Rapport om utlokalisering Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 1995

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet / Maria Jonsson
Datum: 1995 11 22

Rapport om utlokalisering

Bakgrund
Styrelsen beslutade vid styrelsemötet den 23-24 september 1995:
att uppdra åt sekretariatet, i samarbete med C-utskottet, att till styrelsens decembermöte
göra en översyn av vilken verksamhet som lämpar sig för utlokalisering och var denna
verksamhet i sådana fall bäst skall bedrivas.

Idag har sekretariatet 33 personer anställda på olika funktioner. Tre funktioner är placerade
utanför sekretariatet. De är regionsamordnaren i region Väst, försäljning i Malmö och
Pådraget i Laholm.

Kriterier
För att en utlokalisering ska vara lämplig bör vissa kriterier vara uppfyllda, så som att:

1. Skapa mervärde

En utlokalisering ska medföra ett mervärde för organisationen och dess medlemmar.
Mervärdet kan vara att få en bemannad lokal som blir en samlingspunkt på orten. Det lokala
kontoret ger ett ansikte åt Amnestys verksamhet på orten. Att ha denna lokala aktivitet gör det
lättare att nå såväl aktiva och stödjande som icke medlemmar. En utlokalisering möjliggör även
lättare en anställning från ALU samt gör det lättare att knyta till sig och aktivera frivilliga på
kontoren.

2. Ett visst mått av oberoende bör finnas

Att ha en tjänst utlokaliserad förutsätter att den till dels är oberoende av övrig verksamhet.
Endast verksamhet som ej kräver dagligt samarbete med kollegor eller med chefer är lämpliga
att utlokalisera. Tjänster som är antingen rena interna servicefunktioner eller som är en integrerad
del av ett större arbete är idag svåra att utlokalisera.

3. Ej skapa dubbelarbete

En utlokalisering får ej medföra att arbete utförs dubbelt d v s att två personer gör samma sak
på två olika platser för att båda måste ha tillgång till något t ex ett register.

4. Vara ekonomiskt möjligt/lönsamt

En utlokalisering bör vara ekonomisk lönsam eller åtminstone självbärande. En jämförelse av de extrakostnader som uppstår om man inrättar flera kontor med teknisk utrustning kontra att samordna
arbetet på ett ställe bör göras.

5. Vara organisatoriskt möjligt

Att inrätta verksamheter och tjänster på flera platser medför vissa rent organisatoriska
konsekvenser. Vem leder arbetet? Ska de utlokaliserade tjänsterna innefattas i den ordinarie
organisationen i en avdelning? Det fördelaktiga i dagsläget är att sekretariatet är arbetsgivaren
och att tjänsten insorteras i en av de nuvarande avdelningarna på sekretariatet.

Verksamheter möjliga att utlokalisera
Efter att ha gått igenom nuvarande verksamheter och tjänster på sekretariatet har vi kommit fram
till att följande funktioner kan vara möjliga att utlokalisera idag.


Amnestyfonden Amnestyfonden är en till stor del oberoende verksamhet som kan utlokaliseras om det praktiskt görs möjligt. Den nuvarande tjänsten på Amnestyfonden är idag rent administrativt inordnad i programavdelningen av
främst informationspraktiska skäl. Beslut avseende fonden fattas av
fondstyrelsen.

Amnesty Press Amnesty Press ska bl a granska sektionens arbete och är administrativt
inordnat i programavdelningen. Detta arbete kan ekonomiskt och
organisatoriskt göras på annan plats än nuvarande. Viss praktisk information
och deltagande i vardagen på sekretariatet försvåras dock. Men eftersom
redaktörerna arbetar självständigt till stor del är det en tänkbar verksamhet att
utlokalisera enligt ovan nämnda kriterier.

Försäljning Denna verksamhet är redan utlokaliserad till Malmö.


Pådraget Denna verksamhet är redan utlokaliserad till Laholm. Nästa år kommer dock innehavaren av tjänsten att gå i pension, vilket kan innebära att denna verksamhet kan flyttas till annan plats, fortsatt skild från sekretariatet.

Kortkampanjen Produktion av kortkampanjen sköts för närvarande av en person på arvodesbasis. Denna skulle eventuellt tillsammans med Pådraget kunna
utlokaliseras.

Regionsamordning Denna verksamhet bedrivs i Göteborg just för att verka i regionen, och bör fortsätta på liknande sätt.

I framtiden, i samband med att en organisationsöversyn och aktivistutredning görs, bör även nyanställning på regionalnivå diskuteras. Att bygga upp ett nytt nätverk av samordnare inom sektionen kan vara ett effektivt sätt att få mervärden som att t ex öka effektiviteten, få en samlingslokal samt ett ansikte utåt. Dessutom bör man varje gång som en ny tjänst skapas överväga att utlokalisera tjänsten. Vid varje utlokalisering bör inledningsvis en samfinansiering och ledning finnas mellan sekretariat och lokal ledning.

Lämpliga platser att utlokalisera verksamhet till
I ovan nämnda uppdrag från styrelsen efterfrågas även var eventuell utlokalisering på bästa sätt kan bedrivas. Detta beror på vilken typ av verksamhet och vilka förutsättningar som finns.
Vid val av eventuell placering hänvisas till de kriterier som ovan redovisats. Idag finns, bemannade av anställda, lokala kontor i Malmö och Göteborg. Ett alternativ vid eventuell utlokalisering är att placera tjänsten/tjänsterna i de nu befintliga lokalerna.

Beakta vid beslut
När en utlokalisering ska genomföras måste klara direktiv för verksamheten tas fram. I dessa direktiv ska framgå verksamhetens syfte och mål, finnas en beskrivning över verksamheten och dess arbetsuppgifter, vem som är arbetsgivare samt vem som leder den anställdes arbetsuppgifter.

Bland de funktioner som bedömts möjliga att utlokalisera och dem som redan är utlokaliserade finns Pådraget. Innehavaren av tjänsten för Pådraget går i pension i juli 1996. Möjligen vore det tänkbart att i samband med det flytta produktionen av Pådraget till annan ort. Innan beslut om detta fattas bör samråd ske med det distrikt eller den region dit verksamheten kan förläggas.