Riktlinjer för styrelsens forum Underlag till styrelsemöte 27-28 september 2014

Riktlinjer för styrelsens forum

Bakgrund

Mellan styrelsemötena sker sektionsstyrelsens arbete till största delen på distans. För att underlätta det arbetet har styrelsen ett onlineforum, som styrelsen, generalsekreteraren och styrelsesekreteraren har tillgång till. Styrelsens forum har fem huvudsakliga funktioner:

1. Fatta beslut mellan mötena (Per Capsulam-beslut)

2. Förbereda och underlätta möten genom att på förhand diskutera dagordningen och underlagen

3. Avsluta pågående styrelsediskussioner efter ett möte eller ta nästa steg i en fråga

4. Anmäla frånvaro från styrelsearbetet

5. Fungera som plattform för förutsättningslösa diskussioner eller för att ställa frågor till sekretariatet av enklare karaktär

I underlaget som togs fram av uppdragsgruppen som såg över styrelsens arbetsbörda under 2013 diskuterades styrelseforums roll. I underlaget framkom bland annat att vissa ledamöter upplevde osäkerhet kring vad som förväntades av dem gällande styrelseforum och att styrelseforum av flera upplevdes mer som en belastning än något som underlättade styrelsens arbete. Rekommendationen från uppdragsgruppen löd:

“12. Att styrelsen under ett styrelseår prövar använda styrelseforumet enbart för informationsutskick utan krav på handling från ledamöterna och per capsulam-beslut.

Styrelsen kan annars överväga att se över formella eller informella överenskommelser inom styrelsen för vad som krävs av var och en i samband med arbetet i styrelseforumet. Forumet bör då inte vara en källa till dåligt samvete för ledamöterna och vid styrelsemöten bör deltagarna dessutom ha läst in sig på diskussionerna på forumet så att värdefull mötestid inte behöver användas för att upprepa dessa.”

Styrelsen fortsatte att diskutera uppdragsgruppens förslag i bland annat styrelseforum, där det framkom att en stor majoritet av ledamöterna var negativa till förslaget att enbart använda forum för informationsutskick och Per Capsulam-beslut, men flera ansåg att förväntningarna på forumarbetet behövde tydliggöras. På februarimötet beslutade sedan styrelsen:

att: uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG grön ta fram nya riktlinjer kring forumanvändningen utifrån den nuvarande arbetsordningen, uppdragsgruppens rekommendationer och styrelsens kommentarer till styrelsens junimöte.

Detta underlag är en uppföljning av ovanstående beslut.

De olika funktionerna i styrelsens forum

1. Fatta beslut mellan mötena (Per Capsulam-beslut)
   

Från styrelsens arbetsordning:

”PC-beslut kan fattas i frågor

- om förtroendeuppdrag och annan delegation;

- om vidare hantering av ärenden, t ex direktiv;

- som på annat sätt är av mindre principiell vikt;

- av principiell vikt när styrelsen redan behandlat beslutsunderlaget på styrelsemöte eller när frågan är brådskande kan styrelsen fatta beslut per capsulam med hjälp av styrelsens forum.

Efter en diskussion i styrelsens forum eller på styrelsemöte föreslår ordförande ett beslut och de ordinarie ledamöterna avger sina röster på samma sätt. Per capsulam-beslut ska vara öppna minst tre dagar och efter det är beslut fattat när en majoritet av de ordinarie ledamöterna bifallit. En ordinarie ledamot som inte har avgett sin röst under de tre första dagarna anses vara frånvarande och suppleanter kliver då in i deras ställe som vid övriga beslut. Stadgarnas punkter 10.5 och 10.6 gäller även för beslut fattade per capsulam. I de fall som beskrivs under punkt 8 i denna arbetsordning har även vice ordförande möjlighet att initiera ett beslut per capsulam.

Sekretariatet upprätthåller dokumentation över på detta sätt fattade beslut. Om en ledamot motsätter sig att en fråga behandlas per capsulam flyttas frågan till styrelse. Denna form av elektronisk per capsulam är den enda form av per capsulam som styrelsen använder.”

Att kunna fatta enklare beslut i styrelseforum istället för på mötena sparar tid för styrelsen men kräver att ledamöterna är inne i styrelseforum med viss regelbundenhet. Att beslut fattas med så kort varsel som tre dagar är något vi försöker undvika, men ibland är det inte möjligt. Om så brådskande beslut behöver fattas informeras styrelsen via mejl. Alla beslut har en separat diskussionstråd där man har möjlighet att göra inlägg eller ställa frågor innan man avger sin röst. Personfrågor i samband med beslut diskuteras aldrig i styrelseforum – behöver man diskutera eller fråga kring personer är det bästa att ringa upp ordförande.

2. Förbereda och underlätta möten genom att på förhand diskutera dagordningen och underlagen

Styrelsen har många komplexa frågor på sitt bord men begränsat med tid under mötena. Genom att påbörja diskussionen kring vissa svåra frågor innan mötet underlättas planeringen av dagordningen för planeringsutskottet, som får möjlighet att ”mäta temperaturen” på styrelsen i mer kontroversiella frågor. Kvalitetssäkringen av underlagen underlättas också, eftersom vi får möjlighet att upptäcka brister i resonemang, uppmärksamma sekretariatet på frågor som inte är besvarade och så vidare. Styrelsens erfarenhet är också att kvaliteten på diskussionen på mötet höjs genom att tyngre eller mer kontroversiella frågor diskuteras i styrelseforum på förhand.

Tanken är att styrelseforum ska fungera som en underlättare, inte som en belastning. Precis som på mötena – där vissa pratar mer och andra mindre, vissa brinner för en speciell fråga medan annat engagerar mindre – är det inget krav på att göra ett visst antal diskussionsinlägg i styrelseforum och inte heller ett krav att läsa alla trådar inför ett möte. Endast en minoritet av underlagen inför ett möte brukar diskuteras i styrelseforum och den viktigaste diskussionen är alltid den som sker på mötet. Styrelsen har dock ett kollektivt ansvar för att fatta kloka beslut och att lägga ner den tid som krävs för att bereda dessa. Har man ett starkt engagemang i en viss fråga som just nu diskuteras i styrelseforum verkar det rimligt att man deltar i den diskussionen, eller åtminstone kommenterar att man har många tankar eller en stark åsikt som man vill lyfta på styrelsemötet. Att däremot förvänta sig diskussion med viss regelbundenhet för alla styrelseledamöter i alla frågor hade ökat styrelsens arbetsbörda avsevärt.

Det är också viktigt att bära i minnet att diskussionen i styrelseforum inte på något sätt är ”bindande” eller låser en fråga mot ett visst utfall eller beslut på mötet, och inte är en formell beredning. Man kan på mötet ändra sig helt från det man har argumenterat för i styrelseforum; man kan också självklart upprepa argument som har nämnts i styrelseforum. Styrelsemötet är i den meningen en helt ”ny” diskussion om samma fråga – men ofta en vassare, koncisare och mer genomtänkt diskussion än vad som hade varit fallet om frågan inte hade lyfts i styrelseforum.

Aktiviteten i styrelseforum vad gäller förberedande diskussioner ligger alltså på styrelseledamöternas eget ansvar – precis som kvaliteten på egna diskussionsinlägg och mängden tid som läggs på inläsning och förberedelser inför ett styrelsemöte.

3. Avsluta pågående styrelsediskussioner efter ett möte eller ta nästa steg i en fråga

Ibland slutar diskussionen på ett styrelsemöte i att vi behöver fortsätta diskussionen eller förbereda beslut i styrelseforum, oftast på grund av tidsbrist. Det gör vi bara när diskussionen är av den karaktären att den passar att föra i styrelseforum; exempelvis händer det ofta i samband med årsmötesförberedelser när många saker ska koordineras samtidigt.

När ett gemensamt beslut finns om att en fråga ska diskuteras i styrelseforum eller följas upp där, är det viktigt att alla i styrelsen tar sitt ansvar och aktivt följer upp diskussionen i styrelseforum. Man får gärna göra ett inlägg för att säga att man inte har en åsikt, om så är fallet. Detta för att det ska blir tydligt när styrelsen är ”klar” med frågan. Det är också viktigt att den som startade tråden eller fick i uppgift att koordinera styrelsens diskussion verkligen avslutar tråden och sammanfattar när det är dags att ta nästa steg, samt uppmärksammar planeringsutskottet på detta (om ingen annan process är beslutad).

4. Anmäla frånvaro från styrelsearbetet

I tråden ”Frånvaro” anger man om man är borta från styrelsearbetet under en längre period. Frånvaro från styrelsemöten ska alltid anmälas separat till styrelsesekreterare och ordförande.

5. Fungera som plattform för förutsättningslösa diskussioner eller för att ställa frågor till sekretariatet av enklare karaktär

Styrelseforum är också platsen för att starta diskussionstrådar kring intressanta frågor som berör Amnestys verksamhetsområde eller ställa enklare frågor till sekretariatet som inte är brådskande, exempelvis kring statusen på en viss fråga eller hur man arbetar inom ett visst område (operativa frågor kring exempelvis mötesplanering eller var man hittar ett visst dokument ställs med fördel direkt till styrelsesekreteraren). För att inte belasta mejlen och för att man i större utsträckning ska kunna välja när man vill ta del av icke-brådskande information från styrelsen, används alltid styrelseforum för detta. Ett undantag är internationella utskick som oftast kommer via mejl.

Förslag till riktlinjer för styrelsens forum

• Styrelsens ledamöter tar aktiv del i styrelsens forum och använder det för att underlätta beslut och beredning i styrelsen.

• Ledamöterna förväntas vara inne i styrelseforum minst en gång i veckan, men inte oftare än var tredje dag. Frånvaro som är längre än en vecka anmäls under tråden ”Frånvaro”.

• Sekretariatet förväntas så skyndsamt som möjligt svara på eventuella frågor från ledamöterna.

• Per capsulam-beslut ska vara öppna minst tre dagar och efter det är beslut fattat när en majoritet av de ordinarie ledamöterna bifallit. En ordinarie ledamot som inte har avgett sin röst under de tre första dagarna anses vara frånvarande och suppleanter kliver då in i deras ställe som vid övriga beslut.

• För att alla ledamöter, även de som reser, ska ha möjlighet att ta del av diskussioner som förs inför ett styrelsemöte, bör man inte göra inlägg senare än två dagar innan mötet (onsdagar när mötet börjar på en fredag och torsdagar när mötet börjar på en lördag)

• Formell beredning av beslut sker bara i styrelseforum om frågan redan diskuterats på ett möte, hänskjutits till styrelseforum från ett styrelsemöte eller är av enklare karaktär.
  

• Det är alltid hjälpsamt att tala om när man läst trådar men inte har någon åsikt, inte har funderat klart eller inte har tid för något längre inlägg, genom en kort kommentar i tråden.
  

• Den som startat en tråd har ansvar för att den avslutas eller följs upp.

Förslag till beslut:

att anta de föreslagna riktlinjerna för styrelsens forum.