Förslag till budget 2001 Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2000

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: Oktober 2000


Förslag till budget 2001
(10 bilagor)

1. Inledning
Det är den av årsmötet 2000 fastställda handlingsplanen för åren 2000-2004 som utgör grunden för planeringen av sektionens verksamhet. Med utgångspunkt från målsättningarna i handlingsplanen och andra aktuella årsmötes- och styrelsebeslut arbetas det fram ett budgetförslag. Budgetunderlaget utgörs av två delar: en som beskriver den föreslagna verksamheten, och en som beskriver process och struktur (budgetmanualen). Denna sammanställning utgör den förra.

1.1 Planerings- och budgetprocess
Styrelsen beslutade vid junimötet 1997 att anta D-utskottets förslag till ny planerings- och budgetprocess, som tillämpades för första gången under budgetarbetet för 1998. D-utskottet har gjort en första mindre utvärdering av den nya budgetmodellen som presenterades för styrelsen i maj 1999 och där man föreslog vissa förtydliganden och justeringar av definitioner, vilket styrelsen antog. En fortsatt översyn av budgetmodellen pågår i D-utskottet.
I stort innebär budgetmodellen, som beskrivs utförligare i budgetmanualen, att kopplingen till handlingsplanen blir tydligare, och att budgeten utformas som en långsiktig ekonomisk plan, där handlingsplanens delmål kopplas till siffror. Det görs en uppdelning av budgeten i en fast del och i två disponibla delar. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla sådana kostnader som är nödvändiga för att svenska sektionen ska kunna upprätthållas. Den första av de två disponibla delarna (disp 1) innehåller sådana kostnader, som tillsammans med de fasta, upprätthåller den nuvarande verksamhetsnivån. Det betyder att det i denna del kan ingå andra aktiviteter (ny verksamhet) än det gör just för dagen, men att verksamhetens omfattning inte ökar. Den andra av de två disponibla delarna (disp 2) omfattar all form av utökning eller extrainsatser från nuvarande nivå inom den fasta delen och disponibelt 1 och kan vara såväl ny som gammal verksamhet. Verksamheter som ligger i denna del får inte sättas igång innan man är säker på att finansiering finns.

För båda de disponibla delarna gäller att de blir disponibla först när styrelsen fattat ett sådant beslut. I budgetförslaget för det nästkommande året skall både den fasta delen och de två disponibla delarna (disp 1 och disp 2) ingå. Beslut om de disponibla delarna fattas på styrelsens möten i december, juni och september.

1.2 Handlingsplanens huvudmål

Verksamhetens inriktning
Grunden för budgeten 2000 är sektionens handlingsplan 2000-2004, fastställd av årsmötet 2000. De sex målen i handlingsplanen är:

  1. Bekämpa tortyr och dödstraffet
  2. Arbeta mot övergrepp som drabbar kvinnor
  3. Stärka asylrätten och flyktingars rättigheter
  4. Agera för människorättsförsvarare
  5. Öka aktivismen
  6. Effektivare fundraising

På styrelsemötet i juni 2000 beslutades att den fyraåriga handlingsplanen delas in i två perioder. Den första perioden avser 2001-2002 och den andra, åren 2003-2004. Större resurser kommer sättas in på respektive mål under olika perioder enligt nedanstående uppdelning:

Bekämpa tortyr och dödsstraffet: 2001-2002
- utvärdering av den första tvåårsperioden i avsikt att lägga fast strategin för 2003-2004

Arbeta mot övergrepp som drabbar kvinnor: 2001-2004
- integreras i det övriga arbetet under hela handlingsplaneperioden

Stärka asylrätten och flyktingars rättigheter: 2001-2002
- utvärdering efter den första tvåårsperioden inför det fortsatta arbetet 2003-2004

Agera för människorättsförsvarare: 2003-2004
- Amnestyfonden kommer att ha en hög nivå på biståndet till MR-försvarare under 2001-2002

Öka aktivismen: 2001-2004
- prioriterat under hela handlingsplaneperioden

Effektivare fundraising: 2001-2004
- första perioden ägnas åt att bygga upp fundraisingorganisationen

1.3 Särskilda årsmötes- och styrelsebeslut
Förutom att avspegla handlingsplanens intentioner skall verksamhetsplaneringen också omfatta övriga årsmötes- och styrelsebeslut. Ett exempel är den av styrelsen framtagna åtgärdsplanen som styrelsen beslutade om på sitt extra möte i april 1999 med anledning av Översynskommitténs 10 rekommendationer. Styrelsen kommer kontinuerligt att följa upp åtgärdsplanen och redovisa uppföljningen av Översynskommitténs tio rekommendationer till årsmötet 2001.

1.4 Sekretariatets verksamhetsplan
Sekretariatets verksamhetsplan för år 2001 utgår från handlingsplanens mål. Vad gäller mål 1, Bekämpa tortyr och dödstraffet, inleds kampanjen mot tortyr den 18 oktober 2000 och den kommer att hålla på hela 2001 . I budgeten för 2001 har 270 tkr avsatts för kampanjen.

Arbetet mot övergrepp som drabbar kvinnor kommer främst att innebära att specialgruppen och nätverket för denna fråga byggs ut. Detta syns inte beloppsmässigt i budgeten.

Beträffande mål 3, stärka asylrätten och flyktingars rättigheter, budgeteras en extra satsning till en kostnad om 300 tkr.

För projekt för ökande av aktivismen, mål 5, har 300 tkr avsatts i budgeten.

Vad gäller mål 6, effektivare fundraising, föreslås en personalförstärkning i form av en projekttjänst för att uppnå detta mål. I budget finns också kostnader om 1 030 tkr för Autogiroprojektet. Detta projektet startade under hösten 2000.

1.5 De ekonomiska ramarna
Intäkterna
Intäktsbudgetförslaget på 39 940 tkr innebär en ökning av intäkterna med 340 tkr jämfört med 2000 års budget.

En upplösning av Humanfondsreserven ger ett ytterligare budgetutrymme om 4 060 tkr.

Kostnaderna
Det är bedömningar av sektionens intäkter, samt möjligheten att använda reserver som byggts upp under tidigare år, som bestämmer kostnadsramarna för verksamheten.
Budgetförslaget för år 2001 medger ett underskott om 4 060 tkr. Detta underskott motsvaras av upplösningen av Humanfondsreserven. Kostnadsramen kommer därmed att uppgå till 44 000 tkr.

Enligt de regler som finns för beräkning av det egna kapitalet (bunden samt fri reserv) kommer reserven för år 2001 att vara ca 1,4 mkr högre än som krävs.

Med en ram på 44 000 kr och en IS-avgift på 13 880 tkr blir utrymmet för sektionsverksamheten 30 120 tkr, vilket är 4 020 tkr (15 %) högre än 2000.

1.6 Sammanfattning av budgetförslaget
Uttryckt i siffror kan budgetförslaget sammanfattas enligt följande (tkr):

Intäkter
Medlemsavgifter 12 800
Gruppavgifter 360
Försäljning 230
Prenumerationer 450
Gåvor o bidrag 25 800
Övrigt (räntor) 300
Summa intäkter 39 940

Kostnader
Programverksamhet 14 862
Personalkostnader 10 831
Sekretariatskostnader 4 427
Sektionskostnader 30 120
IS-avgift 13 880
Summa kostnader 44 000

Budgeterat resultat -4 060
Upplösning Humanfondsreserv 4 060

2. Intäkterna
Som framgår av sammanställningen ovan indelas intäkterna i sex klasser: medlemsavgifter, gruppavgifter, försäljning, prenumerationer, gåvor o bidrag samt övrigt. En sammanställning av intäktsbudgeten finns i bilaga 3 .

Sammanfattning av intäktsbudgetens innehåll
I intäktsprognosen för 2000 beräknas de totala intäkterna uppgå till ca 42,0 mkr och överstiger därmed budgeten 2000 dock med en hel del förändringar mellan de olika intäktsslagen. De största avvikelserna avser medlemsavgifter (-1 238 tkr), Gruppgåvor (+400) tkr , Hjälpfonden (+275 tkr) och Humanfonden (+4 397 tkr). Största avvikelsen är som synes utdelning från Humanfonden. I prognosen har denna prognosticerats till det belopp som Amnesty varit berättigad till om det varit utdelning i augusti.

I budgeten för 2001 budgeteras med totala intäkter på 39 940 tkr. Anledningen till att intäkterna i budgeten understiger prognosen för 2000 är att utdelning från Humanfonden budgeteras till 70 % av det beräknade utfallet i april 2000, således en försiktig budgetering.

Då styrelsen fattat beslut om att Humanfondsreserven från 1999 skall upplösas uppgår totala medel i budgeten till 44 000 tkr.

2.1 Intäktsklasserna
Medlemsavgifter
Intäkterna från medlemsavgifter, d v s antalet medlemmar, bygger på "staus quo", d v s att det prognosticerade medlemsantalet för 2000, ca 60 000, bibehålls och att vi under 2001 arbetar
med att utveckla både medlemsvärvningen och medlemsvården. Med ett förväntat bortfall på 13% innebär detta att vi ändå måste värva 7 400 nya medlemmar.

Gruppavgifter
Avgifterna från grupper baseras på 235 arbetsgrupper och 45 ungdomsgrupper.

Försäljning
Försäljningen av rapporter, övriga publikationer och Almanackan förväntas ligga under 2000 års budget. Försäljningsintäkter motsvarande 75 tkr jämfört med budget 2000 beräknas försvinna om en fullständig svensk årsrapport inte tas fram.

Prenumerationer
Intäktsslaget beräknas vara oförändrat gentemot 2000.

Gåvor och bidrag
I intäktsbudgeten för 2000 utgör denna kategori 60 % av de totala intäkterna. I budgetförslaget 2001 ökar andelen till 65 %.

Bidragen från grupper och distrikt beräknas öka jämfört med budget 2000, men ligger i nivå med utfallet 1999.
Diskussioner pågår för närvarande om ett fortsatt sponsorsamarbete med det företag som köpt upp SCA Fine Paper, men ingenting är klart och därför föreslår vi tillsvidare inga intäkter under intäktsslaget företagssamarbete .
Spontana gåvor har budgeterats något lägre än budget 2000.
Insamlingar , d v s breven till våra regelbundna givare har budgeterats till samma nivå som 2000.
AmnestyGiro , d v s gåvor via autogiro, är något högre än budget 2000, vilket beror på den autogirosatsning som startar under hösten 2000.
AmnestySupporter visar en positiv utveckling och här tror vi att intäkterna kommer att öka.
Intäkterna från Almanackan beräknas bli något lägre än budget 2000, beroende på det sjunkande antalet medlemmar.
Under Speciella insamlingsprojekt ryms aktiviteter som t ex ibladningar och inköp av adresser framförallt planerade för hösten 2001. Här räknar vi med lägre intäkter än budget 2000.
Humanfonden är år 2000, enligt tidigare styrelsebeslut, budgeterad till 70 % av det beräknade utfallet i april 2000. Den budgeterade utdelningen motsvarar 21 % av de totala intäkterna i 2001 års budget.
Hjälpfonden beskriver en fortsatt positiv utveckling, trots att våra marknadsföringsinsatser varit mycket blygsamma.

Övriga intäkter
Detta intäktsslag avser ränteintäkter och beräknas bli ca 0,3 mkr.

3. Kostnaderna
I kostnadsbudgeten sammanfattas den verksamhet som planeras för det aktuella året. Den är ett konkret, beloppssatt uttryck för hur det aktuella året skall bli ett led i genomförandet av målsättningarna i den fyraåriga handlingsplanen. En sammanställning av verksamhetsbudgeten med fördelade kostnader finns i bilaga 6. En programbudget med uppdelning i fast och dispdelar fördelade på beslutstillfällen finns i bilagorna 4 och 5.

Sammanfattning av kostnadsbudgetens innehåll
Sekretariatskostnader, personalkostnader och IS-avgift har i budgeten 2001 ökat med sammanlagt 1 715 tkr mot tidigare budget. Anledningen är en normal uppräkning av lönekostnader samt att 1,75 tjänster som tidigare redovisats som programkostnad nu redovisas som personalkostnad. Därutöver har IS-avgiften ökat med 330 tkr.

Kostnaderna för programverksamheten har ökat med 2 685 tkr. Ökningen är ett resultat av den större budgetramen 2001. Under rubriken Sektionskostnader redogöras för vilka nya satsningar som gjorts.

3.1 IS-avgiften
Den avgift som skall betalas 2001 baserar sig på genomsnittet av 1998 och 1999 års intäkter.
Under året skall 15 552 tkr betalas till IS. En reserv om 1 672 tkr skall lösas upp vilket minskar kostnaderna. Då de framtida intäkterna har budgeterats lågt behöver ingen reservering för 2003 göras.

3.2 Sektionskostnaderna
Sektionskostnaderna (programkostnader + sekretariatskostnader + personalkostnader) beräknas till 30 120 tkr, vilket är en ökning med 4 020 tkr (15 %) jämfört med 2000.

Personalkostnaderna
Personalkostnaderna budgeteras till 10 831 tkr, en ökning med ca 10 % jämfört med budget 2000. Denna summa inkluderar en uppskattad uppskrivning av lönerna samt utökat tjänsteutrymme motsvarande 1,75 tjänster. Ökning avser sådant tjänsteutrymme som de facto funnits en längre tid men i budgeten redovisats som antingen projekt eller förstärkning av tjänst. Det gäller ungdomsarbetet, registret, styrelsesekreteraren och GS-assistenten.

Sekretariatskostnaderna
Sekretariatskostnaderna beräknas öka med 363 tkr till 4 092 tkr. Ökningen beror på att 300 tkr avsatts för en ny projekttjänst alternativt för inköp av konsulttjänster inom IT-området.

Investeringar 2001
Från och med 1997 har man kortat ner avskrivningstiden på inventarier för att bättre motsvara den ekonomiska livslängden. 2000 års budgetförslag uppgår till 335 tkr och lämnar ett utrymme för datorinvesteringar på lite drygt 400 tkr.

Programverksamheten
Utrymmet för programverksamheten ökar som nämnts ovan med 2 685 tkr (22 %).
Nedan redovisas större förändringar samt nytillkommen verksamhet jämfört med budget 2000:

*Kostnaderna för kampanjer ökar i samband med kampanjen mot tortyr (150 tkr).
*Avgiften till EU-föreningen (lobby) har höjts med 25 % till 385 tkr.
*För flyktingarbete har ytterligare 300 tkr avsatts. Beloppet kan användas för avgift till Rådgivningsbyrån eller för annat flyktingarbete.
*Vad gäller arbetsgrupper har tillkommit kostnader för uppdatering av material (60 tkr) samt kostnader för projekt för ökad aktivism (300 tkr).
*En satsning görs på medlemsutbildning aveende nya utbildningar och nytt material.
*För Region Väst görs en satsning på ett frivilligprojekt. Kostnaderna för detta uppgår till 175 tkr.
*För stöd till den internationella rörelsen har 200 tkr avsatts.
*Kostnaderna för personalutbildningen föreslås öka med 100 tkr.
*Översynen av sekretariatet är nu klar och några kostnader har därför inte budgeterats. Föregående år avsattes 475 tkr för denna översyn.
*Ingen fullständig översättning av årsrapporten har budgeterats. Kostnaderna för översättning och produktion minskas därför med 230 tkr.
*Nytt material och grafisk manual föreslås tas fram för att användas vid Amnestys marknadsföring.
*Ökade kostnader för medlemsvärvning och insamling. Dessa innefattar ett autogiroprojekt samt kostnader för telemarketing.
*En projekttjänst föreslås inom området fundraising (autogiroprojektet)
*Amnesty Press får en snyggare layout, kostnad 165 tkr.

Fast / disponibelt efter beslut
Vid bedömning av vad som är basverksamhet och vad som skall ses som disponibelt har sekretariatet utgått från ett styrelsebeslut från juni 1998 om fast verksamhet. Följande fyra områden definierades som fast del:
  1. Medlemsservice (förmedling av aktionsfall till grupperna, förmedling av kampanjmaterial till grupperna)
  2. Stöd till den demokratiska processen (styrelsen, sekretarfunktion, årsmötet, sekretarfunktion)
  3. Förvaltning/administration (ekonomi, insamling, register, ADB)
  4. Extern information (mediekontakter, landinformation, information om medlemskap i Amnesty)

Vi har gjort bedömningen att det går åt ca 7,5 tjänster för att upprätthålla "kärnverksamheten". Eftersom den fasta budgeten avser den grundläggande verksamheten kommer den att vara i stort densamma år från år. Genom att fastställa vad som skall anses utgöra sektionens fasta budget kan också budgetarbetet mer koncentras på den verksamhet som är avgörande för den allmänna inriktningen. Det finns dock verksamhet som
definitionsmässigt är disponibel, men i praktiken fungerar som fast verksamhet under verksamhetsåret och om vilken beslut måste fattas i god tid innan budgeten tas. Styrelsen fattade beslut om sådan verksamhet på junimötet enligt förteckningen nedan.

Kortkampanjen
Amnesty Press
EU-föreningen
Årsrapporten
Almanackan
Medlemsvärvning
Personal (riktlinjer för bemanning)


4. Intäkternas och kostnadernas utveckling

4.1 Intäkterna (bilaga 8)
De senaste åren har intäkterna ökat rejält tack vare Humanfonden. 1998 ökade intäkterna med 4,8% och för första gången i svenska sektionens historia fick vi intäkter på över 40 mkr. 1999 ökade intäkterna med hela 6,6 %.

Enligt prognosen för 2000 kommer intäkterna att minska med ca 2,5 % jämfört med 1999.
En intäktsbudget för 2001 på 39,9 mkr innebär en minskning med 4,9 % jämfört med prognosen för 2000, och en minskning med 7,2 % jämfört med utfallet 1999. Orsaken till detta är framförallt en försiktig budgetering av Humanfonden. En försiktighet vid budgetering av Humanfonden kan vara påkallad, exempelvis minskade den tänkta utdelningen från augusti till september 2000 med 645 tkr till följd av att börsen gick ner.

4.2 Kostnaderna (bilaga 9)
Kostnaderna låg under perioden 1986 till 1996 i genomsnitt ca 300 tkr under intäkterna.
1998 var kostnaderna ca 1,6 mkr lägre än intäkterna och 1999 var kostnaderna 4,7 Mkr lägre än kostnaderna.

Hur kostnaderna fördelats över åren på IS-avgift, personalkostnader, sekretariatskostnader och programkostnader framgår av bilagan.

5. Sektionens reserver (bilaga 10)
Sektionens egna kapital består av två delar, bundna och fria reserver. Till de bundna reserverna räknas Humanfondsreserven. Den totala reserven skall enligt styrelsebeslut från maj 1998 följa den internationella normen. Denna säger att reserven skall uppgå till 75% av budgeterade personalkostnader och 25% av övriga kostnader, vilket tolkas som sekretariatskostnader inklusive avskrivningar. Den bundna reserven ska vara 13% av de budgeterade totala kostnaderna. Den ingående reserven 2000 uppgick till 15 924 tkr (bilaga 10). Budgetförslaget för 2001 innebär att den totala reserven skall uppgå till 9 230 tkr, varav den bundna reserven skall vara 5 720 tkr. Om resultatet för 2000 slutar på -1 238 tkr innebär det att reserven 2001 är 1 396 tkr högre än "minimibeloppet".

Vid beräkningen av storleken på "överreserven" har tagits hänsyn till att styrelsen år 2000 beslutat om att reserverna får tas i anspråk för autogiroprojektet samt inspelning av en informationsfilm. Kostnaderna för detta uppgår till 1 238 tkr och ingår inte i budgeten för år 2000. Prognosen för 2000 visar att reserverna inte behöver tas i anspråk för att täcka dessa kostnader. Eventuellt kommer en del av kostnaderna för autogiroprojektet som skulla belasta 2000 istället att kostnadsföras 2001 (ej budgeterad del). Därmed skulle reserverna eventuellt behöva användas detta år.


Bilagor

1. Ekonomisk rapport till och med andra tertialet 2000 med tillhörande underbilagor
2. Budget 2001 - sammanfattning
3. Intäktsbudget 2001
4. Ekonomisk verksamhetsplan för år 2001
5. Programbudget 2001
6. Budget 2001 med fördelade programkostnader
7. Sekretariatets verksamhetsplan 2001, kort version
8. Intäkter 1985 - 2001
9. Sammanställning kostnadsslag 1986 - 2001
10. Eget kapital och reservens storlek