miriam Lindbom upplyser styrelsen om att ett autogiro- system redan har efterfrågats av medlemmar och bör betraktas som en service. Dessutom skulle resurser inom Amnesty frigöras och bättre kunna tillgodogöras inom andra behövande MR- områden.
Styrelsen enas om att invänta resultatet av D- utskottets arbete med en testamentespolicy, innan en djupare diskussion i ärendet förs.



§ 76 Diskussion om sektionens biståndsarbete

Sektionens ordförande Jesús Alcalá, inleder med att bl.a. uttrycka sin oro över den individuella utvecklingen i fonden vad gäller biståndsfrågor. För att främja biståndsarbetet, krävs en bättre samordning av det dagliga arbetet mellan sektionen och fonden. En förbehållslös diskussion efterfrågas, där konkreta riktlinjer för biståndsfrågornas profil, lokalt och internationellt, tydliggörs.
Carlos Figueredo, Amnestyfondens ordförande, redogör för fondens historia och förklarar att de föreskrivna riktlinjer som rörelsen fastställt, ochså följs. Fondens arbete är direkt mandatrelaterat och tämligen unikt internationellt sett.
Amelie Bendz, vice ordförande i Amnestyfonden, menar att fondens individorienterade arbete kompletterar sektionens och går helt parallellt, dock måste praktiska frågeställningar lösas.
Carl Söderbergh påpekar att den tidigare hierarkiska organisationen inom sektionen är på väg att luckras upp och att både fonden och sektionen bör satsa på en bättre integrering.
Styrelsen och fonden övergår till de organisations- ekonomiska diskussionerna om autogiro. Dan Grundin informerar, att denna långsiktiga satsning tidigast ger en utdelning på det andra eller tredje året.
Man enas om att samverkansgruppen fortsätter att jobba med mandat- och insamlingsfrågorna, dock vill Hanna Roberts, p.g.a. tidsbrist ej tjänstgöra som sammankallande.

Beslut att styrelsen ställer sig positiv till ett generellt samarbete med Amnestyfonden beträffande insamlingsfrågor,

att uppdra till sekretariatet att tillsammans med fonden ta fram ett underlag om gemensamma insamlingsfrågor till Amnestyfondens styrelsemöte och till sektionens styrelsemöte i mars 2000,

att Carlos Figueredo ersätter Hanna Roberts som sammankallande i samverkansgruppen sektionen - fonden.


§ 77 Arbetsgivarfrågor

Denna paragraf inleds med en sluten del, där endast av årsmötet valda ledamöter deltar och följande beslut fattas:

Beslut att kontorschefstjänsten ska utlysas externt,

att utse en rekryteringsgrupp inom styrelsen bestående av Robert Hårdh (sammankallande), Christian Gräslund, Carl Söderbergh, Jenny Wessblad (avseende befattningsbeskrivning och annons), Hanna Roberts och Henrik Zetterquist,

att styrelsen uppmanar facket att utse en ledamot till rekryteringsgruppen och

att Dan Grundins vikariat på kontorschefstjänsten och vikariatet på hans ursprungliga tjänst förlängs med fyra månader.

Styrelsen diskuterar hur frågan om eventuell förlängning av anställningsstopppet ska hanteras fortsättningsvis. Jesús Alcalá föreslår att generalsekreteraren och sektionens ordförande får i uppdrag att se över anställningsstoppet. Synpunkter framkommer om att detta uppdrag istället ska skötas av översynsgruppen. Jesús Alcála instämmer i princip i detta men att man på grund av tidsbrist, personalen måste ha besked snarast, bör behandla frågan så som han föreslagit.

Robert Hårdh yrkar på att översynsgruppen uppdras att se över anställningsstoppet.

Ordföranden ställer de två förslagen mot varandra och finner att styrelsen beslutat

Beslut att uppdra åt sektionens ordförande och generalsekretare att se över frågan om eventuell förlängning av anställningsstoppet.

Carl Söderbergh rapporterar om arbetet med översynen av sekretarariatets organisation. Han presenterar sekretariatets förslag till ny organisation som bygger på att personalen arbetar i team med en teamsmordnare. Sekretariatet leds av generalsekreteraren och en kontorschef och ett "forum" ska ersätta ledningsgruppsmötena. "Forumet" är tänkt att vara till för övergripande strategiska frågor och öppet för alla. Målet för arbetet med den nya organisationen har varit att förbättra informationsflödet mellan teamen, skapa en större ansvarskänsla, höja statusen på vissa tjänster och öka delaktigheten i processen. Personalen har varit involverad i arbetet med förslaget bland annat genom genom de utvärderingsdagar som genomförts och genom diskussioner med Carl Söderbergh. Carl Söderbergh har uppfattat det som att personalen är positiv till förslaget.

Styrelsen ställer frågor till Carl Söderbergh om förslaget.

Styrelsen menar att översynsgruppen ska se över förslaget. Frågan uppkommer om det bör finnas med en facklig representant i översynsgruppen. Facket har tidigare framfört önskemål om att ta del av översynsgruppens tidplan.

Beslut att hänskjuta sekretariatets förslag till ny organisation till översynsgruppen för granskning samt

att komplettera översynsgruppen med en facklig representant och

att översynsgruppen ska inkomma med en tidsplan över gruppens resterande arbete.


§ 78 MR-fonden

Styrelsen beslutade vid sitt möte i juni att lämna MR-fonden genom att avsäga sig sitt huvudmannaskap. Styrelsen gav därefter Christian Gräslund i uppdrag att utreda andra samarbetsformer mellan AI, svenska sektionen och MR-fonden.

Christian Gräslund presenterar förslaget om hur ett fortsatt samarbete skulle kunna se ut. Bland annat innebär förslaget att styrelsen ska utse en observatör till MR-fondens styrelse. Styrelsen är positiv till ett fortsatt samarbete med MR-fonden. Invändningar kommer dock när det gäller att styrelsen formellt ska utse en observatör till MR-fondens styrelse.

Synpunkter framkommer om att det redan finns ett fungerande samarbete på tjänstemannanivå sekretariaten emellan.

Beslut att uppdra åt generalsekreteraren att fortsätta diskussionen om samarbetet med representanter för MR-fondens sekretariat.


§ 79 Budgetmötets rekommendationer

Henrik Zetterqvist redogör för budgetmötets rekommendationer gällande budgeten 2000. Bland annat föreslog budgetmötet att årsrapporten ska översättas och tryckas och att detta finansieras med de pengar som är budgeterade för att ta fram nytt aktionsmaterial.


§ 80 Förslag till förändringar och justeringar avseende budget för år 2000

Mot bakgrund av bland annat budgetmötets rekommendationer föreslås förändringar i budgeten för år 2000.

Styrelsen tar del av förslaget till förändringar och justeringar.

B-utskottet har kommit med ett förslag om att bilda en "gruppbildargrupp". Gruppen kommer att behöva en budget på 40 tkr om förslaget antas. Förslaget är ett försök att göra något åt problemet med det minskade antalet grupper.

Beslut att ge B-utskottet i uppdrag att tillsätta en "gruppbildargrupp",

att gruppens sammansättning ska vara klar senast den 27 februari 2000,

att "gruppbildargruppen" får en budget på 40.000 kronor för år 2000 samt

att uppdra åt B-utskottet att formulera direktiv för gruppens arbete.

Budgetmötets förslag om översättning av årsrapporten diskuteras. Robert Hårdh och Jenny Wessblad invänder mot förslaget att finansiera tryckningen av årsrapporten med medel som annars skulle gått till aktionsmaterial. Årsrapporten har sålt dåligt tidigare år och försäljningsresultatet står inte i proportion till kostnaderna för att trycka den. Hanna Roberts med flera menar att det är viktigt att ha årsrapporten översatt till svenska. Det finns ett stort värde i att rapporten finns tillgänglig i bokform på svenska på exempelvis bilblioteken. Vidare menar andra ledanöter att det var en av de viktigaste punkterna på budgetmötet och det är därför svårt att bortse från både budgetmötet och AU:s förslag till beslut ifrågan. När det gäller aktionsmatetial så finns det på nätet och det kan också tas fram i pappersform.

Beslut att att anta de av sekretariatet föreslagna revideringar gällande intäktsbudgeten med en oförändrad total intäktsram på 39,6 mkr,

att ge sekretariatet i uppdrag att snarast justera kostnadsbudgeten med hänsyn till budgetmötets och AUs rekommendationer gällande årsrapporten och det nya aktionsmaterialet och övriga nya förutsättningar, dock med en oförändrad total kostnadsram på 39,6 mkr samt

att ge sekretariatet i uppdrag att i arbetet med justeringen av kostnadsbudgeten beakta förslaget om att inrätta en "gruppbildargrupp" dock med en oförändrad total kostnadsram på 39,6 mkr.


§ 81 Gäster årsmötet

Hanna Roberts sammanfattar styrelsens tidigare diskussion om gäster till årsmötet i Malmö 2000. Styrelsen enas om att gå vidare med förslaget att bjuda in någon från Vitryssland. Vidare bör man vid val av gäster beakta huvudmålen i handlingsplanen. Hanna Roberts kommer att sammanfatta förslag från styrelsen till arbetsmötet den 14-16 januari.

Beslut att ge Robert Hårdh i uppdrag att tillsammans med sekretariatet ge styrelsen förslag på en lämplig gäst från Vitryssland.


§ 82 Planering av styrelsens arbetshelg den 14-16 januari

Hanna Roberts går igenom förslaget till dagordning. Helgen kommer huvudsakligen att upptas av frågor kring det stundande årsmötet. Skriftliga underlag ska så långt som möjligt finnas till varje punkt. Varje styrelsledamot sammanställer diskussionspunkter som kan vara utgångspunkt för styrelsens förslag till årsmötet. Sekretariatet kommer att tillhandahålla underlag om föreslagen stadgeändring för kallelsetiden till årsmötet och förslag till avgifter för årsmötet 2000. Dagordningen ska vara klar en vecka före mötet.


§ 83 Framtida flyktingarbete

Styrelsen har fått ett brev från Flyktinggruppen i Göteborg. Brevet handlar om sektionens flyktingarbete och behovet av resurser för framtida arbete.

Styrelsen diskuterar brevet.

Beslut att uppdra åt generalsekreteraren att besvara brevet.


§ 84 Mandatdiskussion på webbsidorna.

Susann Olsson rapporterar om arbetet med att föra ut diskussionen om mandatöversynen till medlemmarna via nätet. Synpunkter bör inkomma senast i slutet på nästa vecka och ett färdigt förslag läggs in på de interna hemsidorna senast den 19 januari.


§ 85 Översynskommitténs synpunkter

Torbjörn Söderberg går igenom punkterna i åtgärdsplanen för uppföljning av Översynskommitténs 10 rekommendationer och stämmer av vad som gjorts och vad som är på gång. Genomgång av planern ska vara en stående punkt på styrelsens möten.


§ 86 Förslag till förändringar och justeringar avseende budget för år 2000

Robert Hårdh tar upp frågan om att riva upp beslutet i § 80 om budget för år 2000. Detta förslag avslogs av styrelsen.


§ 87 Mötet avslutas

Ordföranden tackar de närvarande och avslutar mötet.






Hanna Roberts Maria Eklund
Mötesordförande Justerare


Tessi Fickendey Annika Sabel
Sekreterare §62 - §76 Sekreterare §77 - §87