Amnestys planeringscykel Underlag till styrelsemöte 27-28 september 2014

Amnestys planeringscykel

Bakgrund

Just nu arbetar vi i det näst sista året i den internationella rörelsens planeringscykel. På ICM i augusti 2015 beslutas om nästa planeringsperiod 2016-2019. Vilken cykeln blir efter detta vet vi inte, men vi hoppas att rörelsen fortsätter med fyraåriga planer. I sådana fall kommer vi att ha planer för 2020-2023 och 2024-2027.

Svenska Amnestys planering innefattar Amnesty 2016 som är för perioden 2010 - 20 maj 2016 och verksamhetsplanen för 2014-2015. Efter 20 maj 2016 har vi väldigt lite som styr vår verksamhet.

När vi började arbeta utifrån den planeringsmodell (existentiell, system och operativ nivå) som presenteras i ett annat underlag (Modell för planering, uppföljning och utvärdering) till detta styrelsemöte såg vi att det finns ett glapp i planeringen mellan de olika nivåerna. För att sekretariatet ska kunna ta ett helhetsansvar ser vi ett stort behov av en långsiktig plan. Vilka utmaningar kommer att finnas för svenska Amnesty framöver och hur ska vi möta dem? Var står vi vad gäller olika värderingsfrågor? Vad är svenska Amnesty för organisation 2027? Vad är vi för rörelse för medlemmar och aktivister 2027? Hur syns vi och hur kan vi påverka i det svenska samhället? Detta är frågor som är avgörande för hur vi planerar arbetet (planer, organisation, kompetensutveckling, etc) de närmsta fyra åren. Om vi vill göra förändringar tar det tid att ställa om en rörelse av Amnestys storlek. Av den anledningen ser vi också ett behov av att vi på internationell nivå tar fram en långsiktig plan som ger den långsiktiga vägledningen för rörelsen.

Detta underlag ger en översikt över hur vi tänker oss att svenska sektionens planeringscykel ska se ut framöver. Det finns några frågor vi på sekretariatet behöver bereda mer. Anledningen till att detta ändå kommer upp nu är behovet av att tidigt fatta beslut om en eventuell långsiktig plan så att sekretariatet kan komma igång och arbeta med den. Eftersom den långsiktiga planen hänger ihop med det övriga planerandet vill vi nu presentera helhetstänket även om det inte är helt klart. Beslutet om det blir en långsiktig plan eller ej har stor betydelse för hur vi lägger upp vår planering. Vi ser därför två övergripande scenarier - en med och en utan långsiktig plan.

Förslag framtida planeringscykel

Långsiktig plan/Amnesty 2027

Syfte: Är en vision för hur svenska Amnesty ska se ut och vara år 2027.Visar riktning på lång sikt, ger en tydlig bild åt vilket håll Amnesty ska. Ger möjlighet för sekretariatet att ha ett långsiktigt perspektiv och ta ett helhetsansvar.

Tidsperiod: En elvaårig plan (2016-2027) eftersom detta då inkluderar tre fyraårs verksamhetsplaner. Ett första utkast presenteras på årsmötet 2015. Utkastet innehåller främst frågeställningar/vägval där styrelse/sekretariat behöver årsmötets vägledning. Sen antas den på årsmötet i maj 2016. Den revideras vart fjärde år i samband med nya strategiska mål från ICM.

Innehåll:

• Omvärldsanalys

• Förutsättningar och utmaningar

• Mål på lång sikt

• Eventuella vägval och avgränsningar

• Amnestys profil i Sverige (ex vi är kända för att…,  Amnesty ska vara MR-rösten i Sverige?)

• MR-fokus. Antingen genom att ge riktigt i fokus eller bredd och kriterier för val eller genom att faktiskt visa vilka MR-områden vi ska fokusera på. Se mer nedan under Frågeställningar.

• Organisatoriska frågor kring tex demokrati, medlemmar, aktivism och  fundraising.

Beslut: Årsmötet beslutar

Medellånga verksamhetsplaner

Syfte: Utifrån den långsiktiga planen samt de globala 4-årsplanerna planera verksamheten i Sverige på medellång nivå för att underlätta den operativa planeringen. Detta förutsätter dock att vi har en långsiktig plan samt bra underlag från IS vad gäller MR-målen. Se mer nedan under Frågeställningar.

Tidsperiod: Fyraåriga planer. Utan långtidsplan behöver vi tänka 1+3 års planer eller varianter på detta. Se mer nedan under Frågeställningar.

Innehåll:

• Strategisk plan, mellan existentiell och systemnivå

• Tydlig MR-prioriteringar

• Konkreta strategier kring organisatoriska frågor såsom demokrati, medlemmar, aktivister och  fundraising.  

Beslut: Styrelsen fattar beslut men förankring sker på årsmöte och verksamhetsmöte

Operativa verksamhetsplaner

Syfte: Att sekretariatet har en tydlig plan att arbeta uitfrån i sitt vardagliga arbete

Tidsperiod: Ettåriga alternativt tvååriga planer

Innehåll: Konkreta planer kring all verksamhet

Beslut: Generalsekreteraren

Frågeställningar

Långsiktig plan eller inte

Som ni vet är detta den viktigaste frågan att fatta beslut om eftersom det påverkar även planeringscykeln.

Nackdelarna med en långsiktig plan:

• Amnestyrörelsen har ingen långsiktig plan och det kan därför krävas större korrigeringar för oss när vi går in i ny fyraårsperiod.

Fördelarna med en långsiktig plan:

• Med en bra förankringsprocess skapar vi ett större ägandeskap hos medlemmarna över vilket håll Amnesty går och vilka värderingar som styr det övriga planerandet.

• Det främjar kontinuitet och framförhållning, speciellt när planerna närmar sig slutet. Om svenska Amnesty har en långsiktig plan är det lättare för sekretariatet eftersom vi då har den planen att luta oss mot och vi kan planera och revidera på kortare tid.  

• Omställningar tar lång tid

• Det tar lång tid innan vi ser effekter och de bör därför mätas mot långsiktiga mål

• Tydligare vilka värderingar som är viktigt för oss som organisation, de tenderar inte att vara med i kortsiktiga planer. Till exempel profil

• Vi får en tydlighet i rörelsen om vilken nivå som beslutar om vad och var medlemmarna kommer in i planerandet. Vi som organisation kommer därför att lägga ner planeringsresurser på ett mer effektivt sätt.

• För sekretariatet att ta ett helhetsansvar ser vi ett stort behov av en långsiktig plan. Om vi inte har svar på dem i en långsiktig plan kommer vi att famla och behöva lyfta många frågor till styrelsen för vägledning där sekretariatet med en långsiktig plan skulle kunna lösa själv.

Plan för det första året i den internationella rörelsens plan

Om vi inte har en långtidsplan kommer vi att ha mycket lite tid för att bli klara med den svenska sektionens plan för samma tidsperiod. Om vihar en långsiktig plan är det ändå en utmaning för sekretariatet att hinna planera för 2016. Den långsiktiga planen är inte klar förrän i maj 2016 och är alltså inte klar när vi ska börja planera för perioden 2016-2019. Sekretariatet har då börjat diskutera olika varianter:

• Aternativ 1: en ettårig plan för 2016 och sedan en treårig plan för 2016-2019. Nackdelen med detta alternativ är att 2016 blir en kombination av att arbetet rullar på med eventuella förändringar efter ICM-beslutet. Det går inte att göra större förändringar utan att vänta in långtidsplanen och det finns en risk att vi känner att vi arbetar i limbo - i avvaktan på - och därmed inte tar beslut som behövs. Ytterligare en risk att vi inte arbetar helt i linje med rörelsens prioriteringar och att arbetet blir ineffektivt. Fördelen är att vi hinner planera ordentligt inför 2017 med både ICM-beslut och långtidsplan i ryggen.
  

• Alternativ 2: en fyraårig plan 2016-2019 som revideras efter årsmötet 2016. Nackdelen med detta alternativ är att kommande år blir enormt planeringstungt och att vi kommer ha svårt att hinna med. Fördelen är att vi får en fyraårig plan, kan göra större förändringar tidigare än alternativ 1 och att vi arbetar i linje med rörelsens prioriteringar.
  

• Alternativ 3: en tvåårig plan för 2016-2017 och att den sedan revideras för 2018-2019.
  Nackdelen med detta alternativ är vi inte kommer in i den föreslagna planeringscykeln och kommer att lägga ner mer tid än vad vi tänkt på planering. Liksom i alternativ ett finns också risken att vi känner att vi arbetar i limbo och därmed inte tar beslut som behövs och denna period handlar det om två år. Fördelen är att vi i alla fall får en tvåårig plan och inte en ettårig som presenteras i alternativ 1.

• Alternativ 4: en plan för 2016 och sedan en plan för 2017-2020. Nackdelen med detta alternativ är svenska Amnesty då verkar i ett planlöst tillstånd eller i en gammal plan sista året. Fördelen är att om vi har en långsiktig plan så kan vi börja arbeta med fyraårsplaner redan från början, men vi kommer då att följas av en ettårig fördröjning varje gång vi går in i en ny fyraårsperiod.

Sekretariatet arbetar nu med alternativ ett och två. Vi föredrar tydligt alternativ 2, men är osäkra på om vi klarar av det av resurs- och förankringsskäl. Vi vill titta vidare på dessa två alternativ och återkomma till styrelsens novembermöte. Alternativ tre och fyra anser vi inte vara några bra alterantiv.

MR-prioriteringar eller inte i den långsiktiga planen

En viktigt fråga att bereda vidare är huruvida den långsiktiga planen ska innehålla MR-prioriteringar eller snarare inriktning på om vi ska vara en bred MR-organisation eller prioritera en handfull frågor och i det sista fallet om i sådana fall långtidsplanen ska innehålla kriterier för hur vi prioriterar.

Nackdelen med att ha tydliga MR-prioriteringar är att det kan komma att bli många revideringar. Det kan leda till att vi inte kan vara så flexibla och reagera på omvärlden på ett effektivt sätt. En annan nackdel är att vi också fattar beslut om prioriteringar långt innan rörelsen har fattat sina. Fördelen är att vi fångar de långsiktiga och långsamma förändringarna i omvärlden och att vi därmed ser långsiktigt hur vi behöver ställa om verksamheten. En annan fördel är att det blir en tydligare profil om MR-frågorna är med och att rörelsen känner större delaktighet. Delaktigheten tänker vi dock att vi kan få till genom förankringsprocesser av den fyraåriga planen.

De operativa planerna

Vi behöver titta på de operativa planerna och tidsramen för dessa. Detta beror också på vad vi kan räkna med för underlag från IS kring MR-prioriteringarna.

Förslag till beslut:

att uppdra åt sekretariatet att utarbeta en långsiktig plan där:

• en plan för framtagande av en långsiktig plan ska vara klart till styrelsens novembermöte, där förankringsprocessen med rörelsen tydligt finns med,

• ett första diskussionsunderlag ska vara klart till styrelsens januarimöte 2015,

• ett förslag på underlag som går till årsmötet ska vara klart till styrelsens marsmöte 2015,
  
  

att uppdra till sekretariatet att på styrelsemötet i november presentera hela planeringscykeln där följande frågor har beretts:

• fyraårig plan för hela perioden 2016-19 eller plan för 2016+2017-2019,

• hur skulle en förankringsprocess kunna se ut om om vi väljer plan för 2016-2019,

• ett- eller tvåårsplaner operativa planer,

• hur återrapportering ska ske.