Inför årsmötet 1996 Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 1995

Till: styrelsen
Från: sekretariatet / Eva Hellström



ÅRSMÖTET 1996 I GÖTEBORG


På styrelsens möte den 2-3 december ska beslut fattas om tidplan för styrelsens årsmötesförberedelser, om
kallelse och avgifter, samt om direktiv för distriktens och samordningarnas verksamhetsberättelser.
Dessutom skall styrelsen fatta beslut om förslaget till revidering av årsmöteshandbok och arbetsordning.
Detta för att kunna sprida ut arbetet med att trycka årsmöteshandlingar så att inte allt arbete koncentreras till
mars månad.


Bilaga 1: Tidplan för styrelsens årsmötesförberedelser

        Förslag till beslut:
        att fastställa tidsschema för styrelsens årsmöteförberedelser enligt förslaget


Bilaga 2: Kallelse och avgifter
        Styrelsen skall fatta beslut om årsmötesavgift, avgifter för barn, samt reseersättning . Bifogar underlag till beslut om reseersättning för tidigare årsmöten (se bilaga 7).
        Förslag till beslut:
        att fastställa avgiften för den svenska sektionens årsmöte 1996 till 550 kr
        att bindande anmälan till årsmötet ska ske senast den 8 mars 1996. Vid återtagen anmälan senast 8 april återbetalas erlagd årsmötesavgift minus 200 kronor
        att 1993 års regler för resersättning för medlemmars deltagande vid årsmötet ska gälla även för 1996 (se protokoll 4/92-93 §92).


Bilaga 3: Förslag till dagordning
        Detta är ett grovskiss till dagordning. Allt är preliminärt förutom manifestation, lunch och middag. Styrelsen behöver inte besluta om dagordningen förrän i mars, men det kan vara bra att redan nu fundera över eventuella seminarier och småmöten.


Bilaga 4: Direktiv för distriktens och samordningarnas verksamhetsberättelser


Bilaga 5: Årsmötesbudget


Bilaga 6: Underlag till beslut om reseersättning


Bilaga 1


Tidsschema för styrelsens årsmötesförberedelser inför årsmötet i Göteborg 1996


1995

2-3 december Styrelsen beslutar om;
*årsmötesavgift
*senaste anmälningsdag
*årsmötesbudget
*reseersättning
*förslag till arbetsordning och årsmöteshandbok
*direktiv för distriktens, samordningsgruppernas och specialgruppernas
verksamhetsberättelser
samt diskuterar grovplanering för årsmötet.

1996

8 januari Kallelsen går ut i Amnesty Press nr 1/96

13 januari AU beslutar om grovplan för årsmötet.
AU diskuterar förslag på;
*utländska gäster
*ordförande/rapportörer
*utländska sektioner som bör bjudas in
*arbetsfördelning inom styrelsen
*hur motionerna skall behandlas

27-28 januari Styrelsen förbereder förslag till årsmötet.
Beslut om ovanstående punkter.

17 februari AU ger direktiv för beredandet av styrelsens yttranden över inkomna motioner
samt tar del av och kommenterar förslag till verksamhetsberättelse.

2-3 mars Styrelsen fastställer verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning för 1995.
Styrelsen fastställer yttranden över inkomna motioner, egna förslag till årsmötet
och förslag till dagordning.

25 mars Årsmöteshandlingarna skickas ut.

1 april Verksamhetsberättelsen går ut i Amnesty Press nr 3/96

20 april AU gör avstämning inför årsmötet.

9 maj Styrelsemöte i Göteborg

10-12 maj Årsmöte

12 maj Konstituerande styrelsemöte


Bilaga 2




KALLELSE

till alla medlemmar i svenska sektionen av Amnesty International.
Du kallas härmed till ÅRSMÖTE 10-12 maj i Göteborg.

ANMÄLAN
Anmälan till årsmötet är bindande och sker så här: Sätt in avgiften enligt alternativ 1-7 senast den 8 mars 1996. Postgiro xxxxxxx Amnesty lntemational. Skriv ÅRSMÖTE 1996 på talongen! OBS! De som anmäler sig sent riskerar att ej få önskat logialternativ.
På postgirotalongen skall även följande uppgifter anges (V g texta):
Namn, adress, telefonnummer
lnkvarteringsalternativ nummer samt andrahandsalternativ
l Ev önskemål om rumskamrat/er
l Ev önskemål om mat (vegetarisk diet)
l Ev önskemål om bampassning med upplysning om barnets ålder
l Gruppnummer, samordningsgrupp eller annan specialgrupp
l Ev färdsätt
l Ev övriga upplysningar

Om du återtar anmälan senast den 8 april 1996 får du tillbaka erlagd avgift reducerad med 200 kr. Om vid sista anmälningsdag, den 8 mars, fler anmält sig till årsmötet än de 500 som av praktiska skäl kan beredas plats , ges tidigare anmälda förtur framför senare anmälda. En deltagare från varje grupp garanteras dock plats under förutsättning att anmälan skett senast den 8 mars (se stadgarna, punkt 8.2).

TID OCH PLATS
Tid: Fredagen den 10 maj kl 15.00 till söndagen den 7 maj kl 16.00.
Plats: Burgården, Göteborg

KOSTNADER
Det kommer att finnas 7 alternativ till övernattning:
Alternativ 1: 550:-/person, motsvarar årsmötesavgiften, priset inkluderar två luncher och två middagar. Inkvartering hos Amnestymedlem. Du kan givetvis välja att ordna din inkvartering på egen hand. Distriktet kan hjälpa till att boka plats i billiga turistlägenheter, 10-14 bäddar i varje lägenhet. Ange tydligt på din anmälan om du vill bli inkvarterad hos AI-medlem. Lägenhetsbokning sker i direkt kontakt med distriktet.
Alternativ 2: 645:-/person, inkvartering på vandrarhem. Inkluderar ej frukost.
Alternativ 3: 1095:-/person, del i dubbelrum Hotelll Tre Kronor, (15 minuter från Burgården) frukost inkluderad.
Alternativ 4: 1250:-/person, kombirum el. litet dubbelrum, centralt beläget hotell, frukost inkluderad.
Alternativ 5: 1300:-/person, del i dubbelrum på centralt beläget hotell, frukost inkluderad.
Alternativ 6: 1440:-/person, enkelrum Tre Kronor, frukost inkluderad.
Alternativ 7: 1580:-/person, enkelrum, centralt beläget hotel, frukost inkluderad.

Alla medlemmar som skall delta i förhandlingarna (yttrande-och rösträtt) måste enligt stadgan betala årsmötesavgift, (oavsett ålder). Årsmötesavgiften (=550 kr) ingår i samtliga kostnadsalternativ ovan.
Barn som endast följer rned sina föräldrar och inte deltar i årsmötet betalar följande avgifter:
under 12 år gratis, 12 år och äldre betalar hel årsmötesavgift.

MOTIONER MM
Motioner: Du kan ställa förslag till årsmötet i form av motioner. Motioner skall vara sekretariatet tillhanda senast den 1 mars 1996.
Adress: Amnesty International, Box 23400, 10435 Stockholm. Märk kuvertet: "Motion".

Nomineringar: Du kan nominera personer till sektionens styrelse, Amnestyfondens styrelse, revisorer och valberedning. Nomineringar skall vara valberedningen tillhanda senast den 19 februari 1995 om de skall hinna beaktas av valberedningen och finnas med i årsmöteshandlingarna.
Adress: se ovan. Märk kuvertet: "Valberedningen".

Medlemsskap: För att delta i årsmötet måste Du ha betalat medlemsavgift i sektionen 1995 eller 1996.

Årsmöteshandlingar: Styrelsens verksamhetsberättelse, bokslut och revisionsberättelse kommer att publiceras i Amnesty Press senast vecka 13. Övriga årsmöteshandlingar skickas senast vecka 13 i ett exemplar till Amnestygrupper, distriktsombud, samord nings- och specialgrupper samt till årsmötesdeltagarna. Övriga medlemmar kan utan kostnad beställa handlingarna från sekretariatet. Ombud: De Amnestygrupper som tänker delta i årsmötet uppmanas att utse ombud för gruppen (se stadgarna, punkt 8.5). Ombudet skall medtaga fullmakt från gruppen till årsmötet

RESEERSÄTTNING
Deltagare i årsmötet har ingen automatisk rätt till reseersättning men kan vända sig till sin lokala Amnestygrupp eller till sitt distrikt för ytterligare information.

INFORMATION KAN ERHÅLLAS AV:

Katarina Risberg
031-129124
Joakim Nellhans (logiansvarig)
031-199896
Eva Hellström, sekretariatet,
08-729 0200

VÄLKOMMEN TILL ÅRSMÖTET 1996
Styrelsen, svenska sektionen
Göteborgsdistriktet


Bilaga 3

Årsmöte i Göteborg 10 - 12 maj 1996

Förslag till dagordning


Fredag 10 maj

15.00-16.00 INLEDNING Val av funktionärer
1. Välkomna till Göteborg - två ordförande
2. Mötet öppnas av sektionens ordförande - två sekreterare
3. Fastställande av dagordning - en årsmötesfunktionär
4. Godkännande av arbetsordning - två justerare
5. Upprättande av röstlängd - rösträknare
6. Fråga om mötet ska vara offentligt - redaktionsutskott
7. Fråga om mötet utlysts stadgeenligt
8. Val av funktionärer
9. Genomgång av arbetsordningen

16.00-17.00 AMNESTYÅRET 1995
10. Styrelsens verksamhetsberättelse och bokslut
11. Revisorernas berättelse avseende sektionen
12. Generalsekreterarens rapport
13. Frågestund med sektionens styrelse
14. Fråga om ansvarsfrihet
15. Amnestyfondens verksamhetsberättelse och bokslut
16. Revisorernas berättelse avseende Amnestyfonden
17. Frågestund med Amnestyfondens styrelse
18. Fråga om ansvarsfrihet

17.00-17.30 FÖRBEREDELSER
19. Styrelsens förslag till beredningsgrupper
20. Val av funktionärer i beredningsgrupperna
21. Valberedningens förslag och meddelande
om tidpunkt för nomineringsstopp
22. Presentation av lägesrapport kopplad
till handlingsplan

17.30-18.00 ANFÖRANDE


19.00-20.30 INFORMELLA MÖTEN





Lördag 11 maj

08.00-11.30 DISKUSSION & BEREDNING

11.30-13.00 MANIFESTATION

13.00-14.00 LUNCH

14.00-16.00 DISKUSSION OCH BEREDNING


16.00-16.30 ANFÖRANDE


16.30-18.00 VAL
23. Presentation av nominerade till val
24. Val av styrelse för sektionen
25. Val av styrelse för Amnestyfonden
26. Val av revisorer för sektionen och Amnestyfonden
27. Val av valberedning

18.00-19.00 MIDDAG

19.00-20.30 SEMINARIER

20.30 UNDERHÅLLNING


Söndag 12 maj

8.30-12.00 BESLUT

12.00-13.00 LUNCH

13.00-15.30 BESLUT FORTS.

15.30-16.00 AVSLUTNING
28. Tid och plats för årsmötet 1997
29. Mötet avslutas av sektionens ordförande


Bilaga 4


Till: Distriktsombud
RAN- och ländersamordnare
Specialgrupper
Från: Sekretariatet / Eva Hellström




VERKSAMHETSBERÄTTELSE 1995


Nu är det dags att börja skriva verksamhetsberättelsen för 1995. Verksamhetsberättelsen består av två delar. Dels styrelsens berättelse som via Amnesty Press skickas ut till samtliga medlemmar i sektionen och som är en del av det formella beslutsunderlaget för årsmötet. Dels distriktens, samordningarnas och specialgruppernas verksamhetsberättelse som formellt sett är avsedd för styrelsen, men som dessutom distribueras till årsmötesdeltagare, grupper och distrikt.

De RAN-samordnare som ingår i en vanlig samordningsgrupp lämnar lämpligen sin verksamhetsberättelse tillsammans med den, medan de RAN-samordnare som inte är knutna till en vanlig samordning lämnar en separat verksamhetsberättelse.

Det är styrelsens önskan att distriktens, samordningarnas och specialgruppernas verksamhetsberättelser ska kopplas till vår gemensamma handlingsplan. Verksamhetsberättelserna ska bli ett instrument för att löpande kunna avläsa hur långt på vägen sektionen kommit mot uppsatta mål.

För att knyta verksamhetsberättelsen 1995 till handlingsplanen rekommenderas att arbetet börjar med en genomläsning av Handlingsplanen 1992-96. Skriv omkring en till två A4-sidor om ert arbete under året och ta med sådant som ni anser vara av särskilt intresse. Försök att fokusera på uppgifter kring frågorna nedan som följer handlingsplanens mål. Under målen är frågorna uppdelade efter handlingsplanens delrubriker.



Mål 1: Vi ska intensifiera arbetet för de mänskliga rättigheterna och fördjupa kunskapen om Amnestys åtagande.


Medlemsaktiviteter:
- stöd och service till grupperna
      * Hur har kontakterna med grupperna fungerat och vad har de gällt?
      * Hur organiserar ni arbetet?



- bredare kunskaper, större möjligheter
- Amnesty i skolan
      * Har ni informerat eller själva organiserat utbildningar eller kurser av något slag? Var utbildningen avsedd för medlemmar eller för andra? Var det utbildning/ information om Amnesty eller om hela området mänskliga rättigheter? Vad blev resultatet?

- fler medlemmar, fler aktiva
- effektivare kampanjarbete
      * Har ni genomfört gemensamma aktioner inom distriktet eller delar av distriktet - det kan gälla insamling, medlemsvärvning, genomförandet av kampanjer etc - och vad blev resultatet?
      * Har samordningen/specialgruppen deltagit i planering och genomförande av kampanjer? Vilka samarbetade ni med? Hur upplevde ni samarbetet?

Utveckling:
- en viktigare roll för distrikten

Internationella rörelsen:
- strategiskt tänkande (SYSTEC)
- decentralisering och utbildning
      * Har ni åtagit er decentraliserade uppgifter - det kan gälla anordnandet av seminarier och utbildningar för hela sektionen, ansvar för uppläggning av kampanjer etc - och vad var erfarenheten av det?
      * Har samordningsgruppen åtagit sig decentraliserade uppgifter enligt ovan? Vad var erfarenheten av detta?

Beslutsprocessen:
- bättre kontakt mellan centrum och periferi
      * Har distriktet under året haft någon direktkontakt med styrelsen - vad gällde ärendet? Var frågan förankrad i grupperna? Hur upplevde ni kontakten?


Mål 2: Vi ska främja utvecklingen av den internationella rörelsen


Centrala aktiviteter:
- uppgifter flyttas från huvudkontoret
      * Har ni under året tagit över eller hjälpt det internationella sekretariatet med något ärende? Vad gällde det? Vad blev er erfarenhet?




Utveckling:
- internationella kontakter för fler
      * Har ni samarbetat och/eller gett stöd till grupper eller medlemmar i andra sektioner eller länder utan sektion? Hur togs initiativet? Fungerade samarbetet bra, har ni planer på fortsatta kontakter?
      * Har ni genom ekonomiskt bistånd främjat utvecklingen i andra sektioner?


Mål 3: Vi ska bredda den finansiella basen för verksamheten


Utveckling:
- pengar att hämta
      * Vilken typ av insamlingsarbete har ni bedrivit under året, hur har motivationen varit?
      * Har distriktet någon insamlingsgrupp?
      * Har ni bedrivit aktiv medlemsvärvning i någon form?



Beträffande distrikten så kommer sekretariatet, liksom tidigare, att till verksamhetsberättelserna foga uppgifter om antal grupper och medlemmar, aktionsfall etc som grupperna arbetar med, samlat ekonomiskt stöd till sektionen och annat som går att utläsa av centrala register. Sådana uppgifter kan ni alltså utelämna och istället koncentrera er på de punkter som listats ovan.

Punkterna ovan syftar mest på distrikten. Samordnare och specialgrupper går till väga på samma sätt men med sina förtecken.

För att distributionen av verksamhetsberättelsen ska kunna ske samtidigt med annat årsmötesmaterial är det viktigt att den är sekretariatet (Eva Hellström) tillhanda
senast fredag 26 januari 1996.


Lycka till i arbetet. Kontakta undertecknad om ni har några frågor, telefon 08-729 02 00.


Vänliga hälsningar



Eva Hellström
styrelsesekreterare


Bilaga 5

PRELIMINÄR BUDGET ÅRSMÖTET GÖTEBORG 10-12 MAJ 1996



Utgifter

Lokalhyra 67 000
Teknikertjäns 15 000
Dekoration 2 000
Tryckning 5 000
Mötesmaterial
(mappar, namnskyltar mm) 3 000
Telefon 2 000
Porto 2 000
Transporter 1 000
Presskonferens 500
Manifestation 10 000
Utställningsmaterial 5 000
Mat, mötesdeltagare (400 st) 170 000
Mat, funktionärer (50 st) 5 000
Inköp av försäljningsmaterial 17 000
Nöjen, underhållning 2 000
Oförutsett 5 000

Summa 311 500

Inkomster

(Svenska sektionen 5 000*)
Lotteri 15 000
Deltagaravgifter (550 kr/deltagare) 220 000
Gåvor och fundraising 49 500
Försäljning 27 000

Summa 311 500



* Utgör en garantisumma om inte övriga medel täcker upp .


Bilaga 6

Till: styrelsen
Från: sekretariatet / Eva Hellström



Reseersättning för deltagande i årsmöten


Bakgrund

Årsmötet i Ronneby 1985 beslutade att överlämna till styrelsen att besluta om reseersättningar till årsmötesdeltagare (beslut 50/85). Styrelsen beslutade därefter om att till årsmötet 1986 erbjuda medlemmar möjlighet till reseersättning motsvarande hälften av priset för billigaste färdsätt om avståndet mellan hemorten-årsmötesorten-hemorten var större än 40 mil, och högre ersättning (mellanskillnaden mellan 50% av 2:a klass tåg - vilket förutsattes vara billigste färdsätt - och flygpriset) om restiden till årsmötet med billigaste färdsätt var längre än 12 timmar. Detta beslut tillämpades fram till och med årsmötet i Umeå 1990, då närmare 50.000 kronor betalades ut i resebidrag. Därefter tillämpades gränsen 80 mil och kostnaden för reseersättningar sjönk betydligt (årsmötet i Kalmar 1991 betalade ut ca 13.000 kr i reseersättning) samtidigt som de som hade längst resväg ändå var berättigade till ersättning. Syftet med att öka gränsen var att försöka hålla kostnaderna för årsmötet så låga som möjligt såväl för arrangörerna som för sektionen, utan att inskränka de långväga deltagarnas möjlighet att delta i årsmöten.

Det har dock blivit svårare att fastställa vad som är billigaste färdsätt för en person som ska resa till ett årsmöte. Framför allt kan man inte utgå från att billigaste färdsätt är lika med 2:a klass tåg. Att mäta avstånd mellan orter är inte längre ett tillämpbart sätt att dra gränser för medlemmars möjlighet till reseersättning. Det är dock viktigt att försöka upprätthålla något så när lika möjligheter för medlemmar att delta i årsmöten.


Beslut taget till årsmötet 1993 och som även antogs till årsmötet 1994 och 1995.

att beslut om resebidrag för medlemmars deltagande i årsmötet i största möjliga utsträckning ska fattas på grupp- eller distriktsnivå

att distrikten kan vända sig till styrelsen med ansökan om resebidrag för medlemmarnas deltagande i årsmötet tillsammans med besked om hur stor del av resebidraget de själva kan bära

att medlemmarna i kallelsen till årsmötet uppmärksammas på att de ska vända sig till gruppen eller till distriktet med frågor om resebidrag för deltagande i årsmötet.


Förslag till beslut
att 1993 års regler för ersättning för medlemmars deltagande vid årsmötet även ska gälla för 1996 (se protokoll 4/92-93 §92).


Till:Svenska sektionens styrelse

Från: Arrangörerna för årsmötet i Göteborg 1996


Göteborg 30/101995


Hej!!

Jag tyckte det var på sin plats att vi på något sätt hörde av oss själva och inte bara genom Eva. Även om Eva är välunderrättad så kanske ni vill höra från oss i ledningsgruppen för årsmötet i Göteborg. Vi är ett glatt och inspirerat gäng på 7 personer, där undertecknad har blivit vald till sammankallande och kontaktperson gente sekretariat och styrelse.

Det ni förstås är intresserade av nu är prel. budget. Den har eller ska Eva skicka till er. Som ni kan se där så har vi valt att höja årmötesavgiften med 50 kronor per person. Detta p.g.a. att lokalen som valdes är dyr. Men den ligger mycket centralt och strategiskt mitt emot Scandinavium. Lokalen bokades innan jag var involverad i gruppen och jag vet att underhandskontakter togs av Kerstin Sundman med Anita Klum och Tina Löwrander för att godkänna det dyrare alternativet Från sekretariatets håll så förordade man ett centralt läge. Tyvärr kan vi inte här få stä för caf& verksamheten eftersom det är en restaurangskola som vi hyr av som vill och ska ta hand om allt.
Vi arbetar för fullt med att hitta möjligheter genom kommunen att få hjälp med hyran men i dagsläget har vi inget besked. Vi planerar också ett konstlotteri för att få in pengar päannat satt.

Göteborgsgrupperna tycker att det här ska bli roligt och vi börjar att få struktur på saker och ting. Vi har vårt nästa möte den 7 november så kanske har Eva lite ny, muntlig information till er.

Vi hoppas att vi ska ha en bra och kontstruktiv kontakt under förarbetet med er och att vi ska få informationer till och från varandra i god tid. Det gäller alltsä att vi är tydliga och raka mot varandra.
Tänk gärna igenom de krav och behov ni har av lokaler ochoss och meddela oss så snart som möjligt.
Jag har årsmötesfaxen hemma hos mig och kan därmed nås när ni vill.

Vi ser fram emot ett roligt och gott samarbete för ett härligt och inspirerande årsmöte. Med vänlig hälsning


Katarina Risberg
Haråsgatan 17,41462 Göteborg Telefon/Fax 031 - 12 91 24