Gällande styrelsenärvaro i styrelsens arbetsordning Underlag till styrelsemöte 27-28 september 2014

Gällande styrelsenärvaro i styrelsens arbetsordning

ICM 2013 antog så kallade “core standards”, vilka kan ses som minimikrav inom organisationsfrågor varje sektion måste leva upp till. Flera av av dessa lyftes vid styrelsens junimöte 2014 för diskussion i samband med översyn av styrelsens arbetsordning. Core standard 4.2 sköts på framtiden, då det skulle varit svårt för nya ledamöter att ha en åsikt och det tyvärr ej fanns tid för längre diskussion vid pågående möte. 4.2 lyder: “Whether Board meetings can be attended by phone, internet based call or video conference and, if so, whether this attendance counts”. Frågan gäller alltså huruvida närvaro vid styrelsemöten måste vara fysisk eller kan ske via distans, och att detta skall stå med i styrelsens arbetsordning.

Praxis för styrelsen har alltid varit fysisk närvaro. Den är värdefull för bra diskussioner och kloka och väl underbyggda beslut. Det blir en svår gränsdragning om annat än fysisk närvaro ska räknas. Att till exempel endast delta i beslut och inte i diskussion (genom att exempelvis maila in sin röst i förväg) är inte bra eftersom ledamoten då inte hört diskussionen och kan ha missat viktig information och viktiga perspektiv. Ska praxis ändras bör detta göras i en större diskussion.

Vinsten med att räkna även icke-fysisk närvaro skulle främst vara att göra det lättare att uppnå beslutsmässighet om många styrelseledamöter är frånvarande. Vi är dock en styrelse med mycket hög närvaro på mötena varför behovet av att räkna in ledamöter som inte närvarar fysiskt hittills inte funnits. De senaste åren har det det aldrig hänt att styrelsen inte varit beslutsmässig.

Ska ledamoten delta i diskussionen på distans krävs dessutom bra och pålitliga tekniska lösningar som vi inte nödvändigtvis alltid har tillgång till. Däremot uppmuntrar vi till att personer som inte kan vara med på mötet ändå deltar per telefon eller dylikt i specifika punkter som är viktiga för att vara uppdaterade och kanske komma med något inlägg i diskussionen, dock utan rösträtt.

Planeringsutskottet ser ingen anledning att i dagsläget ändra på hur vi ser på närvaro. Hanteringen har hittills fungerat väl och en förändring skulle kräva onödigt arbete med att hitta former för ett nytt arbetssätt vi inte i nuläget har behov av. Därför föreslår vi styrelsen att fastslå nuvarande praxis i arbetsordningen.

Förslag till beslut:

att i styrelsens arbetsordning, under punkt 17, införliva stycket: “Endast fysisk närvaro räknas som närvaro. Ledamöter är dock välkomna att delta på distans men då utan rösträtt.”