Förslag till budget 2000 Underlag till styrelsemöte 1-2 december 1999

Till: Budgetmötet , AU
Datum: Oktober 1999



Förslag till budget 2000
(11 bilagor)



1. Inledning
Det är den av årsmötet 1996 fastställda handlingsplanen för åren 1996-2000 som utgör grunden för planeringen av sektionens verksamhet. Med utgångspunkt från målsättningarna i handlingsplanen och andra aktuella årsmötes- och styrelsebeslut arbetas det fram ett budgetförslag. Budgetunderlaget utgörs av två delar: en som beskriver den föreslagna verksamheten, och en som beskriver process och struktur (budgetmanualen). Denna sammanställning utgör den förra.

1.1 Planerings- och budgetprocess
Styrelsen beslutade vid junimötet 1997 att anta D-utskottets förslag till ny planerings- och budgetprocess, som tillämpades för första gången under budgetarbetet för 1998. Det är nu alltså tredje året i rad som vi budgeterar enligt den "nya" modellen. D-utskottet har gjort en första mindre utvärdering av den nya budgetmodellen som presenterades för styrelsen i maj 1999 och där man föreslog vissa förtydliganden och justeringar av definitioner, vilket styrelsen antog.
I stort innebär budgetmodellen, som beskrivs utförligare i budgetmanualen, att kopplingen till handlingsplanen blir tydligare, och att budgeten utformas som en långsiktig ekonomisk plan, där handlingsplanens delmål kopplas till siffror. Det görs en uppdelning av budgeten i en fast del och i två disponibla delar. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla sådana kostnader som är nödvändiga för att svenska sektionen ska kunna upprätthållas. Den första av de två disponibla delarna (disp 1) innehåller sådana kostnader, som tillsammans med de fasta, upprätthåller den nuvarande verksamhetsnivån. Det betyder att det i denna del kan ingå andra aktiviteter (ny verksamhet) än det gör just för dagen, men att verksamhetens omfattning inte ökar. Den andra av de två disponibla delarna (disp 2) omfattar all form av utökning eller extrainsatser från nuvarande nivå inom den fasta delen och disponibelt 1 och kan vara såväl ny som gammal verksamhet. De olika verksamheterna inom både disponibelt 1 och 2 bör prioriteras tydligt, bland annat så att åtgärder snabbt kan vidtas vid minskande intäkter. Verksamheter som ligger i denna del får inte sättas igång innan man är säker på att finansiering finns.
Bägge de disponibla delarna blir disponibla först när styrelsen fattat ett sådant beslut. I budgetförslaget för det nästkommande året skall både den fasta delen och de två disponibla delarna (disp 1 och disp 2) ingå. Planerade kostnader för ytterligare minst ett år ska också finnas med.
Beslut om de disponibla delarna fattas på styrelsens möten i december, juni och september. I december måste också beslut fattas om verksamheten i den fasta delen och viss verksamhet i disp delen för ytterligare ett år framåt. I december 1999 blir det alltså aktuellt att fatta beslut om den fasta verksamheten 2001.
Eftersom den svenska handlingsplanen enbart sträcker sig fram till år 2000 och den nya för 2000-2004 ännu ej är färdig, har det inte känts meningsfullt att ta fram ett preliminärt budgetförslag för år 2001.


1.2 Handlingsplanens huvudmål

Verksamhetens inriktning

Grunden för budgeten 1999 är sektionens handlingsplan 1996-2000, fastställd av årsmötet 1996. De åtta målen i handlingsplanen är:

1. Vi ska arbeta för att göra varje människa i Sverige medveten om vad mänskliga
   rättigheter innebär
2. Vi ska värva och aktivera fler medlemmar och bidragsgivare i Amnesty
3. Vi ska utveckla kontakterna med massmedia och andra opinionsbildare
4. Vi ska utveckla och effektivisera vårt kampanjarbete
5. Vi ska utbilda oss så att vi gör ett ännu bättre Amnestyarbete
6. Vi ska utveckla vår planering och uppföljning i Amnestyarbetet
7. Vi ska engagera oss i organisationen och i Amnestys arbetssätt
8. Vi ska utveckla vårt samarbete med Amnesty i andra länder.

Beträffande översynskommitténs rekommendation nummer 10, att dokumentera svenska Amnestys historia, så bedömde Arbetsutskottet på sitt möte den 5 september att det kan göras med hjälp av frivilliga insatser och därmed inte generera några större kostnader.


1.5 De ekonomiska ramarna
Styrelsen beslutade på sitt septembermöte om en balanserad budget (dvs intäkterna och kostnaderna är lika stora) på 39,6 mkr för år 2000.

Intäkterna
Intäktsbudgetförslaget på 39,6 mkr innebär en ökning av intäkterna med 1 400 tkr (+3,7%) jämfört med 1999 års budget. Under år 2000 kommer en stor medlems- och insamlingskampanj "Wantedkampanjen" att genomföras och beräknas ge ca 1,5 mkr i intäkter till en motsvarande kostnad. Humanfonden budgeteras enligt styrelsens beslut i maj 1998 på ett mer "säkert sätt", vilket för år 2000 innebär 90% av utfallet 1998 och är en ökning med 900 tkr jämfört med 1999 års budget.

Kostnaderna
Det är bedömningar av sektionens intäkter, samt möjligheten att använda reserver som byggts upp under tidigare år, som bestämmer kostnadsramarna för verksamheten.
Budgetförslaget för år 2000 är, som redan nämnts, balanserat. Enligt de regler som finns för beräkning av det egna kapitalet (bunden samt fri reserv) kommer reserven för år 2000 att vara ca 2,7 mkr högre (förutsatt att resultatet för 1999 = 0) än som krävs. Dock avser man inte att lösa upp något av den fria reserven för 2000. Med en ram på 39,6 mkr och en IS-avgift på 13 500 tkr blir utrymmet för sektionsverksamheten 26 100 tkr, vilket är 1 278 tkr (5,2%) högre än 1999 och 846 tkr (3,3%) högre än 1998.

1.6 Sammanfattning av budgetförslaget
Uttryckt i siffror kan budgetförslaget sammanfattas enligt följande (tkr):


Intäkter
Medlemsavgifter 14 400
Gruppavgifter 380
Försäljning 475
Prenumerationer 450
Gåvor o bidrag 23 595
Övrigt (räntor) 300
Summa intäkter 39 600

Kostnader
Programverksamhet 12 047
Personalkostnader 9 890
Sekretariatskostnader 4 164
Sektionskostnader 26 100
IS-avgift 13 500
Summa kostnader 39 600

2. Intäkterna
Som framgår av sammanställningen ovan indelas intäkterna i sex klasser: medlemsavgifter, gruppavgifter, försäljning, prenumerationer, gåvor o bidrag samt övriga. En sammanställning av intäktsbudgeten finns i bilaga 3 .

Sammanfattning av intäktsbudgetens innehåll
Intäktsprognosen för 1999 pekar på ett resultat på ca 38,2 mkr och följer därmed budgeten dock med en hel del förändringar mellan de olika intäktsslagen. De största avvikelserna avser medlemsavgifter (-440 tkr), givarbreven (-700 tkr) och spontana gåvor (-700tkr).
Att budgeten troligtvis ändå kan hållas beror på Humanfonden. I prognosen har utgångspunkten varit 90% av beloppet om det varit utdelning i juli, vilket ger ett utfall på ca 7,6 mkr, dvs 2,1 mkr mer än budgeterat (och 1 mkr lägre än om det varit utdelning per den sista september).

Osäkerheten kring Humanfondens utveckling gör den svårbudgeterad och dessutom har den börjat utgöra en allt större del av den totala budgeten (ca 20% i prognosen för 1999). För att minska beroendet av Humanfonden har styrelsen beslutat att from år 2002 budgetera intäkterna från Humanfonden som 70% av det senast kända årsutfall samt att godkänna en infasning på 4 år.

Bland annat med anledning av medlems- och insamlingskampanjen och en något högre budget för Humanfonden för nästa år föreslås en intäktsnivå på 39,6 mkr för 2000.

2.1 Intäkterna

Medlemsavgifter
I förslaget är det budgeterat för ca 69 200 medlemmar (41 500 helbetalande och 27 700 delbetalande) vilket är 1 700 (2,5%) fler än årets budget och ca 4 200 fler än årets utfall (antal betalande medlemmar). Intäktsbudgeten bygger på att vi värvar 10 000 nya medlemmar i "Wantedkampanjen" och håller bortfallet på ca 10% räknat på årets prognosticerade utfall. Medlemsavgiften för 1999 är oförändrade dvs 240 kr för helbetalande och 160 kr för delbetalande.

Gruppavgifter
Intäktsförslaget bygger på befintligt antal grupper dvs ca 240 arbetsgruppavgifter på 1 500 kr och ca 40 ungdomsgruppavgifter på 500 kr. Tendensen är ett minskat antal arbetsgrupper och ett ökat antal ungdomsgrupper.

Försäljning
Försäljningen av rapporter, övriga publikationer och Almanackan förväntas ligga något lägre än 1999 års budget till följd av förslaget att istället för en årsrapport ge ut en kortare "årskrönika" (se bilaga 11) samt att undervisningsmaterialet "Födda fria" inte beräknas säljas lika mycket som tidigare.
Vad gäller intäkterna från annonser i Amnesty Press är budgeten i nuläget baserad på egna insatser för att sälja annonser och ibladningar (300 tkr). Senare i höst kommer sekretariatet att fatta ett beslut om vi ska fortsätta samarbetet med annonsförsäljningsföretaget Blendow Marketing. Ett fortsatt samarbete kan innebära att intäkterna blir betydligt högre än vad som är budgeterat i nuläget.

Prenumerationer
Intäktsslaget beräknas i stort sett vara oförändrat gentemot 1999. För 2000 har inga intäkter för det aktionsmaterial som ska ersätta Pådraget budgeterats, eftersom det ännu är oklart hur det materialet ska se ut och distribueras.

Gåvor och bidrag
I intäktsbudgeten för 1999 utgör denna kategori 59 % av de totala intäkterna. Denna procentsats är i stort sett oförändrad i budgetförslaget för 2000.

Bidragen från grupper och distrikt beräknas minska i förhållande till 1999, eftersom det förväntas att grupperna aktivt ska bidra till arbetet med insamlingen i samband med "Wantedkampanjen", vilket innebär att de intäkterna hamnar under detta intäktsslag.
Intäkterna från SCA Fine Paper fortsätter enligt avtal och redovisas under rubriken " Företagssamarbete ".
Spontana gåvor har budgeterats till samma nivå som budget 1999, vilket är högre än det förväntade utfallet i år. Det finns skäl att tro att de spontana gåvorna ökar i samband med en större extern kampanj, "Wantedkampanjen". Dessutom tror vi att utfallet blir högre än prognosen 1999 p.g.a. en positiv utveckling av intäkter via testamenten.
Insamlingar , d v s breven till våra regelbundna givare, beräknas öka i förhållande till årets prognostiserade utfall, dels som ett resultat av "Wantedkampanjen", dels som en följd av analyser av vårt register under hösten 1999.
AmnestyGiro , d v s gåvor via autogiro, är oförändrat gentemot 1999. Däremot kommer en försöksverksamhet med medlemskap via autogiro att inledas som förhoppningsvis på sikt kommer att leda till ökade intäkter, dock inte förrän år 2001.
AmnestySupporter visar en positiv utveckling och där tror vi att intäkterna kommer att öka något jämfört med budget 1999.
Intäkterna från Almanackan beräknas bli i nivå med budget 1999.
Under Speciella insamlingsprojekt ryms aktiviteter som t ex ibladningar och inköp av adresser framförallt planerade för hösten 2000 och som har budgeterats i nivå med 1999. Detta intäktsslag är skilt från, men kommer förhoppningsvis att påverkas positivt av "Wantedkampanjen".
Humanfonden är år 2000, enligt tidigare styrelsebeslut, budgeterat till 90 % av det senast kända utfallet.
Hjälpfonden beskriver en fortsatt positiv utveckling, trots att våra marknadsföringsinsatser varit mycket blygsamma.

Övriga intäkter
Detta intäktsslag avser ränteintäkter och beräknas bli ca 0,3 mkr.

3. Kostnaderna
I kostnadsbudgeten sammanfattas den verksamhet, och kostnaden för den, som planeras för det aktuella året. Den är ett konkret, beloppssatt uttryck för hur det aktuella året skall bli ett led i genomförandet av målsättningarna i den fyraåriga handlingsplanen. En sammanställning av verksamhetsbudgeten med fördelade kostnader finns i bilaga 6. En programbudget med uppdelning i fast och dispdelar fördelade på beslutstillfällen finns i bilagorna 4 och 5.


Sammanfattning av kostnadsbudgetens innehåll

Med en IS-avgift som 2000 blir på ungefär samma belopp som för 1999, och med en uppräkning av personalkostnaderna, kommer dessa fasta kostnader att öka med ca 500 tkr (2,2%) jämfört med i år. När det gäller sekretariatskostnaderna har de minskat med ca 710 tkr i jämförelse med budget 1999 (14,6%). Detta beror på att avskrivningskostnaderna minskar med ca 400 tkr till följd av att de stora datainvesteringar som gjordes år 1996 nu är avskrivna till fullo. Dessutom är porto- och kopieringskostnader samt tidningsprenumerationer uppgående till ca 290 tkr omförda från sekretariatskostnader till programkostnader med syftet att tydligare visa kostnader där de verkligen hör hemma.
Programkostnaderna ökar med 1602 tkr (15,3%) till 12 047 tkr.

3.1 IS-avgiften
Den avgift som ska betalas 2000 baserar sig på genomsnittet av 1997 och 1998 års intäkter. 1998 var det år då ICM-beslutet från 1995 om ändrade beräkningsregler för IS-avgiften trädde i kraft. Tidigare har enbart intäkterna från år -2 legat till grund för avgiften. Det som skall betalas under 2000 uppgår till 13 500 tkr (dvs 34% av samtliga kostnader), upplösningen med avseende på 1998 är 980 tkr, och avsättningen med avseende på år 2002 är ca 100 tkr.
Beräkningsreglerna innebär att behovet av reserveringar till IS-reserven minskar vid stagnerande intäkter.

3.2 Sektionskostnaderna
Sektionskostnaderna (programkostnader + sekretariatskostnader + personalkostnader) beräknas till 26 100 tkr, vilket är en ökning med 1278 tkr (5,1%) jämfört med 1999.

Personalkostnaderna
Personalkostnaderna budgeteras till 9890 tkr, en ökning med ca 4,1% jämfört med budget 1999. Denna summa inkluderar en uppskattad uppskrivning av lönerna med 3% utöver avtalet.
Utgångspunkten för beräkning av personalkostnaderna har varit befintligt tjänsteutrymme på 24,5 tjänster.

Sekretariatskostnaderna
Sekretariatskostnaderna beräknas minska från 4 874 tkr till 4 164 tkr, alltså med 710 tkr (14,6%).
Se förklaring ovan under sammanfattning av kostnadsbudgeten.

Investeringar 2000
Under de senaste åren har omfattande investeringar i datorer och programvaror skett. Det har t ex investerats i ett dokumenthanterings- och kommunikationssystem och i ett nytt medlemsregister. Från och med 1997 har man kortat ner avskrivningstiden på inventarier för att bättre motsvara den ekonomiska livslängden. 2000 års budgetförslag uppgår till 365 tkr och lämnar ett utrymme för datorinvesteringar på lite drygt 400 tkr.



Programverksamheten
Utrymmet för programverksamheten ökar som nämnts ovan med 1602 tkr (15,3%). Att observera är dock att principen för budgetering av programkostnader innehåller en förändring mot tidigare år såtillvida att porto- och kopieringskostnader samt tidningsprenumerationer förts ut i den mån det är möjligt från sekretariatskostnader till programkostnader. Detta är gjort för programmen specialgrupper (80 tkr), samordningsgrupper (60 tkr), kampanjer (26 tkr), medlemsvärvning (100 tkr) och insamlingsarbete (25 tkr), vilket innebär att totalt 291 tkr i porto,- tryck- och tidningskostnader förts över till dessa delprogram från sekretariatskostnader.

I detta budgetförslag finns det 475 tkr reserverat under programmet "oförutsedda utgifter" för "kostnader efter översyn av sekretariatet". I det budgetförslag sekretariatet presenterade för styrelsen på septembermötet fanns under programmet "flyktingarbete" 300 tkr, som tidigare var avsedda för Rådgivningsbyrån, för att förstärka flyktingarbetet. Ytterligare fanns ett förslag om ett projekt för rekrytering och utbildning av nya samordnare och för arbete med mr-försvarare uppgående till 175 tkr. Styrelsen beslutade på sitt septembermöte att avvakta sekretariatets organisationsöversyn innan man beslutar om verksamhet som påverkar tjänsteutrymmet. Därför valde man att ej öronmärka dessa 475 tkr för flyktingarbetet respektive samordningsgrupper utan istället lägga dessa på en särskild budgetpost "kostnader efter översyn av sekretariatet".

I övrigt föreligger följande större förändringar samt nytillkommen verksamhet vad gäller programverksamheten jämfört med budget 1999:

1. Medlemsservice (förmedling av aktionsfall till grupperna, förmedling av kampanjmaterial till grupperna)
2. Stöd till den demokratiska processen (styrelsen, sekretarfunktion, årsmötet, sekretarfunktion)
3. Förvaltning/administration (ekonomi, insamling, register, ADB)
4. Extern information (mediekontakter, landinformation, information om medlemskap i Amnesty)