Budget för årsmötet 2001 Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2000

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 27 november 2000

Budget för årsmötet 2001

Budget för årsmötet
En slutgiltig budget för årsmötet 2001 har i skrivande stund inte kunnat tas fram eftersom vi fortfarande väntar på prisuppgifter från Destination Gotland som arrangerar resor och boende i samband med årsmötet. En preliminär prisuppgift vi fick (baserad på prisnivån år 2000) tidigare i höstas var på ca 800 kr för båtresan till Visby t o r (från Nynäshamn eller Oskarshamn), samt två nätter i dubbelrum inkl frukost. Ett möte är inplanerat den 7 december med Destination Gotland för att fastställa rese- och boendepriserna samt kostnader för måltider.

Årsmötesavgift och kostnader för måltider
Kostnaderna för årsmöteslokalen och kringkostnader för arrangemangen är däremot klara (se bilaga 1), vilket ger en möjlighet att räkna ut årsmötesavgiften. Med ett förmodat deltagarantal på 250 skulle årsmötesavgiften bli 175 kr. Kostnaderna för måltiderna är under förhandling, men bör inte överskrida 625 kr (tre luncher och två middagar), vilket skulle innebära en sammanlagd kostnad på 800 kr för årsmötesavgift och samtliga måltider.

Subventioner
I budgetförslaget 2001 ligger 100 000 kr som en avgiftssubvention för årsmötet. Sekretariatet föreslår att denna används för att subventionera kostnader för resa och boende (motsvarande det Destination Gotland erbjuder) för medlemmar som inte anser sig ha råd att åka till årsmötet. Detta skulle kunna ses som att sektionen står för en viss reseersättning, något som tidigare varit praxis, i det här fallet ingår även boendet som en extra "bonus". Deltagandet i årsmötet bör då inte bli dyrare än tidigare årsmöten. Med prisexemplet ovan där båtresa och boende skulle kosta ca 800 kr skulle den budgeterade summan räcka till att subventionera 125 medlemmars deltagande, vilket motsvarar 7 medlemmar per distrikt.

Distriktsombuden bör informeras om möjligheten att få "reseersättning" för årsmötet från sektionen och föra denna information vidare till medlemmar och grupper i distrikten. Distrikten förväntas dock i största möjliga utsträckning finansiera sina egna årsmöteskostnader.

Förslag till beslut

att fastställa årsmötesavgiften till 175 kr

att uppdra åt sekretariatet att förhandla med Destination Gorland om rese- och boendealternativ utifrån styrelsens riktlinjer

att styrelsen fattar beslut per capsulam om årsmötesbudgeten samt de olika rese- och boendealternativen så snart förhandlingarna med Destination Gotland är avslutade

att sektionen subventionerar resa och boende för behövande distrikt till en total summa av max 100 000 kr