Protokoll från budgetmöte den 15 november 1997 Underlag till styrelsemöte 1-2 september 1997

Amnesty International
Svenska sektionen






Protokoll från budgetmöte den 15 november 1997

Närvarande: Anna Karin Wesslenius (sekretariatet), Anneli Hanno (Norrbotten), Annika Löfstrand (Östergötland/Sö Sörmland), Barbro Gabrielsson (Uppsala), Charlotta Nordenberg (styrelsen), Charlotte Dunge (styrelsen/D-utskottet), Dan Grundin (sekretariatet), Elisabeth Stålhane (granskningskommittén), Gabi Björsson (valberedning), Gertrud Helgesson (Skåne/Blekinge), Gunnar Jansson (No Älvsborg/Bohuslän), Hans Hagwall (sekretariatet), Jan Nygren (Kalmar/Kronoberg), Jesper Hansén (styrelsen/ C-utskottet), Johan Linde (Storstockholm), Johanna Strandh (styrelsen/A-utskottet), Lars-Olof Olofsson (styrelsen/B-utskottet), Maj-Britt Vianden (Sö Norrland), Maria Lindgren (Västerbotten), Marie Björck (Gotland), Mats Andersson (sekretariatet), Olle Stålberg (sekretariatet), Patricia Fuentes (Mälardalen), Peter van Lienden (BDO Feinstein Revision), Thomas Back (granskningskommittén), Manne Wängborg (ordförande), Lisbeth Segerlund (sekreterare)

1. Mötets öppnande

2. Val av mötesordförande, -sekreterare och justerare

Till mötesordförande valdes Manne Wängborg, till sekreterare Lisbeth Segerlund och till justerare Maj-Britt Vianden.

4. Presentation av mötesdeltagarna

5. Den internationella rörelsens ekonomiska utveckling

Charlotte Dunge presenterade de olika delarna i den internationella rörelsens budget och berättade att de till över 90 % är beroende av sektionernas bidrag. En del av budgeten, ca 3 % är s k kursförluster, vilket påverkar svenska sektionens bidrag till IS. Pundet har stigit mycket i värde, vilket har medfört att reserverna minskat. IS har i brev till sektionerna bett om ekonomisk hjälp, annars måste man införa en högre avgift.

Jan Nygren undrade om detta enbart beror av kursförändringar eller dålig ekonomistyrning inom IS. Om kursförlusterna huvudsakligen beror på dålig ekonomistyrning, bör det extra bidraget kombineras med krav om bättre styrning. Charlotte Dunge berättade att denna fråga kommer att diskuteras på det internationella rådsmötet (ICM) i Kapstaden, Sydafrika, senare i år.

6. Den svenska sektionens utveckling och status

Charlotte Dunge gjorde en genomgång av sektionens ekonomiska ställning som den utfallit t o m oktober månad. Att notera är att Humanfonden går mycket bra, över det budgeterade beloppet, även om kursen fluktuerar. Det som är positivt på lång sikt är att det tillkommer nya sparare. Prognosen på ett överskott om ca 400 000 kr ser ut att hålla, dock med reservation ang kommande beslut om extra bidrag till IS.

Charlotta Nordenberg berättade kort om verksamhetens koppling till årsmötesbeslut och handlingsplanen, som är de redskap vi har för verksamhetsplanering. Inför de kommande verksamhetsåren har styrelsen gjort en prioritering av de olika målen i handlingsplanen, i låg- respektive och högprioritering. En prioritering har även gjorts av delmålen för styrel- sen. För en detaljerad sammanställning av prioriteringarna hänvisas till protokoll från AU- och styrelsemöten. Annat som påverkar verksamheten är naturligtvis de beslut som tas vid ICM i december, som kan innebära att vi måste ändra kurs och frångå vår handlingsplan. Några exempel på frågor som kommer upp vid ICM och som kan påverka oss är frågor om: regeringspassivitet, kvinnlig könsstympning, MEC/MSP-frågor (t ex bojkott), ekono- miska och sociala rättigheter, utlokalisering/decentralisering av verksamhet, sektionernas status, insamling och marknadsföring. Det är viktigt med öppenhet för förändring, sam- tidigt som vi måste stå för våra värderingar och åsikter.

7. Granskningskommitténs rapport

Thomas Back lyfter fram några centrala frågeställningar i granskningskommitténs rapport. Man välkomnar den översyn av budgetprocessen som beslutats och anser att den på ett positivt sätt har påverkat möjligheten att få en helhetssyn på sektionens ekonomiska ställ- ning, även om den inte ännu har fått fullt genomslag. Resultatet i tertialbudgeten för andra kvartalet visar på en minskning i förhållande till budget. Vad detta beror på framgår inte, vilket vore önskvärt. Sammantaget efterlyser man en tydligare koppling mellan handlings- plan och budget genom att riktlinjer och mätinstrument utarbetas. En utvärdering av hur de olika målen i handlingsplanen har uppfyllts är också önskvärd. När det gäller Amnestyfon- den, bör en verksamhetsplan och ett budgetförslag göras.

8. Presentation av den nya planerings- och budgetprocessen

Anna-Karin Wesslenius presenter den nya planerings- och budgetprocessen. Målsättningen med denna är att kunna se hur och när prioriteringar görs, vilka de ekonomiska konsekven- serna blir av beslut över tiden, medge flexibilitet (vid ökade/minskade intäkter), reserverna ska utgöra buffert. Budgeten för 1998 är en början med att arbeta enligt den nya processen, men det nya arbetssättet får inte full effekt förrän senare.

De viktigaste förändringarna är att man inte längre arbetar med en basbudget och en rörlig budget. Hädanefter är den fasta budgeten det vi "ska" göra, dvs den grundläggande verksamheten inom sektionen. D-utskottet förslag på vad detta innehåller utgör tillsvidare utgångspunkten, men sekretariatet arbetar med att fastställa vad som slutligen ska anses ingå i den fasta budgeten. Till detta kommer två disponibla budgetdelar, disponibelt 1 (motsvarar nuvarande verksamhet, dvs vad vi "bör" göra) och disponibelt 2 (motsvarar tillkommande projekt etc, dvs vad vi "vill" göra). Särskilda beslut måste fattas vad gäller de disponibla delarna. Tertialrapporterna ska bl a syfta till att möjliggöra beslut om de disponibla delarna. Som tidigare fattas i juni ett rambeslut om budgeten och i september presenteras ett budgetförslag till distriktombudsmötet. I december fattas sedan beslut om budgeten och under året fattas slutgiltigt beslut om de disponibla delarna.




9. Presentation av årets budgetförslag

Anna Karin Wesslenius berättade att årets budget bygger på en intäktsram om 39 milj kr, vilket är en ökning med 2,1 % jämfört med 1997 års budget och 2,9 % över prognosticerat utfall. Den beslutade höjningen av medlemsavgiften och Humanfonden är de stora skillna- derna vid en jämförelse med 1997. Kostnaderna i 1998 års budget beräknas öka med 3,2 % jämfört med 1997, där en ökad avgift till IS står för den stora kostnadsökningen. Det innebär att programverksamheten dragits ned. Eftersom det fortfarande finns stora oklarheter kring Radiohjälpsinsamlingen har ingen hänsyn tagits till denna i budgeten. I tidigare budgetförslag om 41 milj kr ingick ytterligare programverksamhet, som styrelsen önskade att sekretariatet skulle fortsätta att beakta även efter beslutet om en budgetram på 39 milj kr. De fyra områdena är: en halvtidsprojekttjänst för undgdomssatsningen (150 tkr), start av aktivistcenter (157 tkr), projekttjänst för registeranalys (200 tkr) och översättning (ev tryck) av årsrapporten (minst 138 tkr). Budgetförslaget innebär att budgeten för 1998 är balanserad.

Mats Andersson frågar om man analyserat betydelsen av att Amnestyfonden tilldelats Radiohjälpens Höstinsamling. Charlotte Dunge berättar att styrelsen diskuterat detta men att man ännu inte vet exakt vilka regler som gäller, t ex om vi kan skicka ut våra vanliga givarbrev, och om effekterna kanske kommer först 1999. Elisabeth Stålhane anser att det för hennes grupp inte finns underlag för två stora insamlingar i deras område och menar att detta kan påverka gruppavgiften. Jan Nygren tror att Radiohjälpen kan ha en positiv effekt på de givarbrev som går ut efter höstinsamlingen. Maj-Britt Vianden tror inte att Radio- hjälpen kommer att innebär så mycket pengar till sektionen, men däremot fler medlemmar. Lars-Olof Olofsson anser att det är mycket viktigt att göra en ordentlig analys av effek- terna av Radiohjälpen.

10. A-, B-, C- och D-utskottens synpunkter på budgetförslaget

A-utskottet har inga synpunkter. B-utskottet anser det positivt att en uppföljning av ungdomskampanjen är medtagen och att planerna för ett aktivistcentrum skjutits upp. Det är viktigt att det ges tid till att precisera vad ett aktivistcentrum är. C-utskottet kommen- terar att styrelsens beslut om att inte ge utveckling av amnestyrörelsen högre prioritet i nuläget, dock avser man att återkomma till detta när budgeten ser bättre ut. D-utskottet tycker det är bra att utskottets förslag till budgetprocess tillämpats och att 1998 års budget är en balanserad budget, med hänsyn till reserverna. Dock känner utskottet en oro över att intäkterna inte ökar som vi skulle önska.

11.1 Intäkterna

Intäkterna från medlemsavgifter ligger något lägre jämfört med 1997. Gruppavgifterna bygger på 280 betalande grupper samt 50 ungdomsgrupper. Eftersom försäljningsverk- samheten i Malmö lagts ner samt att ingen svensk årsrapport planeras minskar dessa intäkter. Prenumerationsavgift för kortkampanjen och pådraget höjs. Genom att land- information finns tillgänglig på internet minskar intäkterna för detta. När det gäller gåvor och bidrag är insamlingsintäkterna minskade då kostnaderna skurits ned. Intäkterna från Hjälpfonden och Humanfonden beräknas dock öka.

Jan Nygren undrar varför julgåvan och Amnestysupport minskar, och frågar hur mycket arbete har lagts ner på detta, eftersom det borde ha bra utdelning när allt fler företag slutar med julklappar till anställda. Dan Grundin berättar att erfarenheten hittills är att det går jämt ut vad gäller julgåvan, och att Amnestysupport har riktats in på målgruppen små och medelstora företag, vilket ger små bidrag. Eventuellt finns en möjlighet att på distriktsnivå öka detta arbete. Olika möjligheter till intäkter har diskuterats, t ex testamente som är mycket framgångsrikt i andra organisationer. Det framfördes också synpunkter på mötet att grupperna kan uppleva sig splittrade mellan de olika marknadsföringsaktiviteter, Amnesty- support, giro, almanackan, julgåvan etc.

Lars-Olof Olofsson undrar vad mötet har för synpunkter när det gäller Humanfonden. Jan Nygren uttryckte en viss oro för förändringarna på aktiemarknaden, men menade också att det är positivt med nya bidragsgivare. Det framfördes också att Humanfonden är en res- pekterad sparform och att det därför är till fördel för Amnesty att vara med.

Vad gäller intäktsbudget på 39 milj kr som helhet ansåg Jan Nygren att större delen ändå ligger under gåvor och bidrag. Detta har gällt under tidigare år och vi har inte blivit be- svikna hittills. Humanfonden är dock en osäker intäktskälla. Styrelsen berättade att de diskuterat hur stor del av budgeten ska Humanfonden utgöra och att D-utskottet har i uppdrag att titta på detta.

11.2 Verksamheten/Kostaderna

Kostnaderna för sekretariatet beräknas öka med ca 3,6 %, och består främst av hyra av lokaler, telefon och porto, och datorer/datastöd, bl a stöd till användare ute i distrikten. Personalkostnader ökar för 1998. Kostnaderna för programverksamheten är indelade i 6 områden. Under nästa år kommer två kampanjer att genomföras, vilket medför ökade kostnader. Kostnader för lobbyverksamhet ökar. Området medlemsaktiviteter har inte en stor kostnadsökning jämfört med förra året, bl a eftersom grupperna betalar mer själva. Vad gäller MR-utbildning är kostnaderna främst marknadsföring av ett skolmaterial. Vad gäller området medlemmar och organisation kan man generellt säga att mycket är av projektkaraktär. Den kostnadsminskning som är budgeterad beror främst på att region väst ska ta över mer och mer av kostnader för verksamhet, att ungdomskampanjen upphör och att det inte är något ICM. Området information och kommunikation har inga större förändringar jämfört med 1997, dock minskade kostnader för årsrapport och färre nummer av Amnesty Press.

Det framfördes synpunkter om att färre nummer av Amnesty Press inte är möjligt, efter- som det är viktigt att nå medlemmar utanför grupperna. Maj-Britt Vianden tycker att årsrapporten borde översättas och tryckas. Flera mötesdeltagar höll med, bl a berättade Patricia Fuentes att elever är mycket intresserade av att titta i den när man är ute i skolorna. Nya möjligheter med print on demand och annan utgivningsform diskuterades.

Området finansiell stabilitet och tillväxt visar en klar minskning vad gäller insamlings- arbetet, p g a det budgeterade intäktsmålet skrivits ned, vilket i sin tur innebär minskade kostnader. Sammanfattningsvis innebär 1998 års budget att verksamhet fortsatt drivs på ungefär nuvarande nivå.

En diskussion om prioriteringar gjordes. Bo Westman lät via Mats Andersson framföra att man ansåg en halvtidstjänst för ungdomssatsningen viktig, då denna måste följas upp för att ge resultat. Johan Linde ansåg att det är bättre följa upp ungdomssatsningen än starta upp nytt, t ex aktivistcentrum. Patricia Fuentes ansåg också att ungdomssatsningen var viktigare, då ett aktivistcentrum känns avlägset. Andra synpunkter som framfördes var att en översättning och tryckning av årsrapporten också var mycket viktig. Thomas Back ansåg att en registeranalys är nödvändig för att vi ska veta vad vi baserar våra intäkter och vår verksamhet på.

Manne Wängborg sammanfattar diskussionen om prioriteringar så att budgetmötet uttalat sitt stöd för översättning och tryck av årsrapporten samt för ett fortsatt stöd för ungdoms- satsningen, men att det rådde delade meningar om hur en fortsatt ungdomssatsning ska utformas. Däremot har inte frågan om aktivistcentrum varit aktuell. Manne Wängborg ansåg dock att det inte var möjligt för budgetmötet att göra prioriteringar utan veta vad det ger för konsekvenser och efterlyste konsekvensbeskrivningar inför framtida budgetmöten.

11.3 Sektionens ekonomiska reserver

Under budgetåret 1996 blev reserverna utnyttjande mer än beräknat, varför ett tillskott till reserverna under innevarande år planeras med anledning av att prognosen för 1997 tyder på ett överskott. Eftersom 1998 år budget är balanserad behöver inte några reserver tas i anspråk under nästa år. Peter van Lienden anser att reserverna har en rimlig nivå.

11.4 Saknas inslag i budgeten?

En bättre koppling till handlingsplanen efterlystes, eftersom den ska utgöra grund för bl a prioriteringar. De olika rapporteringssystem i rörelsen försvårar jämförelser och koppling till handlingsplanen. Det är viktigt att rapporteringssystemet är inarbetat, har koppling till internationella rörelsen och är begriplig.

12. Sammanställning av budgetmötets förslag till styrelsen

När det gäller de prioriterade områdena ansåg mötet att planerna om ett aktivistcentrum inte verkar vara aktuellt i något av de närvarande distrikten, varför detta kan skjutas på framtiden. I övrigt stöder mötet budgetförslaget på 39 milj kr.

13. Övriga frågor

Hans Hagwall gav som svar på en fråga en beskrivning av hur planerna för datasatsningen för närvarande ser ut.

Manne Wängborg tog upp frågan om behovet av att diskutera budgetmötets status, bl a med hänsyn till att det är så få distrikt närvarande och att det är rådgivande. Annika Löfstrand undrar om samtliga distrikt måste vara närvarande och om man inte kan fram- föra sina synpunkter på annat sätt. Enligt Jan Nygren är detta en viktig fråga eftersom beslutet om rådgivande budgetmöten togs för länge sedan och budgeten nu ser mycket annorlunda ut. Jesper Hansén berättade att det nu pågår en översynen av årsmötesför- farandet som distrikten nu sitter med i och att den kommer att titta även på budgetmötet. Manne Wängborg menar att det är olyckligt att mötet har så oklar status och att det är viktigt att strukturera mötet och underlagen så pedagogiskt som möjligt, t ex skulle gransk- ningskommitténs rapport diskuteras på distriktsmötet och senare tas upp på budgetmötet. Det är alldeles för långtgående att budgetmötet ska förväntas stödja budgetförslag, ta hänsyn till prioriteringar etc, då underlagen inte upplagda för detta.

Mats Andersson efterlyser på uppdrag synpunkter på kandidater till valberedningen och uppmanar distrikten att ta upp detta. Det har också framförts synpunkter på att budgetmötet
kunde kombineras med annat, t ex utbildning, för att minska resandet och synpunkter på detta efterlystes.

Gabi Björsson uppmanar distrikten att tänka på kandidater till kassörsposten och övriga ledamöter i sektionsstyrelsen.

14. Utvärdering

Enkät delas ut.

15. Mötets avslutning


Vid protokollet Justeras



Lisbeth Segerlund Maj-Britt Vianden