Förslag till arbetsordning och årsmöteshandbok Underlag till styrelsemöte 1-2 september 1997

97.11.18


ÅRSMÖTESHANDBOK
FÖRE ÅRSMÖTET
Årsmötet är sektionens högsta beslutande organ. Årsmötet tar beslut i frågor om policy, arbetssätt, organisation och ekonomi. Besluten är avgörande inte endast för arbetet inom sektionens styrelse, sekretariat, grupper, distrikt, samordningsgrupper etc utan påverkar i någon mån också hela den internationella Amnestyrörelsen.
Före årsmötet skall du därför förbereda dig väl genom att läsa igenom motioner, förslag och övriga årsmöteshandlingar, diskutera frågorna i din grupp och på det distriktsmöte, där årsmötesfrågorna tas upp. Ta också del av debatten i Amnesty Press. Samla argument för och emot och försök så långt som möjligt att ta ställning i de olika frågorna.
För att årsmötet skall fungera smidigt behöver du känna till gängse föreningsteknik. Arbetsordningen är de regler som styr proceduren i årsmötesförhandlingarna. Läs noga igenom förslaget till arbetsordning så att du vet hur årsmötesförhandlingarna kommer att föras.

ÅRSMÖTESDELTAGARE
Alla som betalat sektionens medlemsavgift för föregående eller innevarande år samt uppfyllt kraven på anmälan och inbetalning av årsmötesavgift, har yttrande- och rösträtt vid årsmötet.
När du begär ordet eller röstar vid votering, skall du visa ditt röstkort, som är personligt och försett med ditt deltagarnummer. Röstkortet får du i receptionen, där du skall registrera dig när du kommer till årsmötet.

ÅRSMÖTET BÖRJAR
Efter årsmötets öppnande fastställs dagordning och arbetsordning. Därefter förrättas val av funktionärer: årsmötesordförande, sekreterare, beredningsgruppernas ordförande och sekreterare, justerare, rösträknare och redaktionsutskott. (Se dagordningen)
De tilltänkta funktionärerna brukar tillfrågas förväg, eftersom många av uppdragen är ganska betungande.
Sekreterarna ansvarar för årsmötesprotokollet, som är ett beslutsprotokoll. Endast besluten i plenum redovisas, inte diskussionerna som föregår besluten.
Rösträknarna räknar röster vid voteringar och val. Justerarna kontrollerar att protokollet på ett riktigt sätt återger de beslut som fattats och de frågor som behandlats. Därför bör justerarna anteckna alla beslut under årsmötet.
Vid nästa punkt på dagordningen, genomgång av arbetsordning, går ordföranden igenom den fastställda arbetsordningen för undvikande av tidsödande procedurfrågor i de fortsatta förhandlingarna.
    Följande punkter på dagordningen tar upp sektionens och Amnestyfondens verksamhetsberättelser, revisionsberättelser samt ansvarsfrihet för sektionens och fondens styrelseledamöter.
    Årsmötets uppgift är att granska verksamheten och kontrollera att den är riktigt beskriven i berättelsen. Därefter skall årsmötet ta ställning till att godkänna den samt bevilja styrelseledamöterna ansvarsfrihet. Om styrelsen grovt misskött verksamheten eller ekonomin, kan årsmötet vägra ge den ansvarsfrihet, vilket dock är mycket sällsynt. I sådana fall kan styrelsen avsättas eller välja att avgå.
    Frågestunderna är till för att deltagarna skall ges möjlighet att ställa frågor till sektionens och fondens styrelser kring verksamheten. För att frågestunden skall bli meningsfull, är det viktigt att du är förberedd genom att ha läst verksamhetsberättelserna och tänkt igenom de frågor du vill ställa.

    DISKUSSIONSMÖTEN/SEMINARIER
    Beroende av den tid som står till förfogande, anordnas informations- och diskussionsmöten. Dessa möten annonseras i förväg till årsmötesdeltagarna, och syftar till att ge styrelsen möjlighet till information om och avstämning av olika frågor. Tänk gärna efter i förväg vilket diskussionsmöte du vill deltaga i.
    I samband med eller i anslutning till årsmötet kan också andra möten, seminarier och utbildningar hållas. Arrangörer kan till exempel vara styrelse, sekretariat, samordnings- och specialgrupper. En del av dessa möten annonseras i förväg, andra under årsmötets gång.

    BEREDNINGSGRUPPER
    Alla motioner och förslag till årsmötet behandlas först i beredningsgrupperna, innan beslut tas i plenum. Förhandlingarna sker bakom stängda dörrar (årsmötet brukar besluta att endast plenumförhandlingarna skall vara offentliga) och inga slutgiltiga beslut fattas. Indelningen i beredningsgrupper brukar följa arbetssättet på de internationella rådsmötena, ICM (A= Åtagandet, B=Arbetsmetoder, C=Organisation och D=Ekonomi), men även andra indelningar är möjliga.
    Beredningsgrupperna brukar arbeta parallellt och styrelsen ger förslag till hur motionerna skall fördelas mellan dem. Styrelsen kan även föreslå att årsmötet i beredningsgrupperna debatterar andra frågor än sådana som är föremål för motioner eller förslag.
Du väljer själv i vilken beredningsgrupp du skall deltaga. Om ni är fler deltagare från samma arbetsgrupp är det bra om ni fördelar er på olika beredningsgrupper, så att fler områden blir bevakade.
Beredningsgruppen leds av en ordförande, som till sin hjälp har en rapportör. Rapportören är föredragande i plenum, när besluten tas kring de motioner och förslag, som beredningsgruppen har behandlat. Man brukar tillfråga dem som skall vara ordförande och rapportör i förväg, så att de får en möjlighet att förbereda sig.
Beredningsgruppens uppgift år att ta ställning till motioner och förslag, som ligger inom gruppens område, för att på så sätt underlätta beslutsfattandet i plenum. Genom rapportörerna får deltagarna i plenum en redogörelse för de diskussioner som ägt rum i beredningsgrupperna
samt förslag till beslut i olika frågor. Beslutsförslagen redovisas i rapporter från de olika beredningsgrupperna. Rapporterna skrivs ut och kopieras så att varje deltagare har dem, när besluten skall tas i plenum. I plenum är beredningsgruppens förslag huvudförslag.
Alla som deltar i en beredningsgrupp skall tänka på att grupperna inte får hamna i tidsnöd. Alla motioner och förslag inom gruppens område skall hinna bli behandlade så allsidigt som möjligt. Försök därför att fatta dig kort i debatten, så att fler inlägg kan göras och frågorna kan belysas från olika håll. Var dock inte rädd för att yttra dig även om du är årsmötesnybörjare. Din åsikt är lika betydelsefull som alla andras vid årsmötet.

PLENUM
Av dagordningen framgår när behandling och beslut sker i plenum, då alla årsmötesdeltagare är samlade. Årsmötet i plenum skall behandla:
- motioner
- styrelsens förslag
-val av styrelse, fondstyrelse,revisorer,
valberedning m m 		- andra ev underlag som styrelsen sänt ut
- uttalanden i vissa frågor. Dessa har redaktionsutskottet förberett
- förslag till handlingsplan/lägesrapport kopplad till handlingsplan.
Observera att det i plenum är berednings- gruppernas förslag till beslut som är huvudförslag, d v s det är de som ligger som grund för debatt och beslut. Den motion som ändrats av beredningsgruppen kan dock - om någon begär det - tas upp igen i plenum.
Eventuella motioner och förslag som inte hunnit behandlas av plenum inom den tid som anges i kallelsen, bordläggs till nästkommande årsmöte.
Det är samtliga årsmötesdeltagares ansvar att se till att tiden för årsmötet inte överskrids, och att den debatt som ägt rum i beredningsgrupperna inte i onödan upprepas i plenum.

VALBEREDNINGEN
Valberedningens uppgift är att få fram kandidater till bl.a. sektionens styrelse. De som kandiderar har som regel under en längre tid varit aktiva i grupper och distrikt och nominerats av dessa. Styrelsekandidaterna bör vara föreningsvana personer som är beredda att avsätta mycket tid för uppgiften. Vanligt är att nya kandidater till styrelsen först blir nominerade som suppleanter för ett år.
Valberedningens förslag till styrelse finns med i årsmöteshandlingarna, där även andra kandidater som nominerats inom den tid som anges i kallelsen presenteras. Valberedningen presenterar också sitt förslag för årsmötet i plenum (se dagordningen) och redogör för övriga nomineringar.
Tänk på att om du nominerar någon till styrelsen, skall du först fråga om han eller hon accepterar kandidaturen. Du bör dessutom vara beredd att presentera din kandidat inför årsmötet i plenum. Kandidaterna ges dessutom möjlighet att presentera sig själva och årsmötesdeltagarna har möjlighet att ställa frågor till dem.
FÖRSLAG TILL ARBETSORDNING

1. ÅRSMÖTESHANDLINGAR
1.1 Inför årsmötet föreligger förslag till dagordning och arbetsordning verksamhetsberättelse och bokslut för sektionen och Amnestyfonden, motioner, styrelsens yttranden över motionerna, styrelsens förslag - däribland förslag till handlingsplan/lägesrapport kopplad till handlingsplan (jämna år) - samt valberedningens förslag.
1.2 Motioner kallas de förslag som kommit från medlemmar, grupper och distrikt.
1.3 Styrelsens förslag har antagits av sektionens styrelse för att föreläggas årsmötet.

2. BEREDNINGSGRUPPER
2.1 För att förbereda beslut om motioner och förslag arbetar årsmötet i en eller flera beredningsgrupper.
2.2 Varje beredningsgrupp leds av en ordförande och skall ha minst en sekreterare/rapportör.
2.3 Beredningsgruppen skall yttra sig över samtliga motioner och förslag inom sitt område. Den kan tillstyrka eller avstyrka motionerna/förslagen och kan också föreslå tillägg eller ändringar. Dessa skall dock ej strida mot motionens/förslagets huvudtanke.
2.4 Innan beredningsgruppen yttrar sig över motioner och förslag, skall ärendet föredragas av motionären/förslagsställaren.Om dessa inte är närvarande vid årsmötet skall de se till att någon utses att föredra motionen.
Föredragningen skall innehålla följande punkter.
- redovisning av ärendets bakgrund och
tidigare diskussioner i frågan
- redovisning av fakta, erfarenheter och skälen
till motionen/förslaget
- redovisning av slutsatser, beslutsförslag och konsekvenser.
2.5 Beredningsgruppens förslag till beslut skall redovisas i en skriftlig rapport som behandlas i plenum.

3. PLENUM
3.1 Alla årsmötesbeslut fattas i plenum.
3.2 Innan beslut fattas i plenum skall
ordföranden i plenum i samråd med ordförandena i beredningsgrupperna göra upp en tidsplan för behandling av motionerna i plenum. Ordföranden skall därvid beakta att stadgeändringsförslag bör behandlas av plenum i ett tidigt skede.
    3.3 Årsmötet är inte skyldigt att behandla sent inkomna motioner, men kan under förutsättning av minst 2/3 majoritet ta upp sent inkomna motioner.
    3.4 Innan beslut fattas i plenum föredras ärendet av beredningsgruppens rapportör.
    3.5 I plenum är beredningsgruppens förslag huvudförslag.

    4. DEBATTREGLER
    4.1 Debattreglerna gäller i såväl beredningsgrupper som plenum.
    4.2 Efter föredragning av ett ärende kan talartiden begränsas.
    4.3 Ordet begärs genom uppräckning av röstkortet.
    4.4 I debatten kan både formella och sakliga förslag förekomma. Formella förslag berör beslutstekniken och tas alltid upp till beslut först. Formella förslag kan vara:
    - Bordläggning (frågans behandling uppskjutes till nästa årsmöte eller till annan tidpunkt under samma möte)
    - Remiss (frågan hänskjuts till en utredningsgrupp, styrelsen eller en person).
    Sakliga förslag kan vara:
    - ursprungsförslag
    - avslagsförslag
    - tilläggsförslag och ändringsförslag.
    Tilläggs- och ändringsförslag skall inte stå i strid med ursprungsförslagets huvudtanke.
    4.5 Till årsmötet kan föreslås:
    - att bifalla/avslå ursprungsförslaget
    - att bifalla/avslå beredningsgruppens förslag
    - att bifalla/avslå ändringsförslag
    - att bifalla/avslå nytt förslag
    - att anse motionen besvarad (om förslaget redan är genomfört eller är under genomförande)

    5. ORDFÖRANDENS ROLL I PLENUM
    5.1 Ordföranden ansvarar för förberedelserna och diskussionen under mötet i plenum (se 3.2).
    Ordföranden skall:
    - leda diskussionen
    - föra talarlista
    - notera alla förslag som framförs
    - ställa proposition
    - leda beslutsfattandet
    När ordföranden själv vill delta i debatten, skall han/hon anmäla sig på talarlistan. Då ordföranden i plenum har ordet, bör klubban överlämnas till den andre ordföranden.

6. TALARLISTAN
6.1 Talarlistan skall följas, men den bryts när någon begär
- ordningsfråga
- sakupplysning
- replik.

7. STRECK I DEBATTEN
7.1 När någon begär streck i debatten, skall ordföranden fråga mötet om streck skall dras.
7.2 När streck är beslutat, skall de som önskar ordet anmäla sig på talarlistan. Den får därefter brytas endast för ordningsfråga eller sakupplysning. Replik bör ej beviljas.
7.3 Sedan streck har satts, får inga nya förslag ställas.

8. RÖSTNING
8.1 Röstning sker genom acklamation (bifall) eller votering. Vid personval sker röstning
genom sluten omröstning, om så begärs.
8.2 Vid acklamation kan den som anser att
ordföranden har uppfattat utfallet felaktigt begära votering innan klubban faller. Omröstning sker
då genom handuppräckning med röstkort (försöksvotering). Den som då anser att ordföranden har missbedömt utfallet, kan begära rösträkning (votering med rösträkning). Rösträknarnas besked gäller. Vid lika röstetal gäller den mening som mötesordföranden biträder, utom vid val då lotten avgör.
8.3 Om så begärs sker gruppröstning. Då röstar i en andra omgång endast befullmäktigade ombud för arbetsgrupperna, varvid varje arbetsgrupp har tio röster. Avgörandet sker genom summering av de båda röstningsomgångarnas resultat.
8.4 Det förslag som fått flest röster vinner (enkel majoritet).
8.5 Förslag om stadgeändring eller bordläggning till nästa årsmöte kräver kvalificerad majoritet för att antas.
8.6 Den som önskar reservera sig mot ett beslut, skall dels anmäla det i samband med att beslutet är fattat, dels avge skriftlig reservation.
8.7 De förslag som inte behandlas inom den tid som angivits i kallelse till årsmöte bordlägges till nästkommande årsmöte.

9. PERSONVAL
9. Nominering av kandidater till poster som årsmötet skall tillsätta, skall vara presidiet
    tillhanda senast kl 12.00 den dag valet påbörjas.
    9.2 Valberedningen redogör för sitt förslag och övriga nomineringar.
    9.3 Kandidaterna presenteras för årsmötet:
    a) de kandidater som valberedningen föreslagit presenteras av valberedningen eller av kandidaterna själva
    b) övriga kandidater presenteras av förslagsställaren, av förslagställaren utsedd
    person eller av kandidaterna själva.
    9.4 Efter presentationen lämnar ordföranden ordet fritt för frågor och plädering.

    10 . PROPOSITIONSORDNING
    10.1 Att ställa proposition är att fråga mötesdeltagarna vilket förslag de föredrar. En proposition skall alltid besvaras med ja.
    10.2 Ordföranden föreslår en propositionsordning som skall godkännas av mötet. Om någon är missnöjd med ordförandens förslag, kan han/hon lägga fram ett motförslag.
    10.3 Ett huvudförslag
    Om endast ett förslag föreligger, ställer ordföranden proposition först på bifall och sedan på avslag. "Bifalles förslaget?" De som vill bifalla svarar "ja". "Avslås förslaget?" De som vill avslå svarar "ja".
    10.4 Två huvudförslag
    Om två förslag föreligger, ställer ordföranden förslagen mot varandra.Först frågar ordföranden om det är bifall till förslag A, därefter om det är bifall till förslag B. Det förslag som fått flest röster vinner.
    10.5 Tre huvudförslag
    I den första omröstningen ställer ordföranden de olika förslagen mot varandra.Först frågar han eller hon om förslag A bifalles, därefter om förslag B och sedan om förslag C. Ordföranden meddelar vilket förslag han eller hon anser har vunnit, dröjer något med klubbslaget och klubbar sedan beslutet.Om någon begär votering före klubbslaget, sker en mer komplicerad omröstning:
    1. Ordföranden utser ett huvudförslag, t.ex.
    förslag A.
    2. Därefter ställer ordföranden

förslag B mot C.
3. Slutligen ställer ordföranden huvudförslaget A mot vinnaren i den föregående omröstningen.
10.6 Först behandlas huvudförslag, därefter tilläggs- eller ändringsförslag.
10.7 Oavsett propositionsordning skall bifall ställas mot avslag innan ett beslut kan anses vara fattat.


    11. PROTOKOLL
    11.1 Årsmötets protokoll skall kort ange
    ärendets innehåll samt redovisa besluten (beslutsprotokoll).
    11.2 Justerat protokoll skall utsändas till grupper, distrikt och årsmötesdeltagare senast tio veckor efter mötet.