Protokoll från sektionens budgetmöte den 11 november 2000 Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2000

Protokoll från sektionens budgetmöte den 11 november 2000

1. Välkomsthälsning
Mötet öppnas av sektionens kassör Henrik Zetterqvist som hälsar mötesdeltagarna välkomna.

2. Presentation av mötesdeltagarna
Enligt bifogad deltagarförteckning.

3. Val av mötesordförande, -sekreterare och justerare
Till mötesordförande väljs Gabi Björsson.

Gabi Björsson inleder med att återge årsmötesbeslutet från 1985 om att inrätta ett årligen återkommande budgetmöte i svenska sektionen och poängterar bugetmötets roll i processen att förankra styrelsens budgetförslag i rörelsen. Budgetmötet är rådgivande och ger styrelsen rekommendationer. Gabi Björsson påpekar slutligen vikten av att ha roligt även när man diskuterar budgetfrågor!

Till mötessekreterare väljs Dan Grundin och till justerare Rafael Luna.

4. Fastställande av dagordning
Dagordningen godkänns enligt liggande förslag.

5. Den svenska sektionens utveckling och status
Ekonomisk historia
Henrik Zetterqvist redogör för utvecklingen av antalet medlemmar och intäkter sedan 1988. Under denna period ökade antalet medlemmar fram till 1996 för att därefter sjunka, de totala intäkterna däremot har hela tiden ökat. Vad gäller kostnaderna kan man notera att programkostnaderna ökat de senaste 10 åren, liksom personalkostnaderna, däremot har sekretariatskostnaderna legat på i stort sett en oförändrad nivå.

Tertialrapport
Jörgen Persson redogör för de prognosticerade intäkterna och kostnaderna för 2000 utifrån den senaste tertialrapporten. Allt pekar på att sektionen kommer att redovisa ett överskott vid årsskiftet, men storleken på detta kommer att bero på Humanfondens utveckling. Under året har vissa beslut fattats av sektionsstyrelsen som inneburit att medel tagits ur sektionens reserver. Sådana kostnader utanför budget gällde MR-undervisning (framtagande av en informationsfilm om Amnesty), Utveckling AI (stöd till Sierra Leone) och sektionens satsning på medlemskap och bidrag via autogiro. Av kostnader som inte når budget bör särskilt nämnas kostnader i samband med översynen av sekretariatets organisation. I detta sammanhang ställer Rafael Luna frågan om hur flyktingarbetet budgeterats 2001, varpå Henrik Zetterqvist och Christian Gräslund redogör för de resurser motsvarande 300 tkr som budgeterats för en förstärkning av sektionens flyktingarbete. Resurser som också är kopplade till frågan om årsmötesbeslutet om Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar.

Kassörens kommentar
I stora drag ser utvecklingen ut så att intäkterna från avgifter och försäljning minskar, medan intäkterna från gåvor och bidrag ökar. Ser man närmare på denna ökning beror den främst på Human- och Hjälpfonden, flera andra gåvointäktsslag minskar. Att utveckla arbetet med fundraising blir därför allt viktigare. Resurser kommer att satsas 2001 enligt den antagna fundraisingstrategin.

Denna punkt väcker en rad frågor från mötet:

- Varför har WANTED-kampanjen 2000 givit så lite intäkter? På detta svarar Jörgen Persson att kampanjen varit så integrerad i andra medlemsvärvnings- och insamlingsaktiviteter att det varit svårt att fördela intäkterna på de olika intäktsslagen. Det är alltså snarast en redovisningsfråga.

- Varför har så lite intäkter hittills influtit på intäktsslaget Speciella insamlingsprojekt? Dan Grundin förklarar att detta intäktsslag i första hand avser det stora utskick på inköpta adresser som görs i november varje år. Här kommer alltså intäkterna att öka vid årsslutet.

Budgetmötet konstaterar att givarbreven (under intäktsslaget insamlingsaktioner) går något bättre än i fjol, men inte lika bra som för några år sedan. En viss intern konkurrens vad gäller de olika intäktsslagen förekommer med all säkerhet om man betänker att snittgåvan från Humanfonden är ca 1 000 kr per år och sparare, och att antalet sparare ökat de senaste åren. Vidare konstateras att autogiro och testamenten verkar vara framtidsområden när det gäller insamling.

Bo Lindblom menar att beslutet om sänkning av gruppavgiften till sektionen från 1996 de facto inneburit att den lokala insamlingen har minskat, vilket också innebär att "PR-arbetet" minskat, d v s Amnestys kontaktytor med lokalsamhället. Detta föranleder budgetmötet att vid sittande bord göra en kort inventering av situationen i distrikten:

Mälardalen: Mindre utåtriktade aktiviteter, ungdomsgrupperna dock aktiva.

Gästrikland/Dalarna: Svårt att säga för hela distriktet. I Ingrid Johanssons hemort Borlänge har aktiviteterna inte minskat.

Bohuslän/Älvsborg: Aktiviteterna har minskat i takt med att antalet aktiva minskat.

Uppsala: Tror på att utveckla nya insamlingsmetoder, bössinsamling ineffektiv insamlingsmetod.

Göteborg: Gruppernas utåtriktade arbete och betalningsförmåga varierar mycket inom distriktet.

Stockholm: Liknande situation som i Göteborg, grupperna fungerar olika.

Skaraborg: Låg distriktsavgift, många tycker det är "genant" att skramla bössa, andra aktiviteter som t ex loppmarknader fungerar bättre.

Västerbotten: Varierar från grupp till grupp, men Maria Lindgren tror att den tidigare högre gruppavgiften fungerade som en sporre för insamling.

Henrik Zetterqvist påpekar vikten av lokal insamling för svenska Amnesty.

David Langlet hänvisar till årsmötesbeslut om att utreda frågan om gruppavgiftens storlek och menar att ett visst mått av tvång förmodligen försvann när den obligatoriska gruppavgiften till sektionen minskades och ersattes av en mer eller mindre "valfri" distriktavgift". Det är viktigt att hitta alternativ till bössinsamling. Hur insamlingsarbetet än bedrivs i distrikten är det viktiga dock att grupperna ägnar sig åt utåtriktat arbete.

Rafael Luna menar att låg distriktsavgift leder till låg distriktsaktivitet.

Hanna Roberts påpekar att distrikten är olika och har olika förutsättningar. Frågan om distriktens ekonomiska och juridiska status utreds av B- och C-utskotten och kan också komma att påverkas av DUGs arbete. Styrelsen kommer förmodligen inte att föreslå en återgång till tidigare gruppavgiftssystem, utan en lösning som är mer distriktsanpassad.

Bo Lindblom menar att David Langlets synpunkter är viktiga, men att bössinsamling borde vara naturligt för de aktiva medlemmarna. Det är allas ansvar att bidra ekonomiskt och Bo Lindblom anser att vi bör "höja tonen" mot medlemmarna i den frågan.

Rafael Luna påpekar att årsmötesbeslutet i Göteborg 1996 resulterat i att mindre pengar samlas in i distrikten.

Christian Gräslund menar att insamlingsarbetet i grupperna förmodligen inte förändrats under de senaste tio åren, utan problemet är att antalet grupper har minskat, med minskade intäkter för sektionen som följd.

6. Amnestyfonden
Gabi Björsson inleder denna punkt med att förklara att förra budgetmötet uttryckte önskemål om Amnestyfondens närvaro på budgetmötet. Därpå redovisar Anna-Karin Wesslenius Amnestyfondens ekonomi enligt utdelat underlag. Carlos Figueredo förklarar att Amnestyfondens policy alltid varit att få ut pengar så fort som möjligt till olika projekt, men att Amnestyfondens resurser tack vare Radiohjälpsinsamlingen ökat och därmed behovet av en mer långsiktig ekonomisk planering.

7. Granskningskommitténs rapport
Jan Nygren presenterar Granskningskommitténs (GK) rapport enligt underlag. GKs huvudsynpunkter är följande:
- Upplösningen av Humanfondsreserven 2001 är för stor med tanke på börsutvecklingen i år. I år har Humanfonden för första gången ett utfall som är sämre än börsindex. Vi vet inte hur detta kommer att påverka våra Humanfondssparare.
- Utfallet av WANTED-kampanjen måste analyseras.
- Arbetet i utskotten, och framför allt i C-utskottet, måste förbättras.

På den sista punkten svarar Hanna Roberts att C-utskottets arbete visserligen kommit igång sent, men att övriga utskott kommit igång enligt tidsplanen, vilket dock innebär att utskottens arbete kommer igång först i september, vilket är sent. Styrelsen kommer dels att lägga fram ett förslag utifrån DUGs arbete, dels föreslå att utskotten i framtiden formeras redan i samband med årsmötet.

Henrik Zetterqvist visar Humanfondens och börsens utveckling i år och förklarar hur Humanfondsreserven bör användas enligt styrelsen.

Rafael Luna påpekar att den sommarturné 2001 som omnämns i GKs rapport inte blir av, vilket förklaras av att GK baserat sin rapport på det förslag som låg till grund inför AU och styrelsemötet i september då sommarturnén ännu var en av de föreslagna aktiviteterna.

8. Presentation av årets budgetförslag
Henrik Zetterqvist redogör övergripande för förslaget till budget och jämför med budget och prognos för år 2000. Följande programområden har prioriterats i budgeten 2001: Kampanjer och aktioner, lobbyarbetet (EU-föreningen), flyktingarbetet, arbetsgrupper, medlemsutbildning, Region väst (frivilligprojekt), stöd till den internationella rörelsen, Amnesty Press samt fundrasing (medlemsvärvning, insamling, medlems- och givarvård). Henrik Zetterqvist visar också vilka kostnader i sektionens budget som är att betrakta som "fasta" i den betydelsen att de avser löpande verksamhet eller verksamhet som styrelsen fattat beslut om vid tidigare tillfälle (junimötet).

Carlos Figueredo frågar styrelsen hur man hanterar det faktum att IS-avgiftens värde beror på förhållandet mellan den svenska kronan och det brittiska pundet. Styrelsen har ingen strategi för detta, men frågan kommer med all säkerhet att beröras på det internationella kassörsmötet i Holland i slutet av november.

9. Budget för år 2001
9.1.1 Intäkter och kostnader för intäkternas förvärvande
Maria Ros inleder med att visa på de ambitiösa målen i sektionens handlingsplan vad gäller fundraising. 2001 kommer att bli ett år då vi satsar resurser för att bygga en plattform för det fortsatta arbetet, som ska generera intäkter främst fr o m 2002.

Miriam Isaksson redogör för medlemsutvecklingen de senaste åren. Målet för 2001 är att bromsa den nedåtgående trenden och behålla medlemsantalet på årets nivå, en nog så svår uppgift. En satsning på medlemskap via autogiro och medlems- och givarvård görs för att minska bortfallet av medlemmar. Andra nya satsningar rör telemarketing, fundraising via internet, medlem-värvar-medlem och "direktvärvning" (direct dialogue). Nya medlemsvärvningsaktiviteter måste utvecklas, bl a mot bakgrund att vi får allt mindre gratis annonsutrymme i samband med våra kampanjer. Sekretariatet kommer under 2001 även att ta fram en grafisk manual, som innebär ny- och omtryck av vårt material.

Maria Ros redogör för sektionens insamlingsarbete. Under 2001 förväntas inga större ökningar av intäkterna vad gäller gåvor och bidrag, under året ska framför allt basverksamheten för de långsiktiga satsningarna byggas upp. Dock kommer mer resurser att läggas på utformningen av givarbreven, budgeten för nyvärvning av givare har ökats. Dessutom beräknas satsningen på autogiro och medlems- och givarvård på sikt öka intäkterna även för gåvor och bidrag. I det arbetet ingår en del marknadsundersökningar. Utöver detta finns i budgetförslaget resurser för en projekttjänst som kommer att arbeta med att utveckla sponsring och kontakter med företag. Arbetet med AmnestySupporter (autogiro för företag) ges mer resurser.

9.1.2 Diskussion kring intäkter och kostnader för intäkternas förvärvande
Den efterföljande diskussionen handlar om den tidigare föreslagna sommarturnén och hur idéer från detta projekt skulle kunna föras ut i distrikten för aktiviteter på distriktsnivå.

9.2.1 Presentation av verksamheten/kostnaderna
Eva Ingemarsson presenterar aktivistteamets programverksamhet 2001 och uppmärksammar de områden som kommer att ges utökade resurser. Dessa är kampanjer och aktioner, mr-försvarare, specialgrupper, arbetsgrupper, distrikt, samordningar, medlemsutbildning, och ungdomsarbetet. Dessutom har resurser lagts in i budget för att uppmärksamma Amnestys 40-årsdag samt öka aktiviteterna i samband med Amnestyveckan.

David Langlet och Torbjörn Söderberg ställer frågor om budgeten för medlemsutbildning. Eva Ingemarsson förklarar att utbildningar ibland måste ställas in, oftast p g a för få anmälningar, vilket medfört att medlemsutbildningen inte utnyttjat alla budgeterade resurser.

Anna Olsson påpekar att distrikten måste bli bättre på att marknadsföra de utbildningar som anordnas i sektionen.

Torbjörn Söderberg menar att detta är en fråga som hänger ihop med rekryteringen av aktiva medlemmar, som måste integreras mer i distriktens kampanjarbete.

Gull-Britt Johnsson tror att det låga deltagandet i vissa typer av utbildningar hänger ihop med den dåliga ekonomin i vissa distrikt.

Magnus Killander presenterar informationsteamets programverksamhet 2001 och redogör för de områden som omfattas av större förändringar:
- EU-avgiften kommer nästa år att öka med 25% efter beslut av Amnestys EU-förening.
- Extra resurser motsvarande 300 tkr kommer att satsas på sektionens flyktingarbete.
- Årsrapporten kommer ej att översättas i sin helhet nästa år. Istället kommer en kortare sammanfattning ges ut på svenska. På nätet kommer ingresserna till landavsnitten finnas översatta till svenska.
- Amnesty Press kommer att ges ökade resurser för att förbättra både utseende och innehåll.

Jörgen Persson presenterar sekretariatskostnaderna 2001 där den största förändringen är att ytterligare 300 tkr tillförts IT-området. Personalkostnaderna har ökat p g a att ytterligare 1,75 tjänster skapats som fast tjänsteutrymme fr o m årskiftet. Det rör sig om kostnader som tidigare definierats som projekt- och timanställningar och då redovisats som programkostnader. I budgetförslaget redovisas dessa nu som personalkostnader.

9.2.2 Sektionens ekonomiska reserver
Jörgen Persson redogör för sektionens reserver. Henrik Zetterqvist noterar att sektionens reserver vid årsskiftet kommer att vara större än de behöver vara och påpekar att det är viktigt att pengarna används i verksamheten och inte läggs på hög i sektionens reserver.

9.2.3. Val av ny justerare
Gabi Björsson avbryter tillfälligtvis mötet eftersom Rafael Luna, som valts till justerare för mötesprotokollet, inte kan delta hela mötet. Budgetmötet beslutar välja Ingrid Johansson som ny justerare.

9.2.4 Diskussion kring kostnaderna
Ingrid Johansson ber om ett förtydligande av resurserna till flyktingarbetet. Magnus Killander förklarar att frågan om resurser till flyktingarbetet nästa år hänger samman med årsmötesbeslutet att aktualisera frågan om Amnestys medlemskap i Rådgivningbyrån. Amnestys bidrag till Rådgivningsbyrån var tidigare 300 tkr.

Jan Nygren konstaterar att det varit en hög personalomsättning på sekretariatet och frågar vilka satsningar som görs på personalvård. Hanna Roberts och Torbjörn Söderberg redogör för de ökade satsningarna på friskvård och personalutbildning.

Gabi Björsson ber styrelsen redogöra hur de pengar som ursprungligen föreslagits för sommarturnén 2001 omfördelats i det nuvarande förslaget. Hanna Roberts svarar att sommarturnén existerade som ett av många förslag från sekretariatet till styrelsens septembermöte, men att den ströks i styrelsens slutliga förslag. Förslag som lyfts in i budgeten är bl a 300 tkr för att öka aktivismen, 150 tkr för ett frivilligprojekt i Region väst, samt 200 tkr för stöd till den internationella rörelsen.

Bo Lindblom frågar om det finns utrymme att sprida den engelska årsrapporten mer när en svensk fullständig årsrapport inte kommer att säljas. Magnus Killander svarar att budgetförslaget medger ett viss utrymme att beställa in fler exemplar av den engelska årsrapporten. Henrik Zetterqvist menar att sekretariatet bör titta på detta.

Hanna Roberts förklarar varför hittills ingenting lagts in i budget för aktivistcentret i Skåne-Blekinge. Diskussioner har påbörjats med distriktet, men inga beslut om finansiering har ännu fattats. Hanna Roberts informerar också budgetmötet om att Översynskommitténs rekommendation nr 10, som handlar om svenska Amnestys historia, kan komma att innebära kostnader under 2001. Dessa är ännu inte budgeterade.

Ingrid Johansson undrar om det kommer att satsas mindre på ungdomsarbetet 2001. Dan Grundin förklarar att det tvärtom kommer att satsas mer, men att de resurser för en projkettjänst (motsvarande 150 tkr) som tidigare redovisats under programmet ungdomsarbete nu ligger inom personalkostnaderna, därav de skenbart minskade resurserna för programmet ungdomsarbete.

Gabi Björsson frågar om frånvaron av rekommendationer från budgetmötet ska tolkas så att sekretariatet och styrelsen tagit fram det ultimata budgetförslaget.

Bo Lindblom menar att det är en rimlig budget och att det är bra att iaktta en viss försiktighet när det gäller intäkterna från Humanfonden.

Stig Johnell tycker det är bra att budgeten speglar en satsning på ökad aktivism och effektivare fundraising.

Jan Nygren instämmer i vad som sagts om försiktighet vad gäller Humanfonden.

Torbjörn Söderberg menar att kopplingarna till handlingsplanen skulle kunna göras ännu tydligare, men att styrelsen kommit en bit på väg.

Jan Nygren framför önskemål om en mer långsiktig ekonomisk översikt som omfattar hela handlingsplaneperioden av det slag Amnestyfonden presenterat.

10. Sammanställning av budgetmötets förslag till styrelsen
Gabi Björsson noterar att inga förslag kommit från budgetmötet som innebär konkreta förändringar i styrelsens förslag till budget 2001. Däremot vill budgetmötet rekommendera styrelsen att

1) se till att positiva idéer kring den tidigare föreslagna sommarturnén 2001 förmedlas till distrikten till stöd för aktiviteter på distriktsnivå

2) försäkra sig om att den engelska årsrapporten finns tillgängling för medlemmar och allmänhet nu när den inte översätts till svenska i sin helhet

11. Övriga frågor
Hanna Roberts flaggar för det nationella mandatmötet den 9 december, DUG-seminariet den 20 januari 2001 samt årsmötet i Visby 4-6 maj 2001 och uppmanar distrikten att aktivt delta i dessa möten.

12. Utvärdering
Ett formulär för skriftlig utvärdering av årets budgetmöte delas ut.

13. Mötets avslutning
Gabi Björsson avslutar budgetmötet år 2000.





Dan Grundin Gabi Björsson Ingrid Johansson
Sekreterare Ordförande Justerare



Deltagare på budgetmötet 2000

Namn Representerar
1 Henrik Zetterqvist Styrelsen (kassör), D-utskottet
2 David Langlet Styrelsen
3 Hanna Roberts Styrelsen (ordförande)
4 Maria Eklund Styrelsen, B-utskottet
5 Christian Gräslund Styrelsen, A-utskottet
6 Nicklas Liss-Larsson Styrelsen, C-utskottet
7 Gabi Björsson Stockholm, D-utskottet
8 Jörgen Persson Sekretariatet (ekonomiansvarig)
9 Dan Grundin Sekretariatet
10 Eva Ingemarsson Sekretariatet
11 Maria Ros Sekretariatet
12 Miriam Isaksson Sekretariatet
13 Magnus Killander Sekretariatet
14 Birgitta Grind Granskningskommittén
15 Jan Nygren Granskningskommittén
16 Maria Lindgren Västerbotten
17 Maj-Britt Vianden Södra Norrland
18 Rafael Luna Mälardalen
19 Gunnar Jansson Älvsborg/Bohuslän
20 Anja Andersson Göteborg
21 Ingrid Johansson Gästrikland/Dalarna
22 Anna OLsson Uppsala
23 Gull-Britt Johnsson Skaraborg
24 Anna-Karin Wesslenius Amnestyfonden
25 Carlos Figueredo Amnestyfonden
26 Stig Johnell Stockholm
27 Elisabeth Meurling Stockholm
28 Bo Lindblom Halland
29 Torbjörn Söderberg Styrelsen