Rapport från ordföranden Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 1997

Till: Styrelsen
Från: Charlotta Nordenberg
Datum: 970217



Dokumentation av styrelsens utbildnings- och utvecklingsdagar 1996.

Innehåll
Detta dokument är ett resultat av styrelsens arbete gällande relation-, konflikt- och utvecklingsfrågor i styrelsens arbete. Dokumentet skall ses som en redovisning av styrelsens utbildning samt som underlag för sitt fortsatta arbete.

Bakgrund
Styrelsen 95/96 beslutade att en extern konsult skulle anlitas för att bistå styrelsen med anledning av den situation som uppkom i styrelsen under året. Valet föll på Magnus Måhl från Ledarinstitutet i Stockholm.
Första utbildningstillfälle skedde i samband med styrelsens möte i juni 1996 men fick p.g.a av förhinder av Magnus Måhl skjutas fram till styrelsens möte i september. Andra utbildningstillfället skedde vid en utbildningshelg för styrelsen i oktober.
Vid träffen i oktober träffade också styrelsen sekretariatspersonalen under en halvdag. Vid utbildningshelgen i oktober var också Bruno Skogh från KFO ( Kooperationens Förhandlings Organisation) inbjuden för att bl.a. prata om arbetsgivarfrågor.


När man innehar en post som årsmötesvald styrelseledamot av svenska sektionens styrelse innebär det att man är vald att på medlemmarnas mandat driva och utveckla frågor inom Amnesty.
Styrelsen består av 9 årsmötesvalda ordinarie ledamöter, 2 årsmötesvalda suppleanter, 2 personalrepresentanter, varav en suppleant, samt Generalsekreteraren som är adjungerad till styrelsen.

Styrelsen har arbetsgivaransvaret men har delegerat detta till GS som är ansvarig för det löpande arbetet på sekretariatet. När punkten Arbetsgivarfrågor behandlas på styrelsen så deltar inte personalrepresentanterna vid denna punkt.


Utbildningsdagen i september

Magnus träffade först styrelsen en halvdag den 20 september i anslutning till styrelsemötet i september. På det mötet arbetade styrelsen i små arbetsgrupper med ett dokument som heter
" Styrelse som leder" framtaget av Ledarinstitutet. Frågor som vi diskuterade kring var Amnesty som superdemokratisk organisation, styrelsen i en ideell organisation, mina värderingar som styrelseledamot- min förtroendeplattform, mina personliga grundvärderingar samt de tre arenorna som vi agerar på i vårt Amnestyarbete.

Svenska sektionen av Amnesty är en unik organisation ur demokratisk synvinkel
Den enskilda medlemmen har röst och förslagsrätt vid våra årsmöten . Vi arbetar inte utefter ombud som man gör på andra håll t.ex. i Norge.

De tre arenorna som vi befinner oss på enligt Magnus Måhl är:
1. den politiska ( legitimitet)
2. den ideella ( tilltro)
3. den ekonomiska marknaden (kostnadseffektivitet).


Utbildningsdagarna i oktober

Fredagens möte med personalen gick ut på att styrelse och personal fick träffas för att under gemensamma punkter diskutera styrelsens respektive sekretariatets roll ur båda parters synvinkel. Ursprunget kommer från den rapport som styrelsen behandlade under våren 1996 och där beslut fattades om ett antal åtgärder.

Vi delades in i fyra grupper med en jämn fördelning av styrelseledamötena i grupperna.

Våra frågeställningar var:

1. Vad är styrelsens uppgift i Amnesty? Vilka krav och förväntningar har jag på styrelsen? Låt först styrelseledamöterna ge sin bild därefter personalen.

2. Vad är sekretariatets uppgift i Amnesty, vilka krav och förväntningar har jag på sekretariatet? Låt först personalen ge sin bild därefter styrelseledamötena.


Dessa frågor dokumenterades på blädderblock och följande saker kom upp:

Vad är sekretariatets uppgift?
-service till medlemmar, styrelse, generalsekreterare och allmänhet
-stöd
-expertis
-kontinuitet
-initiera frågor
-verkställa beslut
-förlängning av frivilligkraften
-behov av en beredskapsplan för oförutsedda förändringar
-sekretariatet skall vara flexibelt

Vad är styrelsen uppgift?
-sätta ramar
-ange inriktning
-"tolka" årsmötesbeslut
-"lyssna av" rörelsen
-följa internationella rörelsens utveckling
-arbetar genom utskotten
-för AI framåt
-måste vara förutseende, öka kompetensen i styrelsen
-viktigt att styrelsen är synliga och tillgängliga
-måste hålla det personliga ansvaret i minnet
-får ej vara för informella

Synpunkter

* sekretariatet anser att personalomsättningen är en viktig fråga för styrelsen
* skall det inrättas en "arbetsgivargrupp"?
* ömsesidig respekt och förtroende mellan anställda och frivilliga är viktigt
* det finns motstridighet mellan visioner och kontakt med handläggare
* styrelsen skall inte detaljplanera verksamheten
* viktigt att all information mellan styrelse och sekretariat förmedlas på ett riktigt sätt genom ledningen.
* vilken organisation vill vi ha - viktigt att hitta balansen mellan anställda och aktivister
* internationella visioner saknas
* viktigt med moraliskt mod i styrelsen, att kunna stå för sina beslut
* sekretariatet önskar närmare kontakt med styrelsen, önskar feedback på sitt arbete



Bruno Skogh- KFO

Vid styrelsens utbildningshelg i oktober var Bruno Skogh från KFO inbjuden.
Bruno Skogh pekade på en del punkter som han ansåg var viktiga för styrelsen att beakta.

* Styrelsen har arbetsgivaransvaret men har delegerat det dagliga arbetsgivaransvaret till en GS. Ett sådant här beslut skriver man in i ett kontrakt eller tar ett styrelsebeslut på.

* Finns det saker man inte vill delegera så måste man ange det.

* Vi är styrda av §11 MBL som bl.a. innebär att ärende som rör löneförhandlingar i verksamheten måste MBL- förhandlas innan styrelsen fattar beslut i ärendet

* Att arbeta med en arbetsgivargrupp skulle innebära en otydlighet i ledarrollen


KFO är till för att tillvarata arbetstagarnas intresse. KFO träffar kollektiva avtal med Amnesty och med andra ideella organisationer.

Konkret gör KFO bl.a. följande för Amnesty:

1. Företräder Amnesty i tvisteförhandlingar om man inte kan komma överens lokalt. Om Amnesty hamnar i domstol företräder KFO oss utan kostnad.

2. Kostnadsfri telefonrådgivning. Försäkringar och trygghetspensionen får man genom KFO. Detta innefattar inte de frivilliga vid sekretariatet då de inte är arbetstagare.


Fortsättning från septembermötet med Kvalitets - och utvecklingsseminarium med Magnus Måhl

Vi fortsatte vårt arbete utifrån dokumentet " Styrelse som leder" och Magnus tog i sin presentation fasta på tre punkter som var viktiga för oss att tänka på i vårt arbete:.

1. Styrelsens uppgift
- Vad man väljer i styrelsen att göra och inte hur man väljer att göra

2. Gruppen och individen
- Den informella gruppen i styrelsen

3. Hur styrelsen löser sina uppgifter
- Genom arbetsformer. Hur skapar vi dem bäst?

Hur mycket skall styrelsen styra? Ledarskap är att initiera frågorna. Här är det viktigt att inte hamna i detaljdiskussioner utan lyfta diskussionerna.
Vi skall ha en dagordning där vi anger tid för punkterna samt respekterar de tidsramar som är satta till respektive punkt.

Magnus pekade på att vi idag är en organisation med förtroende utåt sett i samhället men en organisation som tappar aktiva medlemmar. Vi får i vårt styrelsearbete inte heller glömma bort vad organisationen är till för!


Följande anteckningar är en sammanfattning av blädderblocksanteckningar
från styrelsens utbildningshelg

Ett arbetsklimat för kreativt tänkande

Idétid 4
Utmaning 5
Frihet -
Idéstöd 3
Tillit 12
Livfullhet 6
Lekfullhet -
Debatt 1
Konflikter 5
Risktagande 3

Denna redovisning visar vad styrelsen markerade som de viktigaste faktorerna för att skapa ett kreativt arbetsklimat i styrelsen. Styrelsen ansåg att tillit till varandra var en viktig del samt att konflikter kan vara goda då man ser att det ur konflikterna oftast kommer något kreativt. Styrelsen ser också att utmaningar i styrelsearbetet är en faktor som stimulerar arbetet.


Grupparbeten/Mötesteknik

Mötesordförande:
ledning av diskussionen
fokusera diskussionen
en sak i taget
respektera angiven tid

Problemformulering:
tydliga instruktioner behövs
bestäm vilken uppgiften egentligen är

Ego:
starka individer
behov av att ha en egen plats, att synas
personernas egna "käpphästar"

Personligheter:
olika intensitet hos diskussionsdeltagarna
"uppvärmningsfas" nödvändig"
lösningsorienterade diskussioner

Sociala behov:
behov av att prata
andra ärenden

Vi diskuterade också utifrån en del rubriker och kom fram till en del områden som vi ansåg vara utmärkande för styrelsen.

Inre och yttre arenor

Vi kom fram till att styrelsen agerar i inre och yttre arenor.

I den inre arenan som styrelsen agerar i kan man se följande:
duttande, styra, uppmuntra, entusiasmera, övertyga, motivera, skapa arenor, fånga upp idéer och åsikter, strukturera, initiera och stödja, muskelarbete, stimulera initiativ från distrikt etc.

I den yttre arenan placerade vi följande:
lägga fram en strategi, beslut, riktlinjer, policydokument, mediastrategi, kampanjstrategi.


Styrelsen under Årsmötet

Hur skall styrelsen agera under Årsmötet? Styrelsen skall vara lojal.
Vi ställde oss frågan om vi finns som styrelse eller inte under Årsmötet? Här är det så att styrelsen agerar som styrelse vid de förslag som styrelsen lagt samt vid de motionssvar som styrelsen avgett. Formellt sett så finns inte styrelsen från det då styrelsen fått ansvarsfrihet och tills det att en ny styrelse har valts. De ledamöter som är inte avgått vid Årsmötet fungerar dock som enskilda styrelseledamöter.



Mål

Styrelsens mål med det arbete som lagts ned i samband med utbildningstillfällena med Magnus Måhl är att:

1. Dagordningen - ha en klar tidsplanering och respektera de tider som är angivna. Respektera varandra i styrelsearbetet. Vara mer stringent i arbetsordningen. Hur driver vi frågan och hur fungerar vi tillsammans som ett team. Vad har vi för debattklimat? Ges det utrymme till debatt informellt och formellt.

2. Föredragning - Ärenden skall dras kort och stimulera till debatt bland styrelseledamötena.

3. Styrelsen leder - I vårt arbete måste vi tänka på att styrelsen leder sekretariatet genom handlingsplanen, budget och styrelsebeslut. Vi måste ge sekretariatet tydliga riktlinjer för deras arbete med budgeten och att inte hamna i detaljdiskussioner.

4. Hur AU fungerar - ge AU fler beslut att fatta. AU fungerar hittills idag mest som ett godkännande av ärende inför styrelsemötet samt rapporteringar. Vi måste ge AU större utrymme att fatta beslut av mindre karaktär så att när styrelsen träffas skall det diskuteras och fattas beslut i övergripande strategiska- och policyskapande frågor.

5. Styrelseutskotten - Här är vi inte klara med vad vi vill med utskotten. Det har förekommit en diskussion i styrelsens diskussionsdatabas. Det handlar om muskelarbete - ut med utskottsarbetet i organisationen. Se bl.a. utskotten som en arbetsgrupp där det plockas in expertis i sakfrågor.

6. Beslutsunderlagen - det är viktigt att de är väl genomarbetade innan de behandlas på styrelsen. Beslutsunderlagen skall vara utsända till styrelsen i god tid innan styrelsemötet. Underlag kan behövas diskuteras informellt innan de tas upp till beslut och detta kan ske i styrelsens diskussionsdatabas.

7. Disciplin - lyfta blicken i styrelsens arbete, hålla oss till ämnet då vi sammanträder. Tänka långsiktigt och försöka se vad besluten kan få för konsekvenser.
Vi måste lyfta våra diskussioner och bli mer visionärer i vårt arbete genom att sätta de enskilda ärendena i en helhet

8. Internationella frågor - Vi måste skapa ökat utrymme för de internationella frågorna, i utskotten samt i styrelsen. Här måste vårt arbete bli bättre och utskotten arbetar idag aktivt med att få information från de internationella utskotten samt föra upp diskussionerna i styrelsens löpande arbete.

9. Årsplanering - Det är viktigt i direktiven till utskotten att de är realistiska och sätts med en realistisk tidsram. Detta för att skapa ett bättre utskottsarbete samt bättre underlag från utskotten. Vi måste kunna begränsa oss i vårt arbete och försöka prioritera ärenden i styrelsen.

10. Arbetsgivarrollen - arbetsgivaransvaret är delegerat till GS. Detta är viktigt att beakta för att tydliggöra GS's position. Styrelsen beslutar inte i några ärenden av arbetsgivarkaraktär förutom då vi fastställer löneutrymmet. Arbetsgivarrollen skall vara tydlig. Om vi är en bra fungerande styrelse så skall denna fråga inte behövas vara oklar. Den skall vara nedskriven tydligt i ett kontrakt eller i ett styrelsebeslut.
Ordförande skall genomföra samtal med GS två gånger per år

11. Kontakt styrelsen- sekretariatet . Med hänvisning till punkten arbetsgivarrollen (10).
I rollen som styrelsledamot sker kontakt med sekretariatet i utskottsarbetet genom avdelningscheferna samt GS. Kontakt sker även med övrig personal på sekretariatet men då inte i frågor som skapar en otydlig roll för GS eller avdelningscheferna.

12. Uppföljning/ Utvärdering - All vår verksamhet skall följas upp och utvärderas som ett stöd för styrelsen i sitt fortsatta arbete.

13. Kontakten med rörelsen - Varje styrelseledamot har minst ett distrikt att vara kontaktperson för vilket innebär att besök vid distriktsmöten ingår i styrelseledamotens uppdrag.

14. Adminstrativa rutiner - till styrelsen utbildningshelg i oktober 1996 diskuterades ett underlag sammanställt av styrelsesekreteraren. Dessa rutiner bör ligga till grund för styrelsens fortsatta arbete.



Styrelsen föreslås besluta

att godkänna rapporten