Protokoll från AU-möte den 21 november 1999 Underlag till styrelsemöte 1-2 december 1999

PROTOKOLL


MÖTE MED STYRELSENS ARBETSUTSKOTT (AU) DEN 21 NOVEMBER 1999



Ledamöter Närvarande

Jesús Alcalá Förhindrad
Maria Eklund X
Christian Gräslund X
Hanna Roberts X Ordförande
Torbjörn Söderberg X
Henrik Zetterquist X

Sekretariatet

Annika Sabel X Sekreterare
Dan Grundin X
Astrid Jansen X (p 5)
Carl Söderbergh X

Övriga

Amelie Bendz X (p 4) Amnestyfonden
Carlos Figueredo X (p 4) Amnestyfonden
Katinka Lindholm X (p4)


1. Fastställande av dagordningen

Beslut att fastställa dagordningen med de ändringar och tillägg som framgår av protokollet.


2. Rapporter från utskotten

Christian Gräslund, sammankallande i A- utskottet, berättar att utskottet har haft ett möte hittills och protokollet från det mötet finns inlagt i styrelsedatabasen. Utskottet har fått en ny ledamot, Eva Magnusson som även är distriktsombud för Örebros distrikt. Kontaktperson från sekretariatet är nu Elisabeth Löfgren.

Maria Eklund, sammankallande i B-utskottet, rapporterar från utskottsmötet den 6-7 november. Minnesanteckningar från mötet finns inlagda i styrelsedatabasen. Utskottet har tagit fram ett förslag om hur arbetet med att ta fram riktlinjer för prioriteringar av kampanjer och aktioner kan bedrivas.

Förslaget är att genomföra en workshop som i januari nästa år ska kunna skickas ut till grupper och distrikt.
Workshopen kan användas fram till december 2000, då utskottet sammanställer de svar som kommit in. Förslag lämnas sedan till årsmötet 2001.

Underlag i form av en arbetsplan för kampanjprioriteringar kommer till styrelsens möte den 4-5 december. Utskottet ber styrelsen om ett tydligt direktiv att ta fram en prioritering och framför önskemål om att inte inledningsvis besluta att begränsa prioriteringen till ett visst antal länder.

B-utskottet har också tagit fram ett förslag som gäller det minskade antalet grupper. Förslaget innebär att man bildar en gruppbildargrupp. Kostnaden för detta beräknas till 40 tkr. Frågan kommer att diskuteras på styrelsens möte i december.

Torbjörn Söderberg, sammankallande i C-utskottet, rapporterar från utskottets möte den 20 november.
Bland annat diskuterades två frågor:
1) Distriktens ekonomiska och juridiska ställning. Vissa frågor är generella och bör besvaras och utskottet ser över dessa frågor.
2) Genomförande och uppföljning av handlingsplanen. Sekretariatet har inte någon representant med i gruppen som arbetar med handlingsplanen. C-utskottet menar att generalsekreteraren bör vara med i framtiden. Sekretariatet, som remissinstans, har idag en särskild handlingsplanegrupp.

C-utskottet diskuterade också årsmötes planer. En utvärdering av gällande handlingsplan bör tas fram till årsmötet. Dessutom skall styrelsen skriva en verksamhetsberättelse för nuvarande verksamhetsår.

Kontaktperson på sekretariatet för C-utskottet är Dan Grundin.

Beslut att uppdra åt sekretariatet att ta fram en sammanfattande handlingsplansrapport till styrelsens marsmöte.

Henrik Zetterquist, sammankallande i D-utskottet redogör för utskottets möte den 20 november. På mötet diskuterades handlingsplanen. Utskottet skall ta fram en testamentespolicy. Utskottet arbetar med frågan och tar fram ett antal principiella frågor som skickas till styrelseledamöterna. Saken diskuteras kort på decembermötet och beslut om testamentespolicy tas av styrelsen på marsmötet.

Henrik rapporterade kort om mötet på IS om economic relations. Omkring åtta sektioner deltog samt personal från IS. På mötet diskuterades storföretagens ansvar och deras plattform för arbetet med MR.


3. Ekonomisk rapport till och med oktober

Astrid Jansen, ekonomiansvarig, presenterar utfallet till och med oktober 1999.

Totalt ligger intäkterna efter tio månader 1999 omkring 2591 tkr lägre än efter motsvarande period 1998. Intäkterna för hel- och delbetalande medlemmar efter tio månader är omkring 573 tkr lägre än efter tio månader 1998. Det innebär att 2824 färre har betalat medlemsavgift än motsvarande period föregående år. Försäljningen som rör Rapporter och almanackan är 87 tkr lägre än förra året. Anledningen är att årsrapporten sålt för 51 tkr mindre än per oktober 1998. Även utbildningsmaterialet Födda Fria har sålt sämre. Minskningen i försäljning när det gäller Årsrapporten kan bero på att allt fler får informationen via internet. Annonsförsäljning via Blenow Marketing har gått sämre än väntat vilket också påverkar nästa års budget.

Budget för 2000 utgick från juni månads prognos. Utfallet blev lägre än prognosen vilket gör att intäktsbudgeten skall justeras med ca 200 tkr. Intäkter som är gåvor från grupper och distrikt ligger högre i år än motsvarande period 1998. Detta beror bland annat på en gåva från Halmstadsgruppens loppmarknad. När det gäller spontana gåvor är det osäkert om vi når budgetmålet.

Human- och hjälpfonden skulle om det varit utdelning per sista oktober tillsammans gett ca 9689 tkr vilket är 3889 tkr över budget. Under året har antalet sparare i Humanfonden ökat med 757 personer. Att märka är att det nu i media pågår en debatt om de etiska fonderna. Kanske kan det påverka utfallet i t.ex. Humanfonden.

När det gäller kostnaderna är de lägre 1999 än motsvarande period 1998. Personalkostnaderna är 851 tkr lägre än förra året vilket framför allt beror på en kostnad 1998 avseende avgångsvederlag samt att kostnaden för övertid är lägre i år än förra året.

Intäktsprognosen har justerats. Totala intäkter beräknas bli ca 38,9 mkr vilket är 0,7 mkr mer än enligt budget. Totalt sett beräknas tidigare kostnadsprognos på 38,1 mkr att kunna hållas trots att årsrapporten blir dyrare än beräknat. Årsrapporten beräknas kosta 380 tkr vilket är mer än idag.

Resultatet för 1999 kommer enligt föreliggande prognos att bli ett överskott på ca 0,9 mkr.

AU diskuterar det ekonomiska utfallet och menar att det är bra om man på något vis i den ekonomiska rapporten kan utläsa antalet besökare på hemsidorna. Fler och fler använder sig av internet och AU efterlyser att man kan lägga till nyckeltal vad gäller hemsidorna.


4. Uppföljning av budgetmötet

Astrid Jansen redogör för budgetmötet som hölls den 13 november och sammanfattar de utvärderingar av budgetmötet som gjordes. Av utvärderingarna framgår att deltagarna tyckte att det gavs för lite tid till diskussion. Vidare var deltagarna mycket nöjda med att mötet hade en extern föreläsare. De flesta av deltagarna ansåg också att de underlag som fanns till mötet var bra.

Dan Grundin redogör för budgetmötets rekomendationer. Budgetmötet föreslår att årsrapporten översätts. AU diskuterar förslaget och dess finansiering. Budgetmötets förslag är att översättningen finansieras med de pengar som är budgeterade för att ta fram nytt aktionsmaterial. Frågan är om detta får konsekvenser på personalsidan. Vad skall personal som arbetar med aktionsmaterialet göra istället om inte materialet produceras som planerat? Aktionsmaterialet är budgeterat till 250 tkr och där ingår ej personalkostnader.

Beslut att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens möte i december ta fram en budget för översättningen där man beaktat personalfrågan.

Översättargruppen skall träffas på fredag och vill gärna för sin planering veta vad AU anser om budgetmötets förslag. Hanna Roberts menar att eftersom det var budgetmötets viktigaste fråga bör man följa deras rekommendationer.

Beslut att meddela översättargruppen att AU kommer föreslå styrelsen att följa budgetmötets rekommendation om översättning av årsrapporten.

Dan Grundin redogör för ett system för autogiro. AU diskuterar frågan om satsning på medlemskap och bidrag via autogiro. Frågan är komplicerad. Det handlar både om att styra över medlemmarna till autogiro och att uppgradera detta. Tidigare undersökning sa att det tar ca två år och kostar ca 3 mkr. Frågan måste analyseras noggrant, eftersom medlemsdefinieringen skiljer sig mellan oss och andra organisationer som använder sig av autogiro. AU anser att det är viktigt att vi går vidare med denna fråga och anser att styrelsen behöver ett nytt underlag till januarimötet, som belyser principiella frågor.

Beslut att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens möte i januari ta fram ett nytt underlag som belyser principiella ekonomiska frågor när det gäller autogiro.

Astrid påpekar att vissa punkter i budgeten måste skrivas ner, samtidigt som vi skall ha en balanserad budget. Detta innebär att vi måste skära i budgeten, dra ner på intäktssidan och se över kostnadssidan.


5. Information om Amnestyfondens insamlingsarbete

Inför Amnestyfondens information diskuterar AU hur ärendet fortsättningsvis skall behandlas. Amnestyfonden kommer in med ett underlag om deras IMM-önskemål till styrelsemötet i december. De vill ha styrelsens kommentarer kring detta för att veta om de kan gå vidare med sina idéer. AU enas om att ett underlag om fondens organsationsform (stiftelse) och historiken kring samarbetet mellan fonden och sektionen (ett bakgrundsdokument) behövs. Styrelsens principdiskussion om relationen mellan fonden och sektionen bör ske i december. Beslut om sektionens IMM-strategi avvaktas till januarimötet.

Hanna Roberts menar att huvudfrågan är hur sektionen egentligen vill arbeta med biståndsfrågorna - där fonden är ett verkställighetsorgan. Men saken handlar också om praktiska frågor som vi i sektionen just nu ser över såsom IMM och autogiro. Frågan är därför komplex just nu.

Beslut att uppdra åt Hanna Roberts och Christian Gräslund att till styrelsens möte i december ta fram ett underlag om Amnestyfondens organsationsform och historiken kring samarbetet mellan fonden och sektionen.

Ordförande hälsar Katinka Lindholm som är fundraising-konsult anlitad av Amnestyfonden, Amelie Bendz och Carlos Figueredo från Amnestyfonden välkomna till AU-mötet.

Katinka Lindholm presenterar ett förslag om hur Amnestyfonden i samarbete med sektionen, kan arbeta med fundraising-frågor. Huvudpoängen är att man skall ha ett regelbundet givande per autogiro. Medlemskapet bör ingå i autogiro-perspektivet och vara månadsvis. Detta kräver att man omdefinierar medlemsbegreppet. Katinka beskriver hur en uppgraderingsprodukt kan se ut. Innebörden är att man öronmärker medlemmarnas avgifter och gåvor till större och längre aktioner. Idén är att höja medlemmarnas medelgåva och att uppgradera givarna till ett regelbundet givande. Katinka gör jämförelser med det system som Greenpeace har för sina actionsupporters.

Katinka beskriver hur ett system skulle kunna se ut för Amnestyfonden och sektionen tillsammans. Idag öronmärker inte sektionen sina gåvor men fonden kan göra detta. Fonden har pengar att investera, men inga givare att uppgradera. Katinkas föreslår, bland annat, en gemensam uppgraderingskampanj. Man tar fram en öronmärkt attraktiv uppgraderingsprodukt som "ägs" av fonden. Man kan ha en hög minimigåva, varav 20 kr är en medlemavgift till sektionen.

Efter presentationen meddelar Carlos att Amnestyfonden gärna vill ha styrelsens åsikter om förslaget snart innan de går vidare med arbetet ifrågan. Christian påpekade att det är ett praktiskt problem, det tar tid att bereda denna frågan och han anser att styrelsen inte till decembermötet hinner ta ställning. Ärendet behandlas som beslutats ovan.


6. Granskningskommitténs rapport

AU tar del av innehållet och diskuterar hur rapporten skall behandlas.

Beslut att kassören får i uppdrag att avgöra om några kommenterarer behöver göras och i så fall framföra dessa vid styrelsens möte i december.


7. MR-fonden

Christian presenterar sitt underlag. Själva sakfrågan diskuteras på nästa styrelsemöte.

Beslut att underlaget om MR-fonden vidarebefordras till styrelsen.


8. Inför årsmötet 2000

Kallelse
AU diskuterar förslagen till kallelser. För att kunna följa bestämmelserna i stadgarna så måste en kallelse gå ut i AP redan i december. Styrelsen har då ännu inte tagit beslut om avgifterna för årsmötet. Föreslagen lösning är att göra två kallelser. En första kallelse utan uppgifter om avgifter går ut i i AP nr 6/1999. Kallelsen innehåller uppgifter om tid och plats för årsmötet samt sista datum för motioner och nomineringar avseende stadgeenliga val. Nästa kallelse med uppgift om bland annat logi och avgifter går ut i AP nr 1/2000.

Synpunkter framkommer om att kallelsen bör göras mer välkomnande.

Beslut att en första kallelse till årsmötet, efter vissa justeringar, går ut i AP nr 6/1999,
att den andra kallelsen, innehållande uppgifter om avgifter för årsmötet, vidarebefordras till styrelsen för beslut samt
att uppdra åt sekretariatet ta fram ett underlag till ett förslag från styrelsen till årsmötet om stadgeändring gällande kallelsetiden.

Au diskuterar kostnaderna för årsmötet i Malmö. Kostnaden för maten verkar mycket hög. AU diskuterar vad som kan göras. Mötet föreslår att Torbjörn Söderberg får i uppdrag att kontakta Malmögrupperna och be dem presentera en budget där grundavgifterna skiljs från måltider och inkvartering samt att de redovisar matkostnaderna.

Beslut att uppdra åt Torbjörn Söderberg att kontakta Malmögrupperna enligt förslaget ovan.

Torbjörn tar upp frågan om manifestationen. Manifestationen kommer att ta lång tid eftersom det tar tid att åka mellan årsmöteslokalerna och centrala Malmö. AU menar att Malmögrupperna skall fortsätta arbetet med manifestationen och lägga fram ett förslag tll styrelsen om detta.

Arbetsordning/årsmöteshandbok
Dokumenten är likadana som de som använts tidigare år, senast i Växjö 1998. AU går igenom materialet och föreslår en justering i årsmöteshandboken vad gäller formuleringen om beredningsgrupper.

Beslut att vidarebefordra underlaget med nämnda justeringar till styrelsens decembermöte.

AU diskuterar det fortsatta arbetet med årsmötesförberedelserna.

Beslut att styrelsen har möte den 14 - 16 januari med årsmötesförberedelser på dagordningen samt att AU-mötet genomförs den 16 januari efter styrelsemötet samt
att uppdra åt sekretariatet att arrangera mötet som skall äga rum utanför sekretariatet.

Seminarier/beredningsgrupper/gäster
AU diskuterar seminariernas form och innehåll och årsmötets upplägg. Ett förslag är att lägga upp årsmötet som ICM. Vår handlingsplan skulle motsvara resolution P1, som då skulle inleda och avsluta årsmötet och beredningsgrupper skulle formas kring detta.

Beslut att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens decembermötet ta fram ett underlag till enligt förslaget ovan och ett underlag beträffande de förslag på gäster som hittills kommit in samt
att uppdra åt sekretariatet att bjuda in de nordiska och europeiska sektionerna till årsmötet.


9. Arbetsordningen

Hanna Roberts redogör för det pågående arbetet med arbetsordningen. En grupp bestående av Hanna Roberts, Carl Söderbergh, Robert Hårdh, Torbjörn Söderberg och Jesús Alcalá arbetar med frågan.Ett förslag till beslut kommer till styrelsens möte i januari.


10. Demokratiutredningsgruppens direktiv (DUG)

Hanna Roberts presenterar underlaget för AU. Förändringarna i direktiven gäller två saker:
1) att Rose-Marie Asker inte längre finns kvar i gruppen,
2) att, som en konsekvens av styrelsens beslut i september, gruppens mandat förlängs med ytterligare ett år.

Beslut att lägga direktiven till handlingarna.


11. Brev från valberedningen till styrelsen

Valberedningens brev diskuteras. Jesús Alcalá gör ett förslag till brevsvar som styrelsen får ta del av för kommentarer innan det skickas till valberedningen.


12. HTF:s förhållande till omorganisationen.

Carl Söderbergh redogör för den förhandling som ägde rum mellan arbetsgivaren och HTF. Diskussionen rörde möjligheten till förlängning av anställningsstoppet, vilket facket motsatte sig. Eventuellt kan man hitta en kompromiss där vissa tjänster har kvar anställningsstopp och andra inte.

Den 25 november kommer sekretariatet ha sin utvärderinsdag beträffande översynen av sekretariatets organisation. Sekretariatet kommer med en rapport om omorganisationen till styrelsens decembermöte.



13. IT-frågan.

Torbjörn Söderberg drar bakgrunden till ärendet. Frågan har varit på sektionens dagordning i flera år och frågan är hur man skall komma vidare. AU diskuterar hur man skall hantera ärendet. Dan Grundin menar att det svåra för sekretariatet idag är att det i budgeten inte framgår att det faktiskt finns IT-relaterade frågor i sektionen. Behov finns av att ha en strategi och vi måste formulera konkreta frågeställningar. Man bör också ta hänsyn till vad som händer internationellt med IS datorstöd och informationshantering. AU föreslår att sekretariatet och Torbjörn Söderberg tar fram ett underlag till styrelsens januarimöte som lyfter fram vilka strategiska frågor, som en IT-strategi bör innehålla.

Beslut AU beslutar enligt förslaget ovan.


14. Ordföranden tackar deltagarna och avslutar mötet.





Annika Sabel Hanna Roberts
Sekreterare Mötesordförande