Rapport om arbetet med definition av aktiv medlem Underlag till styrelsemöte 1-2 september 1997

Till: styrelsen
Från: sekretariatet/KH
Datum: 19 november 1997
Rev. efter AU


Rapport om arbetet med definition av aktiv medlem
(1 bilaga)

Inledning
I aktivistutredningen, som presenterades för styrelsen vid dess möte i september 1996, fanns förslag om definition av aktiv medlem (se bilaga). Styrelsen beslutade med anledning av det:
att inför arbetet med budgeten 1998 ge sekretariatet i uppdrag att se över hur antalet aktiva kan mätas utifrån den definition aktvistutredningen ger, dvs en aktiv medlem gör upprepade insatser, är synlig i organisationen och som genom sin insats påverkar det inre arbetet,
att uppdra åt sekretariatet att komma med förslag till åtgärder om definitionen inte kan göras rättvisa med nuvarande mätinstrument.

Sekretariatet har inlett arbetet med att finna en tillämpar definition av vad som menas med en aktiv medlem. I det följande beskrivs problematiken kring detta samt ges idé om tidsplan för det fortsatta arbetet innebärande att till 1999 kunna tillämpa kriterier för aktiv medlem, samt att ha skapat rutiner för detta.

Problembeskrivning
Tre kriterier
I aktivistutredningen berörs en del av problematiken (se bilagan) och förelås tre kriterier för definition av en aktiv medlem nämligen:
a) gör upprepade insatser,
b) är synlig i organisationen,
c) genom sin insats påverkar det inre arbetet.

Dessa kriterier ger vägledning vid fortsatt analys. För varje kriterium måste en definition och avgränsning arbetas fram. Exempel som åskådliggör behovet av detta kan vara t ex.

a) gör upprepade insatser - vad innebär det? Typ av insats? Frekvens?
Typ av insats och frekvens borde vara av betydelse här. Blir man aktiv om man bidrar varje månad? Är man aktiv om man deltar i ett möte under ett år och gör sig hörd där? I vad ska insatsen bestå? Bidrag med praktiskt arbete i samband med olika arrangemang? Utredningsuppdrag? Debattör? Brevskrivning? Organisatör?
Upprepade insatser görs av medlemmar i t ex olika grupper: special-, samo-, ungdomsgrupper etc. Prenumeranter/medlemmar skulle falla inom denna grupp.

b) är synlig i organisationen - på vilket sätt? I debatter i större fora? På årsmöten? På distriktsmöten? På utbildningar eller vad?
Synlig i organisationen kan kanske innebära att man deltar aktivt i en debatt skriftligt eller muntligt, som når många medlemmar. Exempel kan vara årsmötet eller inlägg i Amnestydebatt eller AP. Om man är aktiv i ett distrikt på dess möten eller i dess styrelse är man då synlig i organisationen? Kan man tänka sig två nivåer för synlig i organisationen dels nationellt i hela sektionen dels lokalt i distrikt eller region. DO och styrelsemedlemmar kan vara exempel på personer som är synliga. Ordförande och rapportörer på årsmöten är även de synliga.

c) genom sin insats påverkar det inre arbetet. Vad betyder det?
Handlar detta om personer som tar på sig olika uppdrag t ex som DO, valberedning, GK etc. Gruppsekreterare är lokalt personer som påverkar det inre arbetet.

Risk för dubblering
Många är aktiva i flera olika grupper och sammanhang. Rutiner måste läggas upp, med datorstöd, för att undvika att samma person räknas fler gånger.

Hur samlar vi in informationen?
Aktivistutredningen föreslår att en grundlig kartläggning görs vart tredje år. Hur ska den gå till och vad ska vi göra med informationen? Vilket stöd kan vi få av register och andra dataprogram? Idag har vi ett personbaserat register där medlemskap anges och möjlighet finns att lägga in ålder och kön om medlemmar uppger detta. Möjligheter finns att, med tillskott av resurser, bygga system antingen i medlemsregistret eller i Lotus Notes som ger information relevant för att kunna se om en medlem är aktiv. I praktiken rapporterar vi årligen till IS hur många aktiva medlemmar vi har. Ska vi kunna följa utvecklingen genom att ta fram nyckeltal över aktiva medlemmar, behövs metoder och rutiner för detta.

Ovanstående visar några av de frågeställningar som behöver klaras ut innan vi kan göra en systematisk kartläggning av hur många aktiva medlemmar vi har.

Tidsplan
Vi räknar med att behöva nästa år på oss för att arbeta fram avgränsningar av de olika kriterierna samt för att lägga upp datorstödda rutiner. Tanken är att för styrelsen presentera förslag kring avgränsningar mot slutet av nästa år preliminärt till årets sista möte, varefter vi 1999 skulle kunna göra den första kartläggningen.




Bilaga: Utdrag ur Aktivistutredningen 1996
Bilaga
Ur aktivistutredningen 1996

3.1 Definition av den aktive medlemmen.

En avgörande förutsättning för att vi i framtiden ska kunna fatta bra beslut är att veta hur framgångsrika vi är. Hittills har vi alltid gissat och haft vår egen personliga uppfattning om vad en aktiv medlem innefattar. Vi kommer alltid ha kvar en viss subjektiv bedömning, men vi menar att vi måste strama upp och enas om en officiell definition för att möjliggöra uppföljning och utvärdering.

Tidigare har aktiva medlemmar definierats som medlemmar i arbetsgrupper. Vi vill vidga begreppet, men det har visat sig vara en känslig fråga. Med fog kan man påstå att det är en aktiv handling och ett ställningstagande att betala medlemsavgiften. Med ett sådant resonemang skulle alla våra medlemmar vara aktiva, men en sådan definition har vi ingen nytta av.

Vårt förslag till definition skall inte uppfattas som en värdering av människors insatser, utan skall ses som ett instrument för planering av insatser och resurser för rekrytering, utbildning och produktion av material etc.

Vi har också tittat på möjligheterna att definiera den aktive så att man enbart kan lita till kvantitativa mätinstrument. Det är viktigt att använda de kvantitativa mätmöjligheter som finns, men vi menar att resurser måste ges till en mer grundlig kartläggning av antalet aktiva vart tredje år.

Vi föreslår att en aktiv medlem:
- gör upprepade insatser,
- är synlig i organisationen,
- genom sin insats påverkar det inre arbetet.